公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則

1、0 檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則 為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密 性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 、武 漢市檔案管理?xiàng)l例 ，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。 一、檔案管理 1、主要內(nèi)容 1.1 檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的 總和。包括保密制度、 行政、經(jīng)營(yíng)、 生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、 會(huì)計(jì)檔案、 基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè) 備和會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)檔案為主體。 1.2 公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分， 是維護(hù)公司經(jīng) 濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。 1.3 公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則

2、 。 2、文件的收集與歸檔 2.1 各部門(mén)形成的文件材料， 由各部門(mén)專職或兼職檔案管理人員負(fù) 責(zé)收集管理，并于每年 12 月 31 日之前向公司辦公室辦理移交。 2.2 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由 主辦部門(mén)或人員收集，交辦公室備案。會(huì)議文件由辦公室收集。 2.3 檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、 并編制檔案總目錄。 2.4 檔案室對(duì)檔案應(yīng)區(qū)分全宗、 區(qū)分年度、 區(qū)分類別分別存放、 排列， 存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。 1 2.5 定期進(jìn)行對(duì)庫(kù)房檔案的清理核對(duì)工作，做到賬務(wù)相符，對(duì)破損、 載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行

3、修補(bǔ)或復(fù)制。 2.6 收進(jìn)的檔案要及時(shí)入庫(kù)，借閱檔案歸還后，及時(shí)放回原處。 3、公司文件材料歸檔的基本要求 3.1 歸檔的文件材料必須完整。 3.2 歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各 項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。 3.3 歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 4、公司文件材料的歸檔范圍 4.1 保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會(huì)議紀(jì)要；學(xué)習(xí)培 訓(xùn)資料；工作計(jì)劃、總結(jié)等。 4.2 行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策 性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、 工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。 4.3 人力資源類：?jiǎn)T工

4、個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、薪酬 福利、培訓(xùn)登記表等。 4.4 會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō) 明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表。 4.5 經(jīng)營(yíng)銷售方面： 有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、 合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文 件材料等。 4.6 工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙 4.7 生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析 活動(dòng)中形成的各文件、 2 種文件材料 。 4.8 物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具 管理中形成的各種文件材料 。 4.9 其他方面。 5、檔案級(jí)別的劃分： 5.1

5、 檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、 重要性、檔案類型、 及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。 5.1.1 一級(jí)為絕密文件 國(guó)家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級(jí)劃分 為一級(jí)。 ，其等級(jí)劃分為一級(jí)。 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。屬非常重要的文 件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案， 為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。 5.1.2 二級(jí)為機(jī)密文件 ，劃分等級(jí)為二級(jí)。 5.1.3 三級(jí)為秘密文件 ，為秘密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、 照片、錄音、錄像等。 3 屬于秘密文

6、件，其等級(jí)為三級(jí)。 5.1.4 四級(jí)為普通文件 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、 會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。 6、歸檔時(shí)間 6.1 基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將 應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管 理部歸檔。 6.2 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的 文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門(mén) 歸檔。 7、檔案的鑒定和銷毀 7.1 編制檔案的保管期限表， 保管期限可分永久、 長(zhǎng)期（ 10-30 年）、 短期（ 10 年以下）三種。 7.1.2 檔案鑒定工作由公司檔案

7、鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行， 鑒定領(lǐng)導(dǎo) 小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長(zhǎng)， 組員由技術(shù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部 門(mén)的負(fù)責(zé)人等組成。 7.1.3 鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫(xiě)出 鑒定報(bào)告， 在保管單位備考表上注明鑒定意見(jiàn)， 由小組負(fù)責(zé)人簽名， 并且注明鑒定日期。 7.1.4 檔案通過(guò)鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、 不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。 7.1.5 對(duì)經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)，提出銷毀報(bào) 告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門(mén)備案。銷毀檔案要 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。 4 二、檔案管理實(shí)施細(xì)則 1、 檔案管理歸檔要求： 1.1 檔案質(zhì)量總的要求

8、是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之 間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 1.2 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 1.3 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù) 印件、掃描件）分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。 1.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì) 的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。 1.5 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng) 依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印 件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件 之間的密切聯(lián)系并

9、進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 1.6 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。 2、 各部門(mén)保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定 2.1 各部門(mén)的檔案管理必須按規(guī)定的等級(jí)分級(jí)、分類存檔，其一級(jí)、 二級(jí)存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件， 原件交由公司檔案室存檔管理。 2.2 各部門(mén)的檔案管理由各部門(mén)指派相關(guān)人員進(jìn)行管理，不設(shè)置專職 崗位。 2.3 部門(mén)存檔文件的范圍： 2.3.1 保密辦公室保密資料、涉密文件。 2.2.2 部門(mén)例會(huì)紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來(lái)文件。 2.3.3 客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報(bào)表。 2.3.4 公司及各部門(mén)的規(guī)章管理細(xì)則。 5 2.3.5 原始財(cái)務(wù)資料、會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度

10、財(cái)務(wù)報(bào) 表、薪酬發(fā)放、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的 文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。 2.3.6 生產(chǎn)資料、采購(gòu)信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門(mén)保 管。 3、文件檔案分類整理保存 3.1 辦公室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫(xiě)檢索（清單） 保存、調(diào)閱使用。 3.1.1 根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類編號(hào)的規(guī)定， 編制公司文件檔 案分類編號(hào)方法。 3.1.2 分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律， 并且要便于保管和提 供利用。 3.1.3 常用的分類方法有： 按專業(yè)性質(zhì)分類； 按組織機(jī)構(gòu)分類； 按時(shí)間分類?？砂次臅?shū)的性質(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再?gòu)拇?類別下分到小類別，再?gòu)男☆悇e細(xì)分

11、種類、年份等。 3.4 文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為 “普通” 與“加密”兩大級(jí)別。 “加密”還分為絕密、機(jī)密和秘密三類。不能隨便以個(gè)人名義或是部 門(mén)名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行 確認(rèn)。 4、檔案編目： 4.6 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定 4.6.1 卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)， 按流水號(hào)編頁(yè)碼， 頁(yè)碼從“ 1”開(kāi)始。 4.6.2 頁(yè)碼編寫(xiě)位置 :單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角 ; 雙面書(shū)寫(xiě)的文件， 正 面在右下6 角、背面在左下角。圖樣頁(yè)碼編寫(xiě)在標(biāo)題欄外右下角。 4.6.3 成套圖紙和印刷成冊(cè)的文件不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。 4.6.4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁(yè)

12、不編寫(xiě)頁(yè)碼。 5.4 、卷內(nèi)目錄的編寫(xiě) 6.4 序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 “ 1”依次標(biāo)注， 按照卷內(nèi)文件的順序， 一份文件一個(gè)號(hào)。 6.4 文件編號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的文號(hào)，圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng) 目的代號(hào)。 6.4 責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責(zé)任者，有多 個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者填寫(xiě)。 6.4 文件題名：填寫(xiě)卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。 6.4 日期：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的日期，如： 。 6.4 頁(yè)數(shù)：應(yīng)填寫(xiě)每份文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)，要求在最后一份文件的備 注欄里填寫(xiě)總頁(yè)碼。 6.4 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前 5.4 卷內(nèi)備考表的編制： 9.1 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、

13、頁(yè)數(shù)， 不同載體文件的 數(shù)量 （見(jiàn)示例） ，說(shuō)明組卷情況，如立卷人（檔案員） ，檢查人（檔案 負(fù)責(zé)人）、立卷時(shí)間等。示例：本卷內(nèi)文件材料 20 件，100 頁(yè)。其中： 文字材料 80 頁(yè)，附圖 10 張，照片 10 張。 9.2 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。 5.4 案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面 兩種形式，主7 要內(nèi)容如下： 案卷題名： 應(yīng)簡(jiǎn)明、 準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 案卷題名主要包括項(xiàng) 目名稱，代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件，階段代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng) 與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號(hào)）相符；歸檔外文資料的題名及主 要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。 10.1 立卷單位：應(yīng)填

14、寫(xiě)文件組卷部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)。 10.2 起止日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn) 生的那份文件的日期；應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，例： 10.3 保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫(xiě)劃定的保管期限。 10.4 密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。 10.5 檔號(hào)：應(yīng)依據(jù)先后順序，檔案移交前檔號(hào)暫用鉛筆填寫(xiě)，審查 合格后改用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫(xiě)。 447 卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用 A4 幅面。 448 檔案盒面、背脊的填寫(xiě)要求：按項(xiàng)目法人統(tǒng)一格式要求用計(jì)算 機(jī)打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼 牢固。 4.4.9 卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫(xiě)

15、：電腦打印。打印時(shí)要求 案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及卷內(nèi)目錄題名按 規(guī)定的字體和字號(hào)填寫(xiě)。 4.5 案卷的裝訂要求 4.5.1 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。 4.5.2 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不 同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復(fù)后在 裝訂。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)8 A4 型（297mm 210mm。圖樣折疊為手 風(fēng)琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。 4.5.3 不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章尺 在左，裝訂時(shí)左側(cè)、下邊對(duì)齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化 纖線繩，（裝訂為 3 孔,每孔孔

16、距為 80mm 左邊距為 15mm,裝訂線不 得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，若裝訂線位置不夠時(shí)要進(jìn)行適當(dāng)粘貼。 裝訂厚度 : 以文件資料的實(shí)際情況而定。 橫向打印的文件資料裝訂時(shí)應(yīng)將題頭 （上面, 對(duì)應(yīng)縱向 （左側(cè), 裝訂的一面裝訂。 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。 正本和副本、永久、長(zhǎng)期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。 聲像及電子檔案 聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。檔案員負(fù)責(zé)各部門(mén)產(chǎn) 生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作， 歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。 9 5、 檔案管理人員職責(zé) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 按照歸檔范圍、要求

17、，將文件材料按時(shí)歸檔。 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與 安全。 6、 檔案保管 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。 要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì) 破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因 移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。 文件檔案保存期限： 永久保存： 公司章程； 股東名冊(cè)； 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 財(cái)務(wù)報(bào)表； 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證； 工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙； 其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

18、 長(zhǎng)期保存： 預(yù)算、決算書(shū)類； 10 年的文書(shū)。 在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀， 相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定 7、內(nèi)部檔案分類及編號(hào) 分類代碼的標(biāo)識(shí)以各類第一、第二個(gè)字的漢語(yǔ)拼音組合而成。 保密管理（ BM） 行政管理（ XZ） 7.1.3 人力資源管理（RL） 7.1.4 財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)管理（CW 7.1.5 經(jīng)營(yíng)銷售管理（JY） 7.1.6 工程建設(shè)管理（GC 7.1.7 生產(chǎn)計(jì)劃管理（SQ 7.1.8 物資供應(yīng)管理（WZ 7.1.9 其他管理（QT） 7.2 檔案分類代碼編號(hào) GJX 2016001 - 年份 - 檔案分類號(hào) 冠捷縮寫(xiě) 8 文件檔案調(diào)閱管理 8.1 公司檔案只有公

19、司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱 手續(xù)。填寫(xiě)檔案調(diào)閱單，而后交給部門(mén)主管或是部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)辦 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。11 調(diào)閱之前要填寫(xiě)檔案調(diào)閱記錄方可 進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。 8.1.1 普通文件檔案： 要辦理調(diào)閱手續(xù)， 并由行政部主管、 檔案負(fù)責(zé) 人兩級(jí)簽字確認(rèn)。 8.1.2 調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管 及部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。 人事的檔案的調(diào)閱管理： 查閱權(quán)限： 公司領(lǐng)導(dǎo)、 人力資源部負(fù)責(zé)人、 人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱所 有員工的人事檔案；各部門(mén)負(fù)責(zé)人在經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批 后可查閱其本部門(mén)內(nèi)的員工檔案；員工沒(méi)有查閱其本人及他人

20、人事檔 案的權(quán)利； 原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。 如由于工作原因確需摘抄或 者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交由 檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)復(fù)印或者摘抄的情況如實(shí)做 好登記； 員工人事檔案不得借出查閱。 如必須借出查閱時(shí)， 應(yīng)提交申請(qǐng)， 由主 管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)； 借閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度， 并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。 調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全 與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈 點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。 一、二級(jí)類型的檔案的調(diào)閱只可在公司

21、檔案管理部門(mén)調(diào)閱復(fù)印 件及掃描件，且其它各部門(mén)不可復(fù)印及留存掃描件。 必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí) 匯報(bào)，追求責(zé)任。 12 用畢按時(shí)歸還， 如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間， 必須通知檔案管理人員另行 辦理續(xù)借手續(xù) 調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng) 立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 調(diào)閱范圍：外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能 帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過(guò)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 調(diào)閱時(shí)間 一般普通文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)二周。 “加密”文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。 9、檔案保密工作 嚴(yán)格保守公司檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的完整與安全，是每個(gè)檔案管 理人員的職責(zé)。 檔案室在接收、保管、

22、提供利用時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對(duì)、簽 字，做到手續(xù)嚴(yán)格，賬目清楚。 檔案管理員要嚴(yán)守機(jī)密，不得隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容，不 準(zhǔn)私自進(jìn)行復(fù)印。 任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自將檔案帶出檔案室，不得向外傳播檔 案內(nèi)容。 檔案工作人員在工作中形成的有關(guān)廢紙，不準(zhǔn)隨意扔掉，必須銷 毀。 10、解釋權(quán) 涉及到保密檔案的管理，由保密辦公室另行制定管理辦法。 本管理辦法解釋權(quán)歸行政人事部，自頒布之日起生效。 13 附件 1:檔案調(diào)閱單 附件 2:檔案調(diào)閱記錄 附件 3:檔案級(jí)別劃分表 附件 4:檔案盒面 附件5:檔案盒背脊 附件6:卷內(nèi)備考表格式 附件7:卷內(nèi)目錄 附件 1 : 檔案調(diào)閱單 日期: 姓名 咅 職

23、務(wù) 14 查閱申請(qǐng) 公司領(lǐng) 導(dǎo)、部門(mén) 經(jīng)理及主 管審批意 見(jiàn) 行政部門(mén) 人力資源 中心意見(jiàn) 備注 附件 2: 檔案調(diào)閱登記 15 查閱日 期 姓名 部門(mén) 職務(wù) 查閱原因 查閱內(nèi)容 是否 復(fù)印/ 摘抄 查閱人 確認(rèn) 檔案管 理員確 認(rèn) 附件 2: 檔案調(diào)閱登記 16 17 檔案級(jí)別劃分表 文件等級(jí) 文件類型 歸檔管理 及期限 調(diào)閱管理 一級(jí)絕密文 件 國(guó)家保密文件、公司制定的 保密制度、涉密文件等 公司的重大決議。包括由公 司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng) 理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議 等形成的文件和會(huì)議材料、 會(huì)議記錄等。 公司與有關(guān)單位簽訂的合 同、協(xié)議書(shū)等文件材料。 公司職工勞動(dòng)、工資、福利 方面的文件材料。 在材料、合同 形成確立一個(gè) 月內(nèi)進(jìn)行歸 檔，歸檔為一 式一份，原件 及掃描件。 原 則 上 不 可 調(diào)閱，但因特 殊 情 況 要 經(jīng) 過(guò) 總 經(jīng) 辦 領(lǐng) 導(dǎo)的批準(zhǔn)，并 由 行 政 部 主 管 及 部 門(mén) 經(jīng) 理、公司領(lǐng)導(dǎo) 三 級(jí) 簽 字 確 認(rèn) 二級(jí)機(jī)密文 件 公司對(duì)外的正式的發(fā)文與有關(guān) 單位來(lái)往的文書(shū) 在材料、合同 形成確立一個(gè) 月內(nèi)進(jìn)行歸 檔，歸檔為一 式一份，原件 及掃描件。 原 則