文控作業(yè)指導書(標準化)

1、文控作業(yè)指導書（標準化）2010年5月7日批準： 審定： 審核： 編寫： 1. 目的確保質(zhì)量系統(tǒng)有關文件得到有效控制，進而確保本公司制度、標準、規(guī)范等文件保持最新、最適用。2. 適用范圍本標準適用于金記食品有限公司質(zhì)量管理活動有關文件制訂、審核、批準、發(fā)放、使用、保存、變更、修改、廢止之處理進行文控作業(yè)。3. 引用標準下列標準所包含的條文，通過在本指導書中引用而構(gòu)成本標準的條文。本指導書出版時，所示的版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本指導書的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。3.1受控文件清單 3.2受控文件使用/修改/取消申請表 3.3受控文件發(fā)放/回收記錄表 3.4外來文件一覽

2、表 3.5作廢文件一覽表3.6借閱登記表 4. 工作程序:4.1標準化作業(yè)流程總圖部門經(jīng)理按標準編寫部門受控文件部門經(jīng)理審核文件文件中涉及的部門參與評審總經(jīng)理批準文件檢查，歸檔，保存內(nèi)部文件受控文件復印蓋章文件發(fā)放相關部門批準后借閱廢除過期版本外來文件登記外來文件評審外來文件總經(jīng)理批準文件發(fā)放相關部門序號文件名稱編制人員備 注1質(zhì)量手冊部門經(jīng)理2程序文件部門經(jīng)理 3 流程文件部門經(jīng)理4 作業(yè)文件技術(shù)操作人員4.2作業(yè)步驟：作業(yè)步驟作業(yè)程序質(zhì)量標準關健控制點文件編制質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫（目錄、方針、目標、組織結(jié)構(gòu)、職責和權(quán)限描述、與體系條款的描述、程序文件的引用、職責分配表、程序文件清單

3、等）文件的格式、語言的邏輯與公司文件統(tǒng)一按規(guī)范、標準編寫質(zhì)理手冊程序文件由部門主管編制（依據(jù)手冊中的定義，詳細描述標準中指出的程序文件和組織自己決定的程序文件，根據(jù)過程來編寫是最基本的方法）流程文件由部門經(jīng)理編制作業(yè)文件由了解過程操作的技術(shù)人員或中層領導者編寫（是程序文件中某個環(huán)節(jié)的細化，主要針對關鍵的過程或沒有形成文件就易引起出錯的過程）質(zhì)量記錄、表格編號由了解過程的人員編寫最合理。（空表單是在階文件，一旦填寫就成為記錄，一份好的表單通常需要相關人員的評審，會隨時間的推移而變化）評審（審核）各類文件經(jīng)編寫部門/人員編制完成后,由文件的審核人對文件進行評審,當涉及多個部門或內(nèi)容復雜時可組織相關

4、部門人員采用會議或傳遞會簽方式共同評審字體格式統(tǒng)一，與其文件相容外來文件先登記后組織相關部門人員評審標準、規(guī)范批準編成冊的受控文件交總經(jīng)理批準存檔編成冊的受控文件需要歸檔，由文控中心按檔案管理規(guī)定，進行分類、編目、歸檔各部門獨立保管的文件和資料應在文控中心備案以確保文件的可追溯性準確，清晰 發(fā)放受控文件蓋有“受控”標識的印章，并注明分發(fā)號。文件經(jīng)各部門編制完成、批準發(fā)布后由各職能部門按批準的發(fā)放范圍發(fā)放，文件領用人應在文件“發(fā)文單”上簽名，領用相應分發(fā)號的文件。同時各部門將本部門發(fā)放的文件清單及發(fā)放范圍報文控中心備案準確，及時文控中心統(tǒng)一編制“受控文件清單”，并根據(jù)文件發(fā)放的情況及時更新回收作

5、廢文件回收時，由文控中心提出，文控中心按原收/發(fā)文登記名錄逐一收回，并作記錄。作廢文件銷毀經(jīng)文件管理部門負責人批準后予以銷毀。作備份用的作廢受控文件，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可留用。合訂本中部分文件作廢而且無法隔離時，應在作廢文件的封面或首頁加蓋“作廢”標識印章。作業(yè)現(xiàn)場不準保存“作廢”的文件。及時借閱文件借閱人需填寫“借閱登記簿”，批準后，方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還及時5. 職責：5.1文控作業(yè)是質(zhì)量管理體系文件歸口管理部門，負責上級機關下發(fā)的各類文件和公司下發(fā)的各類計劃和管理性文件的控制，負責質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放5.2文控人員負責組織各部門編制質(zhì)量管理體系文件5.3文控人員負

6、責文件的管理5.4各部門負責職能范圍內(nèi)相關文件的編制、報批，并負責部門內(nèi)使用的文件和資料以及對運行中產(chǎn)生的記錄進行控制5.5其它各部門制訂、發(fā)放的文件，報總經(jīng)理批準交文控備案歸檔后發(fā)放相關部門6. 作業(yè)說明：6.1文件的編、審、批、存、發(fā)、收6.1.1質(zhì)量管理體系文件6.1.1.1質(zhì)量手冊由部門經(jīng)理編制，總經(jīng)理審核批準發(fā)布；6.1.1.2程序文件由部門經(jīng)理編制,總經(jīng)理批準發(fā)布;6.1.1.3作業(yè)指導書由使用部門編寫,部門負責人審核,管理者代表（質(zhì)量負責人）批準;6.1.2技術(shù)文件6.1.2.1工藝、技術(shù)文件由生產(chǎn)部組織編制、審核,管理者代表（質(zhì)量負責人）批準發(fā)布;6.1.3外來文件和資料6.1

7、.3.1外來文件中直接引用的各類標準、規(guī)范等，由部門提出，管理者代表（質(zhì)量負責人）審核，總經(jīng)理批準發(fā)布；6.1.3.2各部門需使用的國家有關法律、法規(guī)等，經(jīng)本部門負責人批準6.1.4 文件的編號6.1.4.1文件的層次質(zhì)量管理體系文件分六個層次：a層：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標文件b層：質(zhì)量手冊c層：程序文件d層：流程文件e層：作業(yè)文件及記錄/表格/報告等f層：質(zhì)量記錄、表格編號6.1.4.2 編號規(guī)則A. 外來文件：外來文件帶有編號的直接引用原編號，由文控中心登記管理。 B. 質(zhì)量手冊編號:SJS-SC-01 文件版本號 質(zhì)量手冊代號 蘇州金記食品有限公司代號 C.程序文件編號：SJS-CX-SY-

8、 01 順序號部門代號（以部門拼音開頭字母代表 事業(yè)） 程序文件代號 蘇州金記食品有限公司代號 D流程文件編號：SJS- LC- PK- 01 順序號部門代號（以部門拼音開頭字母代表 品控） 流程文件代號 蘇州金記食品有限公司代號E.作業(yè)文件編號：SJS- C-SY- 01 順序號 部門代號（以部門拼音開頭字母代表 事業(yè)） 作業(yè)文件代號 蘇州金記食品有限公司代號F.質(zhì)量記錄、表格編號: SJS- JL-SY- 01 順序號 部門代號（以部門拼音開頭字母代表 事業(yè)） 記錄表單文件代號 蘇州金記食品有限公司代號6.1.5 文件的評審（審核）6.1.5.1各類文件經(jīng)編寫部門/人員編制完成后,由文件的

9、審核人對文件進行評審,當涉及多個部門或內(nèi)容復雜時可組織相關部門人員采用會議或傳遞會簽方式共同評審.評審的內(nèi)容包括:a.文件的格式、語言的邏輯性；b.文件內(nèi)容的適宜性；c.與相關文件或其它在用文件的協(xié)調(diào)性、相容性。6.1.5.2 每年由文控中心組織各部門對本部門在用管理性文件進行一次評審,評審內(nèi)容重點是隨公司情況的變化后,各文件內(nèi)容的適宜性及與新使用的文件的相容性.6.1.5.3生產(chǎn)部對在用的技術(shù)文件隨時進行評審、根據(jù)情況隨時更新。6.1.5.4文件評審中發(fā)現(xiàn)問題,如為新編制文件由編制部門/人員進行修改、重新報批，如是在用文件按“6.4 文件的更改”規(guī)定執(zhí)行.6.2文件的發(fā)放6.2.1 受控文件

10、蓋有“受控”標識的印章，并注明分發(fā)號。6.2.2文件經(jīng)各部門編制完成、批準發(fā)布后由各職能部門按批準的發(fā)放范圍發(fā)放，文件領用人應在文件“發(fā)文單”上簽名，領用相應分發(fā)號的文件。同時各部門將本部門發(fā)放的文件清單及發(fā)放范圍報文控中心備案。6.2.3收/發(fā)文登記在所發(fā)放文件的有效期間及作廢后五年內(nèi)，由文控中心妥善保管，以確保文件的可追溯性。6.2.4文控中心統(tǒng)一編制“受控文件清單”，并根據(jù)文件發(fā)放的情況及時更新。6.3文件的保管6.3.1文件領用人對領用的文件要加以妥善保管和使用，所有文件必須保持清晰、易于識別，同時防止污損、遺失。6.3.2受控文件不得隨意自行復印。如需要時，使用者應向該文件發(fā)放部門申

11、請領用。6.3.3文件因破損嚴重而影響使用時，使用者應向文控中心辦理文件更換手續(xù)，交出破損文件，換發(fā)新的文件，換發(fā)的文件允許使用原文件的分發(fā)號。6.3.4文件遺失后，遺失人應申請重新領用，由文控中心核準后補發(fā)。補發(fā)文件時，應給予新的分發(fā)號，并注銷原分發(fā)號。6.3.5編成冊的受控文件，按每一單冊進行受控標識，統(tǒng)一發(fā)放管理。文件合訂本中有受控和非受控的，應在受控文件的封面或前頁加蓋受控標識印章。6.3.6受控文件的使用人，工作崗位發(fā)生變動時，其使用文件按如下方式管理：a.在組織內(nèi)部調(diào)動其性質(zhì)相同的崗位，保留原使用文件；b.調(diào)出本組織或調(diào)到組織內(nèi)與質(zhì)量無關崗位的，原使用文件由文控中心負責收回；c.調(diào)

12、至組織內(nèi)與質(zhì)量有關的其他崗位的，原使用文件由文控中心予以調(diào)整。6.4 文件的更改6.4.1 文件需要更改時，由文件更改提出部門或人員填寫“文件更改單”， 說明更改原因。6.4.2 文件作局部文字或數(shù)據(jù)修改時，應在被修改文字或數(shù)據(jù)間劃杠，并在臨近適當?shù)奈恢脴嗣餍薷膬?nèi)容，并由修改者簽字。 不允許用修改液對正式文件進行修改。6.4.3 文件經(jīng)多次修改，或需作較大幅度修訂時。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。6.4.5 文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理。當采用換頁或換版方式時，應在發(fā)放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版文件。6.5 文件的作廢6.5.1 文件作廢時，由文控中心提出，文

13、控中心按原收/發(fā)文登記名錄逐一收回，并作記錄。6.5.2 收回的作廢文件，蓋上“作廢”印章，在暫不銷毀前歸入作廢檔案類。6.5.3 作廢文件銷毀經(jīng)文件管理部門負責人批準后予以銷毀。6.5.4 作備份用的作廢受控文件，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可留用。6.5.5 合訂本中部分文件作廢而且無法隔離時，應在作廢文件的封面或首頁加蓋“作廢”標識印章。6.5.6 作業(yè)現(xiàn)場不準保存“作廢”的文件。6.6 外來文件的管理6.6.1上級機關及相關方來文6.6.1.1所有與質(zhì)量管理體系有關的外來文件，由文控中心負責簽收、登記、分類、編號和處理。6.6.1.2 文控中心根據(jù)外來文件的類別、性質(zhì)遞交組織最高管理層的有關人閱批，或直接轉(zhuǎn)發(fā)給有關職能部門。a.屬于上級機關下發(fā)的行政法規(guī)性和管理性文件，由文控中心負責保存，并貫徹實施；b.屬于工藝、技術(shù)類文件，由文控中心轉(zhuǎn)發(fā)給技術(shù)部門或生產(chǎn)部門使用，并保存；c.屬于顧客、供方或相關方提供的文件資料，由文控中心簽收、登錄后，轉(zhuǎn)發(fā)給工程市場部使用，管理；6.6.1.3由文控中心轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)放的各類外來文件，必須填寫收/發(fā)記錄，由文控中心保存。6.6.2技術(shù)標準凡從國際、國家、地區(qū)或行業(yè)標準中，引用的工藝、技術(shù)規(guī)范，由技術(shù)人員負責摘錄，編制，并審核其是否屬于有效文本，形成本公司的技術(shù)文件，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由文控中心發(fā)放，技術(shù)人員或生產(chǎn)部門使用和保存。6.6.