項目檔案管理措施和方法

1、項目檔案管理措施和方法工程項目檔案管理措施一、工程檔案管理存在的問題對工程檔案管理不夠重視檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被 忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項目成立初期，對檔 案的認(rèn)識不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中 的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成 的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不 全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣 工檔案驗收的延期。檔案資料編制質(zhì)量不咼，完整性、系統(tǒng)性不足許多施工單位

2、不配備專職資料員，整理資料時不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí) 行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設(shè)全過程中 的資料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項目建設(shè)人員對項目檔案工 作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有 機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性1 / 4精品文檔工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文 件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要 經(jīng)歷相當(dāng)長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工

3、資料質(zhì)量，影響檔案 歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔， 需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建 設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項，檔 案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項目檔案管理的前提 工程項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識。首先，要根據(jù) 工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項目檔案 管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、 有人管

4、，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程 項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制 ; 將工 程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機(jī)制，做到層 層有人抓，處2 / 4精品文檔處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案 管理網(wǎng)絡(luò)。（ 二 ） 制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度 加強(qiáng)項目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任 制，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)

5、 眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個工作人員的力量是很 難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為 做好項目檔案管理工作的根本保障?？梢砸浴八耐健敝贫葋泶_保做好項目檔案的 收集工作，即項目下達(dá)計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計 劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目 文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。（ 三 ） 定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技 術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能

6、夠真實的反應(yīng)施工 過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實、不完 整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切 工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù) 文件3 / 4精品文檔整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期 或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。（ 四 ） 加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)一個單位項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管 檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案的組織者對 檔案的重視程度有著極大的關(guān)系。針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識簿弱、檔案管 理人員與基建負(fù)責(zé)人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重 視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強(qiáng)對基建管理部門、工 程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將項