試論高校辦公自動化建設(shè)

1、    試論高校辦公自動化建設(shè)    摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，建設(shè)高效、實用的辦公自動化系統(tǒng)成為高校提高管理水平和辦學(xué)質(zhì)量的重要目標(biāo)途徑。本文介紹了oa系統(tǒng)的發(fā)展過程，分析了oa給管理帶來的變化，指出了高校oa系統(tǒng)建設(shè)存在的問題，并對進一步加快高校oa建設(shè)提出了自己的設(shè)想。關(guān)鍵詞：高校，辦公自動化，教育現(xiàn)代化辦公自動化（簡稱為oaoffice automation），這是一個不斷發(fā)展的概念，是利用先進的科學(xué)技術(shù)（主要是計算機技術(shù)），使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中；它是由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)；其目的是盡

2、可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，實現(xiàn)現(xiàn)代辦公，達到無紙化、自動化、智能化的目標(biāo)。辦公自動化就是采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使組織內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為組織的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個組織實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。一、辦公自動化發(fā)展歷程oa的設(shè)想萌生于70-80年代，發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)是第三代了。第一代oa出現(xiàn)在80年代中期到90年代中期，它以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始的紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)

3、向比特方式。它的特點是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。其貢獻在于把技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是這種方式缺乏如收發(fā)文等群組協(xié)作工作過程的處理能力，因而其自動化程度是有限的。第二代oa開始于90年代中期。它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程的自動化方式。以ibm公司 lotus notes為代表的群件系統(tǒng)是oa系統(tǒng)的代表產(chǎn)品。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足，以e-mail、文檔數(shù)據(jù)庫管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)為支撐。第二代辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了對人、事、文檔、會議的自動化管理。第三代oa是

4、伴隨著知識經(jīng)濟時代的到來而到來的。如今，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展以及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源。因此，第三代辦公自動化系統(tǒng)是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)，它將現(xiàn)有的“決策支持”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”。它以知識管理為核心，提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機制，確保使用者能隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向書本學(xué)習(xí)，員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，因此提高工作效率。二、辦公自動化給現(xiàn)代管理帶來的變化oa不僅是一種工具的更新，正像當(dāng)初鐵犁的出現(xiàn)埋葬了奴隸制一樣，網(wǎng)絡(luò)徹底改變了傳統(tǒng)意義上的辦公室。辦公自動化層次越高，工作模式的改變越大，觸動的東西越多，對思維理念的震動也越大。1.變

5、革管理模式在傳統(tǒng)的層次管理中，信息的交流經(jīng)過了層層過濾。辦公室人員只與自己業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部分有聯(lián)系，單位內(nèi)的各種信息被分成了一個個孤島。而網(wǎng)絡(luò)化的oa具有資源開放、信息共享的特點，實現(xiàn)信息一對多、多對一的瞬間響應(yīng)，使信息的傳導(dǎo)模式出現(xiàn)多元化的趨勢，比如信息的垂直傳導(dǎo)、雙向傳導(dǎo)、橫向傳導(dǎo)等。這就為當(dāng)前正流行的“網(wǎng)絡(luò)化管理”提供了可能性。同時，oa的一個基本要求是流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，這對于矯正管理中的隨意現(xiàn)象、混亂現(xiàn)象以及官僚主義也有很大的好處。2.擴大辦公區(qū)域傳統(tǒng)辦公室受條件限制，往往就集中在一個房間里。網(wǎng)絡(luò)化的辦公室不僅使辦公室走出了房間，還能擴展到管理人員家中甚至世界各地，辦公室人員可以通過互聯(lián)

6、網(wǎng)進行協(xié)調(diào)和合作，實現(xiàn)開放式、網(wǎng)絡(luò)化辦公。有人預(yù)言，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會使越來越多的虛擬辦公室出現(xiàn)，企業(yè)擁有員工和客戶，但沒有實實在在的辦公室，辦公室就是網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)就是辦公室。這種辦公場所的擴大，為跨地區(qū)、跨國公司的有效管理提供了充分的保障。3.降低管理成本與傳統(tǒng)的辦公模式相比，辦公自動化可以數(shù)十倍地提高辦公效率，節(jié)省大量辦公經(jīng)費。有資料表明，由于全面推行辦公自動化，美國政府從1992年至1996年短短4年間減少各級政府員工24萬人，關(guān)閉了近2000個具備相當(dāng)規(guī)模的辦公室，取消了近200個聯(lián)邦項目和執(zhí)行機構(gòu)，因此減少開支1180億美元。微軟在1997至1998年的一年里，通過這種辦公室的革命，至少

7、節(jié)省了4000萬美元，除了紙材料的節(jié)約，更重要的是日常事務(wù)處理時間費用的降低。虛擬辦公室是最理想化的節(jié)約成本模式，房產(chǎn)、差旅等方面的支出都可以降到最底限度，但這種模式現(xiàn)在看來還不太可能立即實現(xiàn)。4.激發(fā)個體創(chuàng)造力oa的宗旨是通過過程的流程化、交流的自由化以及反應(yīng)的即時化，將人從繁瑣的事務(wù)、森嚴(yán)的等級、刻板的環(huán)境中解放出來，最大限度的釋放人的創(chuàng)造力。oa使每個員工不必成天圍著主管轉(zhuǎn)，這種虛擬更令員工感到平等，因此人的創(chuàng)造力會被極大地激發(fā)出來。oa使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，也逐漸縮小了心理距離，現(xiàn)代企業(yè)倡導(dǎo)的“扁平式管理”具有了實現(xiàn)的可能。三、高校oa建設(shè)存在的問題1.認

8、識還不到位辦公自動化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要各方面的支持，因此 oa建設(shè)最大的障礙在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員的思想觀念和思維方式。有的人認為，oa建設(shè)就是為了擺擺樣子，裝裝門面的；有的人認為，oa就是每人配上電腦連上網(wǎng)就可以了。有的單位領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公方式，不遵循辦公自動化建設(shè)的要求，給系統(tǒng)運行造成了困難，反而增加了有關(guān)人員的工作量。有的領(lǐng)導(dǎo)雖然不反對oa建設(shè)，但實際上根本不用辦公自動化系統(tǒng)，依然是我行我素。其次是一些管理干部缺乏全局觀念，消極對待oa建設(shè)。他們不深入了解信息化建設(shè)的意義，不愿意從習(xí)慣思維、傳統(tǒng)模式里爬出來，因而，也不能夠一抓到底地進行改革。這些都使oa系統(tǒng)利用率不高，影響

9、了其效果的發(fā)揮。2.oa管理體制有待理順由于對oa建設(shè)缺乏清醒的認識，一些高校對辦公自動化的概念、內(nèi)涵、作用的定位和界定不夠明確，對oa建設(shè)管理體制存在爭議。有的學(xué)校oa系統(tǒng)由辦公室來管理、建設(shè)，有的學(xué)校oa系統(tǒng)歸現(xiàn)代教育技術(shù)中心管理，還有的學(xué)校是由圖書館或教學(xué)部門來建設(shè)，加之一些人重硬件，輕軟件，忽視oa建設(shè)中的非技術(shù)因素，造成oa系統(tǒng)出現(xiàn)了建的人不用，用的人不建的怪現(xiàn)象。3.缺乏整體規(guī)劃由于部門條塊分割，缺乏統(tǒng)籌安排，各種管理軟件重復(fù)開發(fā)，既浪費了資金，也導(dǎo)致了系統(tǒng)間的兼容能力差，很難實現(xiàn)信息交換。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和高校合并、重組步伐的加快，校園網(wǎng)建設(shè)與學(xué)?；窘ㄔO(shè)的規(guī)模不相適應(yīng)，各

10、校區(qū)之間的oa應(yīng)用水平也存在差異，導(dǎo)致推進辦公自動化工作的難度加大。4.軟硬件建設(shè)不平衡許多高校在建設(shè)校園網(wǎng)時，總是希望技術(shù)上要領(lǐng)先，設(shè)備要高檔，功能要強大，但很少關(guān)心管理軟件和資源庫的建設(shè)，認為軟件是軟任務(wù)，硬件建設(shè)才能體現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)，造成了“有路無車”、“有車無貨”的狀況。許多學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)僅僅是發(fā)布學(xué)校的主頁，師生上網(wǎng)瀏覽新聞、聊聊天、發(fā)發(fā)電子郵件。其實，管理軟件的使用、各類資源庫的建設(shè)才能真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，提高教育教學(xué)水平。5.缺乏懂技術(shù)會管理的綜合人才網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人員可以粗略地分為技術(shù)人員和管理人員兩大類， oa建設(shè)也是這樣。在高校oa系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用和管理中，大部分人員是計算機專業(yè)人才，他們

11、在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的初期發(fā)揮了重要的作用。但在網(wǎng)絡(luò)資源以及應(yīng)用軟件的研究、開發(fā)和管理上，他們卻無法勝任。只有把技術(shù)和管理實踐結(jié)合起來，才能真正使軟件符合學(xué)校的實際，發(fā)揮軟件的作用，否則，辦公自動化系統(tǒng)從推行開始就會陷入惡性循環(huán)的困境。四、高校oa建設(shè)的幾點思考辦公自動化是一個人機結(jié)合的系統(tǒng)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是oa建設(shè)的基礎(chǔ)，人仍然起著關(guān)鍵作用。要建設(shè)好高校辦公自動化系統(tǒng)，充分發(fā)揮其功效，既取決于當(dāng)前日新月異的計算機技術(shù)，更取決于是否擁有與之相適應(yīng)的管理機制、管理辦法以及具有現(xiàn)代管理意識的人。因此，推進高校辦公自動化建設(shè)，必須“以人為本”。1.領(lǐng)導(dǎo)重視，更新觀念辦公自動化建設(shè)尤其需要領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，各級領(lǐng)

12、導(dǎo)干部能不能自覺更新觀念、主動接受新的管理方式、克服傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，這對高校辦公自動化建設(shè)水平的高低起著決定性的作用。當(dāng)前，許多高校oa建設(shè)步伐緩慢、水平不高、作用不明顯，甚至中斷、停頓，究其原因主要是有的領(lǐng)導(dǎo)思想不重視，認識不到位。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)要拿出抓學(xué)科建設(shè)的勁頭來抓網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，抓辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，抓系統(tǒng)建成后的“強制”使用。把辦公自動化建設(shè)情況當(dāng)作衡量學(xué)校管理水平高低的重要指標(biāo)，一手抓建設(shè)，一手抓應(yīng)用。2.立足實際，講究實效無論是oa系統(tǒng)建設(shè)還是網(wǎng)絡(luò)軟硬件建設(shè)都必須立足實際，不能好高騖遠。不能把校園網(wǎng)當(dāng)成金字招牌，只講究氣勢大、投入高，要綜合考慮校園網(wǎng)的功能、技術(shù)指標(biāo)、服務(wù)定位和功能發(fā)

13、揮等問題。oa系統(tǒng)的建設(shè)更要講究實用，堅持“人性化”原則。一個成功的oa系統(tǒng)，主要看它能否為廣大師生接受，是否有利于提高辦事效率。系統(tǒng)設(shè)計人員應(yīng)該充分聽取管理人員的意見，充分考慮普通管理人員的計算機應(yīng)用水平，使系統(tǒng)簡便、實用。3.統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)管理高校要把oa建設(shè)列入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，成立相應(yīng)的機構(gòu)協(xié)調(diào)辦公自動化建設(shè)；建立基于網(wǎng)絡(luò)的管理信息系統(tǒng)平臺，支持各部門利用網(wǎng)絡(luò)開展具體業(yè)務(wù)工作；及時把學(xué)生、教師、行政、科研、財務(wù)、設(shè)備等信息進行集中存儲，統(tǒng)一管理；對學(xué)校已有的管理系統(tǒng)進行梳理、整合，建立統(tǒng)一、實用、高效的信息管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)學(xué)校設(shè)備資源、人力資源、數(shù)據(jù)資源的共享，逐步取代傳統(tǒng)的手工辦公方式，提高管理效率。4.加強教育，提高管理人員素質(zhì)要真正發(fā)揮oa系統(tǒng)的作用，人員的素質(zhì)至關(guān)重要，辦公自動化系統(tǒng)要求管理人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部具備一定的計算機操作能力。長期以來，高校往往把管理干部隊伍看作“二線”工作，有的學(xué)校甚至把一些不稱職的教師安排到管理崗位，導(dǎo)致管理人員隊伍素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了辦公自動化的推行。為此，高校應(yīng)該重視管理隊伍建設(shè)，加大信息技術(shù)的教育培訓(xùn)力度，努力培養(yǎng)復(fù)