巧用ACCESS批量打印獎(jiǎng)狀

1、巧用ACCESS批量打印獎(jiǎng)狀在本文里你能了解到如何使用最為簡(jiǎn)易的方法批量打印獎(jiǎng)狀以及證書(shū)，當(dāng)然這不僅局限于如此，許多具有局部規(guī)律性的打印都能使用ACCESS完美的完成任務(wù)，并且其操作簡(jiǎn)單、準(zhǔn)入門(mén)檻低非常適合一些辦公人員使用，其友好的界面和軟件的兼容性也給了任務(wù)很好的幫助。 這個(gè)學(xué)期剛開(kāi)學(xué)接到學(xué)校管理科的電話，要求本人想辦法打印這學(xué)年所有學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金和榮譽(yù)稱號(hào)獎(jiǎng)狀。接到打印名單發(fā)現(xiàn)工作量還真不小，足足1000多條數(shù)據(jù)。好吧好吧，得想個(gè)辦法將這個(gè)任務(wù)順利完成。在網(wǎng)上找專業(yè)打印獎(jiǎng)狀的程序？自己寫(xiě)程序？還是最后還是決定試試大家都熟悉的ACCESS，也許很多人會(huì)說(shuō)ACCESS怎么能打印獎(jiǎng)狀呢？好吧，和大

2、家解釋下，我們這需要用的是ACCESS中的報(bào)表功能，這個(gè)看似簡(jiǎn)單的功能卻能完成令人意想不到的工作，操作簡(jiǎn)單，界面也十分友好，免去了大家上網(wǎng)找相應(yīng)的專業(yè)程序，最主要的是在經(jīng)過(guò)試用后發(fā)現(xiàn)其設(shè)計(jì)、維護(hù)以及修改十分方便。好了言歸正傳開(kāi)始和大家分享下經(jīng)驗(yàn)。 我們首先假設(shè)你現(xiàn)在已經(jīng)擁有一份需要打印獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀的電子表格名單（如圖一）（圖一）推薦精選這樣我能能省去后面很多工作，對(duì)不熟悉ACCESS的讀者有很大幫助。然后下載微軟的ACCESS這個(gè)不再贅述，打開(kāi)access選擇新建-新數(shù)據(jù)庫(kù)。點(diǎn)擊空白處右鍵（如圖二）（圖二）選擇導(dǎo)入，在接下來(lái)的對(duì)話框中在文件類型中選擇*.xls也就是電子表格格式。選中你已有的需要打

3、印的電子表格名單，點(diǎn)擊導(dǎo)入按鈕。然后在導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)е羞x擇“第一行顯示列標(biāo)題”（如圖三）（圖三）點(diǎn)擊下一步，在數(shù)據(jù)保存位置中選擇“新表中”點(diǎn)擊下一步，選擇“不要主鍵”最后點(diǎn)擊完成。接下來(lái)便是設(shè)計(jì)獎(jiǎng)狀排版格式，這個(gè)也是最關(guān)鍵和最耗時(shí)的地方,最后設(shè)計(jì)好的視圖（如圖四）。推薦精選首先點(diǎn)擊左側(cè)標(biāo)簽的報(bào)表，選擇“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”，在界面灰色處點(diǎn)擊右鍵-屬性，在彈出窗口中選擇“數(shù)據(jù)”，在記錄源中選擇剛剛導(dǎo)入的表的名稱在這里是“獎(jiǎng)學(xué)金”，讀者可以自行設(shè)置（如圖五）。（圖五）接下來(lái)打開(kāi)工具箱（默認(rèn)已打開(kāi)如果沒(méi)有打開(kāi)工具箱請(qǐng)?jiān)谝晥D-工具箱中打開(kāi)）。整個(gè)獎(jiǎng)狀打印設(shè)計(jì)需要用到2個(gè)文本框控件，5個(gè)標(biāo)簽控件。文本

4、框控件用于讀取導(dǎo)入的表中的數(shù)據(jù)，而標(biāo)簽控件則是顯示固定的格式。例如：獎(jiǎng)狀中“學(xué)生姓名”則要使用文本框控件，然后綁定到相應(yīng)表中的字段。獎(jiǎng)狀右下角的落款則使用標(biāo)簽控件來(lái)予以顯示。首先設(shè)置文本框控件，選擇文本框控件（如圖六）（圖六）在頁(yè)面中畫(huà)一個(gè)矩形，然后右鍵-屬性在數(shù)據(jù)來(lái)源中選擇“姓名”（如圖七）。推薦精選（圖七）同樣的方法再添加一個(gè)文本框控件，在數(shù)據(jù)源中選擇“獎(jiǎng)學(xué)金級(jí)別”用以顯示獲獎(jiǎng)?lì)悇e。然后再?gòu)墓ぞ呦渲型先胛鍌€(gè)標(biāo)簽控件，在其中分別設(shè)置內(nèi)容為“同學(xué)：”、“榮獲二九二一學(xué)年度XXXX大學(xué)”、“特發(fā)此證，以資鼓勵(lì)?！薄ⅰ癤XXX大學(xué)”以及“二一年十月”。當(dāng)然這只是個(gè)個(gè)例，更具不同情況讀者可以自行設(shè)置

5、，只要明白不同控件的作用和實(shí)用方法就行。然后按照打印獎(jiǎng)狀時(shí)想呈現(xiàn)的格式排版，順便說(shuō)一下這個(gè)步驟本人認(rèn)為是相對(duì)所有步驟中最為繁瑣和需要仔細(xì)處理的，讀者可以借助打印預(yù)覽查看，最后報(bào)表設(shè)計(jì)的效果（如圖四），打印預(yù)覽的效果（如圖八）。（圖八）當(dāng)然讀者在認(rèn)為無(wú)大問(wèn)題后可以實(shí)際打印一份試試效果，如果認(rèn)為布局不合理則可以在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中做相應(yīng)的修改，如果是頁(yè)邊距問(wèn)題則可以在文件-頁(yè)面設(shè)置-邊距中修改相應(yīng)的邊距，進(jìn)行微調(diào)。 結(jié)束語(yǔ)在實(shí)際運(yùn)用中通過(guò)使用ACCESS打印獎(jiǎng)狀得到了很好的效果驗(yàn)證，在2天時(shí)間里打印完了學(xué)校1000多分獎(jiǎng)狀，很多打印工作是許多對(duì)電腦不是很熟悉的同學(xué)操作完成的，所以可見(jiàn)其操作的簡(jiǎn)易性。并且對(duì)于一些布局維護(hù)和添加刪除記錄工作也很容易完成，如果讀者有學(xué)過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言的話那么這些修改將是十分簡(jiǎn)單的，如果沒(méi)有學(xué)過(guò)相應(yīng)語(yǔ)言的讀者也不用太過(guò)于擔(dān)心，可以充分利用ACCESS和EXCEL中友好的界面操作，只需要鼠標(biāo)和鍵盤(pán)的配合就能完成小批量的數(shù)據(jù)維護(hù)。推薦精選當(dāng)然在這里只是舉了打印獎(jiǎng)狀的一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，例如：打印工作證、投遞檔案名單等一些批量但是有規(guī)律