行政辦公室各崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)

1、行政辦公室各崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)行政辦公室各崗位職責(zé)總經(jīng)理的崗位職責(zé)職務(wù)：總經(jīng)理報(bào)告上級(jí)：董事會(huì)、董事長(zhǎng)督導(dǎo)下級(jí)：酒店各部門(mén)經(jīng)理一、確定總的經(jīng)營(yíng)目的確定酒店總的經(jīng)營(yíng)方向和管理目的，并有施行方案的詳細(xì)方案和措施。(一)制訂房?jī)r(jià)：房?jī)r(jià)可以在國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)進(jìn)展浮動(dòng)。(二)制訂餐飲的毛利。依據(jù)物價(jià)政策把握毛利率。(三)理解市場(chǎng)行情，理解物品的進(jìn)價(jià)狀況，使本飯店的價(jià)格在市場(chǎng)上具有競(jìng)爭(zhēng)力。(四)檢查應(yīng)收的帳款。準(zhǔn)時(shí)回收現(xiàn)金，避開(kāi)過(guò)失和跑帳(走單)，避開(kāi)飯店的經(jīng)濟(jì)損失。(五)審查每天的財(cái)務(wù)報(bào)表，和每月的財(cái)務(wù)報(bào)告，檢查營(yíng)業(yè)額是否按方案完成。要不斷進(jìn)展?fàn)I業(yè)分析，找出經(jīng)營(yíng)的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)展改良，使?fàn)I業(yè)額保持完成方案的良

2、好狀態(tài)。(六)檢查應(yīng)付款項(xiàng)。飯店所需購(gòu)進(jìn)的物品，要準(zhǔn)時(shí)給有關(guān)單位和個(gè)人結(jié)帳付款，保持良好的信譽(yù)。二、確定管理目的將飯店辦成二星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，向三星級(jí)靠攏的中高檔次的商務(wù)酒店。確定目的，并制定一系列的店規(guī)和操作規(guī)程。(一)制訂酒店的店規(guī)，即“員工守那么，這本守那么從總經(jīng)理到一般員工，人人都必需遵守。(二)根據(jù)酒店的管理目的，規(guī)定部門(mén)經(jīng)理以下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，并監(jiān)視和檢查他們的執(zhí)行狀況。(三)制訂酒店各部門(mén)各崗位的操作規(guī)程。這些制度和規(guī)程應(yīng)反響飯店的水準(zhǔn)。使飯店的各項(xiàng)工作在嚴(yán)密的制度下實(shí)行，到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)格化，程序化，科學(xué)化。三、建立組織系統(tǒng)酒店是一個(gè)冗雜的體系，有它的規(guī)律性，要依據(jù)它的規(guī)律性建立組織系統(tǒng)

3、，即分部。部門(mén)的多少，要依據(jù)酒店的實(shí)際狀況和業(yè)務(wù)進(jìn)展來(lái)確定或進(jìn)展調(diào)整，建立組織機(jī)構(gòu)，人選是重要因素。總經(jīng)理有權(quán)任免自己的部屬。(一)總經(jīng)理在管理活動(dòng)中要對(duì)干部進(jìn)展督導(dǎo)和考察，提倡不計(jì)較時(shí)間地努力工作。不斷進(jìn)步干部的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)程度，不斷增加他們的酒店意識(shí)。擅長(zhǎng)運(yùn)用嘉獎(jiǎng)和懲處之手段，激發(fā)干部的主動(dòng)性，使部屬懂得策劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、掌握這些最根本的管理方法，最重要的不是自己在時(shí)部屬會(huì)做什么。而是自己不在時(shí)部屬會(huì)做什么。(二)總經(jīng)理要協(xié)調(diào)各部門(mén)的關(guān)系，使各個(gè)部門(mén)保持良好的合作。要使客人感到酒店有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w感，從而增加客人住店的信念。(三)總經(jīng)理每周必需主持由部門(mén)經(jīng)理參與的例會(huì)，將一周的工作狀況和發(fā)生

4、的事情，及下周的工作任務(wù)進(jìn)展溝通和傳達(dá)。廣泛聽(tīng)取經(jīng)理們的看法，商討酒店的業(yè)務(wù)。努力做到任務(wù)清晰，目的明確，使酒店工作建立在制度化、程序化的根底上。(四)常常與部門(mén)經(jīng)理討論如何改良經(jīng)營(yíng)管理，進(jìn)展業(yè)務(wù)推廣。四、檢查工作總經(jīng)理必需每天支配肯定的時(shí)間巡察檢查各個(gè)部門(mén)和公共場(chǎng)所。檢查的工程詳細(xì)有：(一)檢查各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在不在位，他們?cè)谠鯓舆M(jìn)展工作和處理事宜；(二)檢查員工是否按正確的方法和良好的看法為客人效勞；(三)檢查公共場(chǎng)所的秩序。(四)檢查環(huán)境綠化，即花、草、樹(shù)木是否布置得當(dāng)，是否新奇漂亮；(五)檢查指示牌，路牌是否放置得當(dāng)，舊牌是否準(zhǔn)時(shí)撤除，文字、說(shuō)明是否清楚美觀；(六)檢查清潔衛(wèi)生，酒店的清潔衛(wèi)生

5、是顯示酒店管理程度的一個(gè)重要方面。因此，無(wú)論是每個(gè)物件，每一處地方，都要做到一塵不染。(七)檢查生意狀況，特殊是餐廳，要理解餐廳生意最旺時(shí)是什么時(shí)間，在最旺的時(shí)間總經(jīng)理出如今餐廳不僅可以給員工以鼓舞，還可以理解生意狀況和員工的工作狀況。(八)檢查食品質(zhì)量，總經(jīng)理要常?？纯?、嗅嗅、試試菜式，理解菜的色、香、味、型是否保持和進(jìn)步了程度，有沒(méi)有新的改變。(九)檢查客房的家具布置支配是否得當(dāng)，各種電器設(shè)備是否完好，燈光空調(diào)是否光亮正常；玻璃、鏡、桌、椅是否抹潔凈；地毯、墻面是否潔凈床鋪整理是否合規(guī)格、要求；裝飾品，送給“客人的水果、鮮花是否擺放得當(dāng)，放丁總經(jīng)理的名片沒(méi)有，放了刀叉香巾沒(méi)有；衛(wèi)生間有沒(méi)有

6、異味，冷熱水管是否正常通水，有沒(méi)有漏水現(xiàn)象，抽水馬桶是否暢通，面盆、浴盆、浴簾、馬桶是否整理潔凈了。有沒(méi)有污積，是否枯燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如數(shù)擺好，化裝臺(tái)上的化裝品(洗浴液、洗發(fā)液、香皂)、發(fā)罩是否擺放好，廢紙桶是否清理潔凈。(十)檢查公共衛(wèi)生間是否枯燥、無(wú)異味。(十一)檢查酒店的修理保養(yǎng)狀況，詳細(xì)有：修理時(shí)是否有噪音，有否影響酒店的正常營(yíng)業(yè)；建立設(shè)備的修理保養(yǎng)制度，有方案地進(jìn)展修理保養(yǎng)工作。(十二)檢查客務(wù)各部門(mén)的工作，留意迎送，開(kāi)房，行李運(yùn)輸及保管，結(jié)帳、詢(xún)問(wèn)等方面的工作是否細(xì)致、有效率、員工看法是否和藹等等。(十三)有時(shí)，總經(jīng)理在深夜還要做突然檢查。此時(shí)檢查的工程有：總臺(tái)、客房

7、、保安、管家部等夜班工作人員是否在崗位上履行職責(zé)；門(mén)有沒(méi)有鎖好、燈有沒(méi)有關(guān)閉；有沒(méi)有危急的、擔(dān)心全的因素存在等等。總經(jīng)理要將這些檢查的狀況，包括好的、差的都記錄下來(lái)，并傳到達(dá)有關(guān)部門(mén)，給他們明確的指示。五、加強(qiáng)平安管理總經(jīng)理必需定期或不定期地召開(kāi)平安會(huì)議，討論保安問(wèn)題，指示有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)展消防系統(tǒng)和設(shè)施的平安檢查，進(jìn)展消防演習(xí)；制訂嚴(yán)格的保安制度、消防制度；要使每個(gè)干部和職工都予以重視，并使客人理解和合作，使平安工作建立在堅(jiān)固的根底上。六、妥當(dāng)處理公共關(guān)系酒店常被人稱(chēng)為社會(huì)中的社會(huì)，每天來(lái)酒店的人川流不息，各方面的人士都有，如何處理好這些關(guān)系將對(duì)酒店的生意和聲譽(yù)有重要影響?？偨?jīng)理在此方面應(yīng)努

8、力做到；(一)親自接待。下榻酒店的客人里有時(shí)會(huì)有國(guó)內(nèi)、國(guó)外的一些重要客人，對(duì)于這些客人總經(jīng)理要親自參與接待，有時(shí)還要向他們介紹酒店的狀況。(二)主動(dòng)“公關(guān)。這項(xiàng)工作包含多方面的工作，如：(1)旅行社經(jīng)理，各旅游交通單位的負(fù)責(zé)人，各大公司的董事經(jīng)理人住本店時(shí)，總經(jīng)理要親自參與接待，賜予他們較高的禮遇和優(yōu)待，因?yàn)樗麄儗?huì)給酒店帶來(lái)生意，因此必需主動(dòng)主動(dòng)地做好他們的工作。(2)照顧?？?、熟客。熟客、?？褪蔷频贻^穩(wěn)定的客源，總經(jīng)理親自照顧他們，對(duì)拉住他們，進(jìn)展客源有極大好處。(3)總經(jīng)理應(yīng)在酒店客人最旺的時(shí)候出如今公共場(chǎng)所，向客人自我介紹，征求來(lái)賓看法，主動(dòng)向他們介紹酒店的狀況，給他們留下一個(gè)好的印象

9、，爭(zhēng)取他們?cè)賮?lái)。(3)處理好各方面的關(guān)系。這些關(guān)系主要有新聞界、環(huán)境愛(ài)護(hù)、檢疫、公安、海關(guān)、街道、派出所等，另外還有各個(gè)有業(yè)務(wù)關(guān)系的單位。飯店的工作是靠各個(gè)單位的支持才得以比擬順當(dāng)?shù)亟?jīng)營(yíng)的，處理好與他們的關(guān)系，獲得他們的支持，對(duì)飯店的經(jīng)營(yíng)管理、順當(dāng)開(kāi)展業(yè)務(wù)，將會(huì)帶來(lái)好處。七、批閱文件、處理投訴總經(jīng)理每天必需支配肯定的時(shí)間來(lái)閱讀文件，審查報(bào)告，處理投訴。(一)對(duì)中央、省、市和主管部門(mén)及有關(guān)部門(mén)的文件、報(bào)紙等要支配時(shí)間閱讀，關(guān)懷和理解國(guó)家大事，把握國(guó)家的方針、政策、法令、把握文件精神，保持與中央和地方政府步調(diào)全都。(二)飯店各部門(mén)常常有很多業(yè)務(wù)、工作報(bào)告，方案上報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理必需準(zhǔn)時(shí)批閱、明確指

10、示，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)落實(shí)、執(zhí)行或處理，不行貽誤工作。(三)總經(jīng)理常會(huì)接待很多投訴、對(duì)這些投訴總經(jīng)理要作調(diào)查理解，把握材料，提出處理的看法，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理，并將處理結(jié)果回復(fù)給客人，向客人致謝。(四)總經(jīng)理每天必需有肯定的時(shí)間讓自己靜下來(lái)，思索問(wèn)題，整理一下思緒，然后進(jìn)展新的策劃?？偨?jīng)理不應(yīng)是一個(gè)成天勞碌于事事務(wù)務(wù)者，他對(duì)酒店的一切應(yīng)是敏感的，他必需發(fā)布帶有指導(dǎo)性的決策，使酒店不斷獲得新的勝利。八、處理好人際關(guān)系如何發(fā)揮人的主觀能動(dòng)作用，發(fā)揮良好的工作效率，是酒店管理者的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是總經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作。在此方面上總經(jīng)理要做到：(一)以身作那么做個(gè)好的典范。典范的力氣是無(wú)窮的。假如總經(jīng)理是以店

11、為家，工作勤勉的，那么大多數(shù)部屬就不敢偷懶；假如總經(jīng)理工作是慎重的、深人的、細(xì)致的，部屬就會(huì)跟著深化細(xì)致，因此，總經(jīng)理要做一個(gè)好的典范，帶著部屬共同前進(jìn)。(二)選賢任能。人才的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)重要的任務(wù)，它關(guān)系到酒店的將來(lái)?？偨?jīng)理在酒店管理活動(dòng)中要擅長(zhǎng)發(fā)覺(jué)人才、培育人才?？偨?jīng)理要讓部屬參與飯店管理的策劃，這對(duì)進(jìn)步他們的管理程度和業(yè)務(wù)力量，進(jìn)步工作的自覺(jué)性有很大的好處。選賢任能也是檢驗(yàn)管理者的力量的詳細(xì)表現(xiàn)。(三)關(guān)懷群眾生活，留意工作方法。總經(jīng)理對(duì)部屬應(yīng)是公平的。對(duì)員工要平易近人，公正，沒(méi)有偏心。要關(guān)懷職工的福利，關(guān)懷他們的事業(yè)、他們的學(xué)習(xí)、生活、身體、戀愛(ài)、婚姻和家庭。九、指導(dǎo)培訓(xùn)培訓(xùn)對(duì)酒店來(lái)說(shuō)，

12、是一項(xiàng)常常不斷的重要工作。是培育人才，進(jìn)步飯店管理程度和效勞程度的有效方法?？偨?jīng)理必需指導(dǎo)人事部制訂培訓(xùn)方案，并親自任課。職務(wù)：行政秘書(shū)報(bào)告上級(jí)：行政辦主任聯(lián)絡(luò)部門(mén)：酒店各部門(mén)辦公室職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)：1依據(jù)總經(jīng)理室主任的要求，幫助起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、方案、總結(jié)、決議簡(jiǎn)報(bào)及本部門(mén)的公文函件。2參與行政例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)議，做好會(huì)議記錄，理解各項(xiàng)打算、決議的貫徹狀況，并準(zhǔn)時(shí)反應(yīng)信息。3匯總各類(lèi)報(bào)表，做好酒店大事記和外事活動(dòng)日志。4幫助總經(jīng)理室主任做好日常接待、來(lái)信來(lái)訪等有關(guān)事宜。負(fù)責(zé)審檢對(duì)外發(fā)文、對(duì)內(nèi)行文。5負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話接轉(zhuǎn)。6完成總經(jīng)理室主任交辦的其它工作。職務(wù)：檔案秘書(shū)報(bào)告上級(jí)：總經(jīng)理室主任聯(lián)絡(luò)部門(mén)：酒店各部門(mén)職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)：1為總經(jīng)理室供應(yīng)有關(guān)資料、檔案的秘書(shū)性效勞。2負(fù)責(zé)總經(jīng)理室日常各類(lèi)行政檔案的登記、歸檔