費用報銷管理

1、 財務(wù)費用報銷制度第一部分 總則第一條 為進(jìn)一步強化公司財務(wù)管理，完善財務(wù)管理制度，合理控制費用支出，規(guī)范公司的會計核算工作和財務(wù)報銷行為，使公司財務(wù)管理制度化、規(guī)范化和可控性，發(fā)揮財務(wù)在公司生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，以保障提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。第2條 本制度根據(jù)財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常費用報銷、工程相關(guān)支出及專項支出,以下分別說明各項費用的具體財務(wù)報銷制度和報銷流程。第三條 本制度適用公司全體員工。 第二部分 借款及預(yù)付款管理規(guī)定第一條 個人借款流程及規(guī)定借款是指公司員工因公務(wù)需要的臨時性借款；預(yù)付款是指因公司業(yè)務(wù)需要，需預(yù)先支付的購買材料、貨物及各項需要預(yù)先支付

2、的款項。第二條、借款管理規(guī)定 (一) 、出差借款：出差人員憑審批后的出差預(yù)先審批單按借款審批流程和審批權(quán)限辦理借款，出差返回3個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 （二）、日常物資采購借款：凡涉及公司日常物資采購借款，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員憑審批后的物資采購詢價比對單按借款審批流程和審批權(quán)限辦理借款；公司日常零星物資采購單項業(yè)務(wù)超過500元以上的支出原則上需以銀行轉(zhuǎn)賬支付，不得用現(xiàn)金支付。（三）、其他臨時借款：凡涉及公司費用性其他支出項目（如日常辦公費用、招待費用、車輛費用等），業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員憑審批后的用款申請單按借款審批流程和審批權(quán)限辦理借款；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)辦理完畢后應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上在結(jié)

3、清“前帳”后方可辦理借款。 (四) 、各項借款金額超過3000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)室備款。 否則，財務(wù)室有權(quán)拒付超出借款金額。（5） 、所有借款費用，在業(yè)務(wù)辦理結(jié)束且取得對方開具相應(yīng)票據(jù)后，應(yīng)及時到公司財務(wù)部辦理核銷，一般借款業(yè)務(wù)核銷期限為3個工作日，特殊業(yè)務(wù)可按具體情況適當(dāng)延長，但需提前跟部門主管或相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系好。第三條、預(yù)付款管理規(guī)定（一）、各項工程預(yù)付款:凡涉及公司固定資產(chǎn)（房屋建筑物、機器設(shè)備、工具等）建設(shè)、安裝、維修等需要支付預(yù)付款，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依據(jù)合同規(guī)定的付款方式及金額填寫用款申請表或付款申請表按審批程序批準(zhǔn)后辦理付款手續(xù)。（二）、日常零星物資、材料采購預(yù)付款：凡涉及公司各項

4、物資、材料采購需要提前預(yù)付貨款由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依據(jù)物資供應(yīng)采購合同和物資采購詢價比對表按借款審批流程和審批權(quán)限辦理預(yù)付款手續(xù)。（三）、辦理公司各項預(yù)付款時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須向財務(wù)室提供審批的“專項合同或協(xié)議”和用款申請表附物資采購詢價比對表后，方可辦理預(yù)付款支付手續(xù)，預(yù)付的金額不得超出合同規(guī)定的金額，財務(wù)人員要與經(jīng)濟(jì)合同核對后，方可支付。（四）、公司各項預(yù)付款的支付原則上使用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，若因特殊原因需要現(xiàn)金支付必須經(jīng)總會計師和總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四條、借款及預(yù)付款流程（一）、借款人憑審核批準(zhǔn)的用款申請表（出差預(yù)先審批單或資金使用申請表、付款審批表、物資采購詢價比對表等）填寫公司統(tǒng)一印制的借款單注

5、明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到財務(wù)部相應(yīng)領(lǐng)取支票或現(xiàn)金，待業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，按一般業(yè)務(wù)報銷流程辦理核銷。 （二）、審批流程：部門、項目主管經(jīng)理審核簽字總會計師復(fù)核總經(jīng)理審批。（三）、財務(wù)付款：會計依據(jù)審批后的借款單編制會計憑證總會計師審核借款人在原 始憑證上簽字確認(rèn)出納依據(jù)會計憑證付款。第五條、借款及預(yù)付款審批權(quán)限（一）、因公司業(yè)務(wù)借款在1萬元（含1萬元）以下由主管副經(jīng)理審核，總會計師復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）、因公司業(yè)務(wù)借款在1萬元以上和員工私人性借款由部門主管審核，總經(jīng)理審批。（三）、公司所有借款須經(jīng)總會計師在會計憑證審核記賬。第六條、凡涉及公司經(jīng)濟(jì)業(yè)

6、務(wù)需要領(lǐng)用空白轉(zhuǎn)賬支票的，由財務(wù)人員在支票存根上寫明日期、用途及限額后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在支票存根上和支票領(lǐng)用登記表上簽收；支付時必須完整填寫支付日期、用途及大小寫金額并及時告知財務(wù)人員具體付款日期和金額；任何人不得將空白支票交給其他單位或個人，作廢支票要及時交回財務(wù)室留存。遺失支票，領(lǐng)取人必須在第一時間告知財務(wù)室并按規(guī)定和程序辦理掛失手續(xù)，若遺失支票已被支付，領(lǐng)取人要按全額賠償已支付金額。第七條、公司所有借款及預(yù)付款，原則上必須在“前帳結(jié)清”之后方可再借付，確因業(yè)務(wù)需要而來不及結(jié)清前帳，必須以書面形式告知財務(wù)室，經(jīng)總會計師審核同意后方可再借付。第八條、公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須在單項借款業(yè)務(wù)辦理完畢

7、后按3個工作日內(nèi)憑有效票據(jù)報銷并結(jié)清借款或預(yù)付款；凡無理由未按規(guī)定期限報銷者依據(jù)實際超出天數(shù)按當(dāng)期銀行貸款利息加罰滯納金；凡超過兩個月不結(jié)賬者，一律不予報銷，財務(wù)室有權(quán)從其本人工資中扣除借款或預(yù)付款。第三部分 日常費用報銷管理第一條 公司費用報銷的控制原則實行計劃管理、分級負(fù)責(zé)、層層把關(guān)、額度審批權(quán)限制。由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性的一級審查；由財務(wù)會計和財務(wù)負(fù)責(zé)人對報銷票據(jù)的合法性、可行性及合理性進(jìn)行二級審查；由主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理進(jìn)行最后的審核批準(zhǔn)。（一）小額款項，由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員直接負(fù)責(zé)審核、簽字，執(zhí)行一般報銷流程。（二）用款額度在2000元以上的相關(guān)費用支出

8、，均需執(zhí)行前置用款審批手續(xù)。必須按“先申請，后辦理”的原則，用款前視情形填寫借款審批單或用款申請單。第二條 費用報銷一般流程（一）公司所有資金支出報銷由報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費用報銷單 須辦理資金申請或出入庫手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的用款申請單或物資驗收單和出、入庫單部門主管審核簽字項目主管經(jīng)理核實財務(wù)會計復(fù)核總經(jīng)理審批到出納處報銷的程序辦理。（二）所有費用在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后必須在2個工作日內(nèi)憑有效票據(jù)，按審批流程到財務(wù)部報銷，特殊業(yè)務(wù)報銷期限可適當(dāng)延長，但須跟主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人提前聯(lián)系好。（三）費用報銷的具體規(guī)定：1、報銷人：應(yīng)將填寫完整、附件齊全的費用報銷單和已經(jīng)審批過的用款申請單一起送

9、交本部門負(fù)責(zé)人和主管經(jīng)理進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人和主管經(jīng)理應(yīng)重點對費用發(fā)生的真實性、費用預(yù)算金額與實際金額的差異合理性進(jìn)行審查，審查無異議后，應(yīng)在“費用報銷單”上簽署審核意見并簽名。2、財務(wù)部進(jìn)行審核，財務(wù)會計應(yīng)重點對“費用報銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行合法性及費用金額的計算進(jìn)行復(fù)核，總會計師應(yīng)對費用報銷的必要性和有關(guān)財務(wù)制度及財經(jīng)紀(jì)律規(guī)范性進(jìn)行審查以及費用金額的計算進(jìn)行稽查；3、總經(jīng)理進(jìn)行最后的審查和審批?？偨?jīng)理一般僅從“費用報銷單”的形式要素上進(jìn)行審查，看報銷審批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、字跡是否真實?？偨?jīng)理審查無異議后，在“費用報銷單”上簽署審批意見并簽名；公司總經(jīng)理對公司所有資金支

10、出的報銷有審核批準(zhǔn)權(quán)利并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。注：報銷當(dāng)事人取得審批齊全的“費用報銷單”以及“用款申請單”后，應(yīng)在2天之內(nèi)送交財務(wù)部門，辦理報銷手續(xù)，出納人員應(yīng)對“費用報銷單”和會計憑證進(jìn)行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。 第三條 公司費用報銷規(guī)定（一）公司一切費用支出必須按“先申請.后辦理”的原則進(jìn)行，對未進(jìn)行申請、審批的一切費用開支不予報銷，特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）公司所有費用支出報銷原則上依據(jù)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)的資金限額憑有效票據(jù)實報實銷；報銷人員所報銷的費用支出必須真實.合規(guī),嚴(yán)禁和杜絕弄虛作假

11、行為。（三）報銷人員必須憑真實.合規(guī).有效的原始憑證報銷,所持票據(jù)必須是國家稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制的票據(jù)并要填寫完整.數(shù)字清楚,嚴(yán)禁和杜絕白條入帳和費用支出項目與所附票據(jù)不符以及其他違規(guī)行為。（四）報銷人員所報銷費用的票據(jù)必須按時間順序分類整理、粘貼并按規(guī)定和要求填寫費用報銷憑證,待逐級審核批準(zhǔn)后,方可報銷。（五）費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；（六）報銷當(dāng)事人應(yīng)在費用發(fā)生過程中充分取得費用合理化的相關(guān)單據(jù)，如：合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等，如因未能取得合法（被稅務(wù)機關(guān)認(rèn)可）的票據(jù)而遭受財務(wù)人員剔除的部分支出，原則上不予報銷，由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)。 （

12、七）費用發(fā)生完畢后，當(dāng)事人應(yīng)及時將收集到的費用單據(jù)加以整理歸類，采用公司統(tǒng)一印制的費用報銷單規(guī)范粘貼，粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費、日常物品采購費等；車輛費用按養(yǎng)路費、加油費、保養(yǎng)費、過路過橋費、停車費等；）分類粘貼，便于歸類計算和整理。（八）報銷當(dāng)事人在填寫費用報銷單時，應(yīng)遵照“實事求是、準(zhǔn)確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字（楷書）， 費用報銷單的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第四條 費用報銷明細(xì)（一） 辦公用品及低值易耗品采購報銷手續(xù)。1、 辦公室負(fù)

13、責(zé)統(tǒng)一采購、驗收、入庫、并根據(jù)發(fā)票入庫單報銷。2、 申購物品須事先填制物品申購單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交財務(wù)部，物品單價在500元以上（含500元）的須經(jīng)總經(jīng)理審核簽字，未經(jīng)審批而擅自購買者不得報銷；財務(wù)人員審核時對照已收到的申購單；購買物品原則上由辦公室辦理，專業(yè)用品自行購買需經(jīng)總經(jīng)理同意，后到辦公室辦理登記，交財務(wù)核報。（二） 車輛使用費報銷1、 車輛使用費包括汽油費、維修費、路橋費、泊車費等。2、 油費的報銷需由駕駛員在背面注明行車起始路程。3、 路橋費、洗車費由駕駛員每月匯總或視情況每周報銷一次。4、 車輛維修前須提出書面報告，說明原因及預(yù)計費用，填寫用款審批單，報銷時在發(fā) 票上列明費用詳

14、細(xì)清單。（三） 交通費報銷1、 交通補貼在員工工資中發(fā)放。2、 外出聯(lián)系工作，應(yīng)乘坐公交車輛，按實報銷，若有特殊情況乘坐出租車輛，報銷時須在發(fā)票背面寫明出發(fā)地、目的地。（四） 業(yè)務(wù)招待費。招待費是指公司管理人員及各職能部門在業(yè)務(wù)往來中招待有關(guān)人員所發(fā)生的餐費、禮品費及其他相關(guān)費用，招待費報銷原則上實行“事前申請，確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)報銷”的控制程序，對超出標(biāo)準(zhǔn)的招待費公司不予報銷，由經(jīng)辦當(dāng)事人承擔(dān)。（五） 國內(nèi)差旅費。員工因公赴外出差，路程超過6小時及需要過夜的可購買硬臥火車票，輪船票不超過三等艙位，飛機票不超過經(jīng)濟(jì)艙；住宿費每日標(biāo)準(zhǔn)180元，超出部分由經(jīng)辦人自行承擔(dān)；遇特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可

15、給予報銷；住勤補貼普通城市按每日40元標(biāo)準(zhǔn)，大中型城市視地域標(biāo)準(zhǔn)，報批而定。（六） 通訊費用。1、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)。2、固定電話費，公司為管理人員提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。公司辦公電話原則上嚴(yán)禁員工在上班期間打私人電話。 由辦公室人員負(fù)責(zé)定期交付。（七） 借款。按借支管理規(guī)定執(zhí)行（八） 報銷時限的規(guī)定1、費用發(fā)生后，原則上在取得付款收據(jù)或發(fā)票次日報銷。2、如因公出差，返回3天內(nèi)將所需報銷的所有票據(jù)整理粘貼清楚，到財務(wù)進(jìn)行審核報銷；原則上票據(jù)發(fā)生時間與報銷時

16、間不能超過30天；如有特殊情況，由部門區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)說明并確認(rèn)相關(guān)人員的出差時間第四部分 專項支出財務(wù)報銷規(guī)定第一條、專項支出主要包括公司固定資產(chǎn)支出、咨詢顧問費用、工程安裝施工費、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第二條、專項資金支出報銷的一般規(guī)定（一）、公司固定資產(chǎn)支出（包括大修理支出）依據(jù)固定資產(chǎn)暫行規(guī)定有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）、公司所發(fā)生的一切咨詢顧問費用必須經(jīng)總會計審核總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則一律不予報銷。（三）、工程安裝施工費、廣告宣傳活動費及其他專項費用等報銷由職能部門提出資金預(yù)算待逐級審批后按合同或協(xié)議審批權(quán)限簽訂“專項”合同或協(xié)議，并按日常費用報銷程序和審批權(quán)限辦理報銷手續(xù)。（四）、公司專項

17、資金支出報銷必須附正規(guī)發(fā)票、各項驗收單、“專項”合同或協(xié)議，財務(wù)人員依據(jù)合同或協(xié)議之約定辦理付款手續(xù)。第五部分 其他費用的報銷 第一條、其他費用是指公司因工作需要而發(fā)生,并且上述條款不包括的費用。第二條、其他費用的報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權(quán)限辦理報銷手續(xù)。 第六部分：工程材料方面具體參照工程材料管理制度執(zhí)行，材料采購要形成詢價比對體系 第七部分 原始憑證的審核第一條 各項報銷的原始憑證，經(jīng)各部門經(jīng)理和主管經(jīng)理審核簽字后，報財務(wù)審查其合法性并送公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二條、原始憑證應(yīng)具備的內(nèi)容：  1、原始憑證名稱；  2、填制憑證的日

18、期；  3、填制憑證單位的名稱或填制人的姓名；  4、 經(jīng)辦人的簽名或蓋單；  5、接受憑證的單位名稱；  6、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容；  7、數(shù)量、單價和金額； 8、各種發(fā)票、收據(jù)必須符合中華人民共和國發(fā)票管理辦法 和實施細(xì)則的規(guī)定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章,從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或 蓋單；對外開出的原始憑證，必須加蓋單位公章，其中辦理收款業(yè)務(wù)的要加蓋本單位財務(wù)專用單。 第三條、對原始憑證的技術(shù)性要求：  1. 凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。  2. 購買實物的原始憑證，必須有手續(xù)完備的驗收證明。需入庫的&#