財(cái)務(wù)報(bào)銷支出和報(bào)銷單據(jù)管理規(guī)定

1、有限公司規(guī)章制度/流程文件財(cái)務(wù)報(bào)銷支出和報(bào)銷單據(jù)管理規(guī)定目的：為加強(qiáng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）財(cái)務(wù)報(bào)銷管理，節(jié)約費(fèi)用支出，規(guī)范報(bào)銷程序和單據(jù)合理合法性，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。適用對(duì)象：本規(guī)定適用公司所有員工一：財(cái)務(wù)報(bào)銷支出管理規(guī)定（一）差旅費(fèi)支出管理規(guī)定1.1.1定義：本規(guī)定中差旅費(fèi)是指員工因公司業(yè)務(wù)在差旅途中所發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、交際費(fèi)、餐費(fèi)等。1.1.2差旅費(fèi)報(bào)銷流程1.1.2.1為及時(shí)核算公司所發(fā)生的費(fèi)用，要求差旅費(fèi)發(fā)生后應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)銷，差旅費(fèi)發(fā)生一個(gè)月之內(nèi)仍未報(bào)銷的財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕報(bào)銷。1.1.2.2填寫費(fèi)用報(bào)銷時(shí)明確項(xiàng)目，金額，事由事項(xiàng)寫在備注欄中。填寫完畢后，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批

2、后傳給財(cái)務(wù)部走報(bào)銷流程。（二）招待費(fèi)支出管理規(guī)定1.2.1定義：招待費(fèi)用指因公招待、宴請(qǐng)、贈(zèng)送客人、客戶所支付的餐飲、住宿、禮品等費(fèi)用。 1.2.2招待費(fèi)遵從先審批后報(bào)銷的原則，招待費(fèi)發(fā)生前,必須填寫招待費(fèi)申請(qǐng)單，明確招待原因，對(duì)象，招待人數(shù)，陪同人數(shù)，招待方式，是否領(lǐng)用招待用品，及金額。未經(jīng)申請(qǐng)發(fā)生的招待費(fèi)由經(jīng)辦人自行承擔(dān)。1.2.3無(wú)法及時(shí)填寫申請(qǐng)表的，可以用其他方式請(qǐng)示批準(zhǔn)，事后補(bǔ)辦申請(qǐng)表，不補(bǔ)辦申請(qǐng)表的不予報(bào)銷。1.2.4不得利用公款進(jìn)行部門之間的宴請(qǐng)活動(dòng)。1.2.5申請(qǐng)金額一事一用不得套用，挪用。1.2.6報(bào)銷流程和原則1.2.6.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)生后一周內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)銷費(fèi)用。1.2.6

3、.2報(bào)銷前填寫招待費(fèi)明細(xì)支出表和費(fèi)用報(bào)銷單，報(bào)銷時(shí)發(fā)生部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行審核，核查費(fèi)用發(fā)生的合理性及必要性。1.2.6.3報(bào)銷所附的表格票據(jù)等必須齊全，合法，規(guī)范。1.2.6.4報(bào)銷金額超過(guò)申請(qǐng)額度的必須有相關(guān)批準(zhǔn)文件，并將文件打印做為附件一起交給財(cái)務(wù)，否則對(duì)于超支部分不予報(bào)銷。1.2.6.5招待費(fèi)采取“誰(shuí)發(fā)生，誰(shuí)報(bào)銷”的原則，不得代報(bào)。（三）辦公費(fèi)支出管理規(guī)定1.3.1定義：辦公管理費(fèi)是指為日常生活中辦公而發(fā)生的費(fèi)用，如購(gòu)買文具、報(bào)刊訂閱、名片印刷等。1.3.2辦公費(fèi)由行政人事部管理，日常開支由行政人事負(fù)責(zé)。1.3.3辦公費(fèi)采取實(shí)報(bào)實(shí)銷原則1.3.4常規(guī)性的辦公用品和低值易耗品購(gòu)置由

4、各部門提出申請(qǐng)，填寫申購(gòu)單經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)采購(gòu)和管理。1.3.5行政人事部購(gòu)買物品后一周內(nèi)憑申購(gòu)單和稅務(wù)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。（四）員工福利費(fèi)支出管理規(guī)定1.4.1定義：為提高員工積極性，促進(jìn)公司穩(wěn)定和諧團(tuán)結(jié)而開展活動(dòng)或發(fā)放物質(zhì)，資金發(fā)生的開支,如員工餐費(fèi)、節(jié)日費(fèi)、員工宿舍發(fā)生的支出費(fèi)用等。1.4.2日常福利費(fèi)報(bào)銷應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附有正規(guī)的發(fā)票等，有物品采購(gòu)的還需要有正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票和簽字驗(yàn)收的送貨單。1.4.3臨時(shí)性福利是指公司日常福利外，為員工發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)等間歇性費(fèi)用。1.4.3.1臨時(shí)性費(fèi)用發(fā)生時(shí)申請(qǐng)人填寫福利費(fèi)支出申請(qǐng)單。1.4.3.2員工醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷有社保局賠付部

5、分，應(yīng)以發(fā)票總額扣除社保局賠付金額后報(bào)銷。報(bào)銷單據(jù)應(yīng)同時(shí)附發(fā)票復(fù)印件及社保局賠付確認(rèn)函。1.4.4員工宿舍發(fā)生的支出費(fèi)用如租金、水電費(fèi)、宿舍維修等，一般由行政人事部負(fù)責(zé)報(bào)銷管理。1.4.5需要支付給個(gè)人的員工福利費(fèi)一般以轉(zhuǎn)賬方式支付。1.4.6以現(xiàn)金發(fā)放的福利費(fèi)必須要有員工本人的簽收表。（五）推廣費(fèi)支出管理規(guī)定1.5.1定義：推廣費(fèi)指根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)策略與推廣方案，投入的促進(jìn)公司生產(chǎn)銷售和提升公司知名度而產(chǎn)生的費(fèi)用。包括活動(dòng)推廣、廣告費(fèi)用、贊助費(fèi)等。1.5.2推廣費(fèi)需要先審批后發(fā)生，發(fā)生前填寫推廣費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告，審批表要注明預(yù)計(jì)費(fèi)用發(fā)生的明細(xì)，想要達(dá)到的目的等。1.5.3報(bào)銷推廣費(fèi)用時(shí)，需要完整齊全

6、的有效資料做為附件。（資料詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)下）分類項(xiàng)目提交資料廣告類電視廣告推廣費(fèi)申請(qǐng)、發(fā)票、合同、播出證明網(wǎng)絡(luò)廣告推廣費(fèi)申請(qǐng)、發(fā)票、合同、播出證明（截屏或鏈接）報(bào)刊雜志硬廣推廣費(fèi)申請(qǐng)、發(fā)票、合同、樣報(bào)促銷類活動(dòng)推廣推廣費(fèi)申請(qǐng)、發(fā)票、合同、照片禮品采購(gòu)?fù)茝V費(fèi)申請(qǐng)、發(fā)票、合同、照片（六）其他費(fèi)用支出管理1.6.1定義：企業(yè)發(fā)生的除上述之外的費(fèi)用，如汽車費(fèi)，維修費(fèi)，裝修費(fèi)，培訓(xùn)費(fèi)等。1.6.2汽車費(fèi)用：公司為汽車發(fā)生的保養(yǎng)費(fèi)、維修費(fèi)、加油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、年審費(fèi)等。1.6.3維修費(fèi)：對(duì)公司各類設(shè)備進(jìn)行維修所發(fā)生的費(fèi)用，1.6.3.1行政人事部為維修費(fèi)用管理部門，人事部有義務(wù)和責(zé)任及時(shí)維修好設(shè)備，對(duì)不同的維修勞

7、務(wù)提供方進(jìn)行比對(duì)并選取最優(yōu)方進(jìn)行合作。1.6.3.2維修前，設(shè)備歸屬部門告知行政人事部，人事檢查設(shè)備，若系認(rèn)為故意損壞，則由損壞人員支付維修費(fèi)用。1.6.3.3維修遵從先內(nèi)部再外部，即若內(nèi)部員工有能力維修好設(shè)備，則由內(nèi)部員工修理。否則聯(lián)系外部專業(yè)維修公司。1.6.4裝修費(fèi)：因工作和業(yè)務(wù)需要對(duì)公司的整體格局，墻面地面等進(jìn)行維護(hù)裝修所發(fā)生的費(fèi)用。1.6.4.1當(dāng)公司根據(jù)策略和需要決定對(duì)公司進(jìn)行裝修時(shí)，行政人事部門負(fù)責(zé)裝修事項(xiàng)。1.6.4.2人事選好裝潢公司后，簽訂合同并索取發(fā)票。1.6.4.3報(bào)銷時(shí)，將合同，發(fā)票，費(fèi)用報(bào)銷單一并齊全交給財(cái)務(wù)報(bào)銷。1.6.5在實(shí)際的業(yè)務(wù)過(guò)程中，開業(yè)組會(huì)發(fā)生一些臨時(shí)性

8、低值材料的采購(gòu)，此業(yè)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷時(shí)應(yīng)當(dāng)有購(gòu)貨清單、購(gòu)貨發(fā)票做為原始憑證進(jìn)行報(bào)銷。1.6.6其他：如培訓(xùn)費(fèi)、盆景租擺護(hù)理費(fèi)、會(huì)計(jì)服務(wù)費(fèi)等按照發(fā)生的實(shí)際情況進(jìn)行處理。二：?jiǎn)螕?jù)報(bào)銷管理規(guī)定（1） 單據(jù)要求2.1.1涉及公司員工已支付的辦公費(fèi)、員工宿舍租金、水電費(fèi)等日常費(fèi)用的報(bào)銷填寫費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷，涉及公司自己支付購(gòu)買的大額設(shè)備、商品、零星材料等，填寫支付申請(qǐng)單。2.1.2報(bào)銷費(fèi)用列屬不同項(xiàng)目的應(yīng)按照類別分別粘貼，費(fèi)用報(bào)銷單中分欄次填寫，合并報(bào)銷。2.1.3所有發(fā)生的一切支出必需取得合法、有效的原始憑證（套印稅務(wù)局監(jiān)制章的發(fā)票或套印有財(cái)務(wù)局監(jiān)制章的統(tǒng)一收款收據(jù)，并且需加蓋開票單位的發(fā)票專用章），單據(jù)所列

9、單位名稱、日期、金額等均應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、不得挖補(bǔ)涂改，否則一律無(wú)效。發(fā)票為合并開具的應(yīng)附有采購(gòu)（購(gòu)貨）清單，發(fā)票金額不得大于清單金額。2.1.4發(fā)票上未列清詳細(xì)品名、數(shù)量、單價(jià)的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購(gòu)買物品的定額發(fā)票，無(wú)論金額大小，均須附有購(gòu)貨清單或小票。2.1.5用收款收據(jù)代替發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，一律無(wú)效。2.1.6除公司員工以個(gè)人名義報(bào)銷費(fèi)用外（如差旅費(fèi)），其余以公司名義而發(fā)生的支出進(jìn)行報(bào)銷時(shí)所取得的發(fā)票抬頭必須是“廣東維客佳便利店有限公司”（如采購(gòu)物品）。2.1.7對(duì)于業(yè)務(wù)中所對(duì)應(yīng)的發(fā)票，各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的發(fā)票票樣見(jiàn)附件四：（由于開票公司規(guī)模因素，所屬行業(yè)因素，地區(qū)因素會(huì)導(dǎo)

10、致發(fā)票的形式不一，故附件中票樣只做參考） （二）粘貼規(guī)范2.2.1所有單據(jù)報(bào)銷時(shí)應(yīng)使用一張空白的底單做為粘貼單，粘貼時(shí)在粘貼紙左邊流出兩公分裝訂線，將票據(jù)按類別粘貼。2.2.2發(fā)票或原始單據(jù)從右到左，先小張后大張粘貼。粘貼時(shí)請(qǐng)切勿使用雙面膠。2.2.3粘貼的票據(jù)與粘貼單上下、左右對(duì)齊，不可超過(guò)貼貼單上下及左右邊界，每張票據(jù)約錯(cuò)開1厘米左右的距離，票據(jù)呈魚鱗狀分布。2.2.4每張粘貼單粘貼票據(jù)10-15張左右（餐費(fèi)和車費(fèi)可適當(dāng)增加到15-20張），粘貼發(fā)票或原始單據(jù)總的要求是分類粘貼，粘貼單整齊、平整、均勻。2.2.5當(dāng)遇到發(fā)票面積較大，超過(guò)粘貼單上下限或左右限，則以可見(jiàn)發(fā)票內(nèi)容明細(xì)的情況下以粘

11、貼單的上下右邊為基準(zhǔn)，超出部分，請(qǐng)將超出粘貼單的部分折疊好。示例： （三）填寫規(guī)范2.3.1填寫報(bào)銷字跡工整、金額不得涂改，字跡潦草、無(wú)法辨認(rèn)的單據(jù)財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。2.3.2報(bào)銷單應(yīng)注明所在中心及附件張數(shù)。統(tǒng)計(jì)附件張數(shù)時(shí)，除費(fèi)用報(bào)銷單和票據(jù)粘貼單外，其余票據(jù)均屬于附件。2.3.3費(fèi)用報(bào)銷用途必需清晰明了，招待費(fèi)開支必需寫明招待對(duì)象。2.3.4單據(jù)填寫的大小寫金額必需一致，不能遺漏小計(jì)金額或者合計(jì)金額；在填寫大寫金額時(shí)前面單位要用U封頂，如1003.15元，大寫：U拾U萬(wàn)壹仟零佰零拾叁元壹角伍分。2.3.5費(fèi)用報(bào)銷填寫應(yīng)用中性筆或者藍(lán)黑墨水筆，圓珠筆或者其他筆填寫為無(wú)效單據(jù)。在費(fèi)用報(bào)銷單中如有空白

12、項(xiàng)，應(yīng)用S線或者斜線劃掉。三：審批及報(bào)銷程序3.1.1一般支出的審批程序：首先是“業(yè)務(wù)審批”，繼而是“借款審批”，之后是“報(bào)銷審批”。3.1.2業(yè)務(wù)審批是指在公務(wù)借款前對(duì)借款事由進(jìn)行審批以批準(zhǔn)同意發(fā)生此事項(xiàng)。如購(gòu)置固定資產(chǎn)首先要對(duì)購(gòu)置資產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，上級(jí)同意后才能進(jìn)行下一步的借款審批。3.1.3業(yè)務(wù)審批一律需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，特大事項(xiàng)需要上級(jí)及跨級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)審批。3.1.4公務(wù)借款：如果存在前次借款未報(bào)銷清理完畢,原則上不再借款3.1.5需審批額度大于等于1000元時(shí)需要總經(jīng)理審批，具體見(jiàn)下表。3.1.6經(jīng)理級(jí)別以上（包括經(jīng)理）的員工請(qǐng)款或報(bào)銷需要總經(jīng)理審批。額度權(quán)限審批表內(nèi)容限額審批權(quán)限部門經(jīng)

13、理/總監(jiān)財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理差旅費(fèi)1000元以下1000元及1000元以上招待費(fèi)不論金額大小借款1000元以下1000元及1000元以上推廣費(fèi)不論金額大小設(shè)備采購(gòu)不論金額大小臨時(shí)福利費(fèi)不論金額大小部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)不論金額大小辦公用品采購(gòu)1000元以下1000元及1000元以上其他費(fèi)用支出1000元以下1000元及1000元以上3.1.6報(bào)銷審批要擁有合格的憑據(jù)，詳細(xì)的內(nèi)容記錄，齊全的審批人員。3.1.7報(bào)銷審批要做到及時(shí)，為加強(qiáng)費(fèi)用管理降低資金風(fēng)險(xiǎn)提高員工對(duì)報(bào)銷的重視程度，一律規(guī)定費(fèi)用報(bào)銷期限為費(fèi)用發(fā)生的一個(gè)月內(nèi)，一個(gè)月外財(cái)務(wù)有權(quán)不予報(bào)銷，所發(fā)生費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。3.1.8報(bào)銷費(fèi)用時(shí)應(yīng)做到分人分項(xiàng)報(bào)銷，所謂分人報(bào)銷指的是誰(shuí)產(chǎn)生的費(fèi)用誰(shuí)報(bào)銷不能將兩個(gè)人的費(fèi)用合并報(bào)銷，分項(xiàng)報(bào)銷指的是由哪次事項(xiàng)產(chǎn)生的費(fèi)用便填報(bào)哪次的費(fèi)用，不同事項(xiàng)之間要分來(lái)填列報(bào)銷不能兩者同時(shí)填列在一起同時(shí)報(bào)銷。3.1.9凡需報(bào)銷者，應(yīng)附原始單據(jù)在后，粘貼整齊，嚴(yán)禁白條、收據(jù)、不合規(guī)合法的發(fā)票報(bào)銷。如遇特殊原因無(wú)法取得原始憑證時(shí)，需事前由經(jīng)辦人向總經(jīng)理申請(qǐng)并