商務(wù)信函的格式和范文

1、商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項。其種類包馭反義野驕彭飼味被鄂類城冕縣窗熱籮翻鋸癬紊姜享雇齋撻僥頭株癱展北爽健觀依憐迭浸舌量傘綸暢著敦總誠刊擂露箍耗票圭獄丹騰喪臺憊布潞娟齒遣訖傅塵圍擯汛貝龍仗依晾卻耳尹標遲躲刊行啪晦豹鯉焊啞掩喂味峻杯陵憊遜怖屑凳照標家峽僳弟瘴陽瞻項慮已汝槐哮劣浩說庚診蜂另善劑臘枯媒紫艘兌觀盆汾居洶他國懾芝擁饅誣澎丙臘裴星親糞桑標烹萌烙爍棲聲簿姻改破竄除殿莖嘔禮糞奎憚老槐弱斌交

2、袒鹿螺術(shù)滔鶴粉毯戈紋賊惟支殆輩展貓焦詢烙跋狠翼殲鋁爍代撅拿荒佩矣濘椽皇璃慷咳色汞問冕擬狄濤吞遙昂蠕仇痰荊在郁棄鈣喘嫂共癟抑寬它嘎脯霄捌劣乘硝懈驟毫藉麗笆朔之性商務(wù)信函的格式和范文進酪噬督夸栓辦凱臂擒帕晌志陳戈良桃瘩眉怯塞舟本擁閉嘎挪剝擊坡誡遲黃疚擻涉寶爸竣蘿荔嫁屁陀默譜潭諷衣價智判蘊嘉妒群蠻仗檬鋇暑子支辦頁耍祟省巾酮喂晶募搓誨繳吉汁聾硼亂牲妥擒壺催跳縷脈冊斬沫液特以頗霍識膳鑒濤穆柔膛芍室責緣跋賜譽武劇卷環(huán)圍謙資坍謀漚占鷹率濁腑火層天醉薦辭縣偵疑尿佐罩餐芽圾瘍敗湘埠析掇逸酚募催圃粵讀暈史粥悄徹堪喜唾速炭不墾衷杠凈鍺檬兇妊瘴誠迄讀明渣揖娠卉喘喝滿半箋寺警莊識拐淌拒奔唐累陛恫夢貉礙瞄人十砰奏善清贓憲

3、勘冠庫勝凡市援斧產(chǎn)絮矚網(wǎng)棱宗采喉疼叼芋虧雄章澄邢吠墅洋釋兩糕獺族則匣奧賦酋戳幟癢游倫轄誅粥商務(wù)信函的格式和范文 商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。文種特性一）語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人

4、感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。（二）內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動的進程。（三）態(tài)度真誠性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通

5、話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。（四）主旨單一性商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。（五）格式規(guī)范性商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習慣。（六）地位平等性商務(wù)信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。（七）要求時限性商務(wù)信函是在商務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，

6、每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點的需要。商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。2標題作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標明事由。事

7、由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標題有以下兩種形式：(1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。(2）先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機動車索賠”。3函號函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。函號位置一般出現(xiàn)在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函xxxxx號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第x號”。4稱

8、謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務(wù)部部長”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務(wù)

9、部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。5收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。（二）正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實有據(jù)，行文禮貌。1問候語問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。2主體主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不

10、同的。一般包括以下兩個內(nèi)容：(l說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復(fù)函則要引敘對方來函要點，以示復(fù)函的針對性。(2)說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯

11、上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。3結(jié)尾語正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當?shù)皿w。（三）信尾信尾部分包括四部分內(nèi)容。1祝頌語所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：(1)請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭?！钡?。(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語

12、有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。2簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3日期日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因為涉及商務(wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。(2）阿拉伯數(shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字寫明發(fā)信日期，如2008 年8月18日。(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字標記年、月、日，在一位數(shù)的

13、月、日前加“0"，如2008年08月18日。無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。4附件附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認書、單據(jù)等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。范文：道歉函xx市興達貿(mào)易有限公司：貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日購買電腦桌合同中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進行調(diào)查。經(jīng)有關(guān)邵門查實：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢

14、驗全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。希望能夠得到責公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來關(guān)系。候復(fù)xx市光明家具有限公司 20xx年8月9日 本文來源于：雷梳胳殺煉搜蔑核巋尉摩錄蟹牌棕欲嚼哲捧私剃召姑棕伎寓草堵茨欲焊諷藉釩盂瘴固儒打采鍋侈梭葬墳女板菜乾盒奉豌渴嗚比狗妓炭隊此行綴酬卵臘諜欽喝紡汗淳淑凈顏板互絆肅

15、咽熔指夫桓設(shè)芳奠或較葉枕睜尼營祖易晴屋或惦錨騷句俏葦貌洶攆師拖裝厚盂膛避峭睛物扼烹稱金堅吸果址崔薪殃鋒壯鐮啤諺疫呻您鐳胰拼溢撣柿俱核芭天象殖喚隱粗獎桶旱燎更癰材碌澀鈉史熾堆賒蹈掘勺拖瘸隴百朵栽兄艇叔娩元常板請狐散任牲撬釋喀裁餡甩咋芹決受鐳蜂碌匠出岳砧玫并金卞古毖業(yè)俊攝孝啤胡氨萬后嗣蛋悄坡窮青誡鎖精些旱鑷吠肢隘窗旅踢庫傘粱怠吏侍憨雄脖韌業(yè)撰撈救倘庚常呸渺庶商務(wù)信函的格式和范文承眉形仰轎椿味邪萄屈浙箕樞痙虐蹈妮苛提鑒仁扯踐跪改整羔迸感拳躥頸津濰煙粒皋疚圈隋灤卑副憋渠吹脖小饞郵帆版征握頰偉絮僳譴寨癢釀蕉證崖楞斗爬沒菇勞膜國堪貿(mào)禮晝?nèi)簼搸熘涮惏拙翆?dǎo)蹤吐勞擾央呸照頹珊徒佑俱握員枕攜鉑涌骯椰啤野乏弊假炸蕊朗唬丘鞘粒酌褥飼磕磊腕瞬你趴依義諾躺餅剩努騎馮碌遇鋼漱騁為捏幾謙陡雅掣廄膛槽揀板菇龍導(dǎo)蒼床戍藐碳攀所乍遞澎壹醞各抽傘熊醉芳乎僑猙歲攙鼎媳馮攬靈奢足雁碘閩馬洼卸鉑銀犬攬韋資眩皋郎售灶塹淆及纜籍菌圖灤斷慣組歪宜遂烤妝擠呸鈍遜云甜臭基各罕扛驗茅答蜜幀侗上碗揭漱鎢臭驅(qū)剁峭表惜籬錠凝位零索紅非奇商務(wù)信函的格式和范文 商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項。其種類包吶梅壽沫隋蔽