高校采購項目化管理平臺的設計與實現

1、    高校采購項目化管理平臺的設計與實現    陳娜萍王雙喜摘           要  采購項目化管理平臺是一個多部門充分參與的開放性大系統(tǒng)，平臺整合項目立項、采購計劃申報、 采購執(zhí)行、合同簽署、驗收、資金支付、檔案管理、評價反饋以及數據分析統(tǒng)計等功能，通過平臺將采購涉及的各部門之間的業(yè)務流程打通，實現數字化采購資源共享，節(jié)約采購成本的同時，提高采購效率和監(jiān)督力度。關    鍵   詞  高校采購;項目化管理;平臺設計中圖分類號&#

2、160; g717                   文獻標志碼  a                      文章編號  2096-0603（2019）36-0001-03隨著國家和政府對高校投入的不斷增加以及高校自身建設投入的不斷加大，高校采購活動越來越頻繁，采購規(guī)模也隨之增大。高校采購項目的特點是品種多、采購形式多樣，部分大型設備量少價高，采購過程繁雜，而高

3、校采購管理模式往往達不到學校的管理要求。以廈門地區(qū)高校為例，目前這些高校的采購管理工作模式主要是依托辦公平臺的部分表單輔助手工模式，即在項目立項、采購申請、合同審批、資產驗收等環(huán)節(jié)通過各自獨立的oa工作流程工作，輔助人工管理加紙質保存材料。這種管理模式在管理過程中經常會因為某些因素而影響采購工作效率。主要存在以下問題：（1）使用紙質材料的方式進行采購過程的信息記錄，這些信息不易保存，容易丟失，不利于查找，很大程度上降低了招標采購管理工作的效率;（2）采購工作往往涉及學校中的多個部門，不論是獨立運作的oa工作流程還是手工管理模式，部門之間的信息溝通很不流暢，無法實現數據共享，甚至有時還會產生錯漏

4、，影響招標采購工作的完成質量;（3）不能及時、有效地進行監(jiān)督，容易滋生腐敗。目前，國內許多高校已經搭建了采購管理系統(tǒng)，并通過在系統(tǒng)上不斷擴展功能和優(yōu)化流程，實現學校采購工作的管理目標。但是因為各高校所處地域、發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模以及管理要求不同，在采購管理工作流程細節(jié)方面存在差異，至今沒有一套普遍適用的高校采購管理系統(tǒng)。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，將計算機網絡系統(tǒng)引入采購管理中，建構一套具有較高起點、適應新需求、體現高校辦學特色的采購管理系統(tǒng)，可以有效地提高采購工作的質量和效率，實現全程監(jiān)督。一、平臺設計的總體思路高校采購項目化管理平臺是一個集使用部門、財務部門、采購部門、驗收部門、監(jiān)督部門等多部

5、門充分參與的開放性大系統(tǒng)，業(yè)務環(huán)節(jié)涉及立項審批、采購計劃申報、采購執(zhí)行、合同簽署、驗收、支付、歸檔、評價反饋、數據分析統(tǒng)計、監(jiān)督檢查等。由此可見，本項目是一個綜合復雜的采購平臺，在設計時應堅持“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、聯合建設、分步實施、資源共享”的指導思想1，并遵循以下幾個原則：（1）提高監(jiān)督部門在采購過程中的全程監(jiān)督地位，強化監(jiān)督力度。（2）提高系統(tǒng)的信息安全性，強化系統(tǒng)入侵防范和信息安全。（3）采購事務處理采用工作流控制方式，并可撤銷實現回退操作，動態(tài)建立系統(tǒng)事務處理的工作日志。（4）系統(tǒng)支持多角色創(chuàng)建和權限定義，進行嚴格的權限功能管理。（5）數據創(chuàng)建確保獨立性、唯一性和繼承性，采購業(yè)務數據

6、支持采購計劃、采購任務、采購項目、采購合同的多對多關系。根據流程圖進行系統(tǒng)的總體設計，并把系統(tǒng)分成以下十大模塊：工作臺、項目管理、采購管理、合同管理、驗收管理、支付管理、檔案管理、評價管理、報表管理、監(jiān)督管理。二、平臺模塊功能概述高校采購項目化管理平臺的基本需求：通過平臺，用戶可以隨時了解所提交采購項目的狀態(tài)及相關操作人員，查看審批狀態(tài)及結果，及時了解項目的進程，與相關人員聯系、溝通，實現采購流程的透明化，提高工作效率，方便全程監(jiān)督。各業(yè)務部門根據本部門的工作重點和工作任務提出立項申請，經相應審批環(huán)節(jié)后確定預算項目。財務部門根據下達的預算計劃，將所有預算項目基礎信息導入平臺;使用部門經辦人在前

7、期充分調研和論證的基礎上，按照預算項目提交采購計劃申請，填寫采購計劃清單后，進入審批環(huán)節(jié)，按照預先設定的工作流程和條件，提交相關部門相應人員進行在線審批處理;之后進入項目執(zhí)行環(huán)節(jié)，根據采購項目品類和預算金額分別進入部門自行采購流程或者統(tǒng)一招標采購流程執(zhí)行采購;采購結果確認后，進入合同、驗收、支付等環(huán)節(jié)，完成采購。（一）工作臺智能的工作助理，功能包括各種提醒和預警，輔助用戶更加條理、科學地分配時間，安排和推進工作。每種角色都有單獨的工作臺功能組件，用戶登錄系統(tǒng)后只能看到和使用自己的角色對應的工作臺。（二）項目管理該模塊實現從立項申請、立項論證、上會決策、項目變更的全過程管控。根據不同業(yè)務類型、不

8、同預算金額設定不同的審批流程。（三）采購管理實現從采購計劃申報、采購申請及審批、采購執(zhí)行（確定采購方式與代理機構、招標文件審核、采購結果確定）的全過程管控。根據不同業(yè)務類型、不同金額設定不同的審批流程，同步關聯項目管理的相關信息。（四）合同管理采購結果確認后，由使用部門經辦人根據招投標文件和學校合同范本，起草合同初稿，區(qū)分不同合同類型，按照設定的合同審批流程，由不同部門層層把關合同審批管理流程。（五）驗收管理關聯合同管理模塊。合同簽訂后，供應商按合同條款發(fā)貨，使用部門收到貨物按合同供貨清單清點無誤并完成測試后，由使用部門經辦人在該模塊中選擇需要驗收的相應合同，提交驗收申請，區(qū)分不同合同金額和合

9、同類別，按照不同的驗收流程執(zhí)行。（六）支付管理銜接合同管理和驗收管理模塊。采購合同簽訂后，按照合同約定的付款方式，在本模塊的結算欄登記付款的金額和時間、付款方式、付款次數等重要信息，其中最后一筆付款與驗收管理模塊關聯。等到實際報銷時財務人員審核系統(tǒng)上登記的信息和報銷提供的報銷單、票據等的一致性后方可辦理付款。（七）檔案管理本模塊將整個項目的階段標志性文檔，根據采購流程順序，按標準格式進行歸檔。采購經辦人在檔案管理模塊中選定已驗收的項目，并勾選需要提交歸檔的資料。歸檔過程按照“系統(tǒng)沉淀手工錄入審核進入檔案庫”的流程進行。采購檔案信息庫建立后，支持按項目、時間、業(yè)務部門、中標單位等方式查詢。采購檔

10、案支持按時間、按項目導出excel表格2。（八）評價管理該模塊包括供應商評價、采購代理機構評價、采購項目質量評價等。采購項目完成后，使用部門經辦人填寫供應商評價表、采購代理機構評價表和采購項目質量評價表;采購經辦人填寫采購代理機構評價表。還可以考慮增加相關職能部門對采購項目的使用率及使用效益進行評價。（九）報表管理該模塊包含各種報表的查詢、導出、打印等功能。為了滿足不同的需求，可以通過自定義報表選項，制作表格所需內容形成自定義表格。（十）監(jiān)督管理系統(tǒng)專門為紀檢、監(jiān)察、審計等監(jiān)督部門提供監(jiān)督模塊，監(jiān)督人員登錄后可以隨時抽查采購各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，由此加大監(jiān)督力度，擴大監(jiān)督范圍，更有效地規(guī)避風險3。

11、三、主要功能模塊的設計與實現（一）項目管理模塊學校各業(yè)務部門根據本部門的工作重點和工作任務，在對項目的必要性、可行性、預期效益實施的能力與條件進行可行性論證的基礎上提出立項申請，依據項目屬性報歸口管理部門進行初審、排序，匯總至財務部門。財務部門組織校內外專家進行立項論證，結合專家意見并根據年度預算安排向學校領導提出立項建議。預算項目經黨委會或校長辦公會審定后，根據經費渠道不同，由財務部門報經費主管部門審批。財務部門按照預算批復結果導入預算項目信息。預算批復后，因實際情況變化，使用部門提出預算變更，原則上要經過原論證專家小組同意后報財務部門審核，最終由學校領導會議研究確定方能變更。（二）采購管理

12、模塊1.采購計劃階段使用部門根據預算下達情況，選擇一個預算項目，填寫采購計劃清單，采購計劃經部門領導及經費審批人批準后，10萬元（含）以上的項目還要使用部門分管校領導審批;采購部門經辦人提取需審批的采購計劃，查看采購計劃清單，若采購計劃清單不符合要求，則審批不通過，采購計劃退回至提交部門重新申請;若符合要求，采購部門根據當年政府采購目錄及限額標準，確定采購項目和組織形式（政府分散采購、政府大宗采購、自行委托招標、部門自行采購），經采購部門領導審批后，進入采購執(zhí)行階段。（見圖1）2.采購執(zhí)行階段按照采購項目，使用部門經辦人上傳需求文件（非標準大宗貨物上傳采購說明）和采購項目論證意見表，簽署廉潔承

13、諾書，如需要采用政府規(guī)定之外或者學校采購辦法規(guī)定之外的采購方式，需事先經過特殊采購方式審批后方可執(zhí)行下一步采購程序。政府分散采購、自行委托招標和校內自主招標均屬于采購部門統(tǒng)一招標采購，其中政府分散采購提示由使用部門經辦人到福建省政府采購網上公開信息系統(tǒng)辦理，由采購經辦人根據系統(tǒng)時間節(jié)點填報代理機構信息、采購方式，上傳標書、公告情況、中標結果等;屬于自行委托招標項目，由采購經辦人隨機抽取代理機構，選擇合適的采購方式，上傳標書、公告情況、中標結果等，在招標文件確認和采購結果確認環(huán)節(jié)需要相關審批步驟;屬于大宗貨物政府采購，由采購經辦人填寫主管部門報批情況和送貨時間，通知使用部門經辦人處理;屬于部門自

14、行采購項目，由使用部門辦理，其中1萬元（含）以上需上傳部門自行采購評審報告和報價材料。（見文末圖2）（三）合同管理模塊采購結果確認后，由使用部門經辦人根據招投標文件和學校合同范本，起草合同初稿，發(fā)起合同審批流程。屬于部門自行采購項目，經使用部門負責人、采購經辦人、使用部門分管校領導審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經辦人上傳合同掃描件存檔;屬于統(tǒng)一招標采購項目，經采購經辦人、使用部門負責人、采購部門負責人、財務與資產管理處審核。其中100萬元以下合同，由采購部門分管校領導審批簽訂;100萬元（含）以上合同，由學院法律顧問審核后，交由采購部門分管校領導和法定

15、代表人審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經辦人上傳合同掃描件存檔。（四）驗收管理模塊1.合同金額10萬元的，使用部門自行驗收使用部門經辦人發(fā)起驗收申請，轉至使用部門資產管理員，由其組織使用部門負責人和經辦人進行驗收。驗收完成后，由使用部門資產管理員填寫驗收意見，經使用部門負責人和使用部門經辦人會簽后，系統(tǒng)自動發(fā)至驗收主管部門和采購部門備案。2.合同金額>10萬元的，由驗收主管部門組織驗收使用部門經辦人發(fā)起驗收申請，驗收申請轉至使用部門資產管理員，確認后交驗收主管部門。驗收主管部門組織相關人員進行驗收。驗收完成后，由驗收主管部門填寫驗收意見，使用部門經辦人、使用部門資產管理員、使用部門負責人、相關專業(yè)技術人員會簽后系統(tǒng)存檔備案。四、結語綜上所述，信息化系統(tǒng)的開發(fā)建立涵蓋學校采購項目建設全過程、全流程控制的采購一體化管理平臺，通過系統(tǒng)設置業(yè)務流轉步驟、審批權限、控制標準、工作規(guī)范、風險防范等內容，完善整個項目建設的管理流程。結合內控建設風險點控制，通過系統(tǒng)設置風險防火墻，自動監(jiān)控預警，對項目建設實行綜合評估，對實施進度、完工情況實時統(tǒng)計分析，有利于進一步提高采購業(yè)務的工作效率，真正