淺談檔案管理工作的重要性

1、    淺談檔案管理工作的重要性    林永春【摘要】在目前的現(xiàn)狀下，檔案管理工作日益體現(xiàn)了重要性，各個(gè)行業(yè)也逐步認(rèn)識到優(yōu)化檔案管理模式具備的價(jià)值所在。進(jìn)入新時(shí)期后，檔案管理工作以及信息化手段正在實(shí)現(xiàn)銜接與融合，因此在根源上轉(zhuǎn)變了管理檔案的流程與方式。由此可見，有關(guān)部門當(dāng)前針對檔案管理有必要明確其中重要性，并且給出適合于推行現(xiàn)階段檔案管理的可行舉措。【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 重要性 具體措施檔案管理工作涵蓋了檔案歸類、檔案整理、檔案存放以及檔案調(diào)取等各項(xiàng)相關(guān)操作，因此有必要構(gòu)建完整度較高的檔案資料系統(tǒng)。與此同時(shí)，關(guān)于當(dāng)前施行的檔案管理各項(xiàng)工作也要體現(xiàn)便捷性

2、，并且對于最根本的檔案安全予以保障。從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，作為負(fù)責(zé)管理檔案的機(jī)構(gòu)與部門就要致力于探尋全新的檔案管理方式與管理手段，確保能夠達(dá)到最優(yōu)化的檔案管理效果。一、檔案管理工作具備的重要性首先是妥善保留珍貴的單位檔案資料。從根本上來講，檔案本身構(gòu)成了企事業(yè)單位自身擁有的珍貴資料與寶貴財(cái)產(chǎn)。這是由于，單位檔案以及個(gè)人檔案都承載著珍貴的資料與信息。在此前提下，單位關(guān)于目前現(xiàn)存的各類檔案資料就要做到妥善予以保留，確保有關(guān)人員能做到隨時(shí)調(diào)取并且查閱現(xiàn)有的檔案信息。從現(xiàn)狀來看，單位針對檔案管理已經(jīng)能借助多種信息化手段。面對信息化趨勢，關(guān)于管理各類的檔案信息尤其需要關(guān)注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡

3、改。其次是理順檔案工作的基本流程。在負(fù)責(zé)管理檔案的專門工作人員看來，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復(fù)雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實(shí)踐中，改進(jìn)檔案管理就是要集中于理順現(xiàn)有的管理操作流程，借助信息手段來替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現(xiàn)優(yōu)良的實(shí)效性，在簡化流程的同時(shí)也符合了良好的檔案管理綜合效果。第三是方便提取與調(diào)用檔案。檔案資料本身含有較多的關(guān)鍵信息，因此有必要允許相應(yīng)個(gè)人或者相關(guān)組織依照特定權(quán)限來調(diào)取上述的檔案信息。具體針對調(diào)用某些檔案信息來講，關(guān)鍵在于設(shè)置查閱相關(guān)檔案的權(quán)限。在某些情形下，相關(guān)人員如果超出了既有的檔案查閱權(quán)限，那么不可隨

4、便查閱檔案或者調(diào)用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。二、有效開展檔案管理工作的舉措從現(xiàn)狀來看，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)側(cè)重于綜合性的檔案歸類、檔案信息搜集、檔案借用以及歸還、信息存檔以及檔案維護(hù)等。由此可見，檔案管理的流程本身具有復(fù)雜性。作為檔案管理的有關(guān)負(fù)責(zé)人員來講，其應(yīng)當(dāng)意識到自身具備的檔案管理職責(zé)所在。同時(shí)，作為上述的管理人員還要注重提升自身的綜合素養(yǎng)，確保能夠緊密結(jié)合檔案管理有關(guān)的各個(gè)操作流程。具體而言，目前針對檔案管理仍需關(guān)注如下的工作改進(jìn)舉措：（一）全面提升人員專業(yè)素養(yǎng)截至目前，某些負(fù)責(zé)管理檔案資料的專業(yè)人員仍然欠缺應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)。在此情形下

5、，上述人員通常很難切實(shí)遵照相應(yīng)流程來施行檔案管理，以至于表現(xiàn)為混亂的檔案管理狀態(tài)。為了全面加以改進(jìn)，有關(guān)部門在現(xiàn)階段就要致力于培育綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員，確保此類人員針對信息化手段能夠予以靈活適用。只有運(yùn)用日常培訓(xùn)的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優(yōu)良的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。（二）優(yōu)化檔案管理的基本操作流程檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來，為了顯著簡化現(xiàn)有的檔案管理流程，則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進(jìn)而提升了管理工作效率。（三）保障檔案信息安全性面對信息化的當(dāng)前時(shí)期背景，關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域，因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來全面防控檔案信息遺失。具體針對查閱檔案資料來講，應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過全方位的檔案加密處理，應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。結(jié)束語：經(jīng)過綜合分析，可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)忽視，檔案管理工作對于全過程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前，很多企事業(yè)單位都已逐漸意識到有序推行檔案管理對