唐安永道-時間管理

1、時時 間間 管管 理理唐安永道員工職業(yè)素養(yǎng)培訓系列課程唐安永道員工職業(yè)素養(yǎng)培訓系列課程王亞龍王亞龍2015-12015-1 大家最近忙忙嗎？有事可做有價值在做貢獻但如果忙到但如果忙到: :沒法完成重要的任務沒法完成重要的任務沒法做長遠的打算沒法做長遠的打算沒法照顧自己的家庭沒法照顧自己的家庭沒法照顧自己的身體沒法照顧自己的身體沒法做自己興趣的事情沒法做自己興趣的事情沒法好好享受一個休閑假期沒法好好享受一個休閑假期甚至簡單到打個電話給遠方的親人甚至簡單到打個電話給遠方的親人, , 都沒完成都沒完成 我們身處一個異常忙碌的社會我們身處一個異常忙碌的社會你是否愿意每周最少工作80小時? 我我沒有沒有

2、時間，時間， 這是很多人無奈的回答。這是很多人無奈的回答。 但這樣忙忙碌碌，但這樣忙忙碌碌，帶給我們幸福了嗎？帶給我們幸福了嗎？令人深省令人深省是所有人都一樣嗎是所有人都一樣嗎? ? 這個世界上,有很多取得驕人成就的人,卻有時間來做我們都沒時間做的事情?沒有時間的我們；沒有時間的我們；沒有幸福的未來！沒有幸福的未來！大忙人的另一面大忙人的另一面 清晨，普京做的第一項運動就是游泳。每天早上他都要在長達25米的游泳池里暢游，每次至少游1000米。下水前，普京像一個真正的運動員那樣，先做30分鐘的運動操。 總之，普京每天一早一晚必游泳，真正做到了雷打不動。大忙人的另一面大忙人的另一面大忙人的另一面大

3、忙人的另一面不存在不存在“沒時間沒時間”這回事這回事 他們并沒比我們擁有更多的時間，只是他們更好地利用了他們自己的時間而已！ 最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時！時間概述時間概述1時間管理四點原則時間管理四點原則2時間管理六種技巧時間管理六種技巧3課程大綱課程大綱 時間是最公平的財富時間是最公平的財富固定供給: 24X60X60=86400無法積蓄無法取代一去無返平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 一日三餐一日三餐 2

4、.52.5小時小時 交通交通 1.51.5小時小時 電話電話 1 1小時小時 看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 交通交通 1.51.5小時小時 電話電話 1 1小時小時 看電視上網(wǎng)看電視

5、上網(wǎng) 2 2小時小時 看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時 結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 電話電話 1 1小時小時 看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 看報、聊天看報、聊天 2 2小時小

6、時 刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 刷牙、洗臉、洗澡刷牙、

7、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 刷牙、洗臉

8、、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 3.33.3年年 1515年年看報、

9、聊天看報、聊天 2 2小時小時 刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時

10、小時 3.33.3年年 1515年年看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 3.33.3年年 11.711.7年年刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時 13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1

11、小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 3.33.3年年 1515年年看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 3.33.3年年 11.711.7年年刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 1.71.7年年 1010年年休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24

12、.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 3.33.3年年 1515年年看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 3.33.3年年 11.711.7年年刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 1.71.7年年 1010年年休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 3.33.3年年6.76.7年年情緒、身體不適情緒、身體不適 平均平均8080歲壽命歲壽命, ,除去除去1-20,60-1-20,60-8080項目項目每天耗時每天耗時4

13、040年耗時年耗時結余結余睡眠睡眠 8 8小時小時13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小時小時 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小時小時 2.52.5年年 2020年年電話電話 1 1小時小時 1.71.7年年 18.318.3年年看電視上網(wǎng)看電視上網(wǎng) 2 2小時小時 3.33.3年年 1515年年看報、聊天看報、聊天 2 2小時小時 3.33.3年年 11.711.7年年刷牙、洗臉、洗澡刷牙、洗臉、洗澡 1 1小時小時 1.71.7年年 1010年年休假、白日夢、鬧休假、白日夢、鬧 2 2小時小時 3.33.3年年6.76.7年

14、年情緒、身體不適情緒、身體不適 6.76.7 不能管理時間的人，就不能管理不能管理時間的人，就不能管理一切一切! ! 管理大師彼得管理大師彼得德魯克德魯克浪費時間的因素浪費時間的因素1、無長、中、短期目標，工作方向盲目，無系統(tǒng)性。、無長、中、短期目標，工作方向盲目，無系統(tǒng)性。2、做事輕重不分，沒有計劃。、做事輕重不分，沒有計劃。3、形式主義，做表面文章。、形式主義，做表面文章。4、個人英雄主義，獨斷專行，自以為是。、個人英雄主義，獨斷專行，自以為是。5、工作方法差，找不到最優(yōu)化方法。、工作方法差，找不到最優(yōu)化方法。6、紙上談兵。、紙上談兵。7、鼠目寸光，只看眼前利益。、鼠目寸光，只看眼前利益。

15、8、沒有主見，輕信、輕率、依賴別人。、沒有主見，輕信、輕率、依賴別人。9、自律性差，對自己和下屬要求不嚴。、自律性差，對自己和下屬要求不嚴。10、溝通能力差，安排事情不清不楚。、溝通能力差，安排事情不清不楚。11、要面子、講排場，簡單事情復雜化。、要面子、講排場，簡單事情復雜化。12、不總結，同類錯誤一犯再犯。、不總結，同類錯誤一犯再犯。 十大時間盜賊十大時間盜賊p找東西p懶惰p時斷時續(xù)p一個人包打天下p偶發(fā)延誤p惋惜不已或白日作夢p拖拖拉拉p對問題缺乏理解就匆忙行動p消極情緒p分不清輕重緩急時間管理不需要：時間管理不需要： 不停地催促自己 不停地列出做事清單、更新清單 記錄自己每個小時工作的

16、利用情況 節(jié)約每一秒鐘 凡事井井有條 如何有效地利用時間，如何有效地利用時間，用最有效的方法來達成用最有效的方法來達成我們的目標或使命我們的目標或使命 ？今天是你余生的第一天！今天是你余生的第一天！ 管理時間管理時間 管理自己管理自己 管理生命管理生命人生是一個旅程人生是一個旅程積極規(guī)劃積極規(guī)劃要事第一要事第一 克服拖拉克服拖拉減少中斷減少中斷時間管理四大原則時間管理四大原則 時間管理的原則之一時間管理的原則之一 積極規(guī)劃積極規(guī)劃規(guī)劃始于目標規(guī)劃始于目標大多數(shù)人只有模糊的愿望沒空去寫目標不敢去寫目標不屑去寫目標寫下你的目標!設定合理的工作目標設定合理的工作目標 要求這些目標：要求這些目標： 結

17、果是具體的，最好是可以量化的。結果是具體的，最好是可以量化的。 目標是理智、現(xiàn)實、可以達到的。目標是理智、現(xiàn)實、可以達到的。 達成是有時限的，能在一定時間內(nèi)完成的。達成是有時限的，能在一定時間內(nèi)完成的。 設定目標最不可取就是好高鶩遠。有遠大理想是好設定目標最不可取就是好高鶩遠。有遠大理想是好事，但一定要根據(jù)實際情況，將遠大理想分成若干事，但一定要根據(jù)實際情況，將遠大理想分成若干個可行的小目標逐步完成。個可行的小目標逐步完成。根據(jù)目標制定計劃根據(jù)目標制定計劃日計劃是一項最難執(zhí)行又必須堅持執(zhí)行的工作，我們必須作到：日計劃是一項最難執(zhí)行又必須堅持執(zhí)行的工作，我們必須作到： 每天下班后的第一件事就是開

18、始羅列第二天的所有事務。每天下班后的第一件事就是開始羅列第二天的所有事務。 確定這些事項的優(yōu)先等級，并列出要點。確定這些事項的優(yōu)先等級，并列出要點。 確定每件事所必須的時間、人力。確定每件事所必須的時間、人力。 將不必非得自己做的事分流給他人。將不必非得自己做的事分流給他人。 確定每件事的時限，當天的事必須當天完成。確定每件事的時限，當天的事必須當天完成。 每天預留每天預留10%的時間，以防事態(tài)變化或臨時增加事項。的時間，以防事態(tài)變化或臨時增加事項。 制定計劃持之以恒，計劃制定后必須確實執(zhí)行。制定計劃持之以恒，計劃制定后必須確實執(zhí)行。年計劃年計劃季度計劃季度計劃月計劃月計劃周計劃周計劃日計劃日

19、計劃時間管理的原則之二時間管理的原則之二 要事第一要事第一2828原則原則 危機危機 急迫的問題急迫的問題 有期限壓力的計劃等有期限壓力的計劃等 不速之客不速之客 某些電話、會議某些電話、會議 某些信件與報告等某些信件與報告等 防患未然防患未然 改進產(chǎn)能改進產(chǎn)能 建立人際關系等建立人際關系等 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 浪費時間之事等浪費時間之事等 50% 25% 5-10% 15-20% 40% 5-10% 40-50% 5-10%關于重要的事情關于重要的事情 增進能力 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 改善事先準備工作 抓住機會 充實自我 善待自己 改善人際關系事項優(yōu)先等級的確定

20、方法事項優(yōu)先等級的確定方法ABCABC分析法分析法A類事項：能夠推類事項：能夠推動團隊發(fā)展的，使動團隊發(fā)展的，使團隊利益擴大的工團隊利益擴大的工作。具有本質(zhì)上的作。具有本質(zhì)上的重要性和時間上的重要性和時間上的緊迫性，一般占全緊迫性，一般占全部工作的部工作的20%左右。左右。B B類事項：為維持類事項：為維持團隊利益現(xiàn)有地位團隊利益現(xiàn)有地位的工作，一般在本的工作，一般在本質(zhì)上比較重要，時質(zhì)上比較重要，時間上不是很緊迫。間上不是很緊迫。一般占全部工作的一般占全部工作的35%35%左右。左右。C C類事項：對團隊類事項：對團隊利益沒有明顯價值利益沒有明顯價值但又必須去做的工但又必須去做的工作，重要性

21、和緊迫作，重要性和緊迫性均顯得一般。一性均顯得一般。一般占全部工作的般占全部工作的45%45%左右左右。ABC確定工作處理程序，對工作進行組織化和分流確定工作處理程序，對工作進行組織化和分流 一般來說，先全力以赴實施一般來說，先全力以赴實施A類事項，全部達到預期目標以后，類事項，全部達到預期目標以后，才開始實施才開始實施B類工作，而后才輪到類工作，而后才輪到C類工作。而且類工作。而且B、C類工作最類工作最好分流給他人實施。好分流給他人實施。B、C類工作通常都是要分流的工作，一般有這么幾種：類工作通常都是要分流的工作，一般有這么幾種： 因為有更重要的工作，必須分流的工作，可能原本屬于因為有更重要

22、的工作，必須分流的工作，可能原本屬于A類類 其他人有能力完成的工作其他人有能力完成的工作 由其他人或部門完成更適合的工作由其他人或部門完成更適合的工作 輔助性工作，比如輔助性工作，比如A類工作的前期準備或收尾類工作的前期準備或收尾 日?，嵥榈氖聞杖粘，嵥榈氖聞?可有可無的事務可有可無的事務要將工作分流出去，又要確保工作的順利完成，必須授予當事人要將工作分流出去，又要確保工作的順利完成，必須授予當事人充分的責任和權利，并予以充分的信任、支持和指導，同時進行充分的責任和權利，并予以充分的信任、支持和指導，同時進行必要的監(jiān)控，才能為當事人創(chuàng)造充分發(fā)揮的環(huán)境，又能及時發(fā)現(xiàn)必要的監(jiān)控，才能為當事人創(chuàng)造充

23、分發(fā)揮的環(huán)境，又能及時發(fā)現(xiàn)問題將問題消滅在萌芽狀態(tài)。問題將問題消滅在萌芽狀態(tài)。 危機危機 急迫的問題急迫的問題 有期限壓力的計劃等有期限壓力的計劃等 不速之客不速之客 某些電話、會議某些電話、會議 某些信件與報告等某些信件與報告等 防患未然防患未然 改進產(chǎn)能改進產(chǎn)能 建立人際關系等建立人際關系等 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 浪費時間之事等浪費時間之事等ABBC 要事第一要事第一 你必須堅定不移的拒絕做最下面的80%的工作，如果你還有最上面的20%的工作還沒有完成的話。 避免迷失避免迷失 我現(xiàn)在最該做什么？ 不停地規(guī)定下一步驟； 做正確的事比正確的做事重要； “我得把時間

24、和精力放在那些重要的事情上, 而不去關心那些不重要的事?！睍r間管理的原則之三時間管理的原則之三 克服拖拉克服拖拉拖拉現(xiàn)象拖拉現(xiàn)象“今日事今日畢”，這個古訓人人都知道，但“做一天和尚撞一天鐘”，“能拖一天是一天”的狀態(tài)才更接近我們現(xiàn)實。面對一大堆雜事心情焦慮，卻沒有任何想做事的心情，每到最后關頭，才能痛下決心要把事情搞完。拖拉的口頭禪拖拉的口頭禪 我太忙。我一直拖著沒做因為我一直很忙。 你催我也沒有用。我準備好了自然會開始做。 他們著急也沒用，一切都要等我到了才能開始。 因為每天壓力很大，所以要做的事情一直被拖下來。 我也不知道自己怎么會這樣，別人能做的自己做不到。 拖拉的表現(xiàn)拖拉的表現(xiàn)閑聊、電

25、話粥閱讀無關的雜志或資料做一些本來不需要自己做的事做白日夢拖拉的壞處拖拉的壞處問題逐漸嚴重異常狀況的出現(xiàn)措手不及壓力越來越大連帶問題出現(xiàn)拖拉的原因拖拉的原因懶惰對未知事物的恐懼害怕改變完美主義害怕失敗混亂無序克服拖拉克服拖拉截止時間提前20%，嚴格約束自己承認自己是在浪費時間切斷逃避路線把原因一條條寫出來，列出解決計劃立即開始行動時間管理的原則之四時間管理的原則之四 減少中斷減少中斷 大段時間是罕有的大段時間是罕有的 要事通常有一定難度,需要大段的時間用來思考和處理； 思路連續(xù),動作連貫,處理事情才能高效。中斷中斷大段時間的電鋸大段時間的電鋸中斷方式干擾程度起身離座思想開小差緊急情況不速之客電

26、話即時通信工具/郵件中斷的害處中斷的害處 一般一次中斷后讓頭腦回到狀態(tài)又要花上4-5分鐘, 如果是精密計算的工作, 甚至需要長達一個小時的時間才能回復狀態(tài)。 如果一個任務被多次中斷,直接后果:完成任務的時間延長；任務完成的質(zhì)量下降。減少自我中斷減少自我中斷 設置好工作節(jié)奏； 要事第一； 自律 ； 多做重要不緊急的規(guī)劃性事情。 把自己的時間安排告訴別人； 設置免打擾時段； 中斷過后避免沮喪。 尊重時間管理尊重時間管理 黃金時間盡量采用低干擾方式的中斷； 要預約,不輕易打亂他人的時間安排；不要相信“給我5分鐘時間”的請求。 將與他人相關的事情集中起來一次安排； 給他人留出安排的時間； 設置歡迎打擾時段。見面/電話 溝通交流要事第一, 即時信息等干擾度較低的交流 善用小塊時間；善用小塊時間； 保持桌面整潔；保持桌面整潔； 不必親手做的事盡量委派給他人，根據(jù)不必親手做的事盡量委派給他