檔案管理辦法

1、檔案管理辦法5 公司管理制度制度要素1. 制訂目的為了加強(qiáng)和規(guī)范福田雷沃國(guó)際重工股份有限公司德州好幫手工廠（以下簡(jiǎn)稱好幫手工廠）的檔案管理，更好地為好幫手工廠各方面的工作服務(wù)。2. 適用范圍本辦法適用于好幫手工廠檔案管理。3. 術(shù)語(yǔ)3.1 企業(yè)檔案：是指企業(yè)在各項(xiàng)管理工作、生產(chǎn)、科研及經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。3.2 檔案分類 : 是根據(jù)檔案的共同特點(diǎn)和差異點(diǎn), 將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。3.3 組卷：是將擬歸檔的文件材料按其內(nèi)容或形式的聯(lián)系組成保管單位的整理過(guò)程。4. 職能職責(zé)4.1 綜合管理科檔案室職責(zé)4.1.1 負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

2、，制定金大檔案工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。4.1.2 負(fù)責(zé)制定好幫手工廠文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。制度主要內(nèi)容4.1.3 負(fù)責(zé)好幫手工廠檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用，保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確。4.1.4 負(fù)責(zé)好幫手工廠檔案工作的檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督、考核。4.1.5 負(fù)責(zé)作好檔案保密、保管工作，確保檔案的完整與安全。4.1.6 接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。4.2 各相關(guān)單位4.2.1 各單位兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門在工作中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.2.2對(duì)本部門歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，按規(guī)定向綜合管理科檔案室移交并辦理

3、好手續(xù)。檔案管理辦法5 公司管理制度制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.1 加強(qiáng)歸檔文件材料前期控制工作5.1.1 企業(yè)文件材料是指正在產(chǎn)生和使用的各種文書(shū)、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、科研等文件材料的總稱。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作和文書(shū)處理程序。5.1.2 各種文件材料的形成積累，整理歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)管理程序，列入生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入廠區(qū)內(nèi)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。5.1.3好幫手工廠內(nèi)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)及試制、生產(chǎn)、基建工程竣工驗(yàn)收，必須有檔案人員參加，并把歸檔文件是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。5.1.4 廠區(qū)內(nèi)新購(gòu)重要設(shè)備

4、和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔。5.1.5 好幫手工廠內(nèi)工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的重要文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向綜合管理科檔案室歸檔。5.1.6好幫手工廠內(nèi)召開(kāi)的各種類專題會(huì)議形成的各種形式和載體的文件材料，由會(huì)議的承辦單位指定專人負(fù)責(zé)收集、整理后歸檔。5.2 文件材料歸檔的基本要求5.2.1 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、層次分明、符合形成規(guī)律; 5.2.2 歸檔的文件材料應(yīng)該準(zhǔn)確地反應(yīng)與好幫手工廠內(nèi)生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程; 5.2.3 歸檔的文件材料必須是原件;

5、5.2.4 歸檔的文件材料必須符合文件格式，書(shū)寫標(biāo)準(zhǔn)，圖像清晰，禁止用圓珠筆和鉛筆書(shū)寫，一律用碳素墨水和蘭黑墨水書(shū)寫，各項(xiàng)簽署手續(xù)完整 . 5.3 好幫手工廠檔案的歸檔范圍檔案管理辦法5 公司管理制度制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.3.1 凡屬本廠區(qū)內(nèi)在黨、政、工、團(tuán)、生產(chǎn)、科研、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的一切有保存價(jià)值的材料，包括文字、圖表、照片、聲像、實(shí)物等都應(yīng)整理歸檔。5.3.2 好幫手工廠內(nèi)的文件材料歸檔范圍分為十二大類，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、職工檔案類、聲像檔案類、榮譽(yù)實(shí)物檔案類。5.4

6、 歸檔時(shí)間5.4.1 黨、政、工、團(tuán)、經(jīng)營(yíng)管理等形成的各種報(bào)表、文件材料于次年的一季度前由各單位負(fù)責(zé)人審定后向綜合管理科檔案室移交。5.4.2 產(chǎn)品檔案、是在產(chǎn)品批量生產(chǎn)后，將應(yīng)歸檔的圖紙連同文字資料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向產(chǎn)品管理科檔案室歸檔。5.4.3科研檔案，是在科研成果鑒定后歸檔。5.4.4 基建檔案，是在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.4.5 設(shè)備、儀器檔案，是在設(shè)備儀器（包括引進(jìn)設(shè)備儀器）開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)接收歸檔。自制設(shè)備隨工程竣工后歸檔。5.4.6 會(huì)計(jì)檔案，是在年度終了歸檔。5.4.7 聲像檔案，是在各種活動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)，將錄音、錄像、照片、底片整理后歸檔。5.4.8 榮譽(yù)檔

7、案，是在各種表彰活動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.5 歸檔份數(shù)5.5.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。比較重要的或利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)（不少于2 份） 。5.6 歸檔手續(xù)5.6.1 各類檔案歸檔前應(yīng)填寫移交目錄一式二份，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審定并在目錄上簽字后，由各單位兼職檔案員向綜合管理科辦理移交手續(xù)，交接時(shí)雙方均在目錄上簽字，并將其中一份帶回留存。57 檔案的管理檔案管理辦法5 公司管理制度制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.7 1 綜合管理科要分別根據(jù)各類檔案管理辦法, 每半年檢查一次貫徹執(zhí)行情況。5.7.2 各相關(guān)單位及其工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，按照國(guó)家檔案行政管理部門和本廠的規(guī)定

8、，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并按規(guī)定時(shí)間交綜合管理科檔案工作人員集中管理，不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。58 檔案的分類與編號(hào)58.1 檔案的分類編號(hào)要遵照文件材料的形成規(guī)律和便于保管與提供利用的原則。58.2根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本廠區(qū)的實(shí)際情況，編制好幫手工廠檔案分類方案（見(jiàn)附件 一） 。5.9 檔案的質(zhì)量要求5.9.1 分類后整理立卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照內(nèi)容主次或時(shí)間順序編寫頁(yè)號(hào)，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，文字通順概括，合乎語(yǔ)法，標(biāo)題應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱三部分組成。5.9.2 案卷裝訂牢固，美觀、不壓字、不脫頁(yè)，去除金屬物，修補(bǔ)好殘破文件，檔案整理應(yīng)平整、整齊、辦求書(shū)本化。5.10

9、檔案的鑒定5.10.1檔案保管期劃定的原則是根據(jù)本廠區(qū)內(nèi)的具體情況而定，分為永久、長(zhǎng)期、短期，介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長(zhǎng)。5.10.2 好幫手工廠內(nèi)檔案鑒定工作由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行。鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由廠區(qū)內(nèi)主管領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)單位及檔案人員組成，廠區(qū)內(nèi)檔案鑒定小組名單（見(jiàn)附錄二）5.10.3 鑒定工作每二年進(jìn)行一次，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名，注明鑒定日期。5.10.4檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整綜合管理科檔案工作人員應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改。檔案管理辦法5 公司管理制度

10、制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.11 檔案的銷毀5.11.1 經(jīng)過(guò)鑒定已超過(guò)保管期限，失去保存價(jià)值的檔案，要提出銷毀報(bào)告和清冊(cè)，經(jīng)逐級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)送上級(jí)檔案管理部門備案，指定專人銷毀。監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。5.11.2 會(huì)計(jì)檔案的銷毀按照國(guó)家規(guī)定并上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后方可銷毀。會(huì)計(jì)銷毀清冊(cè)、申請(qǐng)銷毀報(bào)告、銷毀批準(zhǔn)書(shū)等均應(yīng)組卷歸檔。5.12 檔案的庫(kù)房管理5.12.1 檔案庫(kù)房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，并要有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防塵、防污染等的安全措施。5.12.2 定期測(cè)試和記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，采取有效措施及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)和控制，使溫度保持在14-24

11、 ，相對(duì)濕度控制在45 60% 。5.12.3 非檔案工作人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，查閱檔案應(yīng)在檔案室查閱。5.13 檔案的統(tǒng)計(jì)5.13.1 對(duì)檔案的基本情況每半年進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及其效果統(tǒng)計(jì)等。5.13.2建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確、可靠。5.14 檔案的檢索工具5.14.1 編制檔案總目錄，分類目錄，全引目錄，聲像、實(shí)物檔案目錄，底圖目錄和專題目錄等。5.15 檔案的提供利用5.15.1 凡是本廠區(qū)內(nèi)借閱檔案的，應(yīng)持本單位負(fù)責(zé)人開(kāi)具證明并加蓋部門印章按規(guī)定辦理借閱、登記手續(xù)、借閱重要（密級(jí)）檔案，必須經(jīng)主管廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可辦理借

12、閱。借出的檔案應(yīng)限期歸還，對(duì)歸還的檔案要進(jìn)行檢查、核對(duì)、確認(rèn)無(wú)誤后在登記簿上注銷。5.15.2 查閱、使用職工檔案應(yīng)持綜合管理科主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派可靠人到綜合管理科檔案室查閱，任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案，因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。檔案管理辦法5 公司管理制度制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.15.3 職工檔案除特殊情況外，一般不借出查閱，如必須借出時(shí)，應(yīng)事先提交申請(qǐng)，說(shuō)明原由，經(jīng)綜合管理科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)并按期歸還。5.15.4外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，說(shuō)明借閱理由和查閱范圍，經(jīng)主管廠長(zhǎng)同意批準(zhǔn)后方能查閱，否則不予接待。

13、5.15.5 檔案的提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，享有專利及未經(jīng)鑒定的新產(chǎn)品圖紙和文件等不得對(duì)外開(kāi)放。5.16 機(jī)構(gòu)、人員變動(dòng)文件材料的處理5.16.1 因機(jī)構(gòu)變動(dòng)予以撤消的單位，由該單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將全部材料整理好向綜合管理科檔案工作人員移交。5.16.2 好幫手工的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng), 應(yīng)按國(guó)家檔案局國(guó)有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法做好檔案的處置工作。5.16.3 單位合并，由合并的單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將文件材料整理后交合并后單位保管。5.16.4 撤消或合并單沒(méi)有處理完畢而需繼續(xù)處理的文件，要在移交新單位后繼續(xù)處理，并作為新單位的文件加以保存、立卷、歸檔。5.16.5相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)

14、，要把所保存的文件、技術(shù)資料以及經(jīng)手材料加以清理，交本單位檔案管理人員保存，并根據(jù)歸檔規(guī)定立卷歸檔。5.16.6 各單位的專、兼職檔案管理人員要積極主動(dòng)地參與機(jī)構(gòu)、人員變動(dòng)時(shí)文件材料的收集工作，以保證各類檔案材料的齊全、完整。5.17 檔案的獎(jiǎng)懲5.17.1 獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)有下列表現(xiàn)之一者，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。5.17.1.1 在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)突出的。5.17.1.2 對(duì)檔案管理，保密等做出突出貢獻(xiàn)的。5.17.1.3 舉報(bào)、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。5.17.1.4 以上獎(jiǎng)勵(lì)由本廠決定，獎(jiǎng)勵(lì)分記功、授予先進(jìn)生產(chǎn)者，可發(fā)一次性獎(jiǎng)金。5.17.2 .1 處罰，

15、有下列行為之一者，經(jīng)教育不改的，由綜合管理科對(duì)直接責(zé)任的主管領(lǐng)導(dǎo)或者其他直接責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。檔案管理辦法5 公司管理制度制度主要內(nèi)容5內(nèi)容及要求5.17.2.2 違反檔案法和各項(xiàng)管理制度，造成損失的。5.17.2.3 損毀、丟失屬于本廠所有的檔案的。5.17.2.4涂改、偽造檔案的。5.17.2.5未按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的。5.17.2.6 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外單位的。5.17.2.7 明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取保護(hù)措施，造成檔案損失的。5.17.2.8 違反保密制度、失密、泄密造成損失或影響較大的。5.17.2.9檔案工作人

16、員玩忽職守，造成檔案損失的。5.17.2.10 本辦法有5.17.2.1項(xiàng)行為的，由綜合管理科給予警告，視有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法辦法中的有關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任單位并處300 元以上 2000 元以下罰款，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管領(lǐng)導(dǎo)或其他責(zé)任人并處100 元以上 1000 元以下罰款。附則與附件6. 附則6.1 本制度由 綜合管理科 起草并負(fù)責(zé)解釋6.2 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行7. 附件附件一：好幫手工廠檔案分類方案附件二：好幫手工廠檔案領(lǐng)導(dǎo)小組、鑒定小組附件三：檔案業(yè)務(wù)流程圖附加說(shuō)明本制度提出部門綜合管理科本制度歸口管理部門綜合管理科本制度起草人楊照芬本制度審核人李學(xué)林本制度審定人

17、李學(xué)林本制度批準(zhǔn)人張仁文批準(zhǔn)時(shí)間： 2005 年 10 月 10 日下發(fā)時(shí)間： 2005 年 10 月 10 日好幫手工廠檔案分類方案企業(yè)檔案a黨群工作類b 行政管理類c經(jīng)營(yíng)管理類d 生產(chǎn)技術(shù)管理類e 產(chǎn) 品類f 科研類g基建類h 設(shè) 備 儀器類i 會(huì)計(jì)類j人事檔案類k聲像類l電子檔案類01黨務(wù)工作02工會(huì)工作01經(jīng)營(yíng)決策02計(jì)劃管理0 3 統(tǒng)計(jì)工作04財(cái)務(wù)管理05物資管理06 產(chǎn)品銷售01 按產(chǎn)品類型02或型號(hào)設(shè)置03 04 05 06 07 08 09 10 01通用設(shè)備02其它01職工檔案02離退休職工01光盤02其它01行政事務(wù)02經(jīng)濟(jì)糾紛03勞動(dòng)人事0 4教育工作0 1生產(chǎn)安全02質(zhì)

18、量管理03勞動(dòng)管理0 4 科技管理0 5標(biāo)準(zhǔn)化管理0 6檔案管理01技術(shù)開(kāi)發(fā)02技術(shù)改造01基本建設(shè)01會(huì)計(jì)憑證02會(huì)計(jì)賬簿03會(huì)計(jì)報(bào)表01照片02證書(shū)附件 1：jl1501-021a好幫手工廠檔案領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)：廠長(zhǎng)助理成員：綜合管理科、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科、設(shè)備能源科、黨群辦公室、研究所產(chǎn)品管理科、后勤管理科好幫手工廠檔案鑒定小組組長(zhǎng)：廠長(zhǎng)助理成員：綜合管理科、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科、設(shè)備能源科、黨群辦公室、產(chǎn)品科、后勤管理科、相關(guān)業(yè)務(wù)人員附件 2：進(jìn)程名稱 相關(guān)部門綜合管理科3檔案的收集10檔案的提供利用9檔案的提供生效日期：2006.08.01第 1頁(yè)，共1頁(yè)圖號(hào)： hbslc.015.1.0-2005檔案管理流程4檔案的整理7檔案的檢索5檔案的鑒定6檔案的統(tǒng)計(jì)8檔案的保管2