高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策

1、    高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策    耿歡歡摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學習、生活及參加各種社會實踐活動的信息。高校檔案管理的完整性，給學校師生未來的工作、生活奠定基礎，是國家聘用人才的主要依據(jù)。隨著社會的不斷進步，高校檔案的管理要求越來越精細，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。關鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，對高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個人簡歷，要結合高校的檔案記錄，才能深入的了解應聘人員在校期間的工作、學習、生活，了解他們的優(yōu)缺點，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種

2、因素的影響，導致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來的工作及生活。本文針對高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策進行探討。一、高校檔案管理的必要性每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學習、工作、經(jīng)歷，記錄了高校師生的優(yōu)缺點，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實踐活動，獲得的各種國家認可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進教學及奮斗事跡，為學校的教學做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進了高校教學和檔案管理工作的發(fā)展。二、高校檔案管理現(xiàn)狀（一）重視度不夠現(xiàn)今

3、的國家就業(yè)政策呈現(xiàn)多樣化，這給高校師生就業(yè)帶來很多機遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴峻的考驗。很多高校只是重視學校的教育教學管理，忽視了對學校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業(yè)的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學、學習，未對師生的專業(yè)知識進行培訓、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應用書本專業(yè)知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調動等。（二）高校檔案管理人員業(yè)務水平低許多高校的檔案管理人員都是一些準備退休或者不宜教學的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦

4、，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業(yè)務不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學習能力差，嚴重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。（三）管理制度落后、設施簡陋一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現(xiàn)象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。（四）檔案更新不及時隨著高校的不斷發(fā)展，高校的人數(shù)有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學期的開始，新生的入學，畢業(yè)生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、

5、升遷、工作調動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業(yè)生就業(yè)后檔案的轉移，制約了檔案管理工作的發(fā)展。三、高校檔案管理現(xiàn)狀的改進對策（一）建立健全的高校檔案管理體制結合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準確性，為高校師生今后招聘、評級、調動做好保障。（二）檔案管理方法的改進隨著高校的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方法無法跟上高校發(fā)展的步伐，而且單單紙質的記錄容易造成檔案的丟失。在現(xiàn)有的檔案管理基礎上，增加電腦檔案的錄

6、入、保存，再打印成紙質保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網(wǎng)絡來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。（三）檔案管理人員素質的提高隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專業(yè)技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進行定期培訓，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進高校檔案管理工作的發(fā)展。優(yōu)秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質及職業(yè)修養(yǎng)，做到業(yè)務精通。而且高校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，通過積極的檔案業(yè)務培訓及檔案專業(yè)理論知識學習，提高檔案管理人的綜合素質，并運用現(xiàn)代化管理技術及先進設備技術，提高檔案管理水平，使高校檔案管理

7、自動化。（四）全員參與，及時更新檔案信息高校的檔案信息，可以給高校教學帶來指導，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關檔案管理的活動，來提高全體師生對學校檔案管理工作的認知及配合，促使教職工積極將有價值的教學實例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進高校師生今后的發(fā)展，以及高校的發(fā)展。四、結語高校檔案管理工作是學校的一項重要工作，對高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學校未來的人員起到激勵作用。隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作要不斷的科學化、自動化、標準化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價值，促進高校教育事業(yè)的發(fā)展。參考文獻：1羅寶勇.美國高校檔案網(wǎng)站建設研究j.蘭臺世界，2010（10）.2霍雄飛.就業(yè)服務視角