基建檔案管理中存在的問題和對策探討

1、    基建檔案管理中存在的問題和對策探討    徐艷梅摘要：隨著經濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，針對基建工程項目從開始到結束的整個過程中，項目的各環(huán)節(jié)內容繁多，如勘察設計、立項審批、施工監(jiān)理以及竣工驗收等中的數據、資料都會整理成相應的基建工程檔案。而基建工程檔案管理作為基建工程建設中一項重要工作內容，對其進行科學、合理的管理能有效地保證檔案的完整性。但是，現階段在基建工程檔案管理工作中還存在著一定的問題。因此，本文將針對基建工程檔案管理中的問題進行分析，并提出相應的策略。關鍵詞：基建工程;檔案管理;問題;策略在基建工程項目實施全過程中會產生大量的數據信息，基

2、建檔案就是對這些信息的整合。做好基建檔案管理可以大大提高數據信息的可靠性，防止在基建項目某個環(huán)節(jié)中出現信息遺失等問題，而且借助信息技術可以實現檔案資料的自動化查閱、存儲和歸檔，為各環(huán)節(jié)工作提供依據，同時也為檔案管理人員和利用者提供便利。因此，開展基建工程項目應做好基建檔案管理工作，提高重視程度。本文就具體的基建檔案管理中存在的問題與對策進行分析探討。一、基建檔案管理工作中存在的主要問題（一）規(guī)章制度的執(zhí)行力和保障力不足近年來，基建工程項目發(fā)展較快，規(guī)模不斷擴大，為了促進基建工程項目的發(fā)展，國家相繼頒布了有關法規(guī)制度，比如基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定城建檔案管理規(guī)定等，而且不同省市也制定了實

3、施細則，確?；n案管理工作的順利開展。但是，在各項法規(guī)制度落實過程中存在著一些問題，如法規(guī)制度落實不到位、形式化以及保障力不足等?；üこ添椖康闹芷陂L、環(huán)節(jié)多、涉及的專業(yè)多等特點決定了基建檔案管理難度大，加上經濟利益、工期等因素的制約，管理者大多會重視基建項目本身，而忽視基建檔案管理。在這種情況下，基建檔案收集、整理及歸檔往往不能與基建項目工程建設協調一致，各項規(guī)章制度流于形式，法律政策保障力不足，導致基建項目檔案工作嚴重滯后。（二）制度不完善在基建工程項目施工過程中，部分單位為節(jié)約項目建設成本，沒有設立相應的基建工程檔案管理部門，也沒有聘請專業(yè)的基建工程檔案管理人員。與此同時，相關的設施設

4、備不夠先進，不能有效滿足基建工程檔案管理的需求，在相關的資料保存中，沒有合理應用標準的檔案袋及收集盒等，導致文件資料等散亂，造成不齊全。此外，在建設過程中，因為相應的施工團隊以及管理人員頻繁更換，相應的基建工程資料、文件交接制度也不健全，從而導致基建工程檔案遺失。（三）獎懲制度不明確在相關工作中，檔案接收能根據相關的接收制度開展工作，但對于部分重要的資料內容需要花費較多的時間和精力進行收集和整理。因此，在實際的基建工程檔案的管理工作中，會因為獎懲制度不明確，部分基建工程檔案管理人員耗費大部分時間和精力收集、整理資料卻沒有得到相應的獎勵，而部分遺失重要資料、數據的工作人員也沒有受到相應的懲罰，從

5、而導致基建工程檔案管理人員的工作積極性不高，由此在工作中表現出“不求有功，但求無過”的態(tài)度。這對基建工程資料、文件、數據等的收集以及整理工作帶來了不利影響，進一步阻礙了基建工程檔案的有效管理。二、基建工程檔案管理的對策（一）構建科學合理的基建檔案管理制度構建完善合理的基建檔案管理制度是基建檔案管理工作有效落實的基礎保障與行動指南，對改進基建檔案管理規(guī)范性起到重要作用。所以相關部門應提高重視程度，制定符合企業(yè)自身發(fā)展的基建檔案管理制度，而且應避免同質化嚴重的問題，要切實結合檔案管理工作中的實際問題，這樣才能保證制度規(guī)范的有效落實。同時，要明確檔案管理工作各崗位的職責，將工作內容細化，制定完善且有

6、效的獎懲制度，以激發(fā)檔案管理人員的積極性，使基建檔案文件材料的收集、整理、歸檔以及利用等流程規(guī)范化，提高基建檔案管理工作的效率與質量。（二）明確工作職能相關的基建工程項目建設單位在與各個參與施工的單位簽訂相關的合同時，可在合同中增添基建工程檔案工作內容，明確要求參與施工的單位以及團隊的歸檔要求、職責、流程;明確說明和約定參與施工的單位以及團隊完成基建工程歸檔工作與工程款結付存在著直接的聯系，在完成檔案標準審核并移交確認無誤后，統(tǒng)一結付工程款。通過這樣的方式，增強參與施工單位以及團隊的責任心，從而有效促進基建工程檔案的有效整理以及保存，并能確保其完整性以及準確性。（三）健全管理體制為進一步提高整

7、體管理水平，就要對基建工程檔案管理體制進行相應的改革。依據各個基建工程的特性形成不同的要求，構建每個部門的基建工程檔案部門，并對檔案管理人員進行有針對性的培訓。此外，各個部門的工作人員還要進行有效的溝通，促進信息的交流及共享。與此同時，制定項目管理負責人制度，全程、全面地監(jiān)管基建工程的施工流程，從工程開始的準備到工程完工的驗收，均要進行有效的監(jiān)管。（四）加強對先進管理技術的應用基于信息技術不斷發(fā)展和成熟的時代背景，基建檔案管理也應引進信息技術，優(yōu)化檔案管理方法，不斷創(chuàng)新和改進，才能使基建檔案管理工作更科學、更規(guī)范。應將計算機技術應用到基建檔案管理中，構建基建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案管理網絡化，方便利用者查閱檔案資料，同時檔案資料存儲更加便利，摒棄傳統(tǒng)紙質檔案存儲易錯漏、損壞或丟失等問題，從而大大提高基建檔案管理的質量。三、結語基建檔案管理工作對于基建工程項目建設及后期投入使用全過程都具有重要的意義，因此相關部門必須認識到基建檔案管理工作的重要性，做好制度建設、信息技術引進、檔案管理隊伍建設與培養(yǎng)等一系列工作，不斷促進基建檔案管理工作的規(guī)范化與科學發(fā)展。參考文獻：1王薌馨.基建檔案管理中存在的問題及對策j.城建檔案，2018 （5）：59-60.2張原鳳.論基建檔案管理中存在的問題和對策j.辦