秘書學(xué)概論與實(shí)務(wù)考核習(xí)題與標(biāo)準(zhǔn)答案

1、秘書學(xué)概論與實(shí)務(wù)考核習(xí)題與答案 作者： 日期：2 秘書學(xué)概論與實(shí)務(wù)考核習(xí)題與答案1、封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)是：（1）可滿足單獨(dú)辦公的要求；（2）避免受到外界干擾，易于員工集中精力；（3）無噪音；（4）保密性強(qiáng)。2、封閉式辦公室的缺點(diǎn)是：（1）建筑成本和能源成本高；（2）辦公空間浪費(fèi)比較大；（3）不利于對員工的監(jiān)督和指導(dǎo)；（4）在一定程度上影響了員工之間的交流。3、秘書日常需維護(hù)的區(qū)域主要有三個(gè)：個(gè)人辦公區(qū)、公共辦公區(qū)和上司辦公區(qū)。4、購買辦公用品要注意以下事項(xiàng)：（1）辦公用品不允許隨意、無次序購買。（2）盡量貨比三家，買到物美價(jià)廉的物品。（3）應(yīng)保留一張貨物訂單，以便收到貨物是核對。（4）為防止缺

2、貨，應(yīng)當(dāng)有提前購買的意識。（5）對于消耗量大的物品，購買數(shù)量要充足。5、如今不懂計(jì)算機(jī)、不會(huì)使用計(jì)算機(jī)的人就是信息時(shí)代的“文盲”。除了計(jì)算機(jī)，辦公室里其他的現(xiàn)代辦公設(shè)備也越來越多，秘書的任務(wù)就是盡快掌握這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和管理方法。主要包括：（1）打印機(jī)的使用與管理（2）復(fù)印機(jī)的使用與管理（3）傳真機(jī)的使用與管理（4）移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用與管理6、接聽電話的程序與技巧：（1）準(zhǔn)備記錄（2）摘機(jī)應(yīng)答（3）辨識身份（4）認(rèn)真聽記（5）道別掛機(jī)7、電話交談的要求：1.規(guī)范2.禮貌3.簡潔4.保密8、電話交談的技巧：1.不要直呼其名2.使用溫和語言3.用肯定語氣表示否定意思4.將命令形式轉(zhuǎn)為請求形式

3、5.慎重使用“你”字開頭9、郵件拆封時(shí)要注意：（1）拆封時(shí)發(fā)現(xiàn)郵票丟失或郵票、郵戳不完整，應(yīng)當(dāng)注明。（2）不能拆啟標(biāo)有“親啟”“保密”等字樣的郵件，除非有領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)。（3）如果誤拆不該拆啟的郵件，應(yīng)當(dāng)立即封口，在信封上注明“對不起，誤拆”字樣，簽上自己的名字，盡快轉(zhuǎn)交收件人，并致歉說明。（4）如果是單位的訂購郵件，應(yīng)當(dāng)找出當(dāng)初的訂購副本予以核對，看品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。（5）如果是單據(jù)、支票或賬單、結(jié)算單等，應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)或付款等有關(guān)部門。（6）如果是廣告等宣傳資料，有用的如有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料等，應(yīng)當(dāng)保存好或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門。（7）秘書如果經(jīng)過授權(quán)可以對信函進(jìn)行閱看，應(yīng)該把其中某些重點(diǎn)內(nèi)

4、容圈點(diǎn)或勾畫出來，以提示領(lǐng)導(dǎo)注意。10秘書工作事務(wù)繁雜，更需要合理地分配時(shí)間，有效地利用時(shí)間，以提高工作效率，有效利用時(shí)間需做到：（1）明確自己的工作任務(wù)與職責(zé)（2）區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作（3）巧妙靈活利用時(shí)間（4）善于使用時(shí)間管理工具（5）適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)（6）遵守組織制定的規(guī)章制度（7）記錄和評估利用時(shí)間的有效程序11、前臺(tái)接待是秘書的一項(xiàng)重要工作，它是溝通內(nèi)部上下的“橋梁”，是聯(lián)系外部的“窗口”，是企業(yè)的門面、喉舌，是企業(yè)形象的縮影。12、秘書和秘書部門在參與團(tuán)體接待過程中，必須精心準(zhǔn)備，周密實(shí)施。團(tuán)體來訪接待事關(guān)重大，為謹(jǐn)慎起見，一般應(yīng)當(dāng)事先擬定出詳細(xì)的接待方案，按常規(guī)應(yīng)該包括

5、以下幾項(xiàng)基本內(nèi)容：（1）接待方針（2）接待規(guī)格（3）接待安排（4）接待責(zé)任（5）接待經(jīng)費(fèi)（6）其他事宜12、涉外活動(dòng)的基本原則：（1）不卑不亢（2）依法辦事（3）內(nèi)外有別（4）遵守禮儀13、涉外活動(dòng)的禮賓次序：（1）按外賓身份與職務(wù)高低排列（2）按外賓所在國名英文字母排列（3）按時(shí)間先后順序排列14、收文處理是對收到文書的辦理和管理過程，一般包括文書的簽收、拆封、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等環(huán)節(jié)。15、拆封文書的要求：（1）拆封前核對來件的接受者（2）不該自己拆的文書不要拆（3）不損壞信封內(nèi)的文書（4）取干凈信封內(nèi)的文書（5）如發(fā)現(xiàn)信封內(nèi)沒有材料，應(yīng)及時(shí)與來件單位聯(lián)系（6）拆開重

6、要信件時(shí)應(yīng)有兩人在場16、文書的立卷是指將文件組合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下幾步：（1）收集文件（2）鑒別文件（3）歸卷（4）調(diào)整（5）排列、編號和編目17、信息收集的方法：（1）觀察法（2）詢問法（3）問卷法（4）網(wǎng)絡(luò)法（5）交換法（6）購買法18、信息分類的方法：（1）分母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法19、開放參觀活動(dòng)的準(zhǔn)備：（1）通過調(diào)查研究，充分了解接待對象的情況（2）挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員，讓其熟悉參觀的項(xiàng)目（3）制作并至少提前一周寄發(fā)請柬。（4）確定接待服務(wù)處和接待人員（5）準(zhǔn)備宣傳小冊子（6）準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品（7）準(zhǔn)備特殊的參

7、觀用品（8）布置參觀的場景20、舉辦任何一次會(huì)議都要消耗一定的人力、物力、財(cái)力。其支出作出科學(xué)的預(yù)算是開好會(huì)議的重要保障。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般包括：（1）場地費(fèi)用（2）交通費(fèi)用（3）食宿費(fèi)用（4）資料費(fèi)用（5）人工費(fèi)用（6）其他費(fèi)用21、會(huì)議的籌備方案越詳細(xì)，越可能把問題減少到最小的程度。但是，緊急和意外的事件任然可能發(fā)生，擬定出應(yīng)急方案可以保障會(huì)議在出現(xiàn)意外時(shí)能夠按計(jì)劃進(jìn)行。應(yīng)急方案的著眼點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：（1）人員問題（2）場地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題22、會(huì)議證件的制作的注意事項(xiàng)：（1）易于區(qū)分與會(huì)者的不同身份（2）要與會(huì)議性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)（3）要

8、與組織的文化理念相吻合；另外，總體上來講要注意經(jīng)濟(jì)適用、美觀大方。涉外會(huì)議的證件要用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。23、會(huì)前檢查的主要內(nèi)容有：（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充分（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況（5）會(huì)場布置情況的檢查（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查（7）特殊類型會(huì)議相關(guān)工作的檢查24、清退會(huì)議文件資料是指與會(huì)人員在會(huì)議結(jié)束時(shí)，根據(jù)規(guī)定將會(huì)上發(fā)的文件資料清理并退回會(huì)議秘書處。秘書首先要確定清退文件資料的范圍，印制和下發(fā)清退文件資料的目錄，并做好必要的解釋工作。根據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況選擇合適的清退方法，清退過程中需要逐份清點(diǎn)、登記、填寫文件登記清退表，

9、交接雙方簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)丟失要查明原因，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。25、會(huì)議評估的主要目的是為了明確以下內(nèi)容：（1）會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)（2）會(huì)議的成本效益如何（3）與會(huì)者是否滿意（4）以后會(huì)議中需要改進(jìn)的地方26、秘書調(diào)整工作日志要注意：（1）安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障?，以備活?dòng)時(shí)間的拖延或添加臨時(shí)的、緊急的情況。（2）進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，仍應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則，并將變更的情況報(bào)告上司，慎重處理。（3）確定變更后，應(yīng)當(dāng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方、說明理由、防止誤解等。（4）再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記和不做修改。27、訓(xùn)練1：×

10、×公司準(zhǔn)備在2010年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2010年訂貨會(huì)議，于2009年12月20日發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)期為兩天，1月9日報(bào)到。報(bào)到地點(diǎn)在××××酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)自理。 請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知。28、訓(xùn)練2： 陳先生是沈陽某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理，下面是他和他的秘書下星期一的活動(dòng)安排： 上午10:30在辦公室舉行會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加。秘書要安排時(shí)間去銀行取現(xiàn)金。12:30陳經(jīng)理與北京

11、代理商王先生在文化大酒店共進(jìn)午餐。秘書為人事部的朱迪小姐安排下午3:：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個(gè)小時(shí)的時(shí)間以便安排陳經(jīng)理與自己商談下一次推銷工作會(huì)議的日程安排，但不能占上午9:0010:00的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時(shí)間里處理他的信件。陳經(jīng)理與夫人晚上7:30出發(fā)去康特公寓出席晚8:00的俱樂部聚餐會(huì)。秘書本人在晚上7:00要參加社交俱樂部舉行的一個(gè)活動(dòng)。請將這些內(nèi)容分別填寫在陳經(jīng)理和他秘書的工作日志上。several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. for example a, b, and c valueswhile on horizontal vertical errors for measurement, general in iron angle