銷售合同及資料管理辦法

1、銷售合同及資料管理辦法第一章 總則第 1 條 為了加強(qiáng)對(duì)營(yíng)銷合同及營(yíng)銷資料的規(guī)范管理， 做好各部門的協(xié)同工作，保證企業(yè)的商業(yè)信息，特制定本協(xié)議。第 2 條 本辦法適用于銷售合同，報(bào)表、信息及相關(guān)資料的管理。第二章購(gòu)房合同簽署及管理第 3 條領(lǐng)用購(gòu)房合同（以下簡(jiǎn)稱合同）（1）營(yíng)銷部合同內(nèi)勤要據(jù)須要可一次性從區(qū)房管局購(gòu)買一定數(shù)量空白合同，并登記合同編號(hào)，指定專人保管空白合同、并對(duì)領(lǐng)用者進(jìn)行登記。（2）因誤填等原因作廢的空白合同須交回營(yíng)銷部銷毀，如有丟失，應(yīng)及時(shí)告之營(yíng)銷部，并根據(jù)合同編號(hào)登報(bào)聲明。第 4 條購(gòu)房合同簽署過(guò)程（1）購(gòu)房合同由本企業(yè)法人代表委托授權(quán)人員負(fù)責(zé)簽署，營(yíng)銷部應(yīng)將企業(yè)留存的原件全

2、部交由合同內(nèi)勤保管。（2）收取定金?？蛻舳ń馃o(wú)論數(shù)額大小，一律由財(cái)務(wù)部收取，出納（或?qū)０该貢?shū)）應(yīng)以最快的速度到達(dá)銷售現(xiàn)場(chǎng)， 時(shí)間不得超過(guò) 30 分鐘，（或客戶自行到指定銀行指定帳戶存入，帶回存款回單） 。第 5 條合同條款的依據(jù)（企業(yè)方）（1）合同面積以總工辦出具的暫測(cè)面積為標(biāo)準(zhǔn)，以非標(biāo)準(zhǔn)分割單位出售，須經(jīng)總工辦測(cè)定，總經(jīng)理簽字認(rèn)可。（2）合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的價(jià)格報(bào)告書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)。以低于標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)格出售時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意。（3）付款方式、違約責(zé)任、設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量承諾、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理、保修責(zé)任等各項(xiàng)事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文件為標(biāo)準(zhǔn)。（4）以上標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)交綜合辦存檔，由財(cái)務(wù)部備份。第 6條合

3、同更改因某種原因更改合同的， 經(jīng)雙方協(xié)商后 （企業(yè)方必須經(jīng)總經(jīng)理同意）簽署程序同上，作廢合同處理辦法同上。第 7 條合同查詢及使用（1）營(yíng)銷部負(fù)責(zé)合同資料的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性。（2）購(gòu)房合同的查詢權(quán)限為總經(jīng)理、副總及總經(jīng)理助理、營(yíng)銷部經(jīng)理、該合同簽署人，財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦主任、合同管理員。（3）調(diào)用或查看原件的權(quán)限為總經(jīng)理、副總及總經(jīng)理助理、營(yíng)銷部經(jīng)理、該合同簽署人，財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦主任。其余人員須經(jīng)以上人員同意，方能調(diào)用或查看購(gòu)房合同。第 8 條 合同內(nèi)容審查營(yíng)銷經(jīng)理及財(cái)務(wù)部以合同條款為依據(jù)，分別及時(shí)（二個(gè)工作日內(nèi)）對(duì)每份進(jìn)行審查，如有不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，須立即核實(shí)。第 9 條 建立客戶

4、檔案，以便跟蹤（1）客戶個(gè)人資料（如通信方式明細(xì)表、生日情況明細(xì)表）。（2）每份合同變更情況（客戶合同更改申請(qǐng)表 、批核單、業(yè)務(wù)處理單、催款單等）。（3）客戶合同執(zhí)行情況表 。第 10 條運(yùn)用購(gòu)房合同，跟蹤客戶（1） 根據(jù)客戶合同的執(zhí)行情況， 合同內(nèi)勤定期列出應(yīng)收款明細(xì)及客戶聯(lián)系電話，交由售樓員催款。（2）根據(jù)合同執(zhí)行情況，合同內(nèi)勤第周一列出待辦按揭的客戶明細(xì)，交由合同外勤（按揭經(jīng)辦人）催促并協(xié)助客戶辦理按揭。（3）每月統(tǒng)計(jì)出客戶生日明細(xì)，提供給客戶服務(wù)人員安排寄送生日禮品。第三章銷售報(bào)表編制及管理第 11 條 銷售報(bào)表種類銷售報(bào)表一般主要包括銷售日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)及來(lái)訪來(lái)電客戶情況、 客戶合同

5、執(zhí)行情況表、銷售價(jià)格監(jiān)控情況表等。第 12 條銷售日?qǐng)?bào)的填制內(nèi)容、時(shí)間及申報(bào)程序。（1）填制內(nèi)容：當(dāng)天銷售情況、回款情況、辦理預(yù)售合同情況、辦理按揭合同情況以及更改合同房號(hào)、面積、總價(jià)情況、銷售率、平均單位、回報(bào)率。（2）填制時(shí)間：第二天（工作日）上午10 點(diǎn)前。（3）申報(bào)程序：以書(shū)面形式由報(bào)表填制人員交給營(yíng)銷部經(jīng)理審核，再由營(yíng)銷經(jīng)理發(fā)給企業(yè)經(jīng)理及以上人員，財(cái)務(wù)部及全體售樓員傳閱。第 13 條 銷售周（月）報(bào)的填制內(nèi)容、時(shí)間及申報(bào)程序（1）填制內(nèi)容：本周（月）報(bào)的銷售情況、回款情況。（2）填制時(shí)間：每周（月）首日上午 12 點(diǎn)前。（3）申報(bào)程序：以書(shū)面形式，由報(bào)表填制人員給營(yíng)銷部審核，營(yíng)銷部經(jīng)

6、理再發(fā)給綜合辦公室及各部傳閱。第 14 條來(lái)訪來(lái)電客戶情況的填制內(nèi)容、時(shí)間及申報(bào)程序（1）填制內(nèi)容：每天來(lái)訪來(lái)電的客戶情況，并做分拆，以圖表形式表示。（2）填制時(shí)間：每周一上午12 點(diǎn)以前。（3）申報(bào)程序：以書(shū)面形式由現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)專案秘書(shū)填制，報(bào)營(yíng)銷部經(jīng)理審核，發(fā)給經(jīng)理級(jí)以上人員傳閱。第 15 條 合同執(zhí)行情況表的填制內(nèi)容、時(shí)間及申報(bào)程序（ 1）填制內(nèi)容：銷售的每個(gè)單位房號(hào)、面積、成交價(jià)、首期款、按揭款、各期付款時(shí)間和金額、逾期款。（ 2）填制時(shí)間：每天上午 10 點(diǎn)前統(tǒng)計(jì)前一天的合同執(zhí)行情況。（ 3）申報(bào)內(nèi)容：在銷售專用電腦上共享，方便售樓員隨時(shí)查閱。第 16 條 銷售動(dòng)態(tài)監(jiān)控情況表的填制內(nèi)容、時(shí)

7、間及申報(bào)程序（ 1）填制內(nèi)容：銷售總情況、各房型的銷售情況銷售樓盤表、銷售分析數(shù)據(jù)及判斷。（ 2）填制時(shí)間：每周一上午 10 點(diǎn)前。（ 3）申報(bào)程序：以書(shū)面形式，由專案秘書(shū)填制，向總經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理匯報(bào)。第四章銷售資料保密第 17 條 保密對(duì)象、價(jià)格制定策略、營(yíng)銷方案、廣告計(jì)劃、未施行的促銷手段，任何關(guān)開(kāi)銷售資料的草稿等。第 18 條 認(rèn)購(gòu)書(shū)、合同檔案由專人負(fù)責(zé)保管，在未征得營(yíng)銷部經(jīng)理的允許下，不得將認(rèn)購(gòu)書(shū)及合同原件、復(fù)印件外傳。第 19 條 未經(jīng)上級(jí)主管允許時(shí)，售樓員不得帶客戶進(jìn)入售樓中心各辦公室。第 20 條 售樓員隨時(shí)整理各項(xiàng)銷售文件，把屬于保密的資料保管完善。第 21 條

8、在接待大廳中，售樓員每天整理銷售資料，除張貼的表格，外流的樓書(shū)外，其他銷售資料（尤其是銷售手冊(cè)，實(shí)際銷售樓盤表等）必須在每天下班前放進(jìn)銷售辦公室保管，不得放在接待大廳。第 22 條 不得在復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)上留下任何銷售資料。第 23 條 未經(jīng)營(yíng)銷部經(jīng)理允許，不得在其他部門留下任何銷售機(jī)密性資料。第 24 條 不得把銷售機(jī)密性資料透露給公司外各宣傳媒體和任何公司，在不影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的情況下，由營(yíng)銷部經(jīng)理統(tǒng)一對(duì)外口徑。第五章附則第 25 條 本辦法發(fā)送對(duì)象包括營(yíng)銷部、綜合部、財(cái)務(wù)部及售樓中心。第 26 條 本辦法由營(yíng)銷部負(fù)責(zé)制定，修訂與解釋。第 27 條 本辦法經(jīng)營(yíng)銷分管負(fù)責(zé)審核，報(bào)總經(jīng)理審批

9、后執(zhí)行。（四）委托代理銷售和開(kāi)發(fā)方營(yíng)銷組織架構(gòu)及崗位職責(zé)一、組織架構(gòu)二、崗位職責(zé)委托代銷，公司營(yíng)銷系統(tǒng)崗位設(shè)置為：營(yíng)銷部經(jīng)理（兼售樓中心主任）專案秘書(shū)、合同內(nèi)勤、合同外勤、客服專員。三、崗位職責(zé)（一）營(yíng)銷經(jīng)理（兼售樓中心主任）的職責(zé)1、基本任務(wù)（1）充籌整個(gè)項(xiàng)目的策劃、推廣、銷售運(yùn)作、提高部門工作效率。（2）指導(dǎo)、監(jiān)督各小組的工作（根據(jù)項(xiàng)目的運(yùn)作情況，將銷售隊(duì)伍分成若干小組）。（3）協(xié)調(diào)與代銷公司之間、本公司部門之間的溝通與協(xié)調(diào)工作。（4）制定培訓(xùn)計(jì)劃，提高營(yíng)銷隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（5）加強(qiáng)協(xié)調(diào)對(duì)外公共關(guān)系，提高項(xiàng)目的知名度。（6）統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)估項(xiàng)目的銷售狀況、業(yè)績(jī)。2、主要職責(zé)（1）下達(dá)公司的

10、經(jīng)營(yíng)策略，方針及各項(xiàng)管理制度。（2）根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，制定本部門間的周、日、季、年度工作計(jì)劃及目標(biāo)。（3）協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，參因公司例會(huì)， 提出有建議性的建議。（4）制度部門各種管理規(guī)章制度，處理部門日常管理事務(wù)。（5）主持銷售例會(huì)，促進(jìn)內(nèi)部交流與合作。（6）合理調(diào)配部門人力資源，運(yùn)用有效的方法，激勵(lì)下屬員工的士氣，充分發(fā)揮員工的工作能力及積極性，提高工作效率。（7）做好有關(guān)銷售的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)與分配工作。（8）制定各銷售報(bào)表，使其更切實(shí)、合理、有效。（9）統(tǒng)籌制訂本部門的各項(xiàng)合理化指標(biāo)。（10）催收客戶?？?，確保房款及時(shí)到位。（11）深入一線銷售現(xiàn)場(chǎng)。了解銷售現(xiàn)場(chǎng)的管理狀況。（12）依據(jù)

11、考核獎(jiǎng)懲辦法，公平合理地處理所屬人員的考核獎(jiǎng)懲升降事宜。（13）處理項(xiàng)目突發(fā)案件及重大糾紛。3、組織關(guān)系（1）轄銷售總助批揮與監(jiān)督，并向其直接報(bào)告。（2）對(duì)屬下管理權(quán)、監(jiān)督權(quán)、承擔(dān)對(duì)其工作的指導(dǎo)考核等職責(zé)。（3）對(duì)公司經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的營(yíng)銷工作負(fù)責(zé)人員調(diào)配。（4）以誠(chéng)懇、友好的態(tài)度與其他部門協(xié)調(diào)、聯(lián)系、并就其所提有關(guān)本部門工作詢問(wèn)、質(zhì)疑予以解答。（5）為完成本項(xiàng)目的工作任務(wù)，與其他有關(guān)方面建立與保持必要的聯(lián)系。（二）專案秘書(shū)（兼出納）的職責(zé)1、基本任務(wù)（1） 協(xié)助營(yíng)銷經(jīng)理做好銷售現(xiàn)場(chǎng)的日常管理工作。（2） 負(fù)責(zé)房款收取，督促催款工作。（3） 負(fù)責(zé)日、周、季、年度統(tǒng)計(jì)分析工作。（4） 加強(qiáng)自身工作計(jì)劃性

12、，提高工作效率。（5） 完成上級(jí)分派的其他工作。2、主要職責(zé)（1）協(xié)助營(yíng)銷經(jīng)理制定工作計(jì)劃。（2）嚴(yán)格執(zhí)行銷售管理制度，協(xié)助營(yíng)銷經(jīng)理指導(dǎo)、監(jiān)督銷售人員的銷售工作。（3）積極協(xié)助銷售人員促成銷售。（4）完成銷售中心的日?？记?、排班、值日衛(wèi)生管好排等事宜。（5）負(fù)責(zé)監(jiān)督銷售中心工作日志的填寫(xiě)。（6）負(fù)責(zé)銷售中心資料入庫(kù)，出庫(kù)登記及銷售中心資料的補(bǔ)添。（7）負(fù)責(zé)銷售中心文具申領(lǐng)及管理。（8）負(fù)責(zé)周邊市場(chǎng)調(diào)查資料的檔案管理。（9）負(fù)責(zé)客戶資料搜集、保管及每天客戶情況的登記。（10）負(fù)責(zé)監(jiān)督樣板房的使用、管理。（11）負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)宣傳效果的跟蹤、反饋聯(lián)系等工作。（12）認(rèn)真履行現(xiàn)場(chǎng)收款職責(zé)確?，F(xiàn)場(chǎng)收款的安全

13、性、準(zhǔn)確性、及時(shí)對(duì)款項(xiàng)進(jìn)行有效與轉(zhuǎn)移。嚴(yán)格審核售樓員房款定金收取條款，正確具收據(jù)和發(fā)票，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并主動(dòng)處理。編制詳細(xì)客戶付款情況變動(dòng)表，與合同條款相互配合，定時(shí)通知銷售人員與客戶聯(lián)絡(luò)進(jìn)行繳款工作， 對(duì)特殊付款情況進(jìn)行詳細(xì)記錄， 及時(shí)與銷售員編制的現(xiàn)場(chǎng)銷售報(bào)表進(jìn)行核對(duì)。與公司財(cái)務(wù)銜接監(jiān)督不得擅自與客戶現(xiàn)場(chǎng)備用與各項(xiàng)支出嚴(yán)格控制，定時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)部。編制現(xiàn)金收支報(bào)表，與傳達(dá)單一同交財(cái)務(wù)部。建立現(xiàn)金日記帳，對(duì)所發(fā)生費(fèi)用、收取的房款等逐筆登記。做到日結(jié)日清，即每日下班前對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金與帳有現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì)工作。（13）協(xié)助營(yíng)造、控制日常銷售現(xiàn)場(chǎng)的銷售氣氛。（14）協(xié)助營(yíng)銷經(jīng)理召開(kāi)銷售現(xiàn)場(chǎng)例會(huì)，做好會(huì)議記錄

14、。（15）協(xié)助營(yíng)銷經(jīng)理完成其他工作。3組織關(guān)系（1）受營(yíng)銷經(jīng)理指揮與監(jiān)督。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)作工作。（3）對(duì)本項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)收款負(fù)責(zé)。（4）為完成本身的工作任務(wù)，與其他有關(guān)方面建立、保持必要聯(lián)系。（三）客服專員的職責(zé)1基本任務(wù)（1）搜集客戶資料、建立客戶檔案。（2）與客戶保持經(jīng)常、暢通的聯(lián)系，解決產(chǎn)品銷售問(wèn)題。（3）接受客戶咨詢解答相關(guān)疑問(wèn)，提升客戶滿意度。（4）提升企業(yè)的服務(wù)品質(zhì)和能力。提升品牌形象。2主要職責(zé)（1）統(tǒng)籌安排交接等相關(guān)工作，審核已簽合同，業(yè)主產(chǎn)權(quán)等資料。（2）擬定收樓等相關(guān)通知書(shū)，控制內(nèi)部工作相關(guān)操作時(shí)間及對(duì)客戶的發(fā)信件時(shí)間計(jì)劃。（3）跟進(jìn)、處理客戶投

15、訴、訴訟事宜，做好項(xiàng)目各部門及對(duì)外相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作。（4）定期安排業(yè)主活動(dòng)或家訪工作、計(jì)劃、安排派發(fā)業(yè)主節(jié)日禮品。（5）完成營(yíng)銷經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。（6）統(tǒng)計(jì)維修、賠償情況，并定期做報(bào)表。（7）負(fù)責(zé)服務(wù)專線電話的接聽(tīng)、 反饋意見(jiàn)的登記， 解答客戶、業(yè)主的資料，及時(shí)傳達(dá)所接聽(tīng)客戶申請(qǐng)及投訴意見(jiàn)。（8）投訴資料輸入、整理、歸類、存檔、匯總投訴內(nèi)容，每日、每周、每日?qǐng)?bào)表。3組織關(guān)系（1）受營(yíng)銷經(jīng)理指揮與監(jiān)督。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)助工作。（3）為完成本身的工作任務(wù)，與其他有關(guān)方面建立，保持必要聯(lián)系。（四）合同內(nèi)勤1基本任務(wù)（1）負(fù)責(zé)認(rèn)購(gòu)書(shū)、訂購(gòu)書(shū)、商品房買賣合同的領(lǐng)取，整

16、理、發(fā)放及建立臺(tái)帳；（2）負(fù)責(zé)售房簽收的資料準(zhǔn)備、審查、送鑒。（3）協(xié)助產(chǎn)權(quán)證的辦理。（4）整理歸檔的相關(guān)資料。2主要職責(zé)（1）每日依據(jù)訂購(gòu)情況明細(xì)表準(zhǔn)備預(yù)售合同。（2）收到合同進(jìn)行審查、復(fù)核、辦理合同的蓋章手續(xù)。（3）對(duì)已簽合同統(tǒng)一編號(hào)，一個(gè)客戶一個(gè)文件袋，并填寫(xiě)客戶資料目錄表。（4）按程序妥善辦理更改、補(bǔ)充、退房合同的處理手續(xù)。（5）承辦合同查詢。（6）負(fù)責(zé)客戶催款跟蹤。（7）根據(jù)公司要求對(duì)違約客戶發(fā)出或提訴訟。3組織關(guān)系（1）受營(yíng)銷經(jīng)理指揮與協(xié)調(diào)。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)助工作。（3）對(duì)合同檔案資料完全負(fù)責(zé)。（4）為完成本身的工作任務(wù)與其他有關(guān)方面建立、保持必要聯(lián)

17、系。（五）合同外勤1基本任務(wù)負(fù)責(zé)“商品房買賣合同”甲乙方簽署局的房管局鑒證（備案登記） 、銀行按揭貸款、產(chǎn)權(quán)證的辦理以及客戶要求的公證事宜。2主要職責(zé)（1）負(fù)責(zé)商品房買賣合同的政府鑒證（備案登記）的資料準(zhǔn)備。（2）負(fù)責(zé)協(xié)助需要銀行按揭貸款或公積金貸款客戶的貸款手續(xù)準(zhǔn)備及承辦。（3）辦理客戶產(chǎn)權(quán)證手續(xù)及登記資料準(zhǔn)備。（4）客戶要求公證的負(fù)責(zé)辦理公證事宜。3組織關(guān)系（1）受營(yíng)銷經(jīng)理指揮與協(xié)調(diào)。（2）以謙虛、友善的態(tài)度做好與其他同事的溝通、協(xié)作關(guān)系。（3）對(duì)承辦資料安全保密負(fù)責(zé)。（4）為完成本身的工作任務(wù)與其他有關(guān)方面建立、保持必要的聯(lián)系。備注說(shuō)明，非正文，實(shí)際使用可刪除如下部分。本內(nèi)容僅給予閱讀編

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