企業(yè)辦公自動化實施策劃方案

1、企業(yè)辦公自動化實施方案網(wǎng)絡(luò)運營中心 2011/03/04一、關(guān)于辦公自化二、實施 OA 系 統(tǒng) 的 必性三、OA系統(tǒng)實施四、總結(jié)一、 關(guān)于辦公自動化企業(yè)辦公自動化也稱為 OA(Office Automatio n)，是一門 綜合性的科學(xué)技術(shù)。使用簡單、投入相對較小，大多數(shù)企業(yè)往 往選擇從OA系統(tǒng)著手實施企業(yè)的信息化治理。OA系統(tǒng)的優(yōu)點：1. 能夠?qū)崿F(xiàn)分布式協(xié)同辦公。能夠支持多分公司(工廠) 、 跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)職員在任何地點只 需要用自己的帳號登錄 OA系統(tǒng)就能夠查看和處理自己 的工作流程、郵件和信息。2. 能夠落實治理制度、工作流程自動化。工作流程是0A系 統(tǒng)的核心思想，可實

2、時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部 門、多分公司之間的協(xié)同工作問題，從而提高工作效率。各個企業(yè)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，差不多上一些流程 化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就能夠規(guī)范各 項工作，提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。3信息公布平臺和內(nèi)部通訊平臺。 如企業(yè)公告、新聞公布、 電子刊物等，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、 公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部職員之間得到廣泛的傳播， 使職員能夠即時的了解企業(yè)內(nèi)部的進展動態(tài)。能夠建立 企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)等，使企 業(yè)內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。4. 文檔自動化治理。各類的文檔（包括各種文件

3、、知識、 信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方 便快捷的查找手段。0A系統(tǒng)的局限性：由于0A系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化治理基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)，并不能實施企業(yè)產(chǎn)銷存，財務(wù)統(tǒng)計等較為復(fù)雜的信息化應(yīng)用。實施0A系統(tǒng)的必要性目前集團公司在長沙，湘潭，寧鄉(xiāng)等地都設(shè)有分公司、工 廠和辦公地點，涉及不同的行業(yè)和業(yè)務(wù)范圍。隨著集團規(guī)模的 擴展和職員的增加，在集團內(nèi)部規(guī)章制度治理、分公司與各部 門之間協(xié)調(diào)溝通、財務(wù)申報與審核、人力資源治理等方面將會 遇到越來越多的問題，正如虞總所總結(jié)的“人在路上跑，情況 辦不行，費用降不下，效率難提高”。0A系統(tǒng)正好能解決異地辦公，分布式治理所遇到的問題，利用互聯(lián)網(wǎng)的快速便捷，能

4、將工廠、分公司、各個部門和所有 職員集中在一個平臺進行治理和溝通，而且集團公司相關(guān)于其 他企業(yè)的優(yōu)勢在于新業(yè)務(wù)剛剛起步，不至于像老企業(yè)那樣積重 難返。因此我認為集團目前實施 0A系統(tǒng)是必要的，即能夠規(guī)范企 業(yè)治理，提高工作效率，減少辦公費用，也能夠為今后實施更 加復(fù)雜的ERR CRM等系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)，實現(xiàn)集團的現(xiàn)代化信 息治理。塚合訂政辦公馬品0A結(jié)構(gòu)圖三、0A系統(tǒng)實施打算系統(tǒng)實施需要做以下的工作：1、治理架構(gòu)的調(diào)研。因為0A系統(tǒng)以工作流程為核心， 因 此必須明確集團總部、工廠、分公司、各部門的治理 關(guān)系。例如某公司業(yè)務(wù)副總經(jīng)理負責(zé)業(yè)務(wù)部門，總經(jīng) 理親自治理行政部與財務(wù)部，如此的治理架構(gòu)體現(xiàn)

5、在0A系統(tǒng)里，行政部與財務(wù)部的工作流程無需通過業(yè)務(wù) 副總經(jīng)理的審核就可提交總經(jīng)理，而業(yè)務(wù)部門的工作 流程則需副總經(jīng)理審核通過后，才能提交給總經(jīng)理審 核。假如治理關(guān)系不明確， 0A系統(tǒng)的基礎(chǔ)不穩(wěn)，將不 可能成功實施。2、治理權(quán)限的調(diào)研。各個崗位的治理者、職員有什么樣 的權(quán)限，權(quán)限有多大必須要明確。例如某部門的主管有1000元以下的業(yè)務(wù)招待費審核權(quán)，體現(xiàn)在0A系統(tǒng)里他的部門職員發(fā)生了 1000元以下的招待費時，則只 需職員申請后，部門主管審核通過后提交財務(wù)部審核， 無需通過總經(jīng)理審核。假如治理權(quán)限不明確，會造成 工作流程的混亂和拖延，不能體現(xiàn) 0A系統(tǒng)的優(yōu)點。3、崗位職員的調(diào)研。需要納入0A系統(tǒng)治

6、理的職員需要明 確，在0A系統(tǒng)里可同意一職員兼多崗位和多職員同崗 位，但設(shè)立了某個崗位卻沒對應(yīng)的職員的話，則會造成工作流程的中斷。4、提供商與選型。目前國內(nèi)協(xié)同 0A軟件廠商近400家， 相對成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應(yīng)的有點擊、金和、用友、合強、協(xié)達、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點、明基、 通達等廠商，這類廠商軟件價格偏高， 支持50-100用 戶企業(yè)版售價在 3萬至5萬元。免費期滿后需交納 20004000/年的服務(wù)費。二線廠商如華天動力、思道、 競凡、極限等，售價在 8千至2萬元，價格的降低導(dǎo) 致相關(guān)服務(wù)的減少，系統(tǒng)的安裝，部署與維護都需要 公司專人負責(zé)。通過與廠商的接觸和節(jié)約開支的考慮， 我建議在

7、華天動力，通達科技和極限三家廠商中選擇， 將軟件成本操縱在3萬元以內(nèi)。5、系統(tǒng)的部署與試用。OA 系統(tǒng)在全公司推廣之前，需要在小范圍如分公司內(nèi)試用，測試系統(tǒng)平臺的安全性和 穩(wěn)定性，同時測試設(shè)置的工作流程是否完善和通暢， 并在此基礎(chǔ)上進行功能的修改和調(diào)整。假如測試通過，則在集團內(nèi)推行。6、系統(tǒng)的培訓(xùn)和維護。OA系統(tǒng)的實施觸及大伙兒的工作 適應(yīng)，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，在實施過程中，難免 會遇到阻力，甚至抵觸情緒，因此在全面推行的同時， 需要對各個部門進行培訓(xùn)，加強職員對系統(tǒng)的認同感 和適應(yīng)性。同時系統(tǒng)平臺的日常維護也需要專人負責(zé)， 保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定和安全。系統(tǒng)實施的時刻安排：1、前期調(diào)研工作。需

8、要 2周時刻，更需要治理高層的積極配合。對集團公司架構(gòu)的規(guī)劃和安排、人員的治理 和分配將是0A系統(tǒng)實施的差不多條件。2、 提供商的選擇與產(chǎn)品選型。需要1周時刻。需要對各個提供商的產(chǎn)品是否滿足和適合我們的要求進行評估。有必要可派人實地考察提供商的實力與服務(wù)。3、系統(tǒng)的部署與試用。需要 4周時刻，需要分公司配合 系統(tǒng)的測試與調(diào)試，盡量將問題解決在試用時期。4、系統(tǒng)的培訓(xùn)和維護。時刻待定。需要組織分公司、工 廠的各個部門進行現(xiàn)場培訓(xùn)，重要部門如財務(wù)部更需 要單獨培訓(xùn)。系統(tǒng)的維護則將持續(xù)進行系統(tǒng)的實施的費用預(yù)算：1、購買系統(tǒng)軟件：30000元。（這筆費用可省）2、廠商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）3、系統(tǒng)平臺搭建：0元。（與網(wǎng)站共用服務(wù)器）4、培訓(xùn)差旅：2000元。（湘潭、寧鄉(xiāng)兩地出差）5、 系統(tǒng)維護：2000元/月。（招聘1人負責(zé)維護網(wǎng)站和 OA