行政部事務(wù)工作流程圖

1、-作者xxxx-日期xxxx行政部事務(wù)工作流程圖【精品文檔】行政事務(wù)工作流程圖一、印章管理 1、流程圖填寫印章使用申請表由申請人、部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字行政部加蓋印章 2、說明使用公章到行政部填寫印章使用申請表；印章使用申請表要有經(jīng)手人、部門負(fù)責(zé)人簽字；報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可為其加蓋；如遇總經(jīng)理不在，由總經(jīng)理委托受托人簽字有效；如果工作需要使用財務(wù)章，須到財務(wù)部門按上述程序辦理；因工作需要將印章攜帶外出的，由總經(jīng)理特批，批準(zhǔn)程序如上。 具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第一節(jié)。3、使用表格印章使用登記表二、檔案、公文管理（一）檔案管理1、歸檔流程雙方辦理交接手續(xù)各部門將形成的檔案移交行政部分類、鑒定保

2、管期限編制案卷目錄、裝盒組卷、填寫卷內(nèi)文件目錄、編頁碼、編寫案卷標(biāo)題、填寫登記表在規(guī)定時間下發(fā)移交檔案的通知雙方辦理交接手續(xù)統(tǒng)一編制檔號、裝訂日常零散的文件材料登記、入庫、排架技術(shù)部、項目研發(fā)部按規(guī)定整理本部門形成材料，組成案卷插入內(nèi)容關(guān)聯(lián)的案卷單獨立卷雙方辦理交接手續(xù)檢查案卷質(zhì)量檔案室接收移交檔案2、說明1）檔案分類：合同（包括銷售和采購合同）、投標(biāo)書、招標(biāo)書、相關(guān)圖紙、通知、文件2）歸檔各部門將所需存檔的檔案整理成冊；本部門存檔及移交行政部存檔；相關(guān)人員在存檔登記表登記。技術(shù)檔案歸檔：由工程部、項目研發(fā)部自行建檔并報行政部備案。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)第十、十一條。3、使用表格存檔

3、登記表（二）公文管理1、行文流程行政部存檔行政部負(fù)責(zé)印發(fā)行政部加蓋公章行政部打印總經(jīng)理簽批行政部核稿填寫發(fā)文審批單部門起草文稿接收單位簽收文回執(zhí)2、說明1）擬稿：由各部門進(jìn)行擬稿，文稿必須內(nèi)容清晰、層次分明、觀點明確、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整，用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用鉛筆或油筆；2）匯稿：文件擬草后，如須匯簽的文件，必須先履行匯簽手續(xù)，匯簽人在文稿的匯簽處，簽署自己的意見；3）核搞：文件由行政部負(fù)責(zé)人核搞，內(nèi)容包括文件質(zhì)量、內(nèi)容是否符合規(guī)定；4）簽批：報總經(jīng)理簽批后，行政部打印、定稿、核對、蓋章和印發(fā)。5）對不同內(nèi)容的發(fā)文建立發(fā)文登記簿，含發(fā)文的時間、文件名稱、收文單位、發(fā)出時間和收文回執(zhí)；

4、6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十二、十三條。3、使用表格 1）發(fā)文登記表 2）哈爾濱日達(dá)興科技實業(yè)股份有限公司發(fā)文審批單（三）、收文管理 1、流程圖郵件、信函等上級來文或同級單位來文文件分類接收到文件存檔行政部登記承辦單位在收文處理單上簽字分送各承辦部門登記行政部收文處理單 2、說明1）收文的范圍：上級來文、函件、郵件、傳真、信件等；2）收文的處理：行政部文秘在接到上級來文、信、函、郵件、傳真后，要對文件進(jìn)行分類登記，對有密件開口和國外信函，郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，登記的內(nèi)容包括：來文單位、文件內(nèi)容、收到時間。 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十四條。 3、使用表格 1）哈爾濱日達(dá)興科技

5、實業(yè)股份有限公司收文處理單； 2）收文登記表（四）、受控文件管理1、流程圖管理體系文件外來文件其它管理性文件技術(shù)性文件手冊和程序文件編制編制編制標(biāo)識批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)發(fā)放發(fā)放發(fā)放使 用使 用必要的定期評審定期核查更 改作 廢換 版N N N Y Y Y發(fā)放2、說明具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十五、十六條3、使用表格1）受控文件目錄2）文件發(fā)放、回收記錄（五）文件/檔案查詢、借閱管理1、流程圖查詢/借閱人提出申請查找文件部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理批準(zhǔn)申請人簽字行政部行政部登記2、說明 1）查詢文件/檔案先由申請人提出申請，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意；2）由總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部方可借閱。具體參照行政部事務(wù)管理

6、規(guī)程第二節(jié)十一、二十三、二十四條。3、使用表格 1）檔案借閱登記表 2）公文查詢登記表三、會議管理行政部存檔到會人員簽字會議紀(jì)要整理會議召開、會議記錄參會人員回執(zhí)行政部下發(fā)會議通知會議主持單位/人確定會議議題、時間、地點及列席人員確定會議種類總經(jīng)理批準(zhǔn)1、會議管理流程2、說明 1）由會議主持單位提出要召開會議種類并確定會議議題、時間、地點及列席人員； 2）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部按會議主持單位要求下發(fā)會議通知，接到通知人員要有回執(zhí)； 3）會議召開要有專人記錄，整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要有與人員簽字； 4）會議紀(jì)要下發(fā)，行政部備案； 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第三節(jié)。3、使用表格 1）會議通知單 2

7、）會議紀(jì)要四、圖書資料管理1、圖書管理流程借書人提出申請行政部催還借閱超期圖書資料返回申請人本人簽字圖書借出行政部登記總經(jīng)理批準(zhǔn)2、說明 1）公司圖書資料由行政部統(tǒng)一保管，需圖書資料由所需人提出申請，行政部登記，并由本人簽字，方可借閱； 2）圖書借出如到期未還由行政部負(fù)責(zé)催還，直至返回。 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第四節(jié)。3、使用表格圖書借閱登記表五、辦公用品管理（一）辦公用品采購管理1、辦公用品采購流程圖部門提出申請部門經(jīng)理簽字行政部領(lǐng)取申請單保管員驗收、入庫行政部統(tǒng)一購買總經(jīng)理審批行政部進(jìn)行匯總、負(fù)責(zé)人簽字2、說明 1）部門提出所需辦公用品，到行政部領(lǐng)取物品需求申請單；2）部門經(jīng)理在申

8、請單上簽字，再由行政部負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng)總經(jīng)理審批； 3）由行政部對總經(jīng)理批準(zhǔn)申請單進(jìn)行匯總，由行政部統(tǒng)一購買； 4）行政部對采購物品進(jìn)行驗收、入庫； 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)3、使用表格 1）辦公用品需求單（二）辦公用品領(lǐng)用管理1、流程圖部門提出申請行政部辦理出庫行政部負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人簽字辦公用品領(lǐng)用申請表總經(jīng)理批準(zhǔn)100元以下100元以上2、說明 1）各部門提出要要領(lǐng)用的辦公用品到行政部填寫領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字； 2）到行政部核準(zhǔn)，100元以下辦公用品由行政部負(fù)責(zé)人簽字直接領(lǐng)用，100元以上辦公用品由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用； 3）辦公用品出庫直接記入個人臺賬； 4）具體參

9、照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)。3、使用表格 1）辦公用品領(lǐng)用申請單2）個人辦公用品登記表六、復(fù)印、打印、電話管理（一）復(fù)印、打印管理1、流程圖方可復(fù)印/打印印行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部填登記表復(fù)印/打印材料2、說明 1）由各部門拿到所需復(fù)印/打印材料到行政部登記表； 2）由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印/打?。?3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)第三十七至四十一條。3、使用表格 復(fù)印、打印登記表（二）電話管理一）電話接聽管理1、電話接聽流程圖電話鈴響接線員接聽解決來電人相關(guān)問題，并做好記錄把電話轉(zhuǎn)入相關(guān)部門2、說明 1）電話鈴響三次接線員接聽，把電話轉(zhuǎn)入來電人要聯(lián)系人的部門；2）如聯(lián)系人不在，本部門人要

10、做記錄，及時通知被聯(lián)系人。3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十二條。二）電話費用管理是否超出計劃行政部審核未超行政部人員對所申請電話充值總經(jīng)理審批填寫申請單部門提出申請超出1、電話費用申請流程圖2、說明 1）電話費用每月各部門定額，如各部門提出申請到行政部領(lǐng)取電話費用申請單； 2）由行政部審核，如未超出定額，直接對所申請電話充值，如超出定額，由總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理同意方可為其充值； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格電話費用申請單三）長途電話管理1、使用流程圖行政部登記使用人公事需撥打長途到指定電話撥打行政部確認(rèn)寫清電話號、簡述聯(lián)絡(luò)事項2、說明1）因公需要撥打長途電

11、話，由使用人到行政部登記；2）并填寫呼叫號碼、聯(lián)絡(luò)事項、使用時間，經(jīng)行政部確認(rèn)即可到指定電話機(jī)撥打；3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格 1）長途電話使用登記表七、招待費用管理1、招待費用管理流程圖總經(jīng)理批準(zhǔn)報清來訪單位、事由、時間、人數(shù)部門提出招待申請到財務(wù)部領(lǐng)取費用總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模2、說明 1）各部門需招待業(yè)務(wù)往來客人，提出來訪單位、來訪事由、時間、人數(shù)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)； 2）總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)、費用和規(guī)模，由招待部門到財務(wù)借取費用； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)。八、傳真、信件收發(fā)及名片管理 （一）傳真接收管理 1、傳真接收管理流程圖取走傳真接收人簽字

12、通知接收人行政部登記接收到傳真 2、說明 1）接收到傳真由行政部進(jìn)行登記，通知接收人來領(lǐng)取，接收人簽字方可拿走傳真； 2）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。 3、使用表格 傳真接收登記表（二）傳真發(fā)送管理公司文件1、傳真發(fā)送管理流程圖直接發(fā)送部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理審批行政部登記各部門要發(fā)送傳真一般文件2、說明 1）各部門需發(fā)傳真，先到行政部登記再由部門負(fù)責(zé)人簽字； 2）如發(fā)送關(guān)于公司資料的文件需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，一般性文件由各部門經(jīng)理簽字即可發(fā)送； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。3、使用表格 傳真發(fā)送登記表（三）名片管理1、名片管理流程圖總經(jīng)理批準(zhǔn)申請人認(rèn)真

13、填寫部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部領(lǐng)取名片印刷申請單申請人提出申請行政部統(tǒng)一印制2、說明 1）申請人提出印制名片申請，到行政部領(lǐng)取名片印刷申請單； 2）申請人認(rèn)真填清本人職務(wù)、姓名、聯(lián)系方式等內(nèi)容； 3）由部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一印制；4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第八節(jié)五十七至六十一條。3、使用表格 1）名片印刷申請單九、設(shè)備申請及維修流程（一）設(shè)備申請管理 1、流程圖部門提出所需設(shè)備申請調(diào)撥總經(jīng)理批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部核實提出申請要求總經(jīng)理批準(zhǔn)購買（按采購程序）部門領(lǐng)取2、說明 1）各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)

14、部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字同意后，抄送給行政部。 2）行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。 3）如果采取“ 調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計劃上總經(jīng)理簽字確認(rèn)后實施；如果采取“ 購買 ”程序，行政部將參照公司辦公用品采購程序進(jìn)行。4）采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)六十二至六十九條。3、使用表格 1）設(shè)備申請單 2）設(shè)備調(diào)撥單（二）設(shè)備維修流程外修內(nèi)修、安排人員總經(jīng)理批誰行政部設(shè)備情況部門負(fù)責(zé)人報修人員設(shè)備維修單行政部聯(lián)系廠家售后調(diào)撥機(jī)器超過一周1、流程圖2、說明 1）報修人員先將報修信息反饋給各部門的負(fù)責(zé)人； 2）部門經(jīng)理報送到行政部； 3）行政部根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修； 4）通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用； 5）機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)七十條。3、使用表格 1）設(shè)備維修單十、車輛管