文件印制格式標準

1、目錄版記部分版記部分主體部分主體部分版頭部分版頭部分總體要求總體要求中華人民共和國國務院于2000年8月發(fā)布的、并于2001年1月1日起施行的國家行政機關公文處理辦法中規(guī)定的13種公務文書。辦法明確規(guī)定：“行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！?1.行政公文概念：行政公文概念：命命令令（令令） 決決定定 公公告告 通通告告 通通知知 行政公文種類通通報報 報報告告 請請示示 批批復復 意意見見議議案案函函會會議議紀紀要要（1）公文制發(fā)是由法定機關或組織實施的，具 有法定的權威性和約束力，（2）公文所體現(xiàn)的

2、內容受法律、工作需要 及領導人指示的制約，必須在規(guī)定范圍內頒布。2.行行政政公公文文特特點點公文的制作過程受公文處理規(guī)范的嚴格制約，其程序在相關法規(guī)中有明確的規(guī)定。法定性程序性 制發(fā)公文是為了處理公務活動中的實際問題， 必須迅速、及時。所以常有嚴格的時間要求。 指撰寫公文所采用的語體及文件的格式和排版形式。時效性規(guī)范性3.公文的分類：公文的分類： 上行文上行文 承辦件承辦件（1 1）按行文方向）按行文方向 下行文下行文 （5 5）按內部處理要求）按內部處理要求 平行文平行文 參閱件參閱件 特急特急 回文回文（2）按緊急程度按緊急程度 急件急件 （6 6）按發(fā)文性質）按發(fā)文性質 一般文件一般文件

3、 復文復文 普通文件普通文件 草稿草稿（3 3）按機密程度）按機密程度 秘密秘密 定稿定稿 保密文件保密文件 機密機密 正本正本 絕密（絕密（7 7）按形成過程）按形成過程 副本副本 試行本試行本 法規(guī)性文件法規(guī)性文件 暫行本暫行本 指揮性文件指揮性文件 不同文字本稿本不同文字本稿本 報請性文件報請性文件 紙制紙制 （4 4）按職能劃分）按職能劃分 知照性文件知照性文件 （8 8）按制成材料）按制成材料 聯(lián)系性文件聯(lián)系性文件 其他材料其他材料 實錄性文件實錄性文件 4.公文的構成要素公文的構成要素 按照國家質量技術監(jiān)督局1999年發(fā)布的國家行政機關公文格式規(guī)定，組成公文的各要素可劃分為版頭、主

4、體、版記三個部分。版頭部分版頭部分公文首頁紅色分隔線以上的各要素統(tǒng)稱，約 占全文的1/3，上行文版頭約占1/2以上。主體部分主體部分置于紅線以下主題詞以上部分統(tǒng)稱。版記部分版記部分主題詞以下的各要素統(tǒng)稱。一、總體要求 1 1、公文用紙主要技術指標、公文用紙主要技術指標 公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80-90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.5-9.5。 2 2、公文用紙幅面尺寸及版面要求、公文用紙幅面尺寸及版面要求 2.1 2.1 幅面尺寸幅面尺寸 公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4A4型紙型紙，其成品幅面尺寸為：210

5、mm297mm。 2.2 2.2 版面版面 2.2.1 2.2.1 頁邊與版心尺寸頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm37 mm1 mm1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm28mm1mm1mm，版心尺寸為156 mm225 mm。 2.2.2 2.2.2 字體和字號字體和字號 如無特殊說明，公文格式各要素一般用3 3號仿宋體字號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。 2.2.3 2.2.3 行數(shù)和字數(shù)行數(shù)和字數(shù) 一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。 2.2.4 2.2.4 文字的顏色文字的顏色 如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。一、總體要

6、求 3 3、印制裝訂要求、印制裝訂要求 3.13.1制版要求制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。 3.23.2印刷要求印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。一、總體要求 3.33.3裝訂要求裝訂要求 公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差2mm，四角成90，無毛茬或缺損。 騎馬訂或平訂的公文應當： 1）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm70mm處，允許誤差4mm；

7、2）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固； 3）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm。 包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。一、總體要求二、版頭部分 1 1、份號、份號 如需標注份號，一般用6 6位位3 3號阿拉伯數(shù)字號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。 2 2、密級和保密期限、密級和保密期限 如需標注密級和保密期限，一般用3 3號黑體字號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。 3 3、緊急程度、緊急程度 如需標注緊急程度，一般用3 3號黑體字號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和

8、保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。 4 4、發(fā)文機關標志、發(fā)文機關標志 由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。二、版頭部分 5 5、發(fā)文字號、發(fā)文字號 編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。發(fā)文機關代字用三號仿宋字體三號仿宋字體

9、，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號六角括號“”括入括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名在同一行。二、版頭部分 6 6、簽發(fā)人、簽發(fā)人 由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3 3號仿宋體字號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3 3號楷體字號楷體字。 如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。 7 7、版頭中的分隔

10、線、版頭中的分隔線 發(fā)文字號之下處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。二、版頭部分三、主體部分 1 1、標題、標題 一般用2 2號小標宋體字號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。多個發(fā)文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時忽略。副標題用副標題用3 3號楷體號楷體，副標題中的人名，兩個字的中間加開兩個字，三個字的中間各加開一個字。日期用日期用3 3號楷體號楷體。 2 2、主送機關、主送機關 編排于標題下空一行位置(約10mm)，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主

11、送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。 3 3、正文、正文 公文首頁必須顯示正文。一般用3 3號仿宋體字號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、（一）、一、（一）、1 1、（、（1 1）”標注；一般第一層用黑體字黑體字、第二層用楷體字楷體字、第三層和第四層用仿宋體字仿宋體字標注。 4 4、附件說明、附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應

12、當與上一行附件名稱的首字對齊。三、主體部分 5 5、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、發(fā)文機關署名、成文日期和印章 5.15.1加蓋印章的公文加蓋印章的公文 成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。 單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。三、主體部分三、主體部分 聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日

13、期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。 5.25.2不加蓋印章的公文不加蓋印章的公文 單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。三、主體部分三、主體部分 5.35.3加蓋簽發(fā)人簽名章的公文加蓋簽發(fā)人簽名章的公文 單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行

14、右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。 簽名章一般用紅色簽名章一般用紅色。 5.45.4成文日期中的數(shù)字成文日期中的數(shù)字 用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。 5.55.5特殊情況說明特殊情況說明 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、

15、字距的措施解決。 6 6、附注、附注 如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。呈報上級黨委的請示或報告，需要附注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。三、主體部分 7 7、附件、附件 附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。轉發(fā)通知類的文件，文件正文用3號楷體，轉發(fā)文件正文用仿宋字體，轉發(fā)文件另起一頁，大標題居中編排在版心第三行

16、。 三、主體部分四、版記部分 1 1、版記中的分隔線、版記中的分隔線 版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。四、版記部分 2 2、抄送機關、抄送機關 如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。 如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。 3 3、印發(fā)機關和印發(fā)日期、印發(fā)機關和印發(fā)日期 印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排