淺談數(shù)字檔案文件長(zhǎng)久保存策略

1、    淺談數(shù)字檔案文件長(zhǎng)久保存策略    閆佳敏摘 要：信息化建設(shè)水平和建設(shè)質(zhì)量不斷提高，同時(shí)檔案管理也不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理上，當(dāng)前檔案管理工作中將檔案和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分的結(jié)合，檔案管理的質(zhì)量和效率因此得到了較為顯著的提升，但在數(shù)字檔案管理的過(guò)程中還存在著較大的問(wèn)題，為了更好地提升檔案工作的質(zhì)量和水平，就必須要采取有效措施解決數(shù)字檔案保存過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題與不足。關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案文件；長(zhǎng)久保存；策略在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中，檔案工作的發(fā)展對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展建設(shè)都有著非常顯著的影響。在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理無(wú)法很好地滿(mǎn)足當(dāng)今檔案工

2、作發(fā)展的實(shí)際需要，數(shù)字化的檔案管理科十分有效的保證檔案的安全性和便利性。但在檔案資料的長(zhǎng)期保存方面還存在著一定的不足，因而也影響了我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，所以必須要針對(duì)數(shù)字檔案管理中的問(wèn)題采取有效的措施加以改進(jìn)。1 做好數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存工作的重大意義檔案保管工作中所涉及到的信息具有較高的重要性，此外，其所涉及到的信息數(shù)量也相對(duì)較多。檔案信息管理的過(guò)程中一方面應(yīng)采取有效措施保證檔案的完整性和安全性，同時(shí)還應(yīng)確保檔案保管的時(shí)間可以充分滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的基本需要。此外，當(dāng)前在很多領(lǐng)域，檔案的應(yīng)用一般為數(shù)字化檔案，而數(shù)字化檔案不利于檔案信息資料的長(zhǎng)期保存。雖然數(shù)字化檔案較紙質(zhì)檔案有較大的優(yōu)勢(shì)，

3、其在安全性和便利性等諸多方面都有著較為顯著的優(yōu)勢(shì)化特征，但是檔案信息材料保存的載體主要是計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)內(nèi)的軟件，所以檔案的保管時(shí)間也就受到了一定的限制，檔案無(wú)法永久保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，因此檔案保存的永久性也就成了必須要考慮的問(wèn)題。此外，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中數(shù)字化技術(shù)得到了非常迅速的發(fā)展，若要更為明顯地提升檔案文件的安全性和可靠性，就需要在檔案管理的過(guò)程中采用數(shù)字化檔案管理方式，這一事實(shí)也充分展現(xiàn)出在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)字信息和數(shù)字資源也成為了當(dāng)今的一種重要信息形式。此外在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的作用中，數(shù)字化信息數(shù)量顯著增多，這一現(xiàn)象對(duì)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著非常關(guān)鍵的推動(dòng)作用。在信息資源數(shù)量顯著增加

4、，此外，數(shù)字信息的資源和價(jià)值也在顯著增加，這也就使得當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式會(huì)向信息化社會(huì)發(fā)展，資源也會(huì)以信息化的方式存在。但是在對(duì)我國(guó)信息資源現(xiàn)狀進(jìn)行深入研究分析后就可以看到，以這種方式發(fā)展的信息資源管理保存等方面存在著十分明顯的問(wèn)題與不足，這些問(wèn)題的存在會(huì)對(duì)我國(guó)的國(guó)際地位以及國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)力產(chǎn)生非常顯著的影響。所以若要改變這種現(xiàn)狀就必須要要在數(shù)字檔案文件資源的保存上多下功夫，對(duì)其中存在的問(wèn)題予以充分的認(rèn)識(shí)，并采取有效的措施加以解決，從而更好地推動(dòng)我國(guó)數(shù)字檔案工作的建設(shè)和發(fā)展。此外，當(dāng)前在社會(huì)發(fā)展中對(duì)數(shù)字檔案管理工作的研究愈加深入，出現(xiàn)這種檔案管理方法在我國(guó)的很多行業(yè)都得到了較為廣泛的應(yīng)用，其一

5、方面會(huì)對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生較為顯著的影響，另一方面也在很大程度上影響著人們?nèi)粘５墓ぷ骷吧?，檔案數(shù)字化管理在商品流通的過(guò)程中也有著非常積極的作用與影響。其主要表現(xiàn)在可以對(duì)商品流通的具體方向以及成本核算環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格有效的監(jiān)督，從而能夠十分顯著地降低物流環(huán)節(jié)所花費(fèi)的成本，此外，其也對(duì)提高患者的生產(chǎn)效率有著非常明顯的積極作用。因此必須要對(duì)此予以高度重視。2 影響數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的原因2.1 認(rèn)識(shí)不到位、意識(shí)落后在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中還有一部分人對(duì)數(shù)字檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，這也就使得數(shù)字檔案文件保存過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一定的問(wèn)題，而對(duì)數(shù)字資源的不足也沒(méi)有非常清醒的認(rèn)知。2.2 缺少頂層設(shè)計(jì)、管理脫節(jié)數(shù)字信

6、息保存涉及非常復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，這些關(guān)系需要由法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范和調(diào)整，許多相關(guān)方的利益需要由法律保障。但是目前建章立制工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有跟上，法律上沒(méi)有明確賦予數(shù)字信息長(zhǎng)期保存的法定地位，沒(méi)有制定相關(guān)政策引導(dǎo)社會(huì)去正視數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，沒(méi)有采取有效措施保證符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)得以推廣，也沒(méi)有形成相應(yīng)的社會(huì)環(huán)境使數(shù)字資源長(zhǎng)期保存行為受到鼓勵(lì)。2.3 技術(shù)更新?lián)Q代快，標(biāo)準(zhǔn)化滯后數(shù)字檔案資源的保存涉及到多個(gè)方面，同時(shí)也要應(yīng)用到較多的技術(shù)，因?yàn)楹芏啻鎯?chǔ)技術(shù)和存儲(chǔ)介質(zhì)在研發(fā)的過(guò)程中并沒(méi)有對(duì)介質(zhì)的耐久性加以充分的考量，所以信息存儲(chǔ)技術(shù)更新的頻率也較高，從而使得數(shù)字檔案資源一直無(wú)法很好地進(jìn)行固話(huà)和確定處理。2

7、.4 人才培養(yǎng)滯后，人才不足數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的人才培養(yǎng)工作嚴(yán)重滯后，目前還沒(méi)有數(shù)字資源長(zhǎng)期保存方面的高層次的專(zhuān)業(yè)教育，有些信息安全和檔案保護(hù)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)還不能培養(yǎng)出數(shù)字信息長(zhǎng)期保存的適用人才。從事數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍比較薄弱，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和材料的研究。3 做好數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的對(duì)策及建議3.1 強(qiáng)化宣傳和教育實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的長(zhǎng)期有效保存才能使我們的文明得以傳承和發(fā)展，才能將我們創(chuàng)造的文明留給后人，并為后人預(yù)留更好、更堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。要通過(guò)多種形式的宣傳教育，在全社會(huì)普及數(shù)字保存知識(shí)，強(qiáng)化數(shù)字信息保存的危機(jī)意識(shí)，鼓勵(lì)全社會(huì)加入到數(shù)字資源長(zhǎng)期保存活動(dòng)中來(lái)。3.2 加強(qiáng)立法工

8、作建立有利于從根本上解決社會(huì)數(shù)字資源保存的利益驅(qū)動(dòng)機(jī)制、政策環(huán)境保障機(jī)制，明確政府、社會(huì)組織、企事業(yè)單位及個(gè)人在數(shù)字資源長(zhǎng)期保存工作中的地位和職責(zé)分工，共同推動(dòng)數(shù)字資源長(zhǎng)期保存工作向前發(fā)展的良好局面。3.3 加強(qiáng)有關(guān)數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的理論研究深化對(duì)數(shù)字資源長(zhǎng)期保存基本規(guī)律的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的理論研究，重點(diǎn)突破數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵技術(shù)和核心技術(shù)，為廣大數(shù)字資源保存的實(shí)踐者提供強(qiáng)大的理論和技術(shù)支持。組織社會(huì)多種力量共同參與，加強(qiáng)與數(shù)字資源長(zhǎng)期保存相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，全面提高相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化的整體水平。3.4 加強(qiáng)人才培養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)鼓勵(lì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的管理人才和技術(shù)人才投入到數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的事業(yè)中，鼓勵(lì)利用社會(huì)各方面的力量舉辦高層次的專(zhuān)業(yè)教育和職業(yè)技術(shù)教育，大力開(kāi)展學(xué)術(shù)研究成果、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等方面的交流研討活動(dòng)，不斷擴(kuò)大數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的職業(yè)隊(duì)伍，提高數(shù)字資源長(zhǎng)期保存專(zhuān)業(yè)人才的能力和素質(zhì)。結(jié)束語(yǔ)在當(dāng)前的數(shù)字檔案文件保存過(guò)程中，其與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，檔案的安全性、可靠性和便捷性都得到了十分顯著的提升，但是在檔案的長(zhǎng)久保存方面其還存在著一定的不足，這些不足會(huì)對(duì)檔案保管工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生十分顯著的影響。為了有效改變這種狀況，就必須要對(duì)檔案信息的長(zhǎng)久保存予以全面分析和研究，此外對(duì)于其中的問(wèn)題也可采取有效