紹興支行_鄭衛(wèi)科_淺談庫房管理

1、淺談銀行庫房管理系統(tǒng)銀行庫房管理是銀行日常運作龐大系統(tǒng)下一個不可分割的組成 部分，業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案 都存放在其中。會計檔案的管理工作過程也和當?shù)膹?fù)雜，需要日積月 累的認真經(jīng)營，包括會計檔案的登記、交接、分類、入庫、上架、借 閱、銷毀。由于會計檔案的種類繁多，保密性、重要性高，會計憑證 保管期限不同，使得傳統(tǒng)的庫房管理方式成本較高，需要庫房管理員 的素質(zhì)極高，工作量大。精益化的現(xiàn)代管理理念目前正越來越被各個 現(xiàn)代企業(yè)所接受，實現(xiàn)對庫房的全方位、全時間的系統(tǒng)化控制，將使 得庫房管理的效率和精細化程度得到提高，降低庫房管理成本，而一 個好的軟件系統(tǒng)又是不可或缺的

2、。試想下，如果可以掌控每一冊由不 同機構(gòu)、不同行員、不同時期生成會計憑證的準確位置，可以知道有 多少憑證已經(jīng)到了可以銷毀的時間，盤庫只要用激光槍掃描條形碼就 能將浩如煙海的會計檔案盤點的一清二楚，這該是庫房管理員的福音。 市面上的庫房管理軟件不少，但是都沒有專門為銀行開發(fā)的，與銀行 實際操作過程中的要求差距較大，下面是筆者對銀行庫房管理軟件的 看法。會計檔案的生命周期應(yīng)該為會計檔案生成、會計檔案交接入庫、會 計檔案盤庫移交、會計檔案調(diào)閱、會計檔案銷毀，庫房管理軟件的作 用就在于控制檔案生命周期，實現(xiàn)對會計檔案全流程的管理。-、 會計檔案*成。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，會計檔案生成人 員根據(jù)會計

3、檔案的內(nèi)容手工制作會計檔案封面，隨后裝訂會計檔 案，爾后通過會計檔案交接登記簿，將會計檔案交與會計檔案管 理人員，在管理軟件下，會計檔案生成人員可以在公用的軟件平 臺中錄入，在軟件中輸入檔案日期，檔案生成日期，并在已有的 數(shù)據(jù)庫中查找相應(yīng)的檔案名稱，保管期限根據(jù)檔案名稱自動填寫, 如此提交后產(chǎn)生一個帶有員工號的識別碼，自動生成檔案封面， 根據(jù)設(shè)計好的檔案耍求，打印不同規(guī)格的檔案封面，這樣形成了 統(tǒng)一的會計檔案命名規(guī)則避免了不同人對相同檔案命名不同、對 到期日的理解等不一致，也克服了制作出的會計封面格式也相互 不同的弊端，實現(xiàn)標準化。二、會計檔案交接。會計檔案交接過程是會計檔案生成人員，統(tǒng)一 交

4、與檔案庫房管理人員。會計檔案交接入庫應(yīng)為會計檔案生成人 員發(fā)起，會計檔案庫房管理人員通過查閱會計檔案生成人員準備 交接的會計檔案是否符合所提交的要求是否符合會計檔案管理要 求，如果符合則可以點擊接受，如果不符合則可以通過拒絕交易 將其所提交的請求，要求其進行改正，也可以打印出紙質(zhì)登記簿， 留存紙質(zhì)簽名。檔案移交后檔案不再屬于檔案生成人員，而是由 檔案管理員負責，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案入庫，保證檔案資 料的保密和安全。三、會計檔案入庫。會計檔案入庫，是會計檔案保管人員，根據(jù)會 計檔案生成機構(gòu)、種類、到期日的不同等將會計檔案放置相應(yīng)位 置，并進行登記。會計檔案庫管理員將手中管理的暫未入庫的檔 案

5、準備入庫時，應(yīng)同吋生成掛簽，掛簽內(nèi)容應(yīng)對應(yīng)相應(yīng)的憑證檔 案封面內(nèi)容，并生成相應(yīng)的條形碼。四、會計檔案盤點與移交。會計檔案的盤點是會計檔案管理人員或 檢查人員為核對會計檔案數(shù)量是否有缺失。傳統(tǒng)的會計檔案盤點 工作量十分浩大，且不說機構(gòu)檔案中有成千上萬份檔案，光是確 認數(shù)量的工作量就訃人望而卻步，這樣會增加庫房管理的難度， 庫房管理人員或者檢查人員也會因為難度降低質(zhì)量的可能，無法 達到目的，而庫房管理軟件正好解決了這個問題，通過這樣的好 處是避免在將來的盤庫時將檔案一份份拿出，而只需要用激光槍 掃描檔案憑證相應(yīng)條形碼就可以（一般條形碼即可，也可做成二 維碼）。將激光槍所掃描的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至軟件中與數(shù)據(jù)

6、庫進行比對, 查看是否有缺失損壞的檔案。會計檔案管理人員因為崗位輪換， 或者工作變動等等原因，需要將手中檔案移交時通過檔案管理系 統(tǒng)也可以很有效率的達到目的。五、會計檔案的調(diào)閱。會計檔案的調(diào)閱是有關(guān)部門在得到相關(guān)手續(xù) 獲準時需要查看、復(fù)制相應(yīng)檔案。傳統(tǒng)會計檔案管理方法就需要 會計檔案管理人員，查閱手工登記簿，或者是進入庫房憑借自己 的工作經(jīng)驗查找憑證，這樣查找費時費力。利用會計檔案管理軟 件可以建立搜索功能，通過會計憑證類型、歸檔時間、檔案生成 人員等就可以迅速的達到查找的目的，如果開發(fā)成網(wǎng)頁式的，可 以跨機構(gòu)查找相應(yīng)檔案，實現(xiàn)資源共享，管理部門能統(tǒng)一管理監(jiān) 測、考核；同時通過錄入界面登記檔案

7、借閱記錄，包括借閱部門、 人員時間、事由、批準通知書號等內(nèi)容。達到對每一份檔案借閱 記錄的管理，可以對手工登記的借閱登記簿起到補充作用。六、會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀是指會計檔案到了保管期限 可以予以銷毀。傳統(tǒng)會計檔案銷毀的難度在于檔案過多，查找到 相應(yīng)到期銷毀檔案的難度過大，導(dǎo)致不能及時準確地銷毀應(yīng)銷毀 的檔案。會計檔案管理系統(tǒng)，可以每日檢索會計檔案是是否到期， 如果到期則將檔案狀態(tài)從正常轉(zhuǎn)變?yōu)榈狡?，并提示庫房管理員， 到銷毀日庫房管理人員，將所提示到期的檔案通過到期登記簿所 提示的檔案位置與檔案拿出銷毀，并在登記頁面登記，內(nèi)容應(yīng)包 括所銷毀的時間、批次、批準號、銷毀人員等，作為手工銷毀登 記簿的補充。同時系統(tǒng)將該檔案狀態(tài)轉(zhuǎn)為銷毀，不再參加今后的 盤點與移交。檔案如實反映了一個社會機構(gòu)的發(fā)展歷程，會計檔案的生命周 期短則3年,長則永久保管，是銀行所有表內(nèi)、表外業(yè)務(wù)的如實記錄。 中國銀行監(jiān)督管理委員會在關(guān)于加強銀行檔案工作的意見中指出,“銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要