會議組織與管理

1、1 1 會議概述會議概述2 2 會務(wù)工作流程會務(wù)工作流程3 3 會務(wù)工作具體內(nèi)容會務(wù)工作具體內(nèi)容4 4 常用會議的組織程序常用會議的組織程序5 5 會見與會談會見與會談6 6 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練 目目 的的某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。間、地點寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人一看會場布置

2、不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知改地點了為什么不重新通知? ? 一氣之下，都回家去了。一氣之下，都回家去了。 事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，一廂情愿地認(rèn)為不會有

3、問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？呢？前前 言言會議概論一、會議的涵義一、會議的涵義 會議是會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和由有

4、關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會布置工作的集會”。二、辦會的涵義二、辦會的涵義 辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。徹工作等等。 第一節(jié)第一節(jié)會議的特點作用與種類一、會議的主要特點一、會議的主要特點 、集體性；、集體性； 、程序性；、程序性； 、公開性；、公

5、開性； 4 4、規(guī)范性。、規(guī)范性。二、會議的作用二、會議的作用 1 1、會議體現(xiàn)了民主。、會議體現(xiàn)了民主。 2 2、會議交流了信息。、會議交流了信息。 3 3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。 4 4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。三、會議的種類三、會議的種類 1. 1.按規(guī)模分：按規(guī)模分： 特大型（萬人以上）、大型（上千人）、特大型（萬人以上）、大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2.2.按性質(zhì)分：按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性

6、、 外事性外事性 、專題性、綜合性。、專題性、綜合性。 3 3、按時間分：、按時間分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席對象分：、按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會. . 5 5、按召開方式分：、按召開方式分： 電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。 6 6、公司常見會議類型：、公司常見會議類型： 經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、 客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會. .新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、新

7、產(chǎn)品新聞發(fā)布會、 聯(lián)誼會、表彰會。聯(lián)誼會、表彰會。 四、會議的要素四、會議的要素、形式要素：、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。議方式。、內(nèi)容要素：、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。用。、程序要素：、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。、財務(wù)要素：、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。施。 會議秘書工作的基本任務(wù)確定會議主題與議題確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議名稱 確定會

8、議時間與會期確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點選擇會議地點安排會議議程和日程安排會議議程和日程制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)確定會議規(guī)模與規(guī) 格格布置會場布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會議證件制作會議證件 會場檢查會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議組織機(jī)構(gòu) 確定與會者名單確定與會者名單做好會議記錄做好會議記錄組織簽到組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作報到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報編寫會議簡報或快報做好會

9、議保密工作做好會議保密工作 會議信息工作會議信息工作撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會人員離會安排與會人員離會 會議總會議總 結(jié)結(jié)會議文書的立卷歸會議文書的立卷歸 檔檔會議的宣傳報道會議的宣傳報道 第三節(jié)會務(wù)工作的 具體內(nèi)容會議名稱一般由會議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。主題。同時本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會

10、議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否 能能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。定。有時

11、也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。會議飲食管理本著會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作食搭配與烹調(diào)工作. . 會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。

12、盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。 （1）與會人員的接送與會人員的接送; ; （2 2）會議交通工具的安排）會議交通工具的安排; ; （3 3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買; ; （4 4）會議文娛活動的安排和組織）會議文娛活動的安排和組織; ; （5 5）其他屬于招待方面的工作。）其他屬于招待方面的工作。 2 2、組織簽到、組織簽到 （1 1）秘書人員代簽到。）秘書人員代簽到。 （2 2）簿式簽到。）簿式簽到。 （3 3）電子計算機(jī)簽到。）電子計算機(jī)簽

13、到。記錄頭記錄頭: : 會議名稱與會者的發(fā)言。議定事項。與會者的發(fā)言。議定事項。散會。主持人、記錄人簽字。散會。主持人、記錄人簽字。準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。對會議產(chǎn)生較大影

14、響的其他言論或活動。會前保密工作會前保密工作 涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。及會議服務(wù)人員。 召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。保密措施。 根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。范圍印發(fā)。 選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包

15、括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。泄密檢測。加強(qiáng)保密教育。加強(qiáng)保密教育。 加強(qiáng)文件管理。加強(qiáng)文件管理。 加強(qiáng)重要涉密會議管理。加強(qiáng)重要涉密會議管理。 做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。 對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。問題討論問題討論 1 1、會議記錄的內(nèi)容有哪些？、會議記錄的內(nèi)容有哪些？ 2 2、如何做好會議記錄？、如何做好會議記錄？ 3 3、如何做好會議期間的信息溝通？、如何做好會議期間的信息溝通？ 4 4、會議期間值班、保

16、衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？ 5 5、會議后勤保障工作包括哪些？、會議后勤保障工作包括哪些？ 發(fā)通知應(yīng)注意的事項 一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會議; 對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票; 發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。 第四節(jié)常用會議的組織程序一、行政辦公會議一、行政辦公會議 是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理

17、日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會。公會。 議題安排議題安排發(fā)送會議通知發(fā)送會議通知做好會議記錄做好會議記錄撰撰寫辦公會議紀(jì)要寫辦公會議紀(jì)要議定事項的貫徹執(zhí)行議定事項的貫徹執(zhí)行 搜集搜集信息，進(jìn)行反饋信息，進(jìn)行反饋 職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)職工職工代表大會條例代表大會條例召開的具有法律效力的會召開的具有法律效力的會議。議。 其組織程序如下其組織程序如下: : 1. 1.籌備會議籌備會議 確定大會議題確定大會議題 做好宣傳發(fā)動工作做好宣傳發(fā)動工作 征征集和處理提案集和處理提案 準(zhǔn)備會議文件準(zhǔn)備會議

18、文件 準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備會議文件文件 2.2.預(yù)備會議預(yù)備會議 （1 1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。作情況。 （2 2）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。員。 （3 3）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向然后向 全體職工代表宣布。全體職工代表宣布。 （4 4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單人選名單. . （5 5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。查報告

19、。 3.3.召開會議召開會議 （1 1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。 （2 2）聽取各專門小組的報告。）聽取各專門小組的報告。 （3 3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （4 4）選舉通過各專門小組人員名單。）選舉通過各專門小組人員名單。 （5 5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。度。 （6 6）通過大會決議。）通過大會決議。 4.4.會后整理及大會決議事項的落實會后整理及大會決議事項的落實 （1 1）整理現(xiàn)

20、場，歡送代表離會。整理現(xiàn)場，歡送代表離會。 （2 2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。）整理會議文件，搞好立卷歸檔。 （3 3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。第五節(jié)會見與會談記錄記錄譯員譯員主客主客主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員譯員譯員主客主客 主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員正門正門客方客方主方主方13576421246753 譯員譯員 主賓主賓 譯員譯員 主人主人（一）（二）一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術(shù)合作事項達(dá)成協(xié)議。初萌作為會上欲就雙方技術(shù)合作事項達(dá)成協(xié)議。初萌作為

21、該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結(jié)果。會談開始后，雙只好提心吊膽地等待會談結(jié)果。會談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復(fù)，會議沒此方面材料，無法給對方以滿意的答復(fù)，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。有做出任何決定，只得暫時休會。為什么會談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取為什么會談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？一些應(yīng)急措施？迎接迎接致辭、贈禮、合影致辭、贈禮、合影會見或會談會見或會談記錄記錄結(jié)束結(jié)束61-主人