搞好協(xié)調(diào) 辦公室主任的職責

1、文秘和辦公室工作學(xué)習(xí)資料第35期張家口市人口計生委辦公室 2006年7月25日搞好協(xié)調(diào)是辦公室主任的重要職責辦公室作為機關(guān)的綜合辦事機構(gòu)，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。搞好協(xié)調(diào)是辦公室主任的一項重要職能，是衡量辦公室整體素質(zhì)水平的重要表達。一、增強協(xié)調(diào)意識，處理好四大關(guān)系協(xié)調(diào)，是辦公室主任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行管理的根本職能，也是一項十分重要而且難度很大的工作。很多工作由于多家負責，你中有我、我中有你、職責交錯、利益相兼的問題，往往是導(dǎo)致部門之間意見分歧和相互矛盾的一條重要因素。因此，做好協(xié)調(diào)工作具有重大意義。辦公室主任在協(xié)調(diào)工作中，要站在全局的高度上，正確處理好整體與局

2、部、局部與局部之間的利益關(guān)系，最后在全局利益上到達協(xié)調(diào)統(tǒng)一。增強協(xié)調(diào)意識，要處理好四大關(guān)系。一是處理好重點和一般的關(guān)系。辦公室主任效勞的對象很多，有領(lǐng)導(dǎo)和群眾，有上級和下級，有在職干部和退休干部，有上級機關(guān)和下級機關(guān)。在這些關(guān)系的協(xié)調(diào)中，既要保重點，又要兼顧一般，要學(xué)會“彈鋼琴。保不住重點不行，只顧重點不顧一般也不行。二是處理好對上負責和對下負責的關(guān)系。對上要在服從中參謀，做到既發(fā)揮參謀作用又不越位包辦，既堅持真知灼見又堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖。對下要在領(lǐng)導(dǎo)中效勞，既要按照領(lǐng)導(dǎo)的指示精神加強對下屬的領(lǐng)導(dǎo)，又要牢固樹立領(lǐng)導(dǎo)就是效勞的思想。三是處理好中心工作和日常工作的關(guān)系。既要抓住中心工作，又要抓好日常

3、工作，二者不可偏頗，要把二者統(tǒng)一起來，做到兩手抓，兩手都要硬。四是處理好辦公室和各處室的關(guān)系。辦公室與各處室都是機關(guān)的組成局部，沒有上下貴賤之分，沒有老大老二之分，關(guān)系都是平等的。辦公室首先要樹立為各處室效勞的觀念，尊敬各處室，效勞各處室，經(jīng)常主動地征求各處室對辦公室工作的意見，不斷改良工作。二、做到“四勤，努力提高協(xié)調(diào)素質(zhì)辦公室主任的工作，不僅需要強烈的事業(yè)心和責任心，而且需要具備很強的協(xié)調(diào)素質(zhì)。辦公室主任的協(xié)調(diào)素質(zhì)需要很多，但概括地說，要努力做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤，通過廣泛的“看、聽、思、寫來認真地分析、研究、協(xié)調(diào)問題，要眼觀六路，耳聽八方，多思善謀，精于寫作。只有這樣，才能結(jié)合自己

4、的工作特點和性質(zhì)，切實搞好調(diào)查研究，高質(zhì)量高水平地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，作好協(xié)調(diào)工作。一眼勤，勤于看。一是要發(fā)揮“近水樓臺的優(yōu)勢，把紙上得來的和實地考察來的有機結(jié)合起來，創(chuàng)造性地掌握調(diào)查研究的方法，做到勤看會看。辦公室抓總合成，接觸面寬，每天都要處理大量的公文材料。因此，辦公室主任要學(xué)會當材料庫，通過細心觀察，日積月累，摘存資料，獲取大量的、有參考價值的第一手資料，并對這些資料及時進行整理和綜合分析，從中梳理提煉出新情況、新問題、新觀點，以獲取面上的情況。在此根底上對所掌握的第一手材料由此及彼由表及里地調(diào)查研究，以印證材料的真實性和可靠性。二是要在收集資料調(diào)查研究的根底上，深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，要把精力

5、放在領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最迫切需要了解和解決的問題即領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點問題上，積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。只有這樣，辦公室主任在工作中，才能了解“氣候，掌握“火候，說到關(guān)鍵之處，干到點子上，取得事半功倍的效果。二耳勤，善于聽。辦公室是附屬于領(lǐng)導(dǎo)工作并為領(lǐng)導(dǎo)效勞的輔助性工作，它的附屬性和效勞性決定了辦公室工作形態(tài)上的被動性。因此，辦公室工作在很多情況下，是靠聽來接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳達工作精神的。所以，我們要講究聽的藝術(shù)，做到善于聽，把耳朵聽和腦子想結(jié)合起來，邊聽邊想，提高聽的效果。三腦勤，敏于思。毛澤東同志說，“感覺到了的東西，我們不能立即理解它，只有理解了的東西才能更深刻地感覺它。了解了情

6、況，搜集了材料，還需要我們認真地分析研究，對所獲取和掌握的情況，進行科學(xué)地分析和歸納，探索事物的本質(zhì)規(guī)律。這就要求我們要勤于動腦，善于動腦，把得來的材料加工整理，棄其糟粕，取其精華，從中分析綜合提煉概括出有價值的東西來。四手勤，精于寫。寫是機關(guān)工作人員的一項綜合能力的反映，是辦公室人員的必備條件。提高寫作水平，寫好文章的要求很多，但最重要的有以下幾個方面：一是內(nèi)容新穎，具有獨創(chuàng)性。寫文章既不能無視前人的成果，又不應(yīng)受前人已有結(jié)論的束縛。既要匯總、綜合來自各方的資料，又必須結(jié)合本單位、本部門、本地區(qū)的實際，認真分析，不斷探索，提出自己的新的、獨特的觀點。二是持之有故，言之成理，具有科學(xué)性。持之有

7、故，就是以事實為根據(jù)，有據(jù)可查；言之成理，就是條理清楚，觀點明確；科學(xué)性，就是客觀地、真實地反映其本來面目，有一是一，有二是二，既不夸大也不縮小。三是行文嚴謹，具有簡潔性?！拔囊赞q潔為能，不以繁縟為巧。寫文章一定要在認真調(diào)查研究、廣泛搜集資料的根底上，錘煉文章的邏輯性，使論點論據(jù)一環(huán)緊扣一環(huán)，直至導(dǎo)向結(jié)論。三、掌握協(xié)調(diào)方法，搞好四個方面的效勞辦公室主任要出色的履行自己的職責，必須注意和不斷改良協(xié)調(diào)方法，搞好以下幾個方面的效勞。一是傳遞信息、調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供效勞。辦公室要善于掌握工作重心，緊緊圍繞本單位的工作目標和主要任務(wù)以及需要領(lǐng)導(dǎo)決策的重大問題，積極主動地組織與參與各種調(diào)查研究，通過

8、信息的收集、篩選、傳輸?shù)软椆ぷ?，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素與不利因素，及時向領(lǐng)導(dǎo)反響，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施科學(xué)的宏觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務(wù)的圓滿實現(xiàn)。首先，在領(lǐng)導(dǎo)決策前，辦公室主任要通過調(diào)查研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種情況，然后進行可行性研究，經(jīng)過加工和篩選，為領(lǐng)導(dǎo)提出可供選擇的多種方案。其次，在領(lǐng)導(dǎo)決策中，辦公室主任要通過調(diào)查研究，收集和整理方方面面的意見和反響，為領(lǐng)導(dǎo)冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)，堅決領(lǐng)導(dǎo)決策的信心和決心。最后，在領(lǐng)導(dǎo)決策之后，辦公室主任要通過調(diào)查研

9、究，了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況、可供借鑒的典型經(jīng)驗、需要解決的某些問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好跟蹤反響，保證決策貫徹落實，或根據(jù)客觀變化的形勢及時進行調(diào)整和充實。二是承上啟下，搞好環(huán)節(jié)效勞。各單位在長期工作中逐步形成了一定的領(lǐng)導(dǎo)層次和隸屬關(guān)系，建立了一整套有秩序的指揮、聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和工作體系，辦公室就是這個工作體系中最靠近指揮中心的中樞環(huán)節(jié)。為保證整個工作體系能夠按指揮中心的指令有秩序、快節(jié)奏、高效率地運行，需要辦公室主任做大量承上啟下的工作。一方面要組織力量把領(lǐng)導(dǎo)的大量決策、指令下達給所屬部門或基層群眾；一方面又要把大量的情況、信息上報給領(lǐng)導(dǎo)，確保上下左右之間的聯(lián)系暢通無阻。在承上啟下的工作中，辦公

10、室主任要起到“總調(diào)度的作用，做到迅速、準確、及時。三是做好會議的組織準備工作，搞好會議效勞。組織會議，是辦公室主任做好協(xié)調(diào)工作的一項重要職能。第一，會議召開前，要充分聽取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的意見，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議的中心議題和主要事項，組織編制會議日程，起草或?qū)彶闀h通知，安排撰寫和印刷會議文稿，落實與會人員的接待工作和食宿安排，會場布置等。第二，會議進行中，要根據(jù)會議的進展情況和需要，及時地提供會議效勞和會議所需要的各種文字材料，保證會議的圓滿成功。第三，會議結(jié)束之后組織人員整理會議紀要、決議，修改會議報告，催辦、落實會議所確定的重要事項，貫徹好會議精神。這些工作雖然不要求辦公室主任每項都親自去做，但是必須對各個環(huán)節(jié)進行催促檢查，不能出現(xiàn)紕漏或失誤。要充分發(fā)揮“總管家的作用，不僅要及時向領(lǐng)導(dǎo)反響會議進展狀況，而且要及時反響與會人員的思想情緒和意見要求，以便領(lǐng)導(dǎo)采取相應(yīng)的措施，提高會議質(zhì)量，確保會議到