酒店合同管理規(guī)定

1、XXXXX酒店文件XXXX 2014 003 號XXXXX酒店合同管理規(guī)定第一章：總則第一條： 為規(guī)范和加強酒店的合同管理工作，預防和及時解決合同糾紛，有效控制和防范法律風險，提高酒店依法治企的管理水平，根據(jù)中華人民共和國合同法及有關規(guī)定，結合酒店實際運營，特制定本辦法。第二條： 本辦法所稱合同，是指酒店在運營活動中，以酒店名義與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同或協(xié)議，包括經(jīng)濟合同、技術合同、涉外合同、招標投標文件等。合同一律采用書面形式，即時清結者除外。勞動合同管理另行制定。第三條： 本辦法所稱合同管理，是指對酒店及酒店各部門（以下簡稱各部門）對外簽訂的合同進行審查、監(jiān)督和管理。包括

2、合同立項、合同談判、合同起草、合同審查會簽、合同簽署、合同履行、合同變更及解除、合同糾紛處理、合同歸檔、合同備案及其他與合同相關的事項進行全過程的管理，實行責任把關，最大程度防范和控制合同風險。第二章：合同管理部門、人員及職責第四條：合同管理實行酒店總經(jīng)理主管、 行政部統(tǒng)管、各部門分管、 合同承辦人專管的合同分級管理制度。行政部為酒店合同歸口管理部門， 合同承辦部門、 財務部門及其他相關部門按各自職責管理合同，并建立健全相關機制。備注： 1、如酒店有法務部，則以下行政部職能由法務部負責。2、合同正式文本原件兩份，一份留存于酒店行政部，另一份由留存酒店財務部，其他相關部門一律留存合同正式文本復印

3、件。第五條： 酒店行政部履行以下管理職責：（一）貫徹實施合同法及相關法律法規(guī)，普及合同管理法律知識，建立和健全合同管理制度；（二）參與酒店重大合同的可行性研究、談判工作；（三）負責對合同的合法性、嚴密性和可行性進行審查；（四）監(jiān)督、檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并協(xié)助有關部門解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；（五）審查制作授權委托書；（六）協(xié)助合同爭議的解決；（七）負責（或協(xié)助有關部門）制訂、修改、發(fā)布并指導適用合同示范文本；（八）組織對合同管理人員及合同承辦人員的法律知識培訓和考核；（九）建立健全合同臺帳管理，對合同文本（包括協(xié)議書、有關電報、圖表、信函等）進行登記、備案和匯總統(tǒng)計；（十）合同管理方

4、面其他應當由行政部負責的事宜。第六條： 酒店各部門應設1 名兼職合同管理員，負責本部門的合同管理工作。合同承辦人為酒店相關主管領導依法授權的人員， 其它人員一律不允許對外代表酒店簽署合同（或協(xié)議）。第七條： 合同承辦部門履行以下管理職責：（一）對方當事人的資信調(diào)查；（二）組織合同談判；（三）擬定、完善本部門使用的合同文本；（四）負責合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)；（五）負責合同授權委托申請（見附件1）；（六）負責授權范圍內(nèi)合同的簽署、履行、變更、解除以及爭議處理等工作；（七）負責本部門合同臺帳的建立與完善，并按期向行政部進行備案登記、向酒店檔案管理中心辦理合同檔案移交手續(xù)；（八）負責指定合同承辦人；（

5、八）其他應由承辦部門履行的職責。第八條： 酒店財務處履行以下管理職責：（一）審查合同中的財務收支事項是否符合國家財經(jīng)法規(guī)、酒店及上級主管部門的財務管理制度；（二）審查合同的經(jīng)濟可行性；（三）監(jiān)督檢查合同履行情況；（四）按照合同約定辦理收支事項。第九條： 薩維爾酒店管理公司履行以下管理職責：（一）對合同訂立、履行、變更、解除等事項實施審查；（二）對合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點和違法、違規(guī)、違紀情況，提出審查意見或?qū)彶榻ㄗh。第十條： 合同內(nèi)容涉及招標投標、物資采購、小型基建、加工承攬、技術改造、科技項目管理、保安服務、對外投資、保管、運輸、倉儲、酒店形象宣傳與委托、以及其他涉及資金、費用等事項，相

6、關職能部門應參與審查會簽，并按各自職責提出具體審查意見。第十一條：各合同管理部門及相關人員不得以任何形式泄露合同簽署、 履行過程中所涉及的商業(yè)秘密、技術機密及其他相關秘密。第三章：合同的簽署第十二條： 合同的簽署必須遵守國家法律、行政法規(guī)和酒店的相關規(guī)章制度，不得利用合同進行違法活動。第十三條： 酒店法定代表人和酒店法定代表人授權的人員在授權范圍內(nèi)有權代表酒店簽訂合同。授權委托書（見附件2）應明確委托權限和期限，禁止使用“全權委托”等措辭。凡涉及下列合同時，須由酒店法定代表人每次單獨授權：（一）擔保合同；（二）代表酒店實施的投資項目、融資項目、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)項目的投資合同、融資合同、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)協(xié)議；（

7、三）企業(yè)兼并、合并、聯(lián)營合同；（四）其他需要酒店審查同意的合同。第十四條： 合同的簽署應按下列程序進行：（一）對方當事人的資信調(diào)查；（二）合同的談判；（三）合同的起草；（四）合同的審查會簽；（五）合同的簽署。根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定或當事人的約定，合同需要辦理公證、鑒證、審批、登記等手續(xù)的，應由承辦人負責向有關機構申請辦理，行政部予以協(xié)助。第十五條： 合同簽署前，承辦部門或合同承辦人應仔細審核對方當事人的主體資格、資質(zhì)、資金、履約能力等資信情況，具體包括：（一）具備簽署合同的主體合同，能以自身名義獨立對外簽署合同，具有經(jīng)年檢有效的營業(yè)執(zhí)照；（二）涉及專營許可或法律法規(guī)有資質(zhì) ( 等級 ) 要求的，

8、應具備相應的有效許可證書、資質(zhì)（等級）證書；（三）由代理人代為簽署的合同，應具備真實有效的法定代表人身份證明、授權委托書和代理人身份證明；（四）具備相應的履約能力， 必要時可要求對方出具資產(chǎn)負債表、 銀行出具的資金證明、注冊會計師出具的驗資報告以及近期涉及重大訴訟可能影響合同履行的有關情況說明；（五）履約信用記錄良好；（六）通過招標方式確定合同當事人的，應有生效的中標通知書；（七）其他與合同簽署、履行相關的情況。第十六條： 對不符合本辦法第十五條規(guī)定的對方當事人，不應與其簽署合同；必須簽署合同時，應要求其提供合法、真實、有效的擔保。對方當事人提供擔保的，還應審查擔保人的擔保資格和擔保能力，審查

9、范圍適用第十五條的有關規(guī)定。第十七條： 一般合同文本由各級承辦人自行擬稿；重要合同由行政部負責擬稿，并會同業(yè)務部門共同制訂成統(tǒng)一的格式文本，由承辦人按合同格式文本要求填寫；嚴禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。任何有疑問和異議的，應及時向行政部咨詢。酒店的勞動合同，由人力資源部門專項負責。第十八條： 合同文本應條款齊備，權利義務內(nèi)容明確具體，用語規(guī)范、嚴謹、簡練、準確。第十九條： 合同一般包括以下主要內(nèi)容：（一）合同首部1、合同名稱及編號；2、雙方當事人基本情況：包括名稱（姓名）、住所、法定代表人姓名、職務、聯(lián)系方式等內(nèi)容；3、簽約的目的和依據(jù)。（二）合同正文1、標的；2、數(shù)量、質(zhì)量；3、價款或報酬及

10、付款方式；4、履行方式、期限和地點；5、違約責任；6、爭議解決方式；7、變更、解除合同的條件；8、根據(jù)法律或合同性質(zhì)應當具備的其他條款和雙方當事人約定的其他主要條款。（三）尾部1、合同生效的時間和條件；2、合同正副本份數(shù)和雙方持有狀況；3、附件名稱及數(shù)量；4、雙方法定代表人或授權委托代表的簽名、蓋章；5、簽約時間和地點；6、其他。第二十條： 酒店事務性合同（非經(jīng)濟合同） ，由酒店統(tǒng)一授權后，所屬部門按照本合同管理辦法內(nèi)部完成審查會簽流程。酒店經(jīng)濟合同，在合同正式簽署前，合同承辦人應將合同文本草案及相關文件材料按順序提請酒店有關業(yè)務部門和行政部審查會簽。根據(jù)需要，各審查會簽部門有權要求合同承辦人

11、提供與合同有關的補充證明材料。合同金額標的 3 萬元（含）以上，須報薩維爾酒店管理公司審查會簽。合同金額標的 5 萬元（含）以上，須報匯源華興集團審批。第二十一條： 各審查會簽部門應在自送審起 5 個工作日內(nèi)（如遇法定節(jié)假日，時間順延）就審查事項出具審查意見。審查意見必須有各審查會簽部門負責人的簽字或蓋章。合同審查會簽執(zhí)行合同審查會簽單 （見附件 3）程序，相關部門在審查合同文本時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審查意見中予以明確，并提出修改意見。審查意見應明確、具體，禁止使用“原則同意” 、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用視為對合同文本的否定。審查完畢，合同承辦人應將審查意見及合同文本交

12、由酒店總經(jīng)理批示并申請用印。第二十二條： 各審查會簽部門負責審查與本部門業(yè)務相關的下列內(nèi)容：（一）是否符合與本部門業(yè)務相關的法律法規(guī)、政策及審批文件；（二）是否符合與本部門業(yè)務相關的各級標準及規(guī)程、規(guī)范；（三）是否符合與本部門業(yè)務相關的業(yè)內(nèi)習慣；（四）認為應該審查的其他內(nèi)容。第二十三條： 合同涉及招標投標的，依據(jù)關于招標投標的有關法律、法規(guī)規(guī)定進行。第二十四條： 各部門對外簽署各項合同應使用合同專用章， 不得使用行政公章、 部門印章或其他印章代替。合同專用章的使用與管理，執(zhí)行酒店印章管理辦法的有關規(guī)定，不得超越其使用范圍使用和借用。第二十五條： 合同承辦人應對正式簽署合同逐頁小簽或申請加蓋合同

13、騎縫章。第四章：合同的履行第二十六條： 合同正式生效前，原則上不得以任何形式實際履行合同。合同生效后，雙方應嚴格履行合同，遵守全面履行、正確履行和誠實信用的原則。第二十七條： 合同履行過程中，合同承辦人應及時檢查、了解合同履行情況， 出現(xiàn)不嚴格履行合同的情況，應及時書面向部門負責人、行政部和有關領導匯報。第二十八條： 合同履行過程中，合同承辦人應正確行使合同法 及相關法律規(guī)定的各種抗辯權利，全面維護酒店的合法權益。第二十九條：合同履行完畢后， 履行部門應將與合同有關的補充協(xié)議、 會議紀要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺賬等全部資料整理歸檔。第五章：合同的變更和解除第三十條： 變更或解除

14、合同，應符合法定的或約定的條件和程序。第三十一條： 變更或解除合同， 合同承辦人應及時向其主管部門匯報情況， 經(jīng)主管領導批準后，參照審查會簽程序辦理相應的變更或解除手續(xù)。第三十二條： 所有合同、補充協(xié)議（包括當事人雙方的信函、傳真、電子郵件等）的變更或解除，應采用書面形式，并進行簽字蓋章。變更、解除和終止合同應當注意下列事項：（一）合同主體變更，應征得所有合同當事人的一致同意，并加蓋簽章；（二）涉及擔保事項的合同或合同條款的變更，應征得原擔保單位的書面同意，并加蓋簽章；（三）經(jīng)薩維爾 / 匯源華興批準的合同，變更、解除合同應報批準；（四）經(jīng)公證、鑒證、登記的合同， 變更、解除合同應報原公證、

15、鑒證、登記機關備案；（五）其他合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，按規(guī)定辦理。第三十三條： 需辦理變更、解除手續(xù)的合同尚未生效以前，仍按原合同履行。第六章 合同糾紛的處理第三十四條： 酒店實行合同糾紛快速反饋制度。發(fā)生合同糾紛， 承辦部門必須在第一時間向酒店有關領導匯報， 并負責組織相關部門商討解決方案，不得瞞報、漏報或誤報。第三十五條： 酒店各部門發(fā)生的合同糾紛需進行訴訟或仲裁的，統(tǒng)一由行政部辦理。同時，發(fā)生合同糾紛部門的合同承辦人應及時收集并向行政部提供下列證據(jù)材料：（一）合同文本，包括變更、解除合同的協(xié)議、電報、電傳、傳真、信函、圖表、視聽材料、授權委托書、介紹信及其他有關資料等；（二）

16、送貨單、提貨單、托運單、驗收單、發(fā)票等有關單據(jù)、票據(jù)；（三）付款憑證、托收憑證及其他財務憑證；（四）產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品和鑒定報告；（五）有關違約的證據(jù)材料；（六）與處理糾紛有關的其他材料。第三十六條： 行政部對合同糾紛進行調(diào)查取證時，有關部門應予以支持和配合，根據(jù)工作需要，指派糾紛涉及部門參與仲裁、訴訟、出庭作證，各有關部門不得拒絕。第三十七條： 處理合同糾紛時，應特別注意以下問題：（一）在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施；（二）發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權利難以實現(xiàn)時，及時依法申請采取財產(chǎn)保全措施；（三）對于債權債務關系明確， 合法

17、且對方對債務無異議的， 依法及時向人民法院申請支付令；（四）做好每起合同糾紛的實況記錄，存案備查；（五）凡屬我方責任的合同糾紛，要查明原因，分清責任，要求責任人員承擔責任，并責成其提出補救措施。第三十八條： 對方當事人逾期不履行已經(jīng)生效的調(diào)解書、裁決、判決時， 承辦人應及時報行政部，由行政部向人民法院申請強制執(zhí)行。第三十九條： 酒店實行合同過錯責任追究制度。發(fā)生合同糾紛， 應當按照糾紛形成的具體原因和經(jīng)辦人主觀過錯情況， 追究相關責任人員的責任。第七章 合同檔案的保管第四十條：合同檔案是指酒店合同 （包括附件） 及其他與合同有關的具有保存價值的文件材料。凡歸檔的合同文件材料應當是原件。 確不能

18、保存原件的， 保留與原件核對無誤的復印件，并對原件去向予以說明。第四十一條： 合同履行期間，承辦部門應注意留存相關文件材料，并于合同履行完畢 7 日內(nèi)移交酒店行政部保管。移交資料具體包括：（一）合同訂立過程中形成的項目建議書、意向書、備忘錄、確認書、來往電文、資信調(diào)查材料、審核會簽意見、授權委托書等；（二）合同履行過程中產(chǎn)生的有關合同修改、補充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、終止等方面的材料；（三）解決合同糾紛的有關材料。第四十二條： 承辦部門應在每季度末， 將本季度本部門完成的合同簽署、 履行情況書面向行政部進行備案登記。第八章檢查與考核第四十三條： 酒店行政部、財務部等部門按照各自職責范圍對酒店各部門

19、合同的審查、簽署、履行、歸檔等管理工作實施定期與不定期的檢查與考核。第四十四條： 酒店對盡職盡責、工作成績顯著和防止或挽救經(jīng)濟損失有重大貢獻的部門或合同管理員、合同承辦人，將視不同情況給予獎勵。第四十五條： 有下列情形之一，未造成經(jīng)濟損失的，對直接責任人及有關部門負責人進行批評教育；情節(jié)嚴重造成經(jīng)濟損失的，對責任人及部門負責人予以通報批評或行政處分；構成犯罪的，應當追究其刑事責任：（一）合同承辦人員超出授權范圍或期限簽訂合同或沒有獲得授權簽訂合同的；（二）簽訂有重大缺陷或無效合同的；（三）合同承辦人員利用簽訂合同的權利，為自己或親戚朋友謀取私利的；（四）合同承辦人員未及時追究合同對方違約責任，給酒店造成經(jīng)濟損失的；（五）合同承辦人員應及時補辦合同而未及時補辦合同，給酒店造成經(jīng)濟損失的；（六）合同承辦人員或管理人員，在簽訂、履行合同時因失職給酒店造成經(jīng)濟損失或?qū)е潞贤m紛被處賠償、罰款的；（七）泄漏國家秘密、酒店商業(yè)秘密或丟失合同文本等資料，造成惡劣影響或經(jīng)濟損失的；（八）落實合同管理信息化工作不到位的；（九）利用合同進行其他違法犯罪活動的。第九章附則第四十六條： 本辦法解釋權歸酒店行