office-辦公軟件操作技巧大全

1、Word ，PDF ，PPT，TXT 之間的轉(zhuǎn)換方法1 利用"大綱"視圖 打開(kāi)PPT演示文稿，單擊"大綱"，在左側(cè)"幻燈片/大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)，按 "Ctrl+A" 組合健全選內(nèi)容，然后 使用 "Ctrl+C" 組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇"復(fù)制 "命令，然后粘貼到Word 里。 提示：這種方法會(huì)把原來(lái)幻燈片中的行標(biāo)、各種符號(hào)原封不動(dòng)的復(fù)制下來(lái)。2 利用"發(fā)送"功能巧轉(zhuǎn)換 打開(kāi)要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片，單擊"文件"-&q

2、uot;發(fā)送"- "MicrosoftWord" 菜單命令。然后選擇 "只使用大綱 "單選按鈕并單擊 "確定"按鈕， 等一會(huì)就發(fā)現(xiàn)整篇 PPT 文檔在一個(gè) Word 文檔里被打開(kāi)。提示： 在轉(zhuǎn)換后會(huì)發(fā)現(xiàn) Word 有很多空行。在 Word 里用替換功能全部刪除空行可按"Ctrl+H"打開(kāi)"替換"對(duì)話框，在"查找內(nèi)容"里輸入"ApAp"，在"替換為"里 輸入"Ap"，多單擊幾次"全部替換"

3、按鈕即可。（"A"可在英文狀態(tài)下用"Shift+6"鍵 來(lái)輸入。）3 利用"另存為"直接轉(zhuǎn)換 打開(kāi)需要轉(zhuǎn)換的幻燈片，點(diǎn)擊"文件"-" 另存為"，然后在"保存類型"列表框里選擇存為 "rtf" 格式?，F(xiàn)在用 Word 打開(kāi)剛 剛保存的 rtf 文件，再實(shí)行適當(dāng)?shù)木庉嫾纯蓪?shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換。4PPTConverttoDOC 軟件轉(zhuǎn)換 PPTConverttoDOC 是綠色軟，解壓后直接 運(yùn)行，在運(yùn)行之前請(qǐng)將 Word 和 PPT 程序都關(guān)閉。選中要轉(zhuǎn)換的 PPT 文件，

4、直 接拖曳到 "PPTConverttoDOC" 程序里。單擊工具軟件里的 "開(kāi)始"按鈕即可轉(zhuǎn)換， 轉(zhuǎn)換結(jié)束后程序自動(dòng)退出。提示： 如果選中 "轉(zhuǎn)換時(shí)加分隔標(biāo)志 "，則會(huì)在轉(zhuǎn)換好的 word 文檔中顯示當(dāng)前 內(nèi)容在原幻燈片的哪一頁(yè)。轉(zhuǎn)換完成后即可自動(dòng)新建一個(gè) Word 文檔，顯示該 PPT 文件中的所有文字。ps：第四種慎用 ,百度上很多所謂的那個(gè)軟件都是有病毒的 , 毒性不小 ,一般的殺毒軟 件查不出 PDF 文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了很多，但倘若要從里面提取些資 料，實(shí)在是麻煩的能夠。二、把 PDF 轉(zhuǎn)換成 Word 的

5、方法Adobe Acrobat 7.0 Professional是編輯 PDF 的軟件。用 Adobe Acrobat 7.0 Professional 打開(kāi)他另存為 WORD 試試看。或者用 ScanSoft PDF Converte ，安裝完成后不須任何設(shè)置，它會(huì)自動(dòng)整合到 Word 中。當(dāng)我們?cè)?Word 中點(diǎn)擊“打開(kāi)”菜單時(shí)，在“打開(kāi)”對(duì)話框的“文件 類型”下拉菜單中能夠看到“ PDF ”選項(xiàng)，這就意味著我們能夠用 Word 直接 打開(kāi) PDF 文檔了 !ScanSoft PDF Converter 的工作原理其實(shí)很簡(jiǎn)單，它先捕獲 PDF 文檔中的信 息，分離文字、圖片、表格和卷，再將

6、它們統(tǒng)一成 Word 格式。因?yàn)?Word 在 打開(kāi) PDF 文檔時(shí)，會(huì)將 PDF 格式轉(zhuǎn)換成 DOC 格式，所以打開(kāi)速度會(huì)較一般 的文件慢。打開(kāi)時(shí)會(huì)顯示 PDF Converter 轉(zhuǎn)換進(jìn)度。轉(zhuǎn)換完畢后能夠看到，文 檔中的文字格式、 版面設(shè)計(jì)保持了原汁原味， 沒(méi)有發(fā)生任何變化， 表格和圖片也 完整地保存下來(lái)了，能夠輕松實(shí)行編輯。除了能夠在 Word 中直接打開(kāi) PDF 文檔外，右擊 PDF 文檔，在彈出菜單中選 擇“ Open PDF in Word ”命令也可打開(kāi)該文件。另外，它還會(huì)在 Outlook 中 加入一個(gè)工具按鈕，如果收到的電子郵件附件中有 PDF 文檔，就能夠直接點(diǎn)擊 該按鈕將

7、它轉(zhuǎn)換成 Word 文件 有時(shí)我們?cè)诰W(wǎng)上搜索到 PDF 格式的文件，同樣能夠通過(guò)右鍵菜單的相關(guān)命令直 接在 Word 中打開(kāi)它。三、Word 轉(zhuǎn)換成 PPT 的方法我們通常用 Word 來(lái)錄入、編輯、 打印材料，而有時(shí)需要將已經(jīng)編輯、 打印好的 材料，做成 PowerPoint 演示文稿，以供演示、講座使用。如果在 PowerPoint 中重新錄入，既麻煩又浪費(fèi)時(shí)間。如果在兩者之間，通過(guò)一塊塊地復(fù)制、粘貼， 一張張地制成幻燈片，也比較費(fèi)事。其實(shí)，我們能夠利用 PowerPoint 的大綱視 圖快速完成轉(zhuǎn)換。首先，打開(kāi) Word 文檔，全部選中， 執(zhí)行“復(fù)制”命令。然后，啟動(dòng) PowerPoin

8、t ， 如果是 Word 2002 版，選擇“普通”視圖，單擊“大綱”標(biāo)簽（如圖 1 ）；如 果沒(méi)有“大綱”和“幻燈片”選項(xiàng)卡，顯示的方法是在 “視圖”菜單上，單擊“普 通（恢復(fù)窗格）”或在窗口的左下角，單擊普通視圖（恢復(fù)窗格） 按鈕；如果 是 Word 97/2000 版，可直接選擇“大綱”視圖，將光標(biāo)定位到第一張幻燈片 處，執(zhí)行“粘貼”命令，則將 Word 文檔中的全部?jī)?nèi)容插入到了第一幻燈片中。 接著，可根據(jù)需要實(shí)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號(hào)、字型、字的顏色和對(duì) 齊方式等；然后將光標(biāo)定位到需要?jiǎng)澐譃橄乱粡埢脽羝帲?直接按回車鍵， 即可 創(chuàng)建出一張新的幻燈片；如果需要插入空行，按 Sh

9、ift+Enter 。經(jīng)過(guò)調(diào)整， 很快就能夠完成多張幻燈片的制作（如圖 2 ）。最后，還能夠使用“大綱”工具 欄，利用“升級(jí)”、“降級(jí)”、“上移”、“下移”等按鈕進(jìn)一步實(shí)行調(diào)整。 反之，如果是將 PowerPoint 演示文稿轉(zhuǎn)換成 Word 文檔，同樣能夠利用 “大綱” 視圖快速完成。方法是將光標(biāo)定位在除第一張以外的其他幻燈片的開(kāi)始處，按BackSpace （退格鍵），重復(fù)多次，將所有的幻燈片合并為一張，然后全部 選中，通過(guò)復(fù)制、粘貼到 Word 中即可。四、將 PDF 轉(zhuǎn)換成 TXT 的方法方法一： 用以上方法將 PDF 轉(zhuǎn) DOC ，再用 WORD 將 DOC 轉(zhuǎn) TXT 方法二：用 P

10、DF2TXT 3.1 漢化版PDF2TXT 3.1漢化版能夠快速把.pdf文件轉(zhuǎn)換為.txt或.htm（.html）文件的小 工具操作簡(jiǎn)單，快捷注：Adobe Acrobat Reader6.0 以上版本能夠直接把 PDF 文件另存為 txt 文件。五、PDF 轉(zhuǎn) BMP方法一：用 PDFTOOLSPDF 是 Adobe 公司開(kāi)發(fā)的作為全世界可移植電子文檔的通用格式， 它能夠準(zhǔn)確 保存源文件的字體、 格式、顏色和圖片， 使文件的交流能夠輕易跨越應(yīng)用程序和 系統(tǒng)平臺(tái)的限制。但是，一些文檔的特殊操作（如提取 PDF 文檔中的一段文字 或圖片）對(duì)于一般用戶來(lái)說(shuō)，不是那么容易上手的。不過(guò)現(xiàn)在有了 PD

11、FTools 這款神奇工具后，你就能夠輕松地把PDF文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成HTM、TXT和BMP 這三種常用的文件格式。為了 PDFTools 能更好地為我們服務(wù)，我們首先得對(duì)它實(shí)行一番設(shè)置。在主界面中點(diǎn)擊菜單“文件一設(shè)置”或直接按“ Ctrl + D ”組合鍵調(diào)出設(shè)置對(duì)話框。在 “常規(guī)設(shè)置” 標(biāo)簽頁(yè)中設(shè)置頁(yè)面的轉(zhuǎn)換范圍， 默認(rèn)為全部轉(zhuǎn)換， 你能夠點(diǎn)擊下拉 按鈕，選擇“選擇指定頁(yè)”后，輸入轉(zhuǎn)換的起始頁(yè)和停止頁(yè)。未注冊(cè)版本只能轉(zhuǎn) 換 PDF 文檔的前五頁(yè)內(nèi)容。輸出設(shè)置”框的內(nèi)容是設(shè)置輸入圖片的像素和 JPEG 圖片質(zhì)量。選中“轉(zhuǎn)換 后瀏覽”的復(fù)選框， 那么當(dāng)文檔轉(zhuǎn)換完成后， 程序就會(huì)調(diào)出對(duì)應(yīng)程序打開(kāi)轉(zhuǎn)

12、換后 的文件?！癙DF2HTM ”標(biāo)簽頁(yè)只有一“使用完全處理模式”復(fù)選框，依實(shí)際情況決定。六、PDF轉(zhuǎn)HTM的方法HTM 是網(wǎng)頁(yè)的通用格式，但 PDFTools 轉(zhuǎn)換 HTM 文件后，所形成的 HTM 文 件并不包含有 PDF 文檔中的文字，而是將 PDF 文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成 JPG 圖像文 件，然后再用 HTML 語(yǔ)言將圖片嵌入到網(wǎng)頁(yè)中。生成的 HTM 文件是一個(gè)框架 網(wǎng)頁(yè)，即左邊是各頁(yè)面的鏈接窗口，右邊的內(nèi)容就是 JPG 圖片了。如果你用的 是 IE6 的話，當(dāng)鼠標(biāo)移到右邊窗口后，就會(huì)浮出一排快捷工具欄。首先選擇菜單“工具-PDF轉(zhuǎn)HTM ”，使其轉(zhuǎn)為HTM模式。接著打開(kāi)文件有 多種操作方式

13、：通過(guò)菜單“文件一打開(kāi)”直接按“ Ctrl + F ”鍵后調(diào)出打開(kāi)對(duì)話 框選擇文件，或者直接把待轉(zhuǎn)換的 PDF 文檔拖到 PDFTools 主界面中，軟件馬 上開(kāi)始轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換后的文件是保存有源文件中， 而且還有相對(duì)應(yīng)名稱的子文件夾， 里面就是一些 JPG 圖片和其它資源。最后彈出一個(gè)提示窗口，點(diǎn)擊“確定”即 可。一、誤刪資料恢復(fù)一不小心，刪錯(cuò)了，還把回收站清空了，咋辦啊？ 只要三步，你就能找回你刪掉并清空回收站的東西 步驟：1 、單擊“開(kāi)始運(yùn)行，然后輸入 regedit （打開(kāi)注冊(cè)表）2 、 依 次 展 開(kāi) ： HEKEY LOCAL MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WI

14、NDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左邊空白 外點(diǎn)擊“新建”，選擇：“主鍵”，把它命名為“ 645FFO40 5081 101B 9F08 00AA002F954E ”再把右邊的“默認(rèn)”的主鍵的鍵值設(shè)為“回收站” ，然后退出注冊(cè)表。就 OK 啦。3、要重啟計(jì)算機(jī)。只要機(jī)器沒(méi)有運(yùn)行過(guò)磁盤整理。系統(tǒng)完好 .任何時(shí)候的文件都能夠找回來(lái)。也許你已經(jīng)在 Excel 中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用 Excel 函數(shù) 實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為 Excel 也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但 我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)

15、是 Excel 全部技巧的百分 之一。本專題從 Excel 中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel 的 別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于等 于 1500 元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于 1000 元的工資總額以“棕色”顯 示，其它以“黑色”顯示，我們能夠這樣設(shè)置。1. 打開(kāi)“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式一條件格式” 命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于 或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000 ”。單擊“格式” 按鈕，打開(kāi)“單 元格格

16、式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色” 。2. 按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件 (大于等于 1500 ，字體 設(shè)置為“藍(lán)色”；小于 1000 ，字體設(shè)置為“棕色” )3. 設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中， 為了保持名稱的一致性， 利用“數(shù)據(jù) 有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1. 在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 （如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)” 等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2. 選中 A 列（“工業(yè)企業(yè)

17、”名稱所在列 ），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)” 字符后，按“回車”鍵實(shí)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”3. 切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù) -有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許” 右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源”方框中，輸入“工業(yè)企 業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)），確定退 出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 （如 D 列），再打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中 “序列”選項(xiàng)后，在“來(lái)源”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1） ，

18、確定退出。4. 選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相對(duì)應(yīng)的“企業(yè)類 別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的 D列單元格（如D4），單擊下拉按 鈕，即可從相對(duì)應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，能夠選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方 便隨時(shí)調(diào)用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開(kāi)“自定義”對(duì)話框。在 “命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜 單

19、”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱（如“常用文檔” ）。2. 再在“類別”下面任選一項(xiàng) （如“插入”選項(xiàng) ），在右邊“命令”下面任選一 項(xiàng) （如“超鏈接”選項(xiàng) ），將它拖到新菜單 （常用文檔 ）中，并仿照上面的操作對(duì)它 實(shí)行命名 （如“工資表”等 ），建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3. 選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) （如“工資表”等 ），右擊鼠標(biāo)，在彈出 的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開(kāi)”選項(xiàng)，打開(kāi)“分配超鏈接”對(duì)話框。通 過(guò)按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相對(duì)應(yīng)的工作簿（如“工資.Xis ”等）文件夾，

20、并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。4. 以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文 檔”菜單，單擊其中的相對(duì)應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：即使我們將“超鏈接” 選項(xiàng)拖到了“常用文檔” 菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和 “常用” 工具欄上的 “插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)， 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)， 為了方便輸入， 我們 能夠制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。1. 執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏”命令，打開(kāi)“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名?如“ fuhao1 ” ?并將宏保存有“個(gè)人

21、宏工作簿”中，然后“確定”開(kāi)始錄制。選 中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè) 單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏” 。2. 打開(kāi)“自定義” 對(duì)話框，在“工具欄” 標(biāo)簽中，單擊“新建” 按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱“專業(yè)符號(hào)” ，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一 個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏” ，將“命令”下面的“自 定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上 （有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕 ）。3. 選中其中一個(gè)“自定義按鈕” ，仿照第 2 個(gè)秘技的第 1 點(diǎn)

22、對(duì)它們實(shí)行命名。4. 右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打 開(kāi)“指定宏”對(duì)話框，選中相對(duì)應(yīng)的宏 （如 fuhao1 等 ），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相對(duì)應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。5. 關(guān)閉“自定義” 對(duì)話框，以后能夠像使用普通工具欄一樣， 使用“專業(yè)符號(hào)” 工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1. 打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行 （或列 ）標(biāo)上拖拉，選中它 們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行 （或列）隱藏起來(lái)。2. 執(zhí)行

23、“視圖一視面管理器”命令，打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加” 按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱 （如“上報(bào)表” ）后，單擊“確定” 按鈕。3. 將隱藏的行（或列）顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作， “添加”好其它的打印視面。4. 以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器” ，選中需要打印的表格名稱， 單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版 一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就 OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門實(shí)行排序， 這些部門名稱既的相關(guān)信息不是按 拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來(lái)排序。1. 執(zhí)行“格式

24、一選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽 中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列 （如“機(jī)關(guān) ,車隊(duì) ,一車間, 二車間,三車間”等 ），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2. 選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序”命令， 打開(kāi)“排序” 對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選 中剛才自定義的序列， 按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求實(shí)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。1 .選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 （區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在

25、“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后 在右邊“類型”下面的方框中輸入“； ；” （三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào) ）。2. 再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3. 執(zhí)行“工具一保護(hù)一保護(hù)工作表”命令，打開(kāi)“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置 好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號(hào)，這樣能夠防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)， 有的單元格中要輸入英文， 有的單元格中要輸入中文， 反

26、復(fù)切 換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有 效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選 中“打開(kāi)”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第 1 個(gè)中文輸入法 ）自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法 自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本， 如電腦報(bào) 而煩惱呢 ?那就往下看吧。1. 執(zhí)行“工具-自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2. 在“替換” 下面的方框中輸入 “pc

27、w ” （也能夠是其他字符， “pcw ”用小寫 ），在“替換為”下面的方框中輸入“ 電腦報(bào)”，再單擊“添加”和“確定”按鈕3. 以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw ”字符 ?此時(shí)能夠不考慮“pcw ”的大小寫 ?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富， 但并不能滿足我們的所有需要。 我們能夠自定義一個(gè)函 數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1. 執(zhí)行“工具一宏一 Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“ Alt+F11 ”快捷 鍵），打開(kāi) Visual Basic 編輯窗口。2在窗口中，執(zhí)行“插入一模

28、塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊一一模塊1 o3. 在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function4. 關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后能夠像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相對(duì)應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢 ?1. 執(zhí)行“格式一工作表一背景”命令，打開(kāi)“工作表背景”對(duì)話框，選中需要 作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2. 在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)， 用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格

29、（區(qū)域）中拖拉，同時(shí) 選中這些單元格（區(qū)域）o3. 按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色 板”中，選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片， 而上述選中的單元格 （區(qū)域）下面就沒(méi)有襯圖片了 （其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了）提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ & ”來(lái)合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中， 不需要利用函數(shù)， 一個(gè)小小的連字符“ &”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1. 在 D 列后面插入兩個(gè)空列 (E、 F 列) ，然后在 D1 單元格中輸入公式：=B1&

30、C1&D1 。2. 再次選中 D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 D 列下面的單元格 中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3. 選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼” 命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按 鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4. 將 B、 C、 D、 E 列刪除，完成合并工作。提示：完成第 1、 2 步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除 B、 C、D 列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須實(shí)行第 3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值” 。 生成績(jī)條常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條”這樣的問(wèn)題

31、，有很多人采取錄制宏或 VBA 的 方法來(lái)實(shí)現(xiàn)， 這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。 出于此種考慮， 我在這里給出一種 用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存有 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 單元格區(qū)域中，其中 第1 行為標(biāo)題，第 2 行為學(xué)科名稱。1.切換到 Sheet2 工作表中，選中 A1 單元格，輸入公式： =IF(MOD(ROW() ，3)=0 ,，IF(OMOD?ROW() ，3(=1，sheetl ! A u，INDEX(sheet1 ! $A:$G ，INT(ROW()+4)/3)+1) ，COLUMN()o2. 再次選中 A1 單元格，用“填充柄” 將上述公式復(fù)制到

32、 B1 至 G1 單元格中； 然后，再同時(shí)選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 A2 至 G185 單元格中。至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中 A1 至 G2 單元格區(qū)域 （第 1 位學(xué)生的成績(jī)條 區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中， 選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框 （如果不需要邊框，能夠不實(shí)行 此步及下面的操作 ）。4. 同時(shí)選中 A1 至 G3 單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印

33、”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來(lái)。十四、 Excel 幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的“搜索函 數(shù)”功能能夠幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面的 方框中輸入要求 （如“計(jì)數(shù)” ），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)” 相關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān) 的協(xié)助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表 （Sheet1） 時(shí)，需要查看其它工作表中 （Sheet2 、Sheet3）某個(gè)單元格的

34、內(nèi)容，能夠利用 Excel的“監(jiān)視窗口”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開(kāi)“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后， 再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)” 。以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要打開(kāi)“監(jiān)視窗口” ，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn) 單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2002 對(duì)此功能實(shí)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中， 選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖一工

35、具欄一邊框”命令，展開(kāi)“邊框”工 具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式， 然后在需要添加邊框的單 元格區(qū)域中拖拉，即可為相對(duì)應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯(cuò)了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后 在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下， 就能夠清除掉錯(cuò)誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色 的邊框，能夠先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中 需要的顏色后，再畫邊框即可。這個(gè)功能還能夠在單元格中畫上對(duì)角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)， 或者在該輸入 文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Ex

36、cel 就能自動(dòng)判斷、 即時(shí)分析并彈出 警告，那該多好啊 !要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，對(duì) Excel 來(lái)說(shuō)，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “年份” 的單元格中， 為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算 的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。 所以，我們能夠單擊 “數(shù)據(jù)” 菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中 選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于” ，且“長(zhǎng)度”為“ 4”。 同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告” 設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 !”和 “請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。很顯然

37、， 當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)， Excel 就會(huì)彈出 示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了準(zhǔn)確“樣式”的數(shù)值后方可 繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其實(shí)，在 Excel 的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有很多特殊類 型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊， “序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如 你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾 不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開(kāi) Excel ，軟件總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。 由此就可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理水平，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工 作。要協(xié)調(diào)關(guān)

38、聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。所以，在很多情況下，都會(huì)需要同 時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格實(shí)行成組編輯呢? 首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“ Sheet1 ”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“ Sheet3 ” （如果 我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起， 能夠按住 Ctrl 鍵實(shí)行點(diǎn)選 ）。此時(shí)，我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組” 字樣，我們就能夠?qū)嵭袑?duì)工作組的編輯工作 了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作 組”中所有表格的同一位置都顯示出相對(duì)應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。 比如，我

39、們需要將多張表格中相同位置的 數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單 擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表” 。這 時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式” 一項(xiàng), 點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù) 據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)僅僅針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表 格中的內(nèi)容， Excel 都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在 Excel 2002 中，至少提供了

40、三種相關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。 它們分別是：“ =UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“ =LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將 文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER（ 源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小 寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1 單元格中輸 入小寫的“ excel ”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER（A1） ”，回車后得到的 結(jié)果將會(huì)是“ EXCEL ”。同樣，如果我們?cè)?A3 單元格中輸入“ mr.weiwei ”， 然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“ =PROPER（A3） ”，那么我們得到的結(jié)果就將是“ Mr.Weiwei ”了。二十

41、、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外， 從已存有的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對(duì)是一種省 時(shí)又省事的方法， 特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、 籍貫 等信息。如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格, 提取的字符數(shù) )”函數(shù)，它表示“從 A4 單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提取 2 個(gè)字符” 輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“ =LEFT( 源數(shù)據(jù)格， 提取的字符數(shù) )”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從 數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從 A5 單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)， 就只須在目標(biāo)單元格中輸入

42、“ =MID(A5,4,2) ”就能夠了。意思是：在 A5 單元 格中提取第 4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4和第5兩個(gè)字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜 的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)十分固定的模式： 絕大部分的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使 用的“th ”后綴，但大凡是以“ 1 ”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd ” 和“ rd ”結(jié)尾的。而且，“ 11”、“12 ”、“ 13 ”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍 然是以“ th ”結(jié)尾的。所以，實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路， 找準(zhǔn)函數(shù)， 只須編寫一個(gè)公式， 就可輕松轉(zhuǎn)換了。 不信，

43、 請(qǐng)看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th ，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st nd ， rd ), th )”。該公式即使一長(zhǎng)串，不過(guò)含義卻很明確：如果數(shù)字 是以“ 11”、“ 12 ”、“ 13 ”結(jié)尾的，則加上“ th”后綴；如果第1原則無(wú)效， 則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“ 1”結(jié)尾使用“ st ”、以“2 ”結(jié)尾使用“ nd ”、以“3 ” 結(jié)尾使用“rd ”；如果第1、2原則都無(wú)效，那么就用“ th ”。所以，基數(shù)詞和 序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過(guò)交道的人都知道， 在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的 “安全填寫法”， 那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“ $ ”之類的符號(hào)。其 實(shí)，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“ REPT ”函數(shù)。它的基本格式是 “ =REPT( “特殊符號(hào)”，填充位數(shù) )”。