采購對賬操作指引

1、采購對賬操作指引1. 目的規(guī)范對賬工作流程，提高工作效率。2. 涉及部門財務部、采購部、物控部、倉庫、生產(chǎn)外協(xié)組、整單外發(fā)組、品質(zhì)部3. 定義采購對賬是指特創(chuàng)財務對賬人員與按期間對賬的各類供應商（物料供應商，外協(xié)供應商，設備配件輔料供應商）核對月度往來應付款項的工作。4. 對賬期間特創(chuàng)公司對賬期間為上月 26 日至本月 25 日，對賬日期計算以特創(chuàng) ERP系統(tǒng)入庫日期為準。如：供應商 25 日發(fā)貨，特創(chuàng) ERP系統(tǒng)25 日以后入庫的物料，將納入后一個對賬期間。5. 對賬單收集時間供應商發(fā)送對賬單的時間：所有按期間對賬的供應商應在每月的26 日至 30 日將對賬單（ excel格式電子檔和打印并

2、蓋章的對賬單）通過郵件和傳真發(fā)送給特創(chuàng)財務部對應的財務對賬人員。如供應商不能在對賬單收集期間將對賬單發(fā)給特創(chuàng)財務對賬人員，則該對賬期間內(nèi)應核對往來明細合并到后一對賬期間并將該供應商應付款項在正常的付款期間內(nèi)順延。6. 特創(chuàng)財務對賬時間當月 26 日至次月 5 日，核對好后在 12 日前將對賬單回傳給供應商。供應商等特創(chuàng)財務通知才能開發(fā)票。7. 財務對賬所需的資料及格式要求7.1物料供應商、設備配件輔料供應商對賬所需資料及要求所需單據(jù)：采購訂單、供應商送貨單、特創(chuàng)收料單，供應商對賬單，單據(jù)要求采購訂單，送貨單和收料單上的供應商名稱， 物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，單價金額必須相互一致， 且不得涂改，

3、財務不接受有涂改的單據(jù)對賬。采購訂單必須有采購部采購主管以上人員審核并經(jīng)供應商蓋章確認，對于采購訂單單價財務人員有異議的，采購部應提供詢價比價憑證，對于采購部不能提供詢價比價憑證的，財務應將此訂單交給總經(jīng)理審批。供應商應在送貨單上蓋有供應商名稱的公章或送貨章并注明特創(chuàng)采購訂單號。倉庫收物料人員應在送貨單上簽字并蓋收貨章確認物料入庫。物控（收料單制單人）要在收料單上錄入完整的供應商送貨單號，并以送貨單日期作為收料日期輸出收料單，倉庫收料人員應在收料單上簽字確認物料入賬。供應商對賬單應包括采購訂單號，送貨日期，送貨單號，物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，單價，金額。物控制單人員應在收到供應商送貨日期起 3

4、 日內(nèi)收齊采購訂單，送貨單，收料單給到財務對賬人員復核對賬。7.2 整單外發(fā)供應商對賬所需資料及要求所需單據(jù)：送貨單，收貨單，供應商對賬單單據(jù)要求供應商應在送貨單上蓋有供應商名稱的公章或送貨章。并在送貨單上注明特創(chuàng)采購訂單號，產(chǎn)品型號，單位，數(shù)量，不得涂改，涂改需要重新開單。倉庫收貨人員應在送貨單上簽字并蓋收貨章確認收貨入庫入賬并將系統(tǒng)收貨單號寫在供應商送貨單的右上角，同時在系統(tǒng)收貨單上錄入供應商完整的送貨單號，并把供應商送貨日期錄入作為系統(tǒng)收貨單的日期。倉庫收貨人員應在每周一將上周供應商送貨單傳遞到財務對賬人員處，每月 26 日應將 26 日以前沒有傳遞到財務的單據(jù)帶到財務對賬人員處。 不能

5、按時間傳遞送貨單據(jù)造成不能和供應商及時對賬的責任由倉庫收貨人負責。供應商對賬單應至少含有采購訂單號，送貨日期，送貨單號，數(shù)量，單價等其他收費項目明細。7.3 工序外協(xié)供應商對賬所需資料及要求所需單據(jù)：工序外協(xié)報價單，外協(xié)加工單，供應商送貨單，供應商對賬單單據(jù)要求外協(xié)報價單，在外發(fā)加工前，采購應將外協(xié)報價單給到財務對賬人員處。在外協(xié)報價單有更新時，采購部應及時將報價變更資料傳遞到財務對賬人員。外協(xié)加工單應注明供應商名稱， 加工工序名稱，產(chǎn)品型號，規(guī)格，數(shù)量及準確的加工工藝參數(shù)，外協(xié)加工單制單人簽字，收貨單位及經(jīng)手人簽字。供應商送貨單應注明外協(xié)加工單號，產(chǎn)品型號，數(shù)量，加工項目。走系統(tǒng)的外協(xié)加工單供應商送貨時外協(xié)收貨人員應在系統(tǒng)做收料單，并按供應商送貨單日期收料，同時錄入供應商完整的送貨單號。外協(xié)報價單，外協(xié)加工單，供應商送貨單不得涂改，如需修改需要修改好后重新打印或重新填寫， 有修改單據(jù)傳遞到財務將會被退回并不與供應商對賬， 由此造成的后果由修改人負責。供應商對賬單應包括外協(xié)加工單號， 送貨日期，送貨單號，產(chǎn)品型號，單位，數(shù)量，單價，單獨報價的加工項目要單列。外協(xié)收貨人員應在供應商送貨后 2 日內(nèi)將供應商送貨單和外協(xié)加工單按上述要求核對好后送到財務部對賬人員。 不能按時按要求傳遞單據(jù)資料到財務對賬人員造成不能和供應商及時對賬的責任由外協(xié)收貨