東莞高星級酒店采購管理制度

1、東莞某高星級酒店采購管理制度為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化 ,合理控制成本 ,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率 ,特制定本采購管理制度 :一、采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部 ,隸屬酒店財務(wù)部管理 , 接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集 團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督 , 全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作 .二、采購部工作基本要求1. 所有采購項(xiàng)目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準(zhǔn)同意2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì) , 月結(jié)類物品每月每一類 至少有三家供貨商提供報價單3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外

2、出調(diào)查、接待廠商等方式獲 取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫 , 以書 面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善 保管,有人員變動時須全部列入移交 . 上述資料及采購人員自購物品價格 信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫 .7. 采購時間要求 : 一般物品采購時間為 3 天;急用物品當(dāng)天必須采購回來 ; 印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品 , 否則財務(wù)部將不予以報銷9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜10. 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠

3、商的貨款及時簽批支付事宜. 對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時支付 , 以建立酒店良好形象 , 維護(hù)酒店財務(wù)信譽(yù) , 同時也為 日后的采購工作提供便利 .三、采購審批程序1. 申購單審批程序：使用部門經(jīng)理 （ 倉庫主管 ） 資產(chǎn)會計復(fù)查 董事同意 采購部詢 價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦 董事會 申購單返回采購部2. 單位價值 1000 元以下或批量價值在 2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的 物品 ,采購部須事先貨比三家 ,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商 經(jīng)董事會最后批準(zhǔn)后方可采購 .酒店財務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價格及品質(zhì) 進(jìn)行不定期抽查 .2. 單位價值 1000 元以上或批量價值在 2000

4、 元以上的物品采購審批程序 : 采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字 執(zhí)行合同或協(xié)議（評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成）3. 賒購（月結(jié)）物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫 貨.其它物品按上述第 1、2、3款程序執(zhí)行 .各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報 價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組 通力合作，進(jìn)行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部 門可分

5、頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一 個月的供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物 料.四、采購監(jiān)督 采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成 , 平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情 , 以促進(jìn)酒店采購成本的控制 與監(jiān)督.五、供應(yīng)商管理1. 財務(wù)部應(yīng)定期 （每月或每季度 ）牽頭 ,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集 團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估 （ 酒店每類物品須有至少三家供貨商 ）, 淘汰 部分不合格供貨商 .2. 選用供應(yīng)商角度采用 1+2+N 原則，所謂 1+2+N 是指一類商品一個主供應(yīng) 商、 2 個輔助供應(yīng)商、 N 個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng) 商，大約 70%的物資從他手中購買。 2 個輔助供應(yīng)商提供大約 20%的物 資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商