人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識

1、    人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識    黃健摘 要 人力資源和社會保障部門對于我國社會的發(fā)展有著重要的意義。人力資源部門專管人員的流動，對人力資源市場有著方向上的把控；社會保障部門是踐行國家政策制度，保障人員各種利益的部門，這兩個部門的工作關(guān)乎著各地區(qū)人們的生活幸福。因此，人力資源和社會保障部門存放著大量的人事檔案以及國家或地方的政策法規(guī)。在如此眾多的檔案中，如何做好管理工作是這兩個部門需要共同思考的問題。但就目前而言，我國的人力資源和社會保障部門在檔案管理工作方面仍然存在著一定的缺陷，對社會的發(fā)展有著不利的影響?；诖?，文章就人力

2、資源和社會保障部門檔案管理工作所存在的問題進行深入分析，進而提出優(yōu)化人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識的一系列措施，以供相關(guān)部門參考，為社會的進步與發(fā)展做出一定貢獻。關(guān)鍵詞 人力資源；社會保障部門；檔案管理工作；實踐與認知：c962 ：a近年來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使人民的生活逐漸向著智能化方向發(fā)展，檔案作為社會組織和個人活動的重要記錄受到了社會各界的高度關(guān)注。信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)的發(fā)展也使檔案管理工作更加高效、便捷。但在人力資源和社會保障部門中，由于其組建時間較短，檔案管理工作量較為龐大，結(jié)構(gòu)也相對復(fù)雜，其工作的效率和好壞影響著社會上的各類人群。因此，這兩個部門如何做好檔案管

3、理工作對社會的發(fā)展有著重大的意義。一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作存在的問題（一）檔案分離和棄檔問題就目前我國人力資源和社會保障部門的工作而言，檔案的分離和舍棄是難以及時做出更改的。一份檔案的記錄包括一件事或者一個人的詳細記載，這份記載對日后的工作有著極其重要的作用。例如用人單位會對一個人的檔案中的學(xué)習和工作表現(xiàn)進行研究分析，從而判斷此人是否適合本單位或本崗位。但在部分單位人員就職的情況中，檔案管理工作依舊存在著一些問題。由于就職單位對于個人檔案不夠重視，導(dǎo)致員工沒有及時提取自己的檔案，經(jīng)過長時間的積累，人力資源和社會保障部門積壓著越來越多的個人檔案，除此之外有部分新單位會給自身員工建立

4、新的檔案，隨著新檔案的加入，大量的檔案提升了管理工作的難度。（二）檔案內(nèi)容不全面問題現(xiàn)如今在我國從業(yè)人員的應(yīng)聘過程中，招聘單位首先要對應(yīng)聘者進行檔案的審核，因此為了保證審核工作更好地完成，個人檔案需要具有真實性和完整性。但在實際的個人檔案歸建過程中，由于各類因素，會出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整，甚至出現(xiàn)錯誤信息，這些對于用人單位的評判和審核有著不利的影響。一份標準的個人檔案，應(yīng)當包含此人的學(xué)歷、工作履歷、所受到過的獎勵或懲罰等等內(nèi)容，并且需要保證這些內(nèi)容的準確性。但在人力資源和社會保障部門的個人檔案中，由于人員流動速度過快，導(dǎo)致大部分檔案都無法保證個人信息的完整性和準確性1。（三）檔案管理制度問題由于人

5、力資源和社會保障部門所管理的檔案數(shù)量龐大，且關(guān)系繁雜，因此導(dǎo)致其管理工作有較高的復(fù)雜性。在現(xiàn)如今的檔案管理工作中，部分地區(qū)的人事管理部門沒有隨著社會的發(fā)展對自身檔案管理工作制度進行更新完善，導(dǎo)致現(xiàn)如今的檔案管理模式不適用于現(xiàn)代的檔案管理。除此之外，檔案管理制度的完善需要多個部門協(xié)調(diào)配合進行，然而長期以來，部門的各自為政的觀念根深蒂固，在配合方面存在著一定的困難，這些問題都會對檔案管理工作造成不小的影響2。（四）信息化技術(shù)應(yīng)用問題在社會的不斷發(fā)展下，我國已經(jīng)進入了數(shù)字化信息時代。人力資源和社會保障的檔案形式也已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)榱穗娮訖n案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的形式。隨著信息化檔案工作形式的不斷加

6、深，相關(guān)部門的檔案管理工作得到了有效的提高。但就我國部分地區(qū)的人力資源和社會保障部門而言，由于對檔案信息的重要性認識不足，沒有隨著社會的進步加大對該方面的投入，從而出現(xiàn)設(shè)備老舊，工作人員無法掌握專業(yè)技能的現(xiàn)象，以至于無法將信息化技術(shù)應(yīng)用于實際的檔案管理工作當中3。（五）檔案管理團隊水平問題人力資源和社會保障部門的檔案管理工作主要是工作人員對檔案的管理。我國部分地區(qū)的檔案管理工作人員并沒有足夠的專業(yè)能力，從而對整個檔案管理團隊的水平造成嚴重的影響。專業(yè)能力的缺失原因有兩點，大部分人員由于年齡較大，所掌握的檔案管理技能已經(jīng)不適用于現(xiàn)代數(shù)字化社會，而且相關(guān)部門也沒有進行專業(yè)的培訓(xùn)。在科學(xué)技術(shù)的極速發(fā)

7、展下，更多的新技術(shù)已經(jīng)被用于檔案管理工作當中，例如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)等。而這些技術(shù)的應(yīng)用無疑對檔案管理工作人員有更高的要求，但在人力資源和社會保障部門的實際情況中，能夠熟練掌握這些技術(shù)的人員少之又少，以至于現(xiàn)代化信息檔案管理工作難以有效開展。二、優(yōu)化人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識的措施（一）提升檔案管理服務(wù)意識為了提高人力資源和社會保障部門的檔案管理工作效率，首先需要提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識。人力資源部門和社會保障部門主體是為人民服務(wù)的部門，只有工作人員從思想上正確認識自身工作的性質(zhì)，才有可能有效開展檔案管理工作。為了提升檔案管理的服務(wù)意識，部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當從

8、思想上重視檔案管理工作，加大對該項工作重要性的宣傳，讓每一位員工都了解到自身崗位的重要性，從而使檔案管理工作有效展開。（二）提升檔案管理重視程度人力資源和社會保障部門需要提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。而提高的方式有以下兩種：要在領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)組織學(xué)習會議，對檔案管理工作的流程和作用進行詳細的學(xué)習，保證所有領(lǐng)導(dǎo)都能全面認識到檔案管理的重要性。要在單位內(nèi)對所有的員工進行檔案管理工作宣傳，根據(jù)不同部門展開具有針對性的宣傳，保證所有員工都能了解到檔案管理的重要性，積極參與到建檔和保管的工作當中。檔案是個人工作調(diào)動的重要依據(jù)，對自身未來的發(fā)展具有重要作用，提高個人對檔案的重視程度，減少棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，

9、對整體的檔案管理工作具有重要意義。（三）對檔案管理制度進行規(guī)范檔案管理工作主要是通過多個部門的協(xié)調(diào)合作，來完成個人或單位的信息收集、整理、歸建的任務(wù)。而各個部門的合作需要一項完善、合理的檔案管理制度來指導(dǎo)。并且該制度也是檔案管理模式的核心內(nèi)容，需要相關(guān)管理部門謹慎制定。管理制度的建立，需要對基層管理人員進行全面調(diào)查，統(tǒng)計出員工對制度建立的意見，采納其中利于工作開展的意見，保證管理制度具有適用性。另外，還要積極借鑒其他單位的管理制度，認真學(xué)習其中的優(yōu)點，促進自身管理制度的實效性。最后，還要嚴格按照管理制度執(zhí)行，并且在執(zhí)行過程中，還要根據(jù)社會的發(fā)展對制度進行適當?shù)恼{(diào)整。（四）提高檔案管理人員水平檔

10、案管理人員的專業(yè)能力對于工作的完成質(zhì)量有著決定性的作用。而提升管理團隊的業(yè)務(wù)水平有以下幾種方法：通過提升福利待遇、增加工資等方式引進高技術(shù)人才，提升團隊能力，從而保障現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作方面的應(yīng)用。對現(xiàn)有職工進行專業(yè)的培訓(xùn)，提升其檔案管理技能。制定獎懲措施，定時對檔案管理的工作人員進行考察，根據(jù)考察結(jié)果對工作人員進行獎懲措施4。（五）高新技術(shù)的應(yīng)用如今我國已經(jīng)步入了數(shù)字化時代，智能化管理已經(jīng)被應(yīng)用于各單位的日常管理當中。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的支持下，電子檔案隨之出現(xiàn)，該種檔案形式使我國政府各部門的檔案管理工作逐漸向著高質(zhì)量、高速率方面提升。在人力資源的管理過程中，電子檔案由于高速傳遞

11、、便捷修改等優(yōu)點逐步將紙質(zhì)檔案替代。而電子檔案的應(yīng)用勢必需要加強對高新技術(shù)的應(yīng)用，這些技術(shù)包括信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等，只有這樣，才能夠提高檔案的管理效率，從而推動社會的平穩(wěn)發(fā)展5。三、結(jié)語綜上所述，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作對于社會的進步發(fā)展有著重要的意義。這兩個部門想要提高檔案管理工作效率，首先需要提升檔案管理服務(wù)意識，進而提升檔案管理重視程度，同時對檔案管理制度進行規(guī)范，并且提高檔案管理團隊的業(yè)務(wù)水平，加強信息技術(shù)的應(yīng)用。只有這樣，才能推動檔案管理工作穩(wěn)定高效開展。參考文獻：1王文芳.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識j.辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：185.2王學(xué).淺談人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐j.價值