汾西礦業(yè)集團(tuán)建立物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)踐

1、    汾西礦業(yè)集團(tuán)建立物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)踐    王銅摘要降低成本，實(shí)現(xiàn)效益最大化，是企業(yè)的最終目標(biāo)。通過建立物資采購(gòu)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)物資采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格隨時(shí)保持一致，具有可靠的參考價(jià)值，達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。關(guān)鍵詞物資采購(gòu) 招標(biāo) 動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)中圖分類號(hào)g250.74文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a文章編號(hào)1672-5158（2013）05-0151-02前言目前，企業(yè)面臨材料價(jià)格上漲、技術(shù)更新加快、采購(gòu)成本高、部分供應(yīng)商壟斷、開發(fā)供應(yīng)商難度加大等物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的嚴(yán)峻形勢(shì)，企業(yè)必須更新采購(gòu)觀念和創(chuàng)新采購(gòu)模式，用戰(zhàn)略思維構(gòu)筑企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略采購(gòu)體系，達(dá)到降低企

2、業(yè)采購(gòu)成本、增加企業(yè)利潤(rùn)空間的目的。擁有并保持一個(gè)具有高度競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)市場(chǎng)，具有成本領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)，對(duì)任何一個(gè)公司，都是具有關(guān)鍵戰(zhàn)略意義的。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，面對(duì)日益嚴(yán)峻的成本壓力和殘酷的市場(chǎng)挑戰(zhàn)，科學(xué)管理物資供應(yīng)商使之提供合適的產(chǎn)品或服務(wù)，已成為眾多企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇，采購(gòu)成本控制與供應(yīng)商管理已成為影響企業(yè)未來市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵因素。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，采購(gòu)部門也不僅僅是“買東西”，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)代化管理正逐步成為采購(gòu)部門的重要職責(zé)。供應(yīng)鏈管理體系應(yīng)用而生，對(duì)降低供應(yīng)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)、提高服務(wù)的響應(yīng)速度和持續(xù)的降低成本有著無可比擬的巨大作用。供應(yīng)鏈管理體系

3、建立后，每年在供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)可節(jié)約成本6-8%，效益相當(dāng)可觀。建立物資采購(gòu)運(yùn)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)可以提供所需物資實(shí)時(shí)市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和采購(gòu)價(jià)格信息，為集團(tuán)公司決策提供數(shù)據(jù)支持，降低采購(gòu)成本，減少前期市場(chǎng)調(diào)研消耗，同時(shí)避免了人工管理帶來的暗箱操作，形成不必要內(nèi)耗，為集團(tuán)快速響應(yīng)市場(chǎng)、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力夯實(shí)基礎(chǔ)。1動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)來源1.1山西焦煤物資價(jià)格目錄、集團(tuán)公司歷年采購(gòu)的各種物資價(jià)格歷史數(shù)據(jù)，由各采購(gòu)單位提供的實(shí)時(shí)物資交易數(shù)據(jù)。1.2通過暗標(biāo)方式與準(zhǔn)人的商貿(mào)公司或供貨企業(yè)簽訂協(xié)議，由準(zhǔn)人的供應(yīng)商聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)傳遞物資的價(jià)格數(shù)據(jù)，并匯總到動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)中。1.3準(zhǔn)入供應(yīng)商的下屬供應(yīng)商物資報(bào)價(jià)。使企業(yè)對(duì)每一項(xiàng)采購(gòu)物資的來源有地可尋

4、，更準(zhǔn)確的判斷采購(gòu)成本、采購(gòu)價(jià)值。1.4市場(chǎng)實(shí)地調(diào)查物資的價(jià)格數(shù)據(jù)。由市場(chǎng)調(diào)研組調(diào)研而成，多方互相制約，促進(jìn)工作快速完善執(zhí)行。2數(shù)據(jù)庫(kù)的管理2.1物資采購(gòu)價(jià)格動(dòng)態(tài)信息，只限于集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱查看和對(duì)物資采購(gòu)的管理工作提供參考。2.2動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)由企管處負(fù)責(zé)建立，提供接口給二級(jí)物資采購(gòu)單位，二級(jí)物資采購(gòu)單位根據(jù)集團(tuán)公司的要求建立本單位的物資采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，并與集團(tuán)公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，每周將集團(tuán)公司各單位物資的采購(gòu)情況，上網(wǎng)報(bào)送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.3物資價(jià)格如果變化，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員根據(jù)準(zhǔn)人商貿(mào)公司或供貨企業(yè)實(shí)時(shí)傳遞的價(jià)格變動(dòng)情況和變動(dòng)原因，及時(shí)對(duì)物資價(jià)格數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)向二級(jí)物資采購(gòu)單位通報(bào)市場(chǎng)物資價(jià)格

5、變動(dòng)情況。3實(shí)施步驟3.1成立動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)管理小組3.2成立招標(biāo)小組3.3成立監(jiān)督小組4數(shù)據(jù)庫(kù)功能4.1權(quán)限分配領(lǐng)導(dǎo)決策層權(quán)限：查看、修改、審批、發(fā)文通告功能。供應(yīng)商權(quán)限：自己獨(dú)立賬號(hào)下資料的查看、添加。采購(gòu)部權(quán)限：執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示采購(gòu)工作，訂單生成、進(jìn)度查詢、到貨驗(yàn)收、結(jié)單付款申請(qǐng)?zhí)峤?。?cái)務(wù)部門權(quán)限：驗(yàn)收單查看、財(cái)務(wù)審批、上下級(jí)工作通報(bào)。企管處：相應(yīng)權(quán)限下資料查看、錯(cuò)誤糾正修改。4.2數(shù)據(jù)庫(kù)角色分層4.2.1供應(yīng)商產(chǎn)品以類別詳細(xì)劃分，可實(shí)現(xiàn)按類別、按名稱等的檢索。使領(lǐng)導(dǎo)的查詢條理明晰。同樣，由于我集團(tuán)公司采購(gòu)物資種類、規(guī)格繁多，我們可根據(jù)采購(gòu)物資的不同而把供應(yīng)商劃分為不同級(jí)別，以方便領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)物資信

6、息的檢索。集團(tuán)采購(gòu)物資科系統(tǒng)，可按照采購(gòu)頻率、單次采購(gòu)數(shù)量、合同金額大小等將其劃分開來。即：長(zhǎng)期主要采購(gòu)物資、長(zhǎng)期次要采購(gòu)物資、臨時(shí)大宗采購(gòu)物資、臨時(shí)小量采購(gòu)物資。因此，供應(yīng)商也可按照物資采購(gòu)類別的劃分來歸類，分為a、b、c、d四級(jí)。a級(jí)應(yīng)商是我集團(tuán)公司長(zhǎng)期主要物資的供應(yīng)商。為集團(tuán)公司長(zhǎng)期緊密戰(zhàn)略性合作伙伴。主要材料的提供者。b級(jí)供應(yīng)商為我集團(tuán)公司長(zhǎng)期次要物資供應(yīng)商。采購(gòu)頻率較低。c級(jí)供應(yīng)商為我集團(tuán)公司臨時(shí)大宗物資供應(yīng)商。采購(gòu)數(shù)量多。d級(jí)供應(yīng)商為我集團(tuán)公司臨時(shí)小量物資供貨商。涉及合同單位小，金額少，合作數(shù)量少。一級(jí)供應(yīng)商供應(yīng)物資還含有許多從小供應(yīng)商處匯總而來的物資，我們要更清楚的了解采購(gòu)情況就

7、需要對(duì)這些小供應(yīng)商報(bào)價(jià)也集成到數(shù)據(jù)庫(kù)。相對(duì)應(yīng)的這些供應(yīng)商我們將其劃分為二級(jí)供應(yīng)商a、b、c、d級(jí)。a、b、c、d級(jí)供應(yīng)商是有特定上家的供應(yīng)商，隸屬于a、b、c、d之下，為a、b、c、d級(jí)供應(yīng)商的下級(jí)供應(yīng)商。二級(jí)供應(yīng)商需將其供應(yīng)給一級(jí)供應(yīng)商的產(chǎn)品、規(guī)格、合同數(shù)量、合同金額詳細(xì)列表填寫。供我集團(tuán)公司查看。各供應(yīng)商聯(lián)系人為集團(tuán)公司企管處主管人員，各企管人員在各自領(lǐng)域內(nèi)享有獨(dú)立查看，錯(cuò)誤批復(fù)、修改權(quán)限。真正做到任務(wù)責(zé)任到人。4.2.2集團(tuán)公司管理人員根據(jù)集團(tuán)公司實(shí)際情況，集團(tuán)公司軟件實(shí)操者包括企管處的企業(yè)管理者及采購(gòu)部業(yè)務(wù)執(zhí)行者兩大類。軟件瀏覽內(nèi)容上兩者嚴(yán)格劃分，各司其職，有效防止業(yè)務(wù)人員的暗箱操作。

8、企管處主要負(fù)責(zé)保證數(shù)據(jù)庫(kù)信息準(zhǔn)確實(shí)時(shí)性，在供應(yīng)商價(jià)格變動(dòng)情況下可及時(shí)將變動(dòng)更新到數(shù)據(jù)庫(kù)。采購(gòu)部主要執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，需要對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行一系列作業(yè)，不享有數(shù)據(jù)庫(kù)的查閱權(quán)，只有上傳已購(gòu)物資價(jià)格數(shù)據(jù)權(quán)限。不同崗位上的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)范圍明確分配。對(duì)無關(guān)事宜不需要享有查看功能，統(tǒng)一界面下按業(yè)務(wù)員編號(hào)登陸管理系統(tǒng)，界面簡(jiǎn)單清晰。4.2.3招標(biāo)部通過招標(biāo)小組，在bs架構(gòu)網(wǎng)頁(yè)上對(duì)網(wǎng)上的投標(biāo)單位投標(biāo)報(bào)價(jià)進(jìn)行匯總處理。4.2.4監(jiān)督部對(duì)投標(biāo)網(wǎng)頁(yè)投標(biāo)信息享有查看權(quán)，抽取數(shù)據(jù)做記錄對(duì)比招標(biāo)部報(bào)告進(jìn)行招標(biāo)監(jiān)督工作，可實(shí)時(shí)查閱數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)自動(dòng)對(duì)比生成的價(jià)格大幅異動(dòng)。5軟件說明軟件專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)化的界面，細(xì)節(jié)到了每一個(gè)按鈕、面板、標(biāo)簽、圖

9、標(biāo)、滾動(dòng)條、狀態(tài)欄及封面的設(shè)計(jì)。美觀大方，流程設(shè)置清晰明了，使用戶在辦公時(shí)舒適、便捷。軟件采用bs+cs架構(gòu)（通俗說cs就是客戶端+服務(wù)器端，每臺(tái)電腦必須安裝客戶端，優(yōu)勢(shì)是速度快，可以處理復(fù)雜數(shù)據(jù)。bs就是網(wǎng)頁(yè)形式的，優(yōu)點(diǎn)是免維護(hù)，免配置）。二級(jí)供應(yīng)商數(shù)量繁多，商家具有很大不確定性，集團(tuán)公司亦不與其產(chǎn)生直接業(yè)務(wù)，僅了解其產(chǎn)品報(bào)價(jià)即可，因此，二級(jí)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)需采用bs架構(gòu)（其登陸賬號(hào)由一級(jí)供應(yīng)商負(fù)責(zé)發(fā)放，我方進(jìn)行審核），簡(jiǎn)單便捷易實(shí)現(xiàn)我方調(diào)閱目的。界面羅列上級(jí)供應(yīng)商（一級(jí)供應(yīng)商）名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品產(chǎn)地等等，可直接在線提交數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)小供應(yīng)商實(shí)時(shí)網(wǎng)上報(bào)價(jià)。一級(jí)供應(yīng)

10、商是我集團(tuán)公司的直接物資供應(yīng)商。涉及業(yè)務(wù)流程手續(xù)，辦理需要相關(guān)人員審批，因此，一級(jí)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)采用cs架構(gòu)。在每個(gè)一級(jí)供應(yīng)商處發(fā)送數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，在供應(yīng)商各自的權(quán)限平臺(tái)下填寫報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單發(fā)送至相關(guān)業(yè)務(wù)員系統(tǒng)，避免因數(shù)據(jù)繁多導(dǎo)致的錯(cuò)誤和丟失。一級(jí)供應(yīng)商上無修改下級(jí)供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料權(quán)限，僅可拉取報(bào)價(jià)。一級(jí)供應(yīng)商全程操作可留痕查看，自動(dòng)集成供應(yīng)商報(bào)價(jià)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，供我方隨時(shí)調(diào)閱。歷史合作商各產(chǎn)品成交價(jià)格從采購(gòu)部數(shù)據(jù)中自動(dòng)生成列表記錄，集成歷史價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)與歷史價(jià)格庫(kù)自動(dòng)對(duì)比生成動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，領(lǐng)導(dǎo)決策層通過對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢掌握價(jià)格差異。（與現(xiàn)貨交易查詢軟件類似，實(shí)時(shí)顯示物資價(jià)格變動(dòng)、最新報(bào)價(jià)、最新成交價(jià)格）當(dāng)投標(biāo)報(bào)價(jià)與歷史價(jià)格相差超過10%時(shí)產(chǎn)生價(jià)格異動(dòng)，生成異價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)，自動(dòng)提示領(lǐng)導(dǎo)決策層，方便領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確的判斷。6結(jié)束語(yǔ)汾西礦業(yè)