公司電子郵件使用規(guī)范

1、公司電子郵件使用規(guī)范內(nèi)部編號:(YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128)公司電子郵件使用規(guī)范一、郵件文本及格式規(guī)范：1 郵件內(nèi)容：一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵 件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語、本人簽名、發(fā)件日期，有 明顯稱呼、簽名、日期的郵件，能使查閱者一目了然。2郵件字體：（1）全文統(tǒng)一;（2）字體大小適宜，不宜過大或過小,選用宋體字；（3）字體為正體；（4）字體顏色為黑色，個別重點(diǎn)處可加黑、加大或顯著的顏色。3郵件附件：如郵件中含有附件及附件數(shù)量，應(yīng)在郵件內(nèi)容中說明。4郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Log。及信紙格式，

2、如無信紙格式，則不使 用信紙。5 個人簽名：（1）個人簽名檔需包括內(nèi)容：姓-名、所在部門/崗位、聯(lián)系方式、電話 分機(jī)、傳真、e-ma訂等；（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵 政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機(jī)號碼，skype號等。二、郵件語言文字規(guī)范：1語言表述清楚、簡練，不能有岐義。2 規(guī)范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3 段落分明、清晰。4 用語忌言辭激烈及過分表露個人情緒。三、郵件發(fā)送規(guī)范：1郵件主題：郵件必須寫明主題。2 郵件發(fā)送：（D 郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā) 送的人，不發(fā)給無關(guān)人員；（2）涉及企業(yè)內(nèi)部操作的信息，不要發(fā)送郵件；（

3、3）敏感信息，需要用隱晦的表達(dá)方式；（4）決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點(diǎn)應(yīng)在正文中描述，附件只作為詳細(xì)分 解說明；（5）明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉 該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，涉及請示、問詢等內(nèi)容的，或需要指示、告知 時，主送人一般需要回復(fù)郵件，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員；（6）慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級領(lǐng) 導(dǎo)或橫向部門領(lǐng)導(dǎo)；（7）轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要 引用的內(nèi)容；（8）連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件,要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有 誤；（9）接受抄送郵件人員，一般不需要回復(fù);(10) 郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無誤及已添加需要發(fā)送的附件后 再發(fā)送3 郵件群發(fā)：(1) 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項(xiàng)，除此類郵件外不群發(fā);(2) 回復(fù)群發(fā)郵件時，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)兒人，不要群發(fā)回復(fù)。4 郵件優(yōu)先級(1) 郵件內(nèi)容確實(shí)重要緊急的時候使用高優(yōu)先級；(2) 不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級。四、其他注意事項(xiàng)：1不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關(guān)的郵件。2工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的郵件。3 郵件只是從多溝通方式的一種，日常的溝通不要完全依賴郵件。4重要緊急事項(xiàng)，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認(rèn)郵件是否收到。5 郵件附件的總?cè)萘繎?yīng)盡可能少于5M,如附件較大，應(yīng)壓縮后發(fā)送。6無保留價