公司通訊管理制度_1

1、公司通訊管理制度*公司通訊管理制度第一條：為了提高公司的經(jīng)營管理，節(jié)約成本費用，加 強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話 分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子 郵箱等。第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝 通、方便開展業(yè)務，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進 行私人用途。第四條：電話總機的管理電話總機由行政部的前臺人員負責值守，所有外線電話 均需由前臺人員負責接轉(zhuǎn)。前臺人員的接聽電話必須使用標 準用語。標準用語如下：接聽外線電話時，應說“您好！迎海集團，請問您找哪 位？”；當對方告訴分機號碼時，應說“請稍等！ ”

2、；如果分機占線時， 應說“對不起， 電話占線， 請您稍后 再打過來”前臺人員接聽內(nèi)線電話時，應說“您好，前臺” 。第五條：電話分機的管理公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。員工應電話分機鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務電話應簡潔明了， 接聽電話時應使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，XXX（員 工姓名） ”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。電話分機一般不開通長途直撥功能，總監(jiān)級以下員工因 為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告， 經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導審核后，報公司總裁批準后方可 開通。對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責長 途功能的使用管理。 不得

3、借予他人撥打長途電話， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，停 止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的 處分。員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制長途電話 申請單，經(jīng)部門經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導審批后，遞交行政 部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機 上。撥打長途電話時，必須使用ip特服號（如17909、17951），以節(jié)約費用。禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽 私人電話，應長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）進行撥 號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務信息。未經(jīng)公司或

4、電話所有人的同意，撥打長途電話。一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應馬 上通知前臺將該員工的長途直撥功能關(guān)閉，同時做好登記。第六條：直線電話的管理總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理， 可以根據(jù)工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國 內(nèi)長途功能的，應一并提出申請。申請配備直線電話，一律報集團董事長批準。第七條：傳真的管理公司傳真機由前臺負責管理，收發(fā)傳真時應由前臺人員 負責操作。前臺人員發(fā)送傳真完畢后，應檢查是否有文件遺漏在傳 真機旁；傳真接收完畢后，應立即將傳真文件交給收件人。員工因為工作需要而發(fā)送傳真的，應填制傳真申請單，經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內(nèi)容進行初步審核，并報主管領(lǐng)導審批。 主管領(lǐng)導審批后應將傳真申請單遞交行政部經(jīng)理簽字， 再由前臺人員操作發(fā)送。對發(fā)送保密性高的文件，可由前臺人員進行指導，