計(jì)劃管理與時(shí)間管理（PPT51頁)

1、0LOGO計(jì)劃管理與時(shí)間管理Planning and Prioritizing1LOGO掌握時(shí)間盤點(diǎn)方法用20/80或第二象限法區(qū)分日常工作能根據(jù)SMART原則有效制定目標(biāo)掌握制定計(jì)劃的有效技術(shù)培訓(xùn)目標(biāo)2LOGO一、時(shí)間管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容3LOGO本章重點(diǎn)1、時(shí)間盤點(diǎn)2、有效的時(shí)間管理原則一、時(shí)間管理的原則4LOGO5LOGO1、正在埋頭寫計(jì)劃，電話又響了無計(jì)劃（忙）2、正在辦公室寫匯報(bào)，客戶來了無計(jì)劃（忙）3、會(huì)議開了一整天了，還沒什么成果無計(jì)劃（茫）4、手上的工作越干越多，越干越亂無計(jì)劃（茫）5、比誰都忙，到處“救火”無計(jì)劃（盲）6、剛給下屬布置完工作，

2、還是不放心事必躬親7、溝通了無數(shù)次，越溝越不清無計(jì)劃（茫）8、辦事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天拖延癥9、工作抓不住重點(diǎn)，重要的不做，不重要的抓住不放分配不當(dāng)10、粗心大意，經(jīng)常陷入空想和瑣事不能自拔無計(jì)劃（盲）11、該說“不”卻不說，礙于情面答應(yīng)，卻無法按時(shí)兌現(xiàn)不善于拒絕常見問題6LOGO什么是時(shí)間管理習(xí)慣思維：時(shí)間管理的對象是時(shí)間？1、時(shí)間本身并不需要管理，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣的（24小時(shí)）2、所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間，而是在于自己如何善于運(yùn)用及分配你自己的時(shí)間。7LOGO時(shí)間管理的本質(zhì)本質(zhì)：時(shí)間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己的工作更富效率，更富效

3、能。把事情很快地做完，叫做效率；把事情很快又很對地做完，叫做效能。8LOGO分析我們目前的時(shí)間現(xiàn)狀請列出平時(shí)最浪費(fèi)時(shí)間的三件事：1、 1 2、 13、 19LOGO工作緊急性分析 緊急性工作事項(xiàng)非常緊急（馬上要做）緊急（短時(shí)間內(nèi)要做）不很緊急（可從長計(jì)議）不緊急（無時(shí)間要求）頻次時(shí)間10LOGO分析要點(diǎn)1、每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作2、“非常緊急”的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，應(yīng)考慮授權(quán)，制度、產(chǎn)品質(zhì)量等重大問題與時(shí)間管理無關(guān)3、“緊急”事項(xiàng)越多，時(shí)間管理問題越大4、“緊急”、“非常緊急”、“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大5、除“非常緊急”外，分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真那么

4、急11LOGO工作重要性分析重要性工作事項(xiàng)非常重要（絕對要做）重要（應(yīng)該做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）頻次時(shí)間12LOGO1、每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作2、“非常重要”的工作事項(xiàng)，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)3、“重要”的工作事項(xiàng)越多，時(shí)間管理就越合理4、一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)5、特別注意對“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析分析要點(diǎn)13LOGO時(shí)間管理啟示（授權(quán)）1、可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多時(shí)間做更重要的事情2、下屬暫時(shí)沒你做得好不代表永遠(yuǎn)沒你做得好3、授權(quán)剛開始會(huì)花費(fèi)你較多時(shí)間，但下屬一旦勝任，你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間4、做那些

5、應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑，意味著你在花時(shí)間做下屬的事。14LOGO1、會(huì)見前或會(huì)見開始時(shí)，約定會(huì)見所用時(shí)間2、事先約定會(huì)見的具體目標(biāo)3、不良會(huì)見容易打亂其他時(shí)間安排，要堅(jiān)決克服4、學(xué)會(huì)對付無故拖延時(shí)間管理啟示（會(huì)見）15LOGO1、主管用于開會(huì)的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何用好時(shí)間很關(guān)鍵2、自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”“專題討論會(huì)”等，自己可以決定的會(huì)議，要事先評估開會(huì)的必要性3、養(yǎng)成以簡明書面形式而非簡單口頭通知開會(huì)，即使只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律5、參加別人召集的會(huì)議，可請求召集人確定會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間時(shí)間管理啟示（開會(huì)）16LOGO1、外出頻繁的主管，需進(jìn)行公

6、出必要性評估，以便壓縮公出時(shí)間2、合理安排拜訪路線3、合理安排拜訪時(shí)間時(shí)間管理啟示（外出）17LOGO1、突發(fā)性干擾的大小順序?yàn)?、拖延性干擾中，最需要克服的為：缺乏自律，許多因素你無法把握，但是你可以把握自己。3、誰干擾了你，偷走你的時(shí)間？誰對你的干擾最大，別人？你自己？下屬、上司、同事、客戶、朋友、自己大小時(shí)間管理啟示（干擾）18LOGO時(shí)間管理的原則1、80/20原則例如：80%的銷售量來20%的客戶20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值，集中80%的精力做那20%的工作。一天中的15件要做的事，占80%價(jià)值的只有三件，認(rèn)真挑選這三件事。19LOGO80/20原則的運(yùn)用1、列出一天內(nèi)所有的工

7、作2、對工作進(jìn)行分類價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)一事項(xiàng)二事項(xiàng)三事項(xiàng)四事項(xiàng)五事項(xiàng)六20LOGO80/20原則的運(yùn)用3、時(shí)間和精力分配4、工作價(jià)值分類5、時(shí)間和精力分配價(jià)值80%的工作分配價(jià)值20%的工作分配事項(xiàng)一：需2小時(shí)集中精力事項(xiàng)二：需1小時(shí)不受干擾事項(xiàng)三：需2小時(shí)高效時(shí)間事項(xiàng)四：可往后推事項(xiàng)五：沒時(shí)間就不做事項(xiàng)六：可委托下屬21LOGO四象限工作法1第一象限緊急重要2第二象限不緊急重要3第三象限緊急不重要4第四象限不緊急不重要緊急不緊急重要不重要22LOGO四象限原理解析1緊急狀況迫切問題限期完成的會(huì)議或工作2準(zhǔn)備工作預(yù)防措施，價(jià)值觀澄清計(jì)劃人際關(guān)系建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能

8、力3造成干擾的訪問、電話信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事4忙碌瑣碎的事處理文件電話浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng)緊急不緊急重要不重要23LOGO養(yǎng)成習(xí)慣1、每周將工作排出優(yōu)先次序2、在高效時(shí)間里完成重要工作3、授權(quán)4、有效對付干擾5、明確的生活和工作目標(biāo)6、保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾7、會(huì)利用零星時(shí)間8、有得力助理或文員、充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備24LOGO養(yǎng)成習(xí)慣9、文件柜、辦公桌整潔、條理清晰10、在固定的時(shí)間處理往來函件11、丟掉無用的文件12、將每件事善始善終，避免多頭處理13、萬不得以才召開會(huì)議14、常年使用工作效率手冊15、學(xué)會(huì)休息、娛樂與業(yè)余愛好25LOGO一、時(shí)間

9、管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容26LOGO本章重點(diǎn)1、什么是目標(biāo)管理2、如何根據(jù)SMART原則設(shè)定目標(biāo)二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則27LOGO目標(biāo)管理的六個(gè)要素1、上司與下屬共同參與制定2、與高層一致3、可衡量4、關(guān)注結(jié)果5、及時(shí)的反饋與輔導(dǎo)6、以事先設(shè)定的目標(biāo)評估績效28LOGO目標(biāo)管理的好處1、抓住重點(diǎn)2、關(guān)注結(jié)果3、考核的依據(jù)明確4、激發(fā)下屬的承諾和工作的主動(dòng)性5、統(tǒng)一目標(biāo)，勁往一處使6、在各自層面上工作7、下屬能力提升和職業(yè)發(fā)展快29LOGO目標(biāo)設(shè)定常見的問題1、目的與目標(biāo)的混淆2004年的目的：增收節(jié)支2004年的目標(biāo)：行政費(fèi)用比去年下降15%30LOGO目標(biāo)設(shè)定常

10、見的問題2、定量目標(biāo)與定性目標(biāo)定量目標(biāo)：下半年銷售額增加產(chǎn)15%定性目標(biāo)：下半年制定新的行政考核標(biāo)準(zhǔn)定性目標(biāo)的誤區(qū)：無法衡量方法：制定時(shí)同時(shí)定出標(biāo)準(zhǔn)31LOGO SMART原則Specific 具體的Measurable 可衡量的Attainable - 可實(shí)現(xiàn)的Relevant - 相關(guān)的Time based 基于時(shí)間的32LOGO制定符合SMART原則目標(biāo)范例要做什么結(jié)果是什么條件是什么什么時(shí)間縮短18%開發(fā)達(dá)到或超越3.5級(jí)生產(chǎn)周期本年年底新的功能軟件包2004年12月1日正式推出33LOGOSMART原則常用詞語：開發(fā)、設(shè)計(jì)、發(fā)送、修正、完成、訓(xùn)練、制作出、生產(chǎn)出、編寫出、檢驗(yàn)出、銷售

11、、執(zhí)行、解決、提高、研究、達(dá)到、降低、維持、運(yùn)輸、修建 避免詞語：明白、了解、知道、有效地、成為、認(rèn)識(shí)到、實(shí)現(xiàn)、合理地、精確地34LOGO第一步：正確理解公司的整體目標(biāo)第二步：分解目標(biāo)并制定符合SMART原則的目標(biāo)第三步：檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致第四步：列出可能的問題和障礙，找出相應(yīng)的解決方法第五步：列出解決目標(biāo)所需要的技能和知識(shí)第六步：列出達(dá)到目標(biāo)所必須的合作對象和外部資源第七步：確定目標(biāo)完成的日期設(shè)定目標(biāo)的步驟35LOGO設(shè)定目標(biāo)的工具即時(shí)目標(biāo)更小目標(biāo)小目標(biāo)大目標(biāo)剝洋蔥法：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程是由現(xiàn)在到將來，由小目標(biāo)到大目標(biāo)，一步步前進(jìn)的；但是設(shè)定目標(biāo)的最高效的方法則是與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程正好相

12、反，運(yùn)用“剝洋蔥法”，由將來到現(xiàn)在，由大目標(biāo)到小目標(biāo)層層分解。大目標(biāo)小目標(biāo)更小目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)36LOGO設(shè)定目標(biāo)的工具目標(biāo)樹形圖：目標(biāo)樹形圖用于對目標(biāo)的分解。分解方式一般有四種：1、按部門（區(qū)域）分解2、按客戶分解3、按產(chǎn)品分解4、按時(shí)間分解總目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)37LOGO案例：山田本一的智慧取勝山田本一是日本的一名馬拉松運(yùn)動(dòng)員，1984年，在東京國際馬拉松邀請賽中，名不見經(jīng)傳的選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。當(dāng)記者問他憑什么取得如此驚人的成績時(shí)，他說了這么一句話:憑智慧戰(zhàn)勝對手。當(dāng)時(shí)許多人都認(rèn)為這個(gè)偶然跑到前面的矮個(gè)子選手是在故弄玄虛。馬拉松賽是體力和耐力的運(yùn)動(dòng)，所以

13、只要身體素質(zhì)好又有耐性就有望奪冠，爆發(fā)力和速度都還在其次，說用智慧取勝確實(shí)有點(diǎn)勉強(qiáng)。兩年后，意大利國際馬拉松邀請賽在意大利北部城市米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。記者又請他談經(jīng)驗(yàn)。山田本一回答的仍是上次那句話:用智慧戰(zhàn)勝對手。這回記者在報(bào)紙上沒再挖苦他，但對他所謂的智慧迷惑不解。10年后，這個(gè)謎終于被解開了，他在他的自傳中是這么說:每次比賽之前，我都要乘車把比賽的線路仔細(xì)地看一遍，并把沿途比較醒目的標(biāo)志畫下來，比如第一個(gè)標(biāo)志是銀行;第二個(gè)標(biāo)志是一棵大樹;第三個(gè)標(biāo)志是一座紅房子這樣一直畫到賽程的終點(diǎn)。比賽開始后，我就以百米的速度奮力地向第一個(gè)目標(biāo)沖去，等到達(dá)第一個(gè)

14、目標(biāo)后，我又以同樣的速度向第二個(gè)目標(biāo)沖去。40多公里的賽程，就被我分解成這么幾個(gè)小目標(biāo)輕松地跑完了。起初，我并不懂這樣的道理，我把我的目標(biāo)定在40多公里外終點(diǎn)線上的那面旗幟上，結(jié)果我跑到十幾公里時(shí)就疲憊不堪了，我被前面那段遙遠(yuǎn)的路程給嚇倒了。38LOGO案例：今年銷售額增長30%今年銷售額增長30%細(xì)分目標(biāo)市場強(qiáng)化渠道管理加強(qiáng)人員培訓(xùn)規(guī)范終端管理加強(qiáng)廣告宣傳提高促銷力度擴(kuò)大直銷比例改善激勵(lì)機(jī)制1、公關(guān)活動(dòng)2、直接信函3、報(bào)紙廣告4、雜志廣告5、戶外廣告6、電視廣告電視廣告：1、選擇哪些電視臺(tái)？2、上哪些節(jié)目時(shí)段？3、廣告量（頻率、長度）？4、評估廣告的標(biāo)準(zhǔn)是什么？5、費(fèi)用6、行動(dòng)計(jì)劃表39LO

15、GO一、時(shí)間管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容40LOGO本章重點(diǎn)1、計(jì)劃概述2、如何將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為計(jì)劃三、如何做計(jì)劃41LOGO管理循環(huán)決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的程序計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)42LOGO主管制訂計(jì)劃的目的1、能配合實(shí)現(xiàn)上級(jí)主管的目標(biāo)策略2、能實(shí)現(xiàn)自己部門的任務(wù)3、能成為下屬行為的依據(jù)及評價(jià)下屬工作成果的重要基準(zhǔn)43LOGO計(jì)劃的好處1、成功完成預(yù)期工作目標(biāo)的可能性增強(qiáng)2、使下屬更了解目標(biāo)3、使工作更有系統(tǒng)4、減少危機(jī)出現(xiàn)可能5、更為輕松處理突發(fā)事件6、成員的工作更能互相匹配7、更為客觀評價(jià)結(jié)果44LOGO制定計(jì)劃的要點(diǎn)1、分析要達(dá)到的目標(biāo)2、判斷所處的工作

16、環(huán)境3、找出影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的決定因素4、分析所擁有的資源，人員情況、產(chǎn)品優(yōu)勢、金錢、時(shí)間等5、依據(jù)所擁有的資源和決定因素，找出各種達(dá)到目標(biāo)可行的方法6、選擇可能的方法7、根據(jù)所選定的工作擬定具體的實(shí)施方案，將各項(xiàng)工作分配給各個(gè)員工并建立相應(yīng)的評估和考核方法8、對行動(dòng)進(jìn)行有效而合理的排序，哪些可以同時(shí)進(jìn)行，哪些需要按照一定的順序9、決定完成各個(gè)項(xiàng)目需要的時(shí)間，并推算出總體時(shí)間45LOGO制定計(jì)劃常見誤區(qū)1、沒有注意到計(jì)劃的滾動(dòng)2、沒有彈性3、沒有估計(jì)多種可能4、沒有考慮資源和條件5、沒有事先溝通確認(rèn)46LOGO好計(jì)劃的特征1、詳盡并清晰：完成什么，誰來完成，什么時(shí)間完成2、完整，避免行動(dòng)中造成脫節(jié)

17、3、符合實(shí)際，現(xiàn)有的人員、資源、時(shí)間可以做到4、彈性，計(jì)劃能配合新的情況或者能充分利用新出現(xiàn)的機(jī)會(huì)5、優(yōu)先順序，行動(dòng)成員都明白什么是最重要的6、界定行動(dòng)，使成員明白哪些是一定要做到，哪些是你希望他/她做到的7、附有衡量計(jì)劃成功的標(biāo)準(zhǔn)8、事先同合作者進(jìn)行充分的溝通9、定出日期以便定期檢查計(jì)劃的進(jìn)展情況47LOGO案例：月度工作計(jì)劃表六月份工作計(jì)劃表部門：辦公室 崗位：行政專員月度 級(jí)別N工作項(xiàng)目計(jì)劃完成時(shí)間項(xiàng)目內(nèi)容/摘要實(shí)施進(jìn)度實(shí)際完成時(shí)間完成情況備注上月遺留重點(diǎn)工作1市科技研發(fā)中心申報(bào)工作2017/5/20科技項(xiàng)目2017/5/20 已經(jīng)完成準(zhǔn)備專家辯論會(huì)2市城鄉(xiāng)統(tǒng)籌示范項(xiàng)目2017/5/20科技項(xiàng)目準(zhǔn)備論證會(huì)3歐盟認(rèn)證2017/5/31出口貿(mào)易正在進(jìn)行例行工作1工資考核制度制訂與實(shí)施2017/5/31對崗位、工資績效實(shí)施考核正在修訂暫行辦法2安全定置考核制度的制訂與執(zhí)行2017/5/31對生產(chǎn)現(xiàn)場實(shí)施考核2017/5/28 已經(jīng)完成從5月30日起執(zhí)行3員工手冊制訂與實(shí)施2017/5/31公司文化和制度的修訂與執(zhí)行正在進(jìn)行臨時(shí)工作1供電局A項(xiàng)缺說明書2017/5/31用電情況對比說明已核算2017/5/28 已經(jīng)完成本月開展重點(diǎn)工作1工資考核制度制訂與實(shí)施2017/6/10對崗位、工資績效實(shí)施考核下發(fā)實(shí)施2員工手冊