城市規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理策略探究

1、    城市規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理策略探究    孫艷艷摘 要：審批檔案作為規(guī)劃許可事項的重要載體，內容應根據(jù)審批情況實時更新，規(guī)劃審批管理要及時反映最新情況，管理模式要適應檔案內容變化的需要，以提供及時有效的檔案服務。動態(tài)管理的目的是確保批準文件的內容總是與實際的批準業(yè)務相一致。但是，由于我國檔案動態(tài)管理工作起步較晚，審批工作中還存在一些問題。為此，本文對目前城市規(guī)劃審批檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出相應的對策，以提高城市規(guī)劃審批檔案管理的質量。關鍵詞：城市規(guī)劃管理;審批檔案;動態(tài)管理1 城市規(guī)劃審批檔案管理中的問題1）主管部門認識不到位。規(guī)劃

2、檔案管理工作千頭萬緒，涉及大量數(shù)據(jù)信息，是后續(xù)工作順利開展的前提，亟須專業(yè)人員進行針對性管理。但現(xiàn)階段普遍存在重審批輕歸檔的情況，缺少專業(yè)的檔案管理人員，檔案工作人員很多是從相關科室抽調，造成人員流動、變動頻繁，在人員交接時未做好有效銜接，導致部分資料不能及時錄入，檔案資料不全，從而影響檔案工作質量。同時，由于重視程度不到位，檔案管理仍然是使用手工操作，存在資金匱乏、設施設備短缺情況，缺乏先進高效的檔案管理輔助工具，效率低，容易出錯，檔案資料的有效整合與整理的難度加大了檔案管理工作的難度。2）檔案管理工作制度不健全。在實際工作中，部分審批主管部門只是要求各審批單位依據(jù)中華人民共和國檔案法進行審

3、批檔案的歸檔，缺少專門性的規(guī)范性文件加以細化。但法律作為原則性、系統(tǒng)性、整體性的體系架構，不可能涵蓋到日常規(guī)劃審批檔案的方方面面，可操作性不強，這就導致檔案收集及整理工作、保護和利用檔案缺乏統(tǒng)一的操作標準。還有的規(guī)劃審批單位雖然出臺審批檔案相關規(guī)章制度，但沒有認真落實、管理松懈，檔案工作沒有形成制度化，導致檔案管理出現(xiàn)漏洞。3）工作人員動態(tài)管理意識淡薄。城市規(guī)劃工作內容繁雜，工作量大，單調重復的整理歸檔工作容易使人產生麻木心理。部分檔案管理人員由于年齡較大、學歷及能力限制，思想觀念陳舊落后，難以意識到歸檔工作的重要性，在工作時抱著得過且過的態(tài)度，缺乏職業(yè)道德和責任感。當規(guī)劃審批內容有變化時不能

4、也不想及時更新審批檔案，缺乏動態(tài)管理意識，造成歸檔內容與實際情況不符。4）檔案內容記錄不全面、紙質檔案更新慢。城市規(guī)劃審批檔案涵蓋了從土地招拍掛到工程竣工驗收的全過程，隨著建設項目進展不斷進行動態(tài)更新，是各種有價值資料的全記錄。近年來，各大城市都在進行棚戶區(qū)及老舊小區(qū)的改造，因建設項目建設周期長以及各種新情況的不斷出現(xiàn)，立項批文、規(guī)劃設計方案難免發(fā)生調整。檔案管理人員未正確登記檔案信息，造成檔案內容記錄不全面、歸檔不合理、提交不及時。同時，對檔案未有效分類整理，造成同一項目或同類檔案之間沒有相應的銜接，無法保持檔案的完整性、延續(xù)性、正確性和系統(tǒng)性，降低了檔案的作用和質量。2 城市規(guī)劃管理審批檔

5、案的動態(tài)管理策略分析1）加大資金扶持和培訓力度。山東省檔案條例第十八條規(guī)定“由部門檔案館保存的永久檔案，超過三十年的，應當移交給同級綜合檔案館，國家另有規(guī)定的除外?！背鞘幸?guī)劃管理審批檔案資料需要長期保存，由于缺少必要的檔案硬件設備和正確的歸檔意識，一部分審批文件易出現(xiàn)文件缺失等問題，嚴重影響城市規(guī)劃工作的開展。為此，城市規(guī)劃單位要提高對審批文件動態(tài)管理的重視，著重從兩個方面進行提升：一是加大審批文件動態(tài)管理的經費投入力度，完善審批文件動態(tài)管理的硬件設施，配備專門的檔案庫房，如菏澤專門修建了市城建檔案館，增加除濕儀、防磁柜，溫度監(jiān)控器材、號碼機等基礎性設施保證檔案的規(guī)范存放。另一方面，制定審批檔

6、案動態(tài)管理培訓計劃，邀請專業(yè)人士針對檔案的管理維護和檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規(guī)范以及實物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關要求和知識進行講授，并現(xiàn)場解答檔案工作人員在平時檔案工作中遇到的問題，為檔案業(yè)務指導和檔案接收奠定扎實基礎，在加強檔案工作建設方面發(fā)揮了積極的作用。2）完善機制健全標準。健全的管理機制和城市規(guī)劃管理規(guī)范是動態(tài)檔案管理的重要保證，城市規(guī)劃和審批范圍的文件管理包含在不同的規(guī)劃當中。在縱向管理規(guī)范方面，政府部門需要制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，使用相關聯(lián)的同類型的介質進行檔案記錄，檔案之間的計算機及相關設備形成相應的文件格式、文件模塊以及文件類型，并且需要進行科學記錄，確

7、保審批檔案制度完備性和操作規(guī)范性;橫向協(xié)調工作方面，城市規(guī)劃審批主管部門要完善檔案保管、復核、借閱、庫房管理、立卷歸檔、移交、保密制度等檔案管理制度，加強受理科室、審批科室、評審勘驗科室等相關業(yè)務科室之間的聯(lián)系，及時將審批檔案數(shù)據(jù)在局內部及各縣區(qū)部門間共享，從而提高檔案工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理水平，實現(xiàn)審批檔案的動態(tài)管理目標。3）加強人才隊伍建設。人力資源是城市規(guī)劃審批檔案動態(tài)管理的關鍵要素。通過加強審批檔案管理隊伍建設工作，解決工作人員動態(tài)管理意識淡薄問題?？梢詮囊韵氯齻€方面展開：第一，獎優(yōu)罰劣，對檔案管理存在的問題進行通報，嚴把準入門檻，要求工作人員高度重視檔案管理工作，了解檔案管

8、理工作的重要性，不僅要有扎實的業(yè)務基礎，而且要有很強的管理能力和服務意識。二是檔案工作者要加強檔案法規(guī)學習，努力提高檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務能力，做好檔案的移交轉接工作，增強檔案管理安全性。第三，城市規(guī)劃審批部門可以通過開展人才引進工作，選拔檔案專業(yè)的人員，出臺優(yōu)惠人才吸引新鮮血液，建立人才檔案，創(chuàng)新檔案發(fā)展模式，從而提高審批檔案動態(tài)管理工作質量。4）利用“互聯(lián)網+”構建網絡數(shù)據(jù)資源庫。根據(jù)中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法山東省城鄉(xiāng)規(guī)劃條例，在規(guī)劃區(qū)內進行各項建設活動實行“一書兩證”規(guī)劃審批制度。以山東省菏澤市為例，菏澤市2018年11月成立行政審批服務局，原規(guī)劃審批權劃轉至市行政審批服務局行使。菏澤市

9、依托數(shù)字云平臺建設城市大數(shù)據(jù)資源中心，把數(shù)據(jù)中心作為政務數(shù)據(jù)資源管理的基礎平臺。城市大數(shù)據(jù)中心集中部署共享系統(tǒng)、開放系統(tǒng)、基礎數(shù)據(jù)庫、學科數(shù)據(jù)庫、部門政府數(shù)據(jù)資源庫等，集中存儲政府數(shù)據(jù)資源，提供統(tǒng)一的政府數(shù)據(jù)資源管理服務。依托數(shù)字云平臺提供的存儲、管理、安全等云服務，各縣區(qū)審批局實施本部門非涉密規(guī)劃管理審批檔案的建設、運行和維護。同時做好分類開放工作。涉及規(guī)劃設計方案、調整后的修建性詳細規(guī)劃及審批事項的批后公布等規(guī)劃管理數(shù)據(jù)，無條件開放提供給所有公民、法人和其他組織使用，保障群眾的知情權。再次，需要加強審批控制，很多項目去受理窗口進行項目申請的過程中，通過山東省政務服務網或工程建設項目審批管理系統(tǒng)進行網上填報，審核完成后系統(tǒng)自動賦碼，用于記錄文字和網址，可進行實時動態(tài)追蹤，確?？勺匪菪浴? 總結語大數(shù)據(jù)時代，城市規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理已成為城市高質量發(fā)展的必然趨勢，因此，必須轉變觀念，與時俱進，積極推進城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設，提高城市規(guī)劃審批檔案管理水平。參考文獻1孟曉坤.城市規(guī)劃管理審批檔案的動態(tài)管理策略分析j.工程技術，2016（8）：99.2張