SWQI702物資供應(yīng)須知

1、中石化中海船舶燃料供應(yīng)有限公司上海物資分公司物資供應(yīng)須知文件編號：SWQI702版本/修改：I/0物資供應(yīng)須知I陳申君戴曜/應(yīng)志鴻2013年7月12日版本編寫審核會簽批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期修 改 記 錄版本號修改頁次修改審核批準(zhǔn)生效日期H/15/6、8/9鞠榮嫦戴曜應(yīng)志鴻2010.6.28I/0全部陳申君戴曜應(yīng)志鴻2013.7.151 目的本須知對船用物資從顧客需求評審、采購、入庫、儲存、出庫、搬運(yùn)、交付全過程作了規(guī)定，旨在確保物料供應(yīng)服務(wù)的質(zhì)量，使顧客滿意。2 適用范圍本須知適用于上海物資分公司物資供應(yīng)的全過程控制。3 定義合同：指分公司與顧客達(dá)成的共識，并以某種形式規(guī)定的條文。包括傳真、要料訂單、口

2、頭訂單、普通物資貿(mào)易合同等。 庫 存 料：分公司常備的庫存物資，又稱常備料。外 購 料：分公司非庫存物資，需按顧客要求外購的物資，俗稱船名料或?qū)Ｓ昧?。職能部門：指分公司管理部門-綜合辦公室、技安科、人事科、財務(wù)科。經(jīng)營部門：指物資供應(yīng)部門-船舶供應(yīng)一部、船舶供應(yīng)二部、貿(mào)易部、備件經(jīng)營部。采購部門：指物資采購部門-采購部、備件經(jīng)營部。倉儲部門：指從事分公司物資、潤滑油等儲存保管業(yè)務(wù)的部門-物流部。運(yùn)輸部門：指從事分公司運(yùn)輸提貨、交付業(yè)務(wù)的部門-物流部。4 職責(zé) 4.1 經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制訂分公司年度工作計劃。4.2 職能部門負(fù)責(zé)分公司年度生產(chǎn)計劃的安排。4.3 各部門負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施本部門工作計劃。4

3、.4采購部負(fù)責(zé)潤物料、備件的采購及潤滑油送驗(yàn)。4.5 船舶供應(yīng)一部負(fù)責(zé)中海集團(tuán)上海地區(qū)潤物料銷售和外部市場潤物料銷售。4.6船舶供應(yīng)二部負(fù)責(zé)中海集團(tuán)上海地區(qū)以外潤物料和外部市場潤物料銷售。4.7 貿(mào)易部負(fù)責(zé)普通物資的貿(mào)易業(yè)務(wù)。4.8 物流部負(fù)責(zé)出入庫物資和儲存物資的驗(yàn)收、發(fā)放、保管及物資的提送、運(yùn)輸、包裝、交付與退料等。 5 工作程序5.1 過程策劃5.1.1 各部門按各自分工保證物資供應(yīng)的條件，保證過程質(zhì)量的穩(wěn)定，完成本部門質(zhì)量目標(biāo)。1) 確定本部門物資供應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖。2) 本部門機(jī)構(gòu)人員控制圖、崗位職責(zé)及適任條件。3) 本部門基礎(chǔ)設(shè)施明細(xì)表。4) 本部門年度工作總結(jié)和下年度工作計劃。5)

4、 針對物資供應(yīng)確定過程，確保分公司有效文件的正確使用和管理。6) 確定本部門滿足過程要求的質(zhì)量記錄。5.1.2業(yè)務(wù)流程圖（見附錄）5.2 業(yè)務(wù)員接單5.2.1分公司價格管理小組負(fù)責(zé)制定庫存物資的銷售價格，綜合辦公室信息中心負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)分公司庫存物資價格目錄的信息輸入，各經(jīng)營部門依據(jù)庫存物資價格目錄進(jìn)行報價，并執(zhí)行公司物資經(jīng)營價格管理須知。5.2.2 經(jīng)營部門業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)確定油品、物資購銷的要求，包括：1) 顧客規(guī)定的要求。包括產(chǎn)品的質(zhì)量要求及交付與交付后的要求，如交貨期限、方式及地點(diǎn)，付款方式及交付后服務(wù)的提供等；2) 顧客未明確規(guī)定的要求，但預(yù)期或規(guī)定用途所必需的要求；3) 產(chǎn)品及適用的法律

5、法規(guī)要求；4) 公司和分公司附加的要求與對顧客的責(zé)任。5.2.3 經(jīng)營合同來源于顧客的書面合同、訂單、電話、傳真、口頭協(xié)議等等?？陬^合同或協(xié)議必須最終形成書面記錄，必須得到顧客認(rèn)可。5.3 合同的評審5.3.1 合同評審的內(nèi)容和要求5.3.1.1 合同評審內(nèi)容包括：顧客的要求是否明確；雙方是否達(dá)成一致意見；與產(chǎn)品有關(guān)的法律要求；分公司是否有能力滿足規(guī)定要求等。5.3.1.2 合同簽訂或成立之前應(yīng)進(jìn)行合同評審。5.3.1.3 顧客訂單不明之處由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，直至顧客確認(rèn)。5.3.1.4 經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行公司的合同管理程序和合同評審須知。5.3.1.5 客戶要料訂單由業(yè)務(wù)員直接評審。業(yè)務(wù)員根據(jù)

6、客戶規(guī)定的產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、 完成的期限、交接地點(diǎn)等具體要求，確保任何與船方要求不相一致的事宜在配料單形成前均已得到解決，方可直接在客戶訂單上簽字，并注明評審日期，以示評審結(jié)束。5.3.1.6 如遇顧客有其它要求的特殊訂單，由經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人會同各有關(guān)部門進(jìn)行評審。5.3.1.7對于顧客的口頭訂單，業(yè)務(wù)員必須認(rèn)真記錄有關(guān)內(nèi)容或填寫電話、口頭訂單記錄并按5.3.1條款的內(nèi)容和要求進(jìn)行評審。5.3.1.8 客戶訂單評審?fù)戤?，業(yè)務(wù)員應(yīng)形成配料單。倉庫配料結(jié)束后由業(yè)務(wù)員開據(jù)船舶簽收單，簽收單必須經(jīng)顧客簽字確認(rèn)，方可向顧客收款。物資供應(yīng)服務(wù)過程中產(chǎn)生的單據(jù)執(zhí)行分公司專用料操作管理規(guī)程和ERP系統(tǒng)

7、單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.3.1.9 各經(jīng)營部門必須加強(qiáng)對外港供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)的能力進(jìn)行監(jiān)督和控制，對外港供應(yīng)過程的控制，并不免除其滿足所有顧客要求和法律法規(guī)的責(zé)任。5.3.1.10 業(yè)務(wù)員必須關(guān)注經(jīng)營業(yè)務(wù)的全過程，及時解決或處理過程中發(fā)生的問題。5.4 合同變更5.4.1 貿(mào)易合同的更改應(yīng)符合有關(guān)法定條件或合同約定的更改條件，還必須按原程序進(jìn)行審批。5.4.2 客戶提出的變更要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)重新進(jìn)行評審，并將其更改信息及時傳遞各相關(guān)部門或各操作崗位。5.4.3 分公司提出的更改，由業(yè)務(wù)員及時與顧客聯(lián)系，取得顧客同意后及時進(jìn)行更改，同時，將其更改信息及時傳遞各相關(guān)部門或各操作崗位。5.4.

8、4 客戶要料訂單的修訂、變更須得到雙方認(rèn)可，雙方意見一致，才能執(zhí)行修改后的訂單，倉庫配料單應(yīng)配數(shù)量的變更須經(jīng)業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)。5.5 合同信息的傳遞及協(xié)調(diào)5.5.1 正式簽訂后的經(jīng)濟(jì)合同，各相關(guān)部門應(yīng)及時將合同上報綜合辦公室備案。并按公司物資經(jīng)營合同管理須知 和普通物資貿(mào)易管理須知執(zhí)行。5.5.2 綜合辦公室負(fù)責(zé)督促和檢查經(jīng)濟(jì)合同的日常執(zhí)行情況，并采取有效措施保證經(jīng)濟(jì)合同的有效執(zhí)行。5.5.3 船舶或客戶要料清單修改后的有關(guān)信息必須傳送到各實(shí)施部門和有關(guān)執(zhí)行者。5.6 合同保管5.6.1 經(jīng)濟(jì)合同正本由各有關(guān)部門送交綜合辦公室保管和歸檔，經(jīng)濟(jì)合同復(fù)印件由各有關(guān)單位負(fù)責(zé)控制和保管。5.6.2 船舶

9、或客戶要料清單評審記錄由各經(jīng)營部門自行控制和保管。5.6.3 合同管理執(zhí)行公司物資經(jīng)營合同管理須知 。5.7 采購5.7.1制定采購訂單5.7.1.1庫存料采購訂單 1) 采購員綜合需求信息、庫存儲備狀況，確定合理采購量，編制庫存料采購入庫單，經(jīng)部門經(jīng)理審批后下達(dá)倉庫實(shí)施。 2) 采購員要隨時注意庫存動態(tài)，及時補(bǔ)充庫存物資，確保物資供應(yīng)。5.7.1.2 外購料采購訂單外購料采購訂單由業(yè)務(wù)員將顧客要求輸入電腦，形成外購料采購?fù)ㄖ獑谓徊少弳T執(zhí)行。在采購員作采購確認(rèn)后，由采購員形成外購料采購入庫單下達(dá)倉庫實(shí)施。具體執(zhí)行分公司專用料操作管理規(guī)程和ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.7.1.3 采購訂

10、單的內(nèi)容和要求采購訂單包括材料編號、物資名稱、型號規(guī)格、計量單位、采購數(shù)量和其它特殊要求等內(nèi)容。各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)正確無誤。5.7.1.4 訂貨與采購1）采購員在接到采購訂單后，應(yīng)按分公司物資采購與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先在合格供方中選擇采購單位。2） 貿(mào)易業(yè)務(wù)采購合同由經(jīng)辦人員將合同審批會簽表及合同傳真（復(fù)?。┮环輬笪镔Y部登記備案，并分別交分公司財務(wù)科、綜合辦公室各一份存檔。具體按公司商務(wù)風(fēng)險管理程序、物經(jīng)營合同管理須知 、客商信用評價管理須知和普通物資貿(mào)易管理須知執(zhí)行。3） 采購員應(yīng)嚴(yán)格按采購計劃執(zhí)行，若有與采購計劃不符的項(xiàng)目應(yīng)征得部門經(jīng)理簽字同意后執(zhí)行。4） 外購料采購也應(yīng)優(yōu)先在合格供方名錄中選擇采購單位。

11、若需在供方名錄外選擇采購單位的，應(yīng)經(jīng)過部門經(jīng)理同意后執(zhí)行，再按分公司供方須知要求申報評審。外購料物資進(jìn)庫后，采購員及時將采購信息輸入電腦交財務(wù)核算。5） 采購人員必須對采購全過程進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)、質(zhì)量有問題的產(chǎn)品，應(yīng)與供方協(xié)商，按不合格品控制程序處理，執(zhí)行公司供方控制程序和物資采購供方控制須知。5.7.2 采購物資的驗(yàn)證5.7.2.1 必要時采購員到供方進(jìn)行驗(yàn)證。檢查其產(chǎn)品是否符合采購要求和具備有關(guān)證書。5.7.2.2 如顧客要求到分公司或供方驗(yàn)證采購物資質(zhì)量，采購員應(yīng)及時安排，滿足顧客要求。5.7.3 采購訂單的修訂5.7.3.1 庫存料采購訂單的修改、調(diào)整，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，由采購員負(fù)

12、責(zé)將其信息傳達(dá)到倉庫。具體執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.7.3.2 外購料采購訂單的修改、調(diào)整，經(jīng)經(jīng)營部門業(yè)務(wù)員同意后，由采購員負(fù)責(zé)將其信息傳達(dá)到倉庫。具體執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定和專用料操作管理規(guī)程。5.8進(jìn)庫5.8.1 采購物資進(jìn)庫，負(fù)責(zé)驗(yàn)收人員必須在現(xiàn)場。進(jìn)庫物資應(yīng)先放在倉庫“待驗(yàn)區(qū)”內(nèi)，做好標(biāo)識。一般情況下當(dāng)場交接驗(yàn)收，如為大批物資進(jìn)庫，必須在兩個工作日內(nèi)驗(yàn)收完畢，驗(yàn)收無誤后在供方送貨憑證和采購入庫單上簽收。5.8.2 因特殊情況,物資未經(jīng)倉庫而直接供應(yīng)給顧客，業(yè)務(wù)員應(yīng)將倉庫配料單、采購入庫單和供方送貨單一并交倉庫保管員，倉庫保管員應(yīng)在單據(jù)上做好直供

13、標(biāo)識。經(jīng)營部門業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)直供物資的數(shù)量、質(zhì)量控制，全部單據(jù)的流轉(zhuǎn)執(zhí)行分公司ERP系統(tǒng)單據(jù)操作流程及管理規(guī)定。5.8.3 進(jìn)庫驗(yàn)收程序5.8.3.1 數(shù)量檢驗(yàn)1) 計重物資按凈重計算。國產(chǎn)金屬材料以理論換算交貨的，按理論換算驗(yàn)收，采購合同另有約定的，按合同執(zhí)行。2) 金屬材料原則上按過磅計重，采購合同另有約定的，按合同執(zhí)行。3) 其他計重物資應(yīng)按商檢確認(rèn)的檢驗(yàn)方法復(fù)檢。4) 定尺和按件標(biāo)明重量的產(chǎn)品，抽查比例為520，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、重量短少或質(zhì)量有問題的，加大抽查比例直至全檢。5) 不能換算或抽查的產(chǎn)品，過磅計重，逐磅填寫磅碼單。6) 計件物資，按數(shù)量檢驗(yàn)。7) 其它物資如木材、膠帶、玻璃等按規(guī)定

14、的計量方法抽查。8) 及時將檢驗(yàn)結(jié)果反饋采購部門。5.8.3.2 質(zhì)量檢驗(yàn)1) 根據(jù)采購入庫單核對產(chǎn)品的品名、型號、材質(zhì)、規(guī)格尺寸、等級等。2) 檢查物資的包裝及外觀質(zhì)量是否符合要求。3) 檢查設(shè)備是否成套設(shè)備，零部件是否合適、齊全。4) 檢查產(chǎn)品質(zhì)量證明書、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證書或一等品、合格品標(biāo)記等質(zhì)量證明書是否齊全并與物資質(zhì)地相符，物資標(biāo)識是否清楚，是否有過期產(chǎn)品，并核對發(fā)貨明細(xì)表、磅碼單、裝箱單及鐵路運(yùn)單、運(yùn)輸途中殘損記錄等證件及資料。驗(yàn)收產(chǎn)品時應(yīng)注意保持物資的原貌并做好標(biāo)識，以便發(fā)生問題后可追溯。5) 消防、安全用品等A 類船用物資產(chǎn)品，應(yīng)檢查是否具有中國船級社認(rèn)可的“CCS”、或“Z

15、C”標(biāo)志和“船檢證書”，或與之等同效力的打在產(chǎn)品本體上的船檢標(biāo)志。6) 根據(jù)物資類別按規(guī)定檢查產(chǎn)品的性能，必要時委托專業(yè)單位檢測。7) 常用產(chǎn)品和加工用品，應(yīng)根據(jù)需要要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品作驗(yàn)收依據(jù)。對具有樣品產(chǎn)品，驗(yàn)收人員按樣板和采購合同規(guī)定驗(yàn)收。8) 外觀質(zhì)量檢驗(yàn)應(yīng)認(rèn)真察看物資是否破損、變形、生銹；包裝是否潮濕、破損、滲漏，鉛封是否有脫落、撞擊痕跡，木制產(chǎn)品外觀有無蟲蛀、爆裂、變形；橡膠制品觸摸手感是否光滑、平整、有堅韌度；金屬制品表面需無生銹、有光潔度。9) 及時將檢驗(yàn)結(jié)果反饋采購部門。5.8.3.3 物資驗(yàn)收完畢應(yīng)在供方送貨單上做好完整的記錄，驗(yàn)收記錄必須包括：1）物資的名稱、規(guī)格、型

16、號、數(shù)量等；2）入庫時件數(shù)和包裝情況；3）到庫日期與檢驗(yàn)日期；4）質(zhì)量情況：合格或不合格；如有質(zhì)量問題，填寫進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格品記錄單；5）抽查的數(shù)量和編號，抽查結(jié)果，填寫物資抽查記錄表；6）處理意見；7）驗(yàn)收人簽字或蓋章。5.8.3.4 進(jìn)庫發(fā)生問題時的處理1) 若物資必要的證件不齊、證書編號與產(chǎn)品的編號不一致，驗(yàn)收人員可對物資作一般查驗(yàn)、隔離，做好標(biāo)識，經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購部門向供方追索；若系危險品或貴重物資則必須先行驗(yàn)收，待證件齊全后補(bǔ)辦手續(xù)。2) 若產(chǎn)品質(zhì)量低于其提供的質(zhì)量證件標(biāo)準(zhǔn)，或產(chǎn)品已過有效期，應(yīng)予以拒收。3) 產(chǎn)品包裝和實(shí)物有破損或撞擊痕跡等不合格情況，應(yīng)將不合

17、格情況做好記錄同時按有關(guān)要求填寫好不合格品處置單，經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購人員與供方協(xié)調(diào)解決。4) 計重產(chǎn)品如重量不符，但在損溢磅差以內(nèi)，可按實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收，如超過規(guī)定磅差，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購人員與供方交涉。如交涉結(jié)果供方同意以我方檢驗(yàn)數(shù)量為準(zhǔn)，由采購員補(bǔ)開采購入庫單重新驗(yàn)收入庫。5) 計件產(chǎn)品數(shù)量不符，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄、標(biāo)識，將該批物資封存，經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購人員與供方交涉。如交涉結(jié)果供方同意以我方檢驗(yàn)數(shù)量為準(zhǔn)，由采購員補(bǔ)開采購入庫單重新驗(yàn)收入庫。6) 產(chǎn)品在到庫前已有殘損短缺情況，可查對其是否符合商務(wù)記錄或運(yùn)輸部門

18、的記錄，填寫物資報廢、貨損、貨差、盈虧情況報告經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購人員與供方或運(yùn)輸部門協(xié)調(diào)解決。7) 若產(chǎn)品有錯送、混送等情況，則應(yīng)妥善保管并做好標(biāo)識，經(jīng)倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后報告采購人員，由采購人員與供方或運(yùn)輸部門協(xié)調(diào)解決。 8) 如屬供方質(zhì)量問題，驗(yàn)收部門應(yīng)填寫進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格品記錄單一式三份，每季度匯總一次，一份留底、一份交采購部門作為實(shí)施供方控制的記錄，一份交綜合辦公室備案；如屬于嚴(yán)重質(zhì)量問題，則在一個工作日內(nèi)報采購部門，采購部門需在接報后二個工作日內(nèi)按供方控制程序相關(guān)供方控制條款處理完畢。9）如驗(yàn)收人員對產(chǎn)品質(zhì)量有質(zhì)疑,而采購部門又要求入庫, 采購人員需在物資入庫清單和

19、供方送貨單上簽名并注明原因。5.9 儲存5.9.1 物資產(chǎn)品分類保管應(yīng)遵循的原則1) 產(chǎn)品性質(zhì)互有影響和相互抵觸的不能同庫保管；2) 產(chǎn)品要求溫濕度不同的不能存放一起保管；3) 滅火方法不同的產(chǎn)品分開保管；4) 煙火信號、易燃易爆物資必須存放于單獨(dú)的空間內(nèi)，并嚴(yán)防陽光直射。5.9.2 倉庫保管條件應(yīng)滿足產(chǎn)品的要求，并按消防要求留有足夠的消防通道。庫房不漏雨，貨場無積水，庫房溫濕度和通風(fēng)條件得當(dāng)，產(chǎn)品堆碼堅固、合理；貨垛苫墊嚴(yán)密，堆垛擺放便于產(chǎn)品在保管期間的檢查、清點(diǎn)和提高作業(yè)效率，保持庫房、貨場清潔衛(wèi)生。5.9.3 倉庫保管員以每日上下班前后的日常檢查；雨季前、暑熱季節(jié)、寒冬到來前、節(jié)假日放假

20、前應(yīng)定期巡查；倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)按照質(zhì)量體系要求進(jìn)行的隨機(jī)抽查等不同的方式，檢查儲存產(chǎn)品有否銹蝕、發(fā)霉、干裂、結(jié)巴、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，監(jiān)控儲存產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量的變化情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取補(bǔ)救和防范措施。并執(zhí)行公司不合格品控制程序。5.9.4 根據(jù)產(chǎn)品性能和實(shí)際情況，并結(jié)合庫存環(huán)境和生產(chǎn)情況制定保養(yǎng)計劃，對庫存物資產(chǎn)品進(jìn)行定期或不定期保養(yǎng)。1) 產(chǎn)品質(zhì)量不受環(huán)境影響的按不定期保養(yǎng)；2) 產(chǎn)品質(zhì)量受環(huán)境影響的按每季度一次定期保養(yǎng)。保養(yǎng)的方法主要有：清潔、除塵、除銹、涂油、油漆、補(bǔ)包裝等。5.10 發(fā)放5.10.1 物資出庫必須實(shí)行“先進(jìn)先出”、“發(fā)陳儲新”的原則，避免物資因長期儲存而過期。5.10.2

21、 發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)手續(xù)完備的有效憑證發(fā)料，并依據(jù)發(fā)料憑證的內(nèi)容逐項(xiàng)核對、配齊無誤。做到質(zhì)量不符不發(fā)；規(guī)格不對不發(fā)；配件不齊不發(fā)；未經(jīng)驗(yàn)收記卡不發(fā)。5.10.3 發(fā)放人員按照發(fā)料單內(nèi)容配料，在發(fā)料單上正確填寫實(shí)發(fā)料，并做好付卡登記工作。5.10.4 發(fā)料時，將配齊的物資產(chǎn)品按船名或客戶集中堆放，以便復(fù)驗(yàn)。5.10.5 發(fā)放零星小件產(chǎn)品應(yīng)采用紙箱等包裝物，以便于搬運(yùn)和清點(diǎn)。5.10.6 發(fā)放出庫工作應(yīng)一次完成，以防出錯。節(jié)假日、雙休日應(yīng)急發(fā)料，倉庫保管員憑業(yè)務(wù)員開具的臨時發(fā)料單發(fā)放，上班后換回有效發(fā)料單據(jù)。5.10.7 做好復(fù)核查對工作。核對發(fā)放產(chǎn)品是否與單據(jù)相符，數(shù)量是否準(zhǔn)確無誤。5.11 交付5

22、.11.1 交付要求5.11.1.1產(chǎn)品在庫房內(nèi)的交付：倉庫發(fā)放人員與提運(yùn)員（或用戶）當(dāng)面點(diǎn)交。雙方分別在發(fā)料單上簽全名確認(rèn)，產(chǎn)品點(diǎn)交后，倉庫發(fā)放人員有責(zé)任協(xié)助提運(yùn)員（或用戶）做好產(chǎn)品標(biāo)識、包裝等工作。5.11.1.2 產(chǎn)品與船方的交付：提送員將物資產(chǎn)品送船后，應(yīng)與船方有關(guān)驗(yàn)收人員當(dāng)面點(diǎn)交，所供物資產(chǎn)品核對無誤后，要求船方在送船清單上簽名并加蓋船上公章，如有需要退回的物資產(chǎn)品，執(zhí)行分公司顧客（船舶）新料退庫管理辦法。散裝潤滑油的交付由船隊交付人員與顧客依據(jù)送油憑證當(dāng)面交接，由顧客簽字認(rèn)可。交付前應(yīng)懇請船舶或顧客確認(rèn)流量表上的讀數(shù)，以盡量避免和減少計量糾紛。對委托油槽車送油的業(yè)務(wù),調(diào)度必須安排提

23、送員跟隨完成交付。必要時業(yè)務(wù)員也應(yīng)到交付現(xiàn)場。5.11.1.5提送員在交付時，如遇船方申請差錯等原因需調(diào)換、退回的物資，必須與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系，經(jīng)業(yè)務(wù)員同意后按分公司顧客（船舶）新料退庫管理辦法執(zhí)行。5.11.1.6 交付過程中或交付后如發(fā)現(xiàn)不合格品，按不合格品控制程序執(zhí)行。5.11.2 交付步驟 5.11.2.1 業(yè)務(wù)員將配料單 送至調(diào)度。對現(xiàn)配現(xiàn)送的物料，業(yè)務(wù)員應(yīng)將完成單據(jù)確認(rèn)的時間告知調(diào)度員，由調(diào)度員下達(dá)倉庫保管員完成配料和確認(rèn)時間。5.11.2.2 保管員根據(jù)配料憑證進(jìn)行配料，并按調(diào)度指令，在業(yè)務(wù)員規(guī)定的時間內(nèi)完成配料和確認(rèn)工作，并將物料送至打包組，與打包人員直接交接。5.11.2.3 保

24、管員配料完畢，由調(diào)度員將配料單返回業(yè)務(wù)員。5.11.2.4 業(yè)務(wù)員收到配料單確認(rèn)信息后，形成顧客簽收單，根據(jù)船舶或顧客交付要求，在陸上運(yùn)輸委托單中詳細(xì)明示（包括單據(jù)張數(shù)）交物流部調(diào)度。5.11.2.5 調(diào)度員在接到業(yè)務(wù)員陸上運(yùn)輸委托單后，根據(jù)業(yè)務(wù)員要求安排送貨。5.11.2.6提送員交付完畢后，將船舶或顧客簽收單交給調(diào)度。由調(diào)度返回業(yè)務(wù)員。5.12 做賬5.12.1 保管員配料完畢，應(yīng)按業(yè)務(wù)員要求的時間內(nèi)完成確認(rèn)工作，如無時間要求的，則需在當(dāng)日完成實(shí)際發(fā)料信息的確認(rèn)工作。5.12.2提送員送貨結(jié)束將船方簽字、蓋章的物料簽收單，市內(nèi)運(yùn)輸（外地返滬后）二天內(nèi)送回調(diào)度，調(diào)度員在提送員回單簽收薄上做好

25、記錄。并交業(yè)務(wù)員結(jié)賬。5.12.3若提送員未在規(guī)定時間內(nèi)返還單據(jù)或回單不齊由調(diào)度員負(fù)責(zé)催收。5.12.4業(yè)務(wù)員將調(diào)度返還的船舶或顧客簽收單核對無誤后，交財務(wù)核算員銷賬，待財務(wù)核算員審核無誤后開票結(jié)算。6 服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測量6.1 發(fā)生產(chǎn)品數(shù)、質(zhì)量爭議，顧客投訴的，按公司物資經(jīng)營管理程序的相關(guān)規(guī)定和流程處理。6.2 綜合辦公室對分公司各部門執(zhí)行產(chǎn)品監(jiān)測和測量控制程序情況進(jìn)行督促檢查，各經(jīng)營部門、采購部門及倉儲運(yùn)輸部門的負(fù)責(zé)人對本部門執(zhí)行產(chǎn)品監(jiān)測和測量控制程序情況進(jìn)行不定期檢查。6.3 各部門質(zhì)量目標(biāo)執(zhí)行情況，每月8日前上報綜合辦公室。6.4 顧客財產(chǎn)一律按寄存料方式入庫與管理，具體執(zhí)行分公司顧

26、客寄存物資管理辦法。6.5 普通物資貿(mào)易按公司普通物資貿(mào)易管理須知、物資采購供方控制須知、物資經(jīng)營合同管理須知和分公司供方須知執(zhí)行。7 記錄與保存1)電話、口頭訂單記錄(SWQR702-01) 由經(jīng)營部門保管，保存期限3年。2)外購物料采購?fù)ㄖ獑?(SWQR702-02) 由采購部門保管，保存期限5年。3)上海物供采購入庫單(SWQR702-03) 由采購部門保管，保存期限5年。4)上海物資分公司配料清單(SWQR702-04) 由經(jīng)營部門、物流部保管，保存期限3年。5)上海物資分公司供料結(jié)算單(SWQR702-05) 由經(jīng)營部門保管，保存期限5年。6)進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格記錄單(SW0QR702-

27、06) 由物流部保管，保存期1年。7)物資入庫抽查記錄表(SWQR702-07) 由物流部保管，保存期1年。8)上海物資分公司材料付卡(SWQR702-09) 由物流部保管，保存期3年。9)倉儲物資抽查表(SWQR702-10) 由物流部保管一，保存期1年。10)顧客退料單(SWQR702-11) 由物流部保管，保存期3年。11)新料退庫單(SWQR702-12) 由經(jīng)營部門保管，保存期3年。12)陸上運(yùn)輸委托單(SWQR702-13) 由經(jīng)營部門、物流部保管，保存期3年。13)提送員回單登記薄(SWQR702-14) 由物流部保管，保存期3年。14)顧客寄存單(SWQR702-15) 由物流

28、部保管，保存期3年。15)物資報廢、貨損、貨差、盈虧情況報告(SWQR702-16) 由綜合辦公室、物流部保管，保存期3年。16)不合格品處置單(SWQR702-17) 由相關(guān)部門保存，保存期1年。17）臨時發(fā)料單（SWQR702-18）8 附件1、單據(jù)格式2、主營業(yè)務(wù)流程圖_生效日期：2013年7月15日 第 15 頁 共27 頁 SWQR702-01 電話、口頭訂單記錄 流水號：顧客通知日期交付日期/地點(diǎn)訂貨內(nèi)容品名規(guī)格單 位數(shù) 量備 注 業(yè)務(wù)員 評審日期： 年 月 日SWQR702-02 外購物料采購?fù)ㄖ獑未懊Q_ 船舶部門_ 請購單號_銷售部門 ： 業(yè)務(wù)員： 采購員： 序號倉庫編碼名

29、稱規(guī)格 單位需購數(shù)量實(shí)購數(shù)量 SWQR702-03 上海物供采購入庫單單號： 供應(yīng)商： 倉庫： 保管員：訂單號： 銷售顧客： 部門： 采購員：序號貨位新編碼上海碼存貨名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量含稅單價價稅合計本頁小計：本單合計：制單： 倉管員： 檢驗(yàn)員： 主管簽字：SWQR702-04上海物資分公司配料清單 船舶名稱_船舶部門_部門_業(yè)務(wù)員_配料單號： 配料倉庫： 倉管員： 打印日期：序號材料編號名稱規(guī)格型號單位應(yīng)配數(shù)量 實(shí)配數(shù)量 新編碼配料員： 提貨員： 配料日期： SWQR702-05上海物資分公司供料結(jié)算單 地址：大連路277號 郵編：200082 船名： 分類： 銷售部門： 船舶

30、部門： 銷售類別： 業(yè)務(wù)員：序號編碼 名稱規(guī)格型號單位數(shù)量 單價金額出庫單據(jù) 本頁小計： 本單合計：打印日期： 送料員： 船舶簽收（蓋章） 簽收日期： 總第 頁/共 頁 SWQR702-06 進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格記錄單 （ 2007年 月至 月）倉庫名稱：序號進(jìn)貨日期編號品名規(guī)格單位進(jìn)貨數(shù)量不合格數(shù)量不合格原因供方名稱保管員數(shù)量不符質(zhì)量不符證書不符供方不符主管領(lǐng)導(dǎo)： 填表人： 上報日期：SWQR702-07 物資抽查記錄表倉庫名稱： 保管員：序號進(jìn)貨日期編號品名規(guī)格單位進(jìn)貨數(shù)量 抽查數(shù)量質(zhì)量情況供方名稱SWQR702-09上海物資分公司材料付卡 公司編號 _上海物供編碼 _ 名 稱 _ 規(guī) 格 _

31、單位 _ 單價_ 日期摘 要收發(fā)存SWQR702-10倉 儲 物資抽查表 單位： 200 年 月 日序號材料編號品名規(guī)格數(shù) 量質(zhì) 量備注賬卡物合格品不合格品庫容庫貌好較好一般差抽查類別在庫物資抽查 打包抽查年中、終抽查 其它抽查備注 抽查人：SWQR702-11 顧 客 退 料 單送料單據(jù)號：顧客名稱（船名）： 顧客簽名（蓋章）：序號編號品名規(guī)格 計量單位數(shù)量退料原因結(jié)算單編號 送料日期 送料人退料日期人 退料人：倉庫驗(yàn)收： 檢驗(yàn)員簽名：備注注：本表一式三份，由提送員填寫。一份物流部調(diào)度留存 一份倉庫留存 一份業(yè)務(wù)員留存。SWQR702-12 新 料 退 庫 單結(jié)算單編號 ：退料單位： 顧客退料單號：序號材料編號 品名規(guī)格型號計量單位數(shù)量 業(yè)務(wù)員核實(shí)退料原因常備料入庫業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽名： 日期：報廢外購料入庫報廢退供方供方收料人簽名： 日 期：備注業(yè)務(wù)員： 倉庫： 財務(wù)：注：本表一式四份，業(yè)務(wù)員須分物料儲存的倉庫填寫。業(yè)務(wù)員一份 倉庫一份 財務(wù)一份 采購員一份。SWQR702-13 陸 上 運(yùn) 輸 委 托 單