提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)方法策略

1、提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)方法策摘要：檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對(duì)于各 種大型機(jī)構(gòu)都十分的重要，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工 作具有重要的意義。在現(xiàn)階段下，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理 工作還有一些不足，管理人員一定要意識(shí)到檔案管理工作的 重要性。本文主要找出當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化過程中 存在的不足并提出提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方 法。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案信息化管理不足 方法0引言檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對(duì)于各種大 型機(jī)構(gòu)都十分的重要。事業(yè)單位是指以增進(jìn)社會(huì)福利，滿足 社會(huì)文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會(huì)服 務(wù)為直接目的的社會(huì)組織。事業(yè)單位不以

2、盈利為直接目的， 其工作成果與價(jià)值不直接表現(xiàn)或主要不表現(xiàn)為可以估量的 物質(zhì)形態(tài)或貨幣形態(tài)，事業(yè)單位包括一些有公務(wù)員工作的單 位，是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要分支；我國(guó)的事業(yè)單位主要包括各級(jí) 黨政機(jī)關(guān)，教科文衛(wèi)，以及新聞出版、體育、環(huán)境監(jiān)測(cè)、城 市建設(shè)、某些機(jī)關(guān)的附屬機(jī)構(gòu)以及法律服務(wù)所等，覆蓋了人 們社會(huì)生活的方方面面。事業(yè)單位的職能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件 下，市場(chǎng)對(duì)資源的配置起基礎(chǔ)性作用，起著維護(hù)國(guó)家和社會(huì) 的效率、平等和穩(wěn)定的作用。對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案信 息不僅記錄著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也關(guān)系著事業(yè)單位人 才的考核和培養(yǎng)，因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案有著極為重要的 作用。在以往的時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理工作都

3、沒有做 到位，實(shí)際上，檔案管理工作是我國(guó)事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)和 重點(diǎn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的正確決策有重要參考價(jià)值。近年來，隨著 網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)新型檔案管理軟件產(chǎn)生與發(fā)展，這對(duì)我國(guó)事業(yè)單 位中傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生重要的沖擊和影響，促使檔案 管理工作朝著信息化、技術(shù)化的方向發(fā)展，新時(shí)期下現(xiàn)代科 技的發(fā)展對(duì)檔案管理工作來說是一種巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為 檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了良好的機(jī)會(huì)。因此，在現(xiàn)階段 下，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)是事業(yè)單位改革中面臨的 重要問題。1當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題1.1目前，大多數(shù)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才 檔案管理人員是實(shí)施檔案管理工作的主體，其專業(yè)素養(yǎng)決定 著事業(yè)單

4、位檔案管理工作水平的高低，目前在我國(guó)的大部分 事業(yè)單位中，專業(yè)的檔案管理人才都比較匱乏，在職的檔案 管理人員普遍年級(jí)偏大，沒有受過正規(guī)的檔案管理訓(xùn)練，也 難以適應(yīng)信息化水平下的檔案管理工作，加上很多檔案管理 工作在平時(shí)的工作中不夠認(rèn)真仔細(xì)，敷衍了事，缺乏工作的 責(zé)任心，更沒有去主動(dòng)完善檔案中缺乏的信息，導(dǎo)致我國(guó)事 業(yè)單位中的檔案管理工作混亂不堪。1.2事業(yè)單位管理層對(duì)檔案管理工作以及檔案管理制 度重視程度不足 目前，我國(guó)事業(yè)單位的提拔制度決定了事 業(yè)單位管理層都是通過一步步的實(shí)踐能力的考核晉升而來， 他們管理技術(shù)精湛，專業(yè)理論豐富，但是大多事業(yè)單位的高 層領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案制度都缺乏系統(tǒng)、完善的了

5、解。除此之外, 事業(yè)單位內(nèi)部的考核制度一般只注重工作人員理論知識(shí)水 平的考核，一般傳統(tǒng)的觀念認(rèn)為，只要事業(yè)單位工作人員專 業(yè)理論知識(shí)強(qiáng)，能夠與實(shí)踐相結(jié)合來提高事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)能 力，就可以從本質(zhì)上提高事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理水平，所以， 事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員大多只注重人才的培養(yǎng)和引進(jìn)工作，把 檔案管理工作丟給單位的檔案管理人員來管理。實(shí)際上，事 業(yè)單位的檔案管理工作不僅關(guān)系到單位上上下下每一位工 作人員的利益，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益，所以，從這一層面來講， 事業(yè)單位的管理人員必須重視起單位的檔案管理制度。1.3事業(yè)單位在檔案信息化的建設(shè)中沒有指定好嚴(yán)格 的交接制度對(duì)于事業(yè)單位來說，很少有一個(gè)工作人員在同 一個(gè)崗

6、位上一直工作直至退休，尤其是檔案管理工作相對(duì)枯 燥無味，工作隊(duì)伍也非常不穩(wěn)定，變化性較大。檔案管理工 作非常精細(xì)，每一個(gè)檔案管理人員的工作方式都有所不同。 目前，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，我國(guó)大部 分的事業(yè)單位也沒有指定完善的檔案管理人員離職交接手 續(xù)，如果某個(gè)工作人員離職，有沒有做好離職的交接工作， 那么接替其工作的人員就很難在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)當(dāng)前的工作， 這就給檔案管理工作的順利進(jìn)行帶來了一定的困難，甚至導(dǎo) 致檔案管理工作混亂，很多檔案找不到出處，變成了棄檔， 給事業(yè)單位帶來了巨大的損失。1.4事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足雖然信息化 在現(xiàn)階段內(nèi)已經(jīng)得到全面的普及，但是很多事業(yè)單位

7、的檔案 管理工作尚未實(shí)現(xiàn)全面的信息化，一些重要的檔案信息仍然 采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行收藏，紙質(zhì)檔案很容易因?yàn)樘?氣等原因發(fā)生損毀，一旦損毀就基本上很難以修復(fù)，很多重 要的檔案都是在時(shí)間的流逝中漸漸失去應(yīng)有的價(jià)值，且紙質(zhì) 的檔案在翻查起來難度也很大，因此，事業(yè)單位必須要全面 做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。2提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法策略2.1事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高 檔案管理人員的工作水平 目前，很多事業(yè)單位中檔案管理 人員年齡相對(duì)偏大，檔案管理知識(shí)老舊，沒有得到及時(shí)的更 新，他們普遍采取傳統(tǒng)的手段處理檔案工作，只能運(yùn)用初級(jí) 的電腦知識(shí)，很多檔案

8、管理工作都是采用人工處理的方式， 這種方式不僅容易出錯(cuò)，而且效率慢，達(dá)不到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔 案管理的要求，所以，在事業(yè)單位方面，需要組織定期相關(guān) 的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng) 的信息化檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有檔案管理人員更好、 更快的適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展，將傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí) 與先進(jìn)的科技信息相結(jié)合，建設(shè)一支適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的檔 案管理隊(duì)伍。2.2事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理人員離職交接 制度離職交接程序是保證檔案工作得以順利進(jìn)行的重要 制度，因此，事業(yè)單位管理人員一定要將其重視起來，對(duì)于 檔案工作人員的離職和手續(xù)交接應(yīng)該規(guī)定好完善的制度，使 交接手續(xù)做到有據(jù)可循，有

9、制可依，當(dāng)在職的檔案工作人員 要離開現(xiàn)有崗位時(shí)，要提前一個(gè)月做好離職申請(qǐng)工作，在新 員工進(jìn)入單位后要將手頭工作進(jìn)行詳細(xì)的書面交接，在離職 之后要留好聯(lián)系方式，區(qū)分好工作責(zé)任，方便管理人員對(duì)檔 案管理工作進(jìn)行全面的掌控。2.3實(shí)施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工 作事業(yè)單位管理人員應(yīng)該充分的意識(shí)到檔案信息化的重 要作用，根據(jù)實(shí)際情況，改善單位現(xiàn)有檔案管理設(shè)施，使用 行之有效的方式促進(jìn)檔案工作的全面信息化，提高工作人員 的工作質(zhì)量和效率。在實(shí)施檔案信息化的過程中，一定要確 保檔案的安全，為了應(yīng)對(duì)這一點(diǎn)，事業(yè)單位管理人員就要明 確檔案管理信息化的政策，將每一類檔案的密級(jí)程度劃分 好，要求檔案管理人員運(yùn)用好電腦的加密功能，對(duì)檔案進(jìn)行 全面的掌控，同時(shí)，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存 工作，確保資料的完整與安全。3結(jié)語對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作具有重要的意義，在 現(xiàn)階段下，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管 理人員一定要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在實(shí)現(xiàn)檔案信 息化的過程中做好檔案的管理工作，保證各種檔案的完整與 安全。參考文獻(xiàn)：1 玄慧蘭淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在 的問題及對(duì)策j.經(jīng)營(yíng)管理，2009 (9).2 李萍，胡曉艷對(duì)事業(yè)單位'流動(dòng)編”人員人