新時期行政事業(yè)檔案的數(shù)字化管理研究

1、    新時期行政事業(yè)檔案的數(shù)字化管理研究    尹婭摘 要：隨著社會信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，我國也逐漸向以互聯(lián)網(wǎng)為主要工具的信息時代過渡。尤其在行政事業(yè)單位檔案管理方面發(fā)揮了巨大的作用。檔案管理是行政事業(yè)單位的重要內(nèi)容，因此在信息化背景下如何提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平是當前探究的重點。關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 檔案數(shù)字化 質(zhì)量控制采用科學(xué)的方案管理行政事業(yè)單位的檔案，能夠為檔案的真實性提供保障，基于這一情況，伴隨計算機信息時代的到來，行政事業(yè)單位的檔案開展信息化、科學(xué)化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國行政事

2、業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，其后，針對數(shù)字化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化工作的開展予以了探討。一、在行政事業(yè)單位進行檔案管理工作的原則由于行政事業(yè)單位的檔案管理工作的服務(wù)對象是面向社會的，擁有社會公共服務(wù)性與保密性，因此在進行檔案管理工作時，應(yīng)該遵循一定的原則，保證工作的順利展開。第一，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持原則性、規(guī)范性、靈活性互相統(tǒng)一的原則。在具體的工作實踐中，要嚴格遵守國家對行政事業(yè)單位檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制定的內(nèi)容，進行檔案管理工作的各項工作的展開，同時還要采取靈活多變的方式根據(jù)實際中

3、不同行政事業(yè)單位的特點與需求，使符合本單位的檔案管理規(guī)章制定逐步建立并完善。第二，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持制定與執(zhí)行并重的原則。進行行政事業(yè)單位檔案管理相關(guān)規(guī)章制定的定制時，必須要嚴謹，在遵循國家法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容的同時，也要使其適用于本單位的實際特點，另外，在進行具體的執(zhí)行過程中，對各項制度的執(zhí)行與落實的情況要加以關(guān)注，使行政事業(yè)單位檔案管理制度的規(guī)范化、標準化與合理化得到實現(xiàn)。第三，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持職責兼顧權(quán)益的原則。行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員要明確自己的職責，根據(jù)本單位的實際情況與發(fā)展需求，將科學(xué)、合理、可行性高的檔案管理工作計劃與目標進行

4、定制。此外，還應(yīng)該對檔案管理工作計劃的執(zhí)行情況加強監(jiān)管力度，同時還要保護好工作人員的合法權(quán)益，使其不受到侵害。二、行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在哪些問題（一）對檔案管理人員的調(diào)動比較頻繁聘用專業(yè)的檔案管理人員是做好行政事業(yè)單位的檔案管理工作的重要保證，但是一些行政事業(yè)單位對此并沒有得到關(guān)注，還存在著崗位的輪換制度，造成人員調(diào)動頻繁的情況發(fā)生，造成理事物交接不充分與“死檔”問題的出現(xiàn)，嚴重阻礙了管理工作持續(xù)有效的進行。（二）檔案管理人員對專業(yè)技術(shù)的缺乏檔案管理人員是進行行政事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵因素，但是在我國的行政事業(yè)單位對檔案管理工作還不夠重視，進行人員錄用時沒有嚴格要求檔案管理人員的專

5、業(yè)水平，甚至有很多錄用的檔案管理人員不是行政檔案管理專業(yè)的工作人員，導(dǎo)致這些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)與經(jīng)驗，所以在進行檔案管理工作的過程中他們經(jīng)常會有力不從心的情況發(fā)生。（三）檔案管理流程的不規(guī)范在進行行政檔案管理工作中，保證工作的嚴密性與規(guī)范性能夠有效的確保行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，但是一些行政事業(yè)單位對檔案管理工作并不重視，所以在進行檔案管理工作時經(jīng)常會存在一些疏漏問題，因為檔案管理工作的繁雜性，所以往往在工作中出現(xiàn)一些細微的疏漏也可能會導(dǎo)致在工作過程中產(chǎn)生比較大的損失。由于檔案管理工作在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中得不到重視，導(dǎo)致管理人員在進行檔案管理工作啊會產(chǎn)生散漫、隨意等不嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)

6、度，使檔案管理工作流程存在了不規(guī)范的問題。三、行政事業(yè)單位檔案管理完善措施（一）創(chuàng)新檔案管理制度，強化單位檔案管理能力從目前來看，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理模式以及相應(yīng)的管理方法都比較落后，嚴重缺乏創(chuàng)新意識。為了能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，需要對檔案管理的方式進行一定的完善，從而對檔案管理的整體水平進行進一步的加強。除此之外，還應(yīng)在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上對其進行不斷地創(chuàng)新，并與數(shù)字化、智能化、科技化的手段相結(jié)合，不斷完善管理技術(shù)，不斷加強檔案管理能力，才能全面提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。（二）提升檔案管理的信息化水平當今社會處于信息化高度發(fā)展的時代，因此行政事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程當中應(yīng)當

7、抓住這一契機，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將檔案管理工作的信息化水平提高到一個全新的高度。在行政事業(yè)單位進行檔案管理工作的過程當中有效地借助當代的發(fā)達信息技術(shù)，不斷的引入新的信息管理平臺，并且應(yīng)當確保信息管理平臺的易操作性，保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手，從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位的檔案信息資源量大，利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)對非保密檔案的資源共享，能夠確保最大量的最大化利用，從而提高社會服務(wù)水平，這也是提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵一步。（三）綜合提高檔案管理工作人員素質(zhì)管理檔案的工作人員應(yīng)該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統(tǒng)計、計算機操作等能

8、力，還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺。但如今人社局檔案管理人員呈現(xiàn)高齡化趨勢，對他們進行再次培訓(xùn)困難較大，將高齡工作人員辭退再補充更加不現(xiàn)實，但我們可以首先完善團隊人員結(jié)構(gòu)，高層管理人員中不僅要有工作經(jīng)驗豐富的人，還要有懂得專業(yè)知識的人，兩方互補，共同管理。同時在日常工作時，可以慢慢培訓(xùn)工作人員的檔案管理能力，并且分工合作，每位工作人員負責自己較擅長的，高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性，每年檔案管理人員都應(yīng)該進行相當數(shù)量的安全演習(xí)，確保工作人員能夠在最短時間內(nèi)進行檔案移交與安全保護。最后。每年都應(yīng)該進行一次內(nèi)部資格考核，考核不合格者除了會影響內(nèi)部評定，還要再次重點培訓(xùn)，并再次考核，仍不合格就會被考慮辭退。這樣，不僅能夠保證管理團隊的專業(yè)性，還能夠調(diào)動工作人員工作積極性?？偨Y(jié)：總之，在信息化時代的大背景之下，加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，需要行政事業(yè)單位做到上下一心，對每一個工作的環(huán)節(jié)做到仔細考量，有效彌補管理工作當中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現(xiàn)實性”，也就是應(yīng)當對本單位的實際情況展開深入研究，在