采購管理-采購控制程序

1、XXX 有限公司控制狀態(tài)：采購控制程序文件編號：SJ/QP-025文件版本：B生效日期：發(fā)文編號：編制采購部審核XXX批準(zhǔn)XXX采購控制流程圖責(zé)任單位技術(shù)部采購部質(zhì)量部采購部技術(shù)部流程描述采購信息1價格確認(rèn)2供應(yīng)商選擇評審備注1 BOM 表圖紙、規(guī)范2供應(yīng)商評定記錄總經(jīng)理審批N可接受供應(yīng)商名單采購部生產(chǎn)部生產(chǎn)部采購部質(zhì)量部生產(chǎn)部生產(chǎn)部庫房供應(yīng)商生產(chǎn)部財務(wù)部采購部Y簽訂采購合同3采購計劃4組織到貨5N不合格品入庫檢驗控制程序Y開發(fā)票開入庫單裝機6審核、校對生產(chǎn)過程控制掛帳 /結(jié)算3技術(shù)協(xié)議采購合同質(zhì)量協(xié)議4采購計劃訂貨單供應(yīng)商定期評價表5報檢單進(jìn)貨檢驗記錄6入庫單、發(fā)票采購方針 ：準(zhǔn)確、及時、低

2、價、優(yōu)質(zhì)1 目的對采購及供應(yīng)商的評定過程進(jìn)行控制，以確保采購的產(chǎn)品能夠滿足本公司和客戶的需求。2 適用范圍適用于對產(chǎn)品有直接影響的原輔材料、零件、包裝物、服務(wù)采購的控制及供應(yīng)商的管理。3 職責(zé)3.1 采購員負(fù)責(zé)對供應(yīng)商資源和采購的總體策劃和管理。3.2 研發(fā)部負(fù)責(zé)制定提供完整適用的技術(shù)性文件和資料，必要時對供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝進(jìn)行輔導(dǎo)。3.3 質(zhì)量部負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品的檢驗和驗證，和對供應(yīng)商的品質(zhì)輔導(dǎo)。4 工作程序4.1采購策劃采購產(chǎn)品重要度分類根據(jù)本公司采購產(chǎn)品的性質(zhì)，對最終產(chǎn)品的影響程度，對采購產(chǎn)品進(jìn)行分類：A 類：對構(gòu)成最終成品起關(guān)鍵作用，并直接影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。B 類：對構(gòu)成最終成

3、品起較大作用，并可能影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。C 類：對構(gòu)成最終產(chǎn)品質(zhì)量及性能無影響的通用件、 標(biāo)準(zhǔn)件及輔助物料的采購產(chǎn)品。D 類：設(shè)備配件、工裝、夾具等。E 類：辦公用品、勞保用品。A 、B、C 類采購產(chǎn)品的確定詳見BOM 表。供應(yīng)商選擇、評定：按供應(yīng)商管理程序執(zhí)行。4.2 采購實施采購計劃編制的依據(jù)：a) 交貨時間依據(jù)：銷售要貨單、生產(chǎn)指令、采購品生產(chǎn)周期和運輸時間、合同評審結(jié)果；b) 數(shù)量依據(jù)：產(chǎn)品 BOM 表、庫存情況（包括合格的和可返工回用的） 、產(chǎn)品合格率、資金占用；c) 供應(yīng)商依據(jù)：可接受供應(yīng)商名單、供應(yīng)商生產(chǎn)能力、供應(yīng)商評定結(jié)果、供貨業(yè)績和價格；d) 可能的偶發(fā)性事故的考慮

4、（包括本公司和供應(yīng)商） ；e) 顧客后續(xù)訂單及可能的訂單調(diào)整；采購計劃經(jīng)采購主管審核后簽字生效，以作為簽發(fā)采購合同的依據(jù)。采購資料必須能清楚完整的說明所采購產(chǎn)品的要求，適宜時包括：a) 產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準(zhǔn)要求b) 人員資格的要求c) 質(zhì)量管理體系要求可分別在采購協(xié)議、訂貨單及圖紙工藝文件中體現(xiàn)。對于 A ，B 類產(chǎn)品由采購主管負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議后，由采購員將訂貨單傳真給供應(yīng)商進(jìn)行采購， 對于 C 類產(chǎn)品由采購員直接進(jìn)行電話或現(xiàn)場采購。采購資料的審核：采購資料在發(fā)放前，采購主管應(yīng)仔細(xì)檢查其完整性和適用性。訂貨單的發(fā)放和更改：由采購員及時發(fā)放供應(yīng)商。如遇更改，由采購員及時電話或傳真

5、通知供應(yīng)商，同時做好相應(yīng)記錄。4.3采購監(jiān)控4.3.1采購品交付時間、數(shù)量和品質(zhì)的監(jiān)控供應(yīng)商根據(jù)采購員的訂貨單按時交付到指定庫房，采購產(chǎn)品進(jìn)入本公司后，由倉庫保管員按庫房管理規(guī)定清點并核實送貨單 ，指揮分批存放在待檢區(qū)或指定地點，做好相應(yīng)的產(chǎn)品標(biāo)識和檢驗狀態(tài)標(biāo)識， 并填寫報檢單及時通知質(zhì)量部按 產(chǎn)品監(jiān)視和測量控制程序進(jìn)行檢驗和試驗，根據(jù)檢驗結(jié)果，辦理相應(yīng)的手續(xù)。采購主管及時安排好對采購計劃的監(jiān)控，并根據(jù)各倉庫上報的采購產(chǎn)品入庫情況填寫采購計劃 / 進(jìn)度表，對采購合同進(jìn)行追蹤。監(jiān)控方式及適用時機根據(jù)采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品影響的重要程度、生產(chǎn)或業(yè)務(wù)需求的急迫性、供應(yīng)商的能力和供貨業(yè)績，可運用以下一種或

6、多種監(jiān)控方式a) 計劃執(zhí)行中期征詢：適用于每采購合同b) 實地查訪：當(dāng)供應(yīng)商有不誠信表現(xiàn)時c) 派駐代表：產(chǎn)品重要度為 A 、B 類；供應(yīng)商管理水平不佳；此產(chǎn)品供不應(yīng)求；采購品質(zhì)量主要由生產(chǎn)過程決定、不易通過檢測實現(xiàn)；供應(yīng)商制造專業(yè)水準(zhǔn)差、需要輔導(dǎo)監(jiān)管等。d) 供應(yīng)商主動反映：在采購協(xié)議中規(guī)定，當(dāng)供應(yīng)商在時間、數(shù)量和品質(zhì)上存在交貨風(fēng)險時，必須主動提前反饋，以便采購主管有時間采取相應(yīng)對策。e) 進(jìn)貨檢驗和試驗：常規(guī)品質(zhì)監(jiān)控方式。f) 到供應(yīng)商貨源處驗貨： 本公司無此類產(chǎn)品檢測設(shè)備， 僅憑質(zhì)量證明文件和記錄還不能保證，存在質(zhì)量風(fēng)險時；交貨時間緊迫，一旦在進(jìn)貨檢驗時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題有可能直接影響到本公司

7、向顧客的交貨；一次或多次的不良交貨記錄，需到供應(yīng)商處探查究竟，以便采取相應(yīng)對策；客戶規(guī)定要到供應(yīng)商貨源處驗貨；當(dāng)需要采取此種監(jiān)管方式時，必須在相應(yīng)的采購信息中確定預(yù)期的驗證安排和產(chǎn)品放行方式。監(jiān)控結(jié)果及反應(yīng)方式a) 當(dāng)供應(yīng)商不能滿足 100%按時交付時，可按下表的提示做出快速反應(yīng)。為確保反應(yīng)計劃有效，在確定反應(yīng)計劃時可多種方法并舉，在一種反應(yīng)計劃失效時，其余反應(yīng)計劃能發(fā)揮作用，以防止循序反應(yīng)所帶來的時間上的延誤。反應(yīng)原則 ：將采購對生產(chǎn)和業(yè)務(wù)的影響降至最低限度。項結(jié)果反應(yīng)方式目提前根據(jù)目前庫容和后續(xù)物資到庫計劃決定，囑咐以后按計劃時可能延馬上通知生產(chǎn)，同時密切監(jiān)控，作好應(yīng)對策間延誤略誤確定延馬

8、上通知生產(chǎn)，由生產(chǎn)決定具體更改誤數(shù)不足通知生產(chǎn)，同時作好補足的措施量多余退回或暫存而不入賬品不良率過高預(yù)就地或退回分選，同時不足不良部分，并通計會導(dǎo)致生產(chǎn)質(zhì)知生產(chǎn)部門不足不初步確定原因以決定馬上補交或另行采購，良批不良同時通知生產(chǎn)以上監(jiān)控結(jié)果記錄在采購計劃/ 進(jìn)度追蹤表上。b) 當(dāng)品質(zhì)不良是在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)時，按生產(chǎn)過程控制程序的生產(chǎn)異常處理要求和不合格品控制程序規(guī)定執(zhí)行。c) 品質(zhì)不良和數(shù)量差異來自于倉庫定期盤查時，按倉庫管理規(guī)定執(zhí)行。d) 當(dāng)品質(zhì)不良來自與顧客投訴和售后服務(wù)中發(fā)現(xiàn)的屬于采購品問題時，按糾正和預(yù)防措施管理程序執(zhí)行。采購價格的監(jiān)控：由財務(wù)部根據(jù)市場物資行情按相應(yīng)的財務(wù)管理制度執(zhí)

9、行。供應(yīng)商的監(jiān)控：采購人員根據(jù)平時與供應(yīng)商的接觸和了解，動態(tài)掌握供應(yīng)商的各方面變化及趨勢可能對物資供應(yīng)和品質(zhì)的影響，如組織機構(gòu)人事變化、企業(yè)性質(zhì)變化、資金周轉(zhuǎn)狀況、金融信譽、客戶群變化、生產(chǎn)規(guī)模生產(chǎn)設(shè)備檢測設(shè)備變化等，再結(jié)合每年發(fā)放供應(yīng)商基本情況調(diào)查表 了解相關(guān)信息， 以便使相應(yīng)的采購決定更加科學(xué)合理。 4.4 采購品及供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)收集整理和傳遞信息內(nèi)容收集職責(zé)和使用的表格交時間和數(shù)報告路線采購計劃 /進(jìn)度表倉庫采購貨量質(zhì)量產(chǎn)品質(zhì)量質(zhì)量采購進(jìn)貨檢驗報告狀供應(yīng)商定期評價表況線內(nèi)采購品質(zhì)量倉庫采購入庫單及其統(tǒng)計狀況業(yè)務(wù)質(zhì)量售后產(chǎn)品質(zhì)量狀信息反饋單況采購庫存品數(shù)量和質(zhì)倉庫質(zhì)量庫存報表量狀況采購

10、信息反饋單 、財務(wù)報采購價格和成本財務(wù)采購、總經(jīng)理表、分析報告統(tǒng)計分析：根據(jù)采購品對生產(chǎn)和業(yè)務(wù)造成的影響的現(xiàn)實狀況，為實現(xiàn)采購方針確保當(dāng)前供應(yīng)、符合將來發(fā)展、不斷降低采購成本和價格、與供應(yīng)商攜手共進(jìn)的要求，根據(jù)條掌握的基本數(shù)據(jù)，可按供應(yīng)商、采購產(chǎn)品類別和規(guī)格、采購流程管理中的各過程進(jìn)行分析，明確流程管理中各方面的責(zé)任。4.5分析結(jié)果處理和采購績效改進(jìn)供應(yīng)商交貨業(yè)績和等級調(diào)整的通知：采購主管每月 6 日以前將供應(yīng)商的交貨業(yè)績和等級調(diào)整以及按采購協(xié)議執(zhí)行的結(jié)果以供應(yīng)商質(zhì)量信息反饋單的形式發(fā)放至每個供應(yīng)商，并對各供應(yīng)商的供貨業(yè)績和狀況在采購主管以進(jìn)貨質(zhì)量匯總評定表的形式加以公布。采購業(yè)績的改進(jìn)：業(yè)績

11、改進(jìn)的程序和總體要求按公司的持續(xù)改進(jìn)管理程序和糾正和預(yù)防措施管理程序執(zhí)行。供應(yīng)商改進(jìn)決定： 采購主管根據(jù)監(jiān)控和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的結(jié)果，對存在供貨及時性和品質(zhì)問題的供應(yīng)商及時發(fā)放供應(yīng)商質(zhì)量信息反饋單（有輕微不合格可以挑選或回用時適用）、 8D 報告（批量退貨或生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題時適用）要求供應(yīng)商整改和反饋。本公司的改進(jìn)決定a) 采購策略調(diào)整：采購比例調(diào)整、外購和內(nèi)制轉(zhuǎn)換、采購價格調(diào)整、付款政策和處罰力度調(diào)整；b) 供應(yīng)商開發(fā)：開發(fā)手段需根據(jù)實際情況決定，以下是可供選擇的方式： 選擇新供應(yīng)商 安排第二方審核 對供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)輔導(dǎo) 要求供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證采購主管將以上的開發(fā)決定隨時納入到供應(yīng)商開發(fā)計劃中進(jìn)行執(zhí)行和跟蹤。c) 內(nèi)部管理完善：人員管理（考核、人員調(diào)整、幫助、培訓(xùn)、激勵等） 、流程管理改善、內(nèi)外部接口管理改善。公司內(nèi)部溝通：采購主管每月或根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求將采購管理的結(jié)果、采購管理決定、設(shè)想和建議按各部門的報告要求 整理成采購報告， 按信息溝通管理程序執(zhí)行，提交總經(jīng)理和在相關(guān)會議上溝通。改進(jìn)事項跟蹤：采購主管經(jīng)理對 4.5 條款落實的改進(jìn)事項落實人員進(jìn)行跟蹤和記錄。效果評估和經(jīng)驗交流：采購主管經(jīng)理每月對以上改進(jìn)事項的措施效果進(jìn)行評估，對失誤和經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)和交流，對有效的措施需進(jìn)行文件化固定或更改的地方按文件控制程序的要求進(jìn)行。5 相關(guān)文件5.1 供應(yīng)商管理程序5.