辦公室5S推行手冊(cè)19頁(yè)

1、重汽集團(tuán)濟(jì)南特種車有限公司辦公室5S推行手冊(cè)辦公室5S推行手冊(cè)前 言5S源自日本，已有四十多年的歷史，剛開(kāi)始只是強(qiáng)調(diào)工廠的整理（Seiri）、整頓（Seiton），后來(lái)由于管理提升的需要，又增加了清掃（Seisou）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke），形成了現(xiàn)在的5S活動(dòng)體系。無(wú)論何種行業(yè)，5S都是基礎(chǔ)工作中不可或缺的重要組成部分。因此，很多企業(yè)（包括服務(wù)業(yè)）都致力于如何“營(yíng)造一種活躍的5S氣氛”。然而許多企業(yè)在推行5S活動(dòng)中，往往非常重視車間以及前臺(tái)服務(wù)部門的5S推行，而忽略了后臺(tái)支撐的服務(wù)部門。這樣一來(lái)，造成的直接后果是：1） 車間工作得不到及時(shí)、足夠的支撐；2） 車間人

2、員心理不平衡，因?yàn)樗仞B(yǎng)的提升是全體員工的事；3） 推行之后，難以保持效果，容易出現(xiàn)“返潮”，甚至倒退。因此，我們積極提倡推行全公司所有部門均要參與的“5S活動(dòng)”。本手冊(cè)將幫助學(xué)員深入理解辦公室5S原理和工具，同時(shí)提供圖表和工具便于實(shí)際運(yùn)用到日常工作中。從而迅速提高行政流程效率，減少錯(cuò)誤率,促進(jìn)行政支持團(tuán)隊(duì)迅速融入精益企業(yè)變革中。5S相互關(guān)系示意圖 首先要行動(dòng)起來(lái)，沒(méi)有行動(dòng)就沒(méi)有成果 不求完美，60分也可以將臟污的東西徹底清掃干凈第3個(gè)S清掃將有用的東西定出位置放置第2個(gè)S整頓地點(diǎn)物品區(qū)分“要用”與“不用”的東西第1個(gè)S整理第4個(gè)S清潔建立組織，形成標(biāo)準(zhǔn)，維持前3S第5個(gè)S素養(yǎng)堅(jiān)持按標(biāo)準(zhǔn)做事，最

3、終形成素養(yǎng)！固化推進(jìn)被要求去做跟著別人做自主實(shí)施逐步實(shí)現(xiàn)固化目 錄前 言15S相互關(guān)系示意圖2第一章5S入門3第一節(jié) 5S的起源3第二節(jié) 推行5S的目的和意義4第二章辦公室5S的實(shí)施5第一節(jié) 辦公室5S導(dǎo)入5第二節(jié) 辦公室5S推行目標(biāo)及推行組織6第三節(jié) 辦公室5S推行步驟7第四節(jié) 辦公室5S“10個(gè)”改善點(diǎn)9第五節(jié) 辦公室5S圖片展示 12 第六節(jié) 辦公室5S檢查考核表17第一章 5S入門第一節(jié) 5S的起源5S源自日本，已有四十多年的歷史，剛開(kāi)始只是強(qiáng)調(diào)工廠的整理、整頓，后來(lái)由于管理提升的需要，又增加了清掃、清潔、素養(yǎng)，形成了現(xiàn)在的5S活動(dòng)體系。5S活動(dòng)以塑造一個(gè)清爽、明朗、潔凈的工作場(chǎng)所為目

4、的，使全體員工，尤其是現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員，能更安全、更輕松、更愉快、更有效地完成任務(wù)。從而提升企業(yè)形象，強(qiáng)化企業(yè)體質(zhì)。由于5S活動(dòng)對(duì)于工廠的安全、衛(wèi)生、效率、品質(zhì)、成本等方面有極強(qiáng)的改善力，是工廠管理的基礎(chǔ)。因此，日資企業(yè)與國(guó)外企業(yè)進(jìn)行技術(shù)合作，或在國(guó)外設(shè)廠時(shí)，首先必須導(dǎo)入5S活動(dòng)。因此使5S活動(dòng)得以遍地開(kāi)花，近年來(lái)，歐美企業(yè)也紛紛導(dǎo)入5S活動(dòng)，可以說(shuō)，5S活動(dòng)是日本工廠開(kāi)創(chuàng)的管理技術(shù)，如準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（Just In Time）、TQC、TPM等活動(dòng)中最具影響力的一種。第二節(jié) 推行5S的目的和意義5S的效用可以總結(jié)歸納為以下幾點(diǎn)：（一）、5S是最佳的推銷員、顧客滿意工廠，增強(qiáng)下訂單信心；、很多人來(lái)工廠參

5、觀學(xué)習(xí)，提升知名度；、清潔明朗的環(huán)境，留住優(yōu)秀員工。（二）、5S是節(jié)約能手、降低很多不必要的材料及工具的浪費(fèi)，減少“尋找”的浪費(fèi)，節(jié)省很多寶貴時(shí)間；、能降低工時(shí)，提高效率 。（三）、5S是安全專家、遵守作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不會(huì)發(fā)生工傷事故；、所有設(shè)備都進(jìn)行清潔、檢修，能預(yù)先發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，從而消除安全隱患；、消防設(shè)施齊全，消防通道無(wú)阻塞，萬(wàn)一發(fā)生火災(zāi)或地震，員工生命安全有保障。（四）、5S是標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)者、強(qiáng)調(diào)按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)；、品質(zhì)穩(wěn)定，如期達(dá)成生產(chǎn)目標(biāo)。（五）、5S可以形成愉快的工作場(chǎng)所、明亮、清潔的工作場(chǎng)所讓人心情愉快；、員工動(dòng)手做改善，有成就感；、員工凝聚力強(qiáng)增，工作更愉快。第二章 辦公室5S的實(shí)施第

6、一節(jié) 辦公室5S導(dǎo)入5S活動(dòng)并不是一些簡(jiǎn)單的活動(dòng)組合，而是一項(xiàng)“全員參與、全過(guò)程實(shí)施、全系統(tǒng)支撐”的綜合性工程。“全員參與”是推行成功必不可少的因素之一。5S活動(dòng)不是那一個(gè)人或哪一個(gè)部門自己的事情，而是企業(yè)所有人員共同的事情，需要大家共同努力去推行?！叭^(guò)程實(shí)施”強(qiáng)調(diào)了5S推行步驟的計(jì)劃性和細(xì)節(jié)的不可或缺性。5S推行切忌急于求成或虎頭蛇尾，應(yīng)按照嚴(yán)格的推行計(jì)劃逐步開(kāi)展，循序漸漸?！叭到y(tǒng)支撐”是指推行資源的有效配置以及各部門、科室的有效配合。5S活動(dòng)是一種立體的推進(jìn)模式，缺少公司系統(tǒng)的任何一方面支撐都會(huì)影響其向前推行，甚至偏離方向。為了使這項(xiàng)綜合性工程持續(xù)健康發(fā)展，在全面實(shí)施5S具體項(xiàng)目之前，

7、需要做很多準(zhǔn)備工作，比如要建立5S推行的組織保障、培訓(xùn)員工統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、廣泛宣傳獲得共識(shí)等。這便是5S導(dǎo)入期。第二節(jié) 辦公室5S推行目標(biāo)及推行組織（一）辦公室5S活動(dòng)方針告別昨日，挑戰(zhàn)自我，塑造辦公室新形象！（二）辦公室5S活動(dòng)目標(biāo)通過(guò)推行5S（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)），造就安全、舒適、明亮的工作環(huán)境，革除馬虎之心，養(yǎng)成凡事認(rèn)真的習(xí)慣，塑造高效率的行政辦公形象，進(jìn)而培養(yǎng)特有的辦公室文化。（三）推行組織1)組織成員組長(zhǎng)：職責(zé)：設(shè)立辦公室5S推行組織并負(fù)責(zé)推行組織運(yùn)作；督導(dǎo)辦公室5S的良性運(yùn)行；批準(zhǔn)辦公室5S推行計(jì)劃。副組長(zhǎng)：職責(zé)：負(fù)責(zé)5S的協(xié)調(diào)推進(jìn)工作；落實(shí)公司統(tǒng)一決策的5S推進(jìn)計(jì)劃；負(fù)責(zé)對(duì)5

8、S落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督跟蹤檢查指導(dǎo)。成員：辦公室（包括后勤、保安等）所有部門職責(zé)：結(jié)合部門的行動(dòng)目標(biāo)，確定分管區(qū)域的階段性目標(biāo)；積極參加5S培訓(xùn)，多方面學(xué)習(xí)5S知識(shí)和實(shí)施技巧；積極進(jìn)行分管區(qū)域的5S活動(dòng)宣傳和教育；對(duì)5S分管區(qū)域進(jìn)行劃分，全員參與，做到人人有事做，事事有人管；依部門5S活動(dòng)計(jì)劃表，分解、細(xì)化分管區(qū)域工作計(jì)劃；幫助責(zé)任區(qū)域內(nèi)其它同事解決活動(dòng)中的困難點(diǎn)；擔(dān)當(dāng)5S活動(dòng)評(píng)分員；分析和改善5S活動(dòng)中的問(wèn)題點(diǎn)；督促責(zé)任區(qū)域內(nèi)其他同事的清掃、點(diǎn)檢工作；組織部門內(nèi)員工做好5S晨會(huì)；第三節(jié) 辦公室5S工作內(nèi)容辦公室5S工作內(nèi)容5S含義目的實(shí)施方法/標(biāo)準(zhǔn)整理SEIRI1. 把工作場(chǎng)所內(nèi)不要的東西清理掉

9、2. 按照物品的使用頻次，分類存放（5S開(kāi)展的第一步）1. 騰出空間2. 防止誤用、錯(cuò)用3. 塑造清爽的工作場(chǎng)所1. 每月將物品分為幾類，如：1） 不再使用的2） 使用頻率低的3） 經(jīng)常使用的2將第1）類物品處理掉，第2）類物品放在存儲(chǔ)處，第3）類物品留置工作場(chǎng)所3.實(shí)施要領(lǐng)：1）制定【要】和【不要】的判別基準(zhǔn)2）將不要物品清出工作場(chǎng)所3）對(duì)需要的物品調(diào)查使用頻度，決定放置位置4）制定廢棄物品處理辦法5）每日自我檢查整頓SEITON1. 定置存放。把需要的東西依規(guī)定定位、定量擺放整齊2. 標(biāo)識(shí)鮮明，處在能立刻使用的狀態(tài)（提高效率的基礎(chǔ)）1. 工作場(chǎng)所一目了然2. 縮短找尋物品的時(shí)間3. 整齊、

10、干凈的工作環(huán)境1. 前一步驟整理工作的落實(shí)2. 對(duì)可供放置的場(chǎng)所進(jìn)行規(guī)劃并規(guī)定放置方法，明確數(shù)量3. 將物品在上述場(chǎng)所擺放整齊4. 辦公場(chǎng)所只能存放真正需要的物品，放置方法：易取切忌：整頓是3要素：場(chǎng)所，方法，標(biāo)識(shí)物品的保管要堅(jiān)持“3定”原則：定點(diǎn)（放在哪里合適）、定容（用什么容器、顏色）、定量（規(guī)定合適的數(shù)量）清掃SEISO徹底清除污垢，用的物品要擦拭干凈，清掃好地面、桌面、電腦、電話、飲水機(jī)等設(shè)備、設(shè)施及各衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域1. 保持良好的工作情緒2. 消除“臟污”，保持辦公場(chǎng)所干干凈凈1. 建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)、外）2. 建立清掃基準(zhǔn)，作為規(guī)范3. 執(zhí)行例行掃除，清理臟污，清掃從上到下、從里到

11、外4. 杜絕污染源：如鞋底的沙子、空調(diào)水管漏水、噪聲處理等5. 破損物品的及時(shí)修理清潔SEIKETSU維持上面3S的成果，保持工作環(huán)境的清潔監(jiān)督：通過(guò)制度化來(lái)維持成果，能將“異?！憋@現(xiàn)出來(lái)1. 落實(shí)前面3S工作2. 將5S活動(dòng)內(nèi)容納入個(gè)人工作職責(zé)3. 依據(jù)檢查表監(jiān)督檢查，有問(wèn)題的立即改善4. 落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)執(zhí)行素養(yǎng)SHITSUKE培養(yǎng)文明禮貌的習(xí)慣，按規(guī)定行事，培養(yǎng)主動(dòng)、積極地精神提升“人的品質(zhì)”，成為對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人；營(yíng)造良好的團(tuán)隊(duì)精神1. 持續(xù)推進(jìn)前4S直至習(xí)慣化2. 制定并共同遵守有關(guān)規(guī)則、規(guī)定3. 制定禮儀守則4. 不間斷的隨時(shí)、隨地的培訓(xùn)5. 推動(dòng)各種精神提升活動(dòng)（早會(huì)、

12、夕會(huì)、問(wèn)好、守時(shí)）第四節(jié) 辦公室5S標(biāo)識(shí)“10個(gè)”改善點(diǎn)改善點(diǎn)1：空調(diào)卡管理空 調(diào) 管 理 卡部門狀態(tài)良好清掃時(shí)間1周1次設(shè)置溫度冬天不高于18夏天不低于26責(zé)任人每人一周監(jiān)督人 每人一周責(zé)任順序：監(jiān)督順序：公共設(shè)施請(qǐng)愛(ài)護(hù)使用 人走關(guān)機(jī) 節(jié)約用電清掃、清潔注意節(jié)約用電改善點(diǎn)2：窗戶管理卡清潔窗 戶 管 理 卡部門責(zé)任人監(jiān)督人名稱窗戶 編號(hào)左清掃基準(zhǔn)每月擦一次，玻璃表面無(wú)灰塵、水痕。窗戶邊框無(wú)灰塵.窗明幾凈 怡悅身心改善點(diǎn)3：工作位管理卡我的區(qū)域區(qū)域名稱工作位區(qū)域擔(dān)當(dāng)照片責(zé)任者 清掃周期每天擦拭清掃一次；隨時(shí)整頓保持清潔清掃工具清掃基準(zhǔn)確認(rèn)人抹布每天上班前郊區(qū)域內(nèi)物品擦拭一遍，清潔無(wú)灰塵；每天整

13、理桌面、文件夾、電腦文檔，保持文件有效；下班時(shí)工作位物品要?dú)w位 拒絕借口 立即行動(dòng) 持之以恒 走向卓越及時(shí)整理整頓提高辦公效率改善點(diǎn)4：辦公設(shè)備標(biāo)識(shí)、文件夾標(biāo)簽設(shè)備名稱 編號(hào) 清掃時(shí)間每天清掃基準(zhǔn)表面無(wú)灰塵責(zé)任人 2010文件夾標(biāo)簽 X X 辦公室設(shè)備標(biāo)識(shí) X 類別 部門改善點(diǎn)5：文件櫥管理卡文 件 櫥 管 理 卡部門綜合管理部企管室責(zé)任人監(jiān)督人名稱文件櫥編號(hào)清掃基準(zhǔn)每周擦拭一次，表面、內(nèi)壁無(wú)灰塵、水痕。物品擺放整齊。 拒絕借口 立即行動(dòng) 每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)清掃整理改善點(diǎn)6：門的管理推Push空調(diào)區(qū)域 請(qǐng)隨手關(guān)門 拉Pull空調(diào)區(qū)域請(qǐng)隨手關(guān)門 改善點(diǎn)7：門管理卡門 的 管 理 卡部門綜合管理部企管

14、室責(zé)任順序監(jiān)督名稱門清掃基準(zhǔn)每周擦一次，玻璃表面無(wú)灰塵、水痕。窗戶邊框無(wú)灰塵窗明幾凈，怡悅身心清潔改善點(diǎn)8：人員去向表人員去向表姓名公司經(jīng)理辦公室銷售部軍品部綜合管理部技術(shù)部制造部采購(gòu)部物流部質(zhì)量部財(cái)務(wù)部生產(chǎn)車間出差（外出）請(qǐng)假備注你去了哪里了我們都知道。改善點(diǎn)9：最后離開(kāi)辦公室查核表最后離開(kāi)辦公室查核表 部門： 綜合管理部企業(yè)管理室 （ 年 月）序號(hào)項(xiàng)目123456789101112131415161718192021222324252627282930311關(guān)閉電腦2關(guān)閉插排3關(guān)閉碎紙機(jī)4關(guān)閉空調(diào)5關(guān)閉排氣扇6辦公桌面整理整頓7鎖死辦公櫥柜8椅子歸位9關(guān)閉窗戶10關(guān)閉照明開(kāi)關(guān)11關(guān)閉辦公室

15、總電源12注意鎖門簽 名改善點(diǎn)10：區(qū)域分擔(dān)圖區(qū)域分擔(dān)圖各部室根據(jù)實(shí)際情況繪制區(qū)域責(zé)任人清掃基準(zhǔn) 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置 每天清掃一次，無(wú)灰塵，物品定置第五節(jié) 辦公室5S圖片展示1、清掃工具的管理衛(wèi)生工具定置擺放，整潔美觀清掃工具定置定位存放及門跡線2、電線網(wǎng)線的管理 電線網(wǎng)線捆扎整齊、走向清晰，固定或加防護(hù)罩3、暖瓶、水杯定置定位擺放櫥上加黑皮防護(hù)，物品定置定位擺放4、空調(diào)紅絲帶提醒我們下班關(guān)空調(diào)，清掃基準(zhǔn)，管理人 5、辦公區(qū)域分擔(dān)圖將辦公區(qū)域落實(shí)5S管理標(biāo)

16、準(zhǔn)和責(zé)任人，目視化管理。6、文件柜和文件櫥的管理文件分類存放，清晰標(biāo)識(shí)，方便使用查找，提高工作效率7、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任目視化8、私人物品的管理私人物品在不明處存放，自制衣物架，使衣物有序存放9、人員去向表管理反映人員去向9、最后離開(kāi)辦公室查核表管理環(huán)境得到持續(xù)改善，日清日結(jié)第六節(jié) 辦公室5S檢查考核表5S內(nèi)容序號(hào)檢查內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)檢查頻率分值整理1扔掉廢棄物，將不再使用的文件資料或破舊書籍、過(guò)期報(bào)紙等按公司要求的方式廢棄。1次/日22將不經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類編號(hào)整齊存放于文件柜中。1次/日33將經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類整理，整齊放于辦公桌抽屜或長(zhǎng)柜中。1次/日24將正在使

17、用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類，整齊放于辦公桌面或長(zhǎng)柜上，做到需要的文件資料能快速找到。1次/日35將工作服、私人用品等按類別整齊放于更衣柜中，無(wú)更衣柜的，應(yīng)將工作服等個(gè)人用品放于辦公桌的長(zhǎng)柜中。1次/日26柜（櫥）頂、長(zhǎng)椅上、沙發(fā)上、窗臺(tái)上禁止擺放任何物品。1次/日2整頓 7物品擺放整齊，辦公桌、椅、柜（櫥）、衣架、盆架等物品放置要規(guī)劃有序，布局美觀。1次/日28辦公桌面可放置辦公設(shè)施、臺(tái)歷、文件夾、正在使用的文件、票據(jù)、電話、茶杯等物品，要求放置整齊有序。2次/日29辦公桌擋板、辦公椅上禁止搭掛任何物品。2次/日210  筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放于桌面一側(cè)或

18、抽屜中。隨時(shí)     211辦公桌面、辦公桌抽屜內(nèi)物品應(yīng)整齊有序、分類放置，沒(méi)有作廢或與工作無(wú)關(guān)的物品，如抹布、個(gè)人物品、報(bào)紙等。1次/日212報(bào)紙、雜志等閱讀資料看完后要收起，需要留存的整齊放于文件柜內(nèi)或報(bào)架上。1次/日213擺放整齊  暖壺、茶杯可在矮櫥上整齊放置，不具備條件的可整齊放于地面一側(cè)；茶葉桶應(yīng)整齊放于辦公桌抽屜一側(cè)。1次/日     214辦公室內(nèi)電器線路走向規(guī)范、美觀，電腦線不凌亂。   定期自查32清掃15打掃干凈  辦公室防盜門、木門要里外清潔，門框上無(wú)灰塵；推拉門軌道要清潔無(wú)積物。1次/日216地面及四周踢角干凈，要顯露本色，無(wú)灰塵、污跡。1次/日217室內(nèi)墻壁及屋頂每周清掃一次，做到無(wú)污染、無(wú)爆皮、無(wú)蜘蛛網(wǎng)；墻上不許亂貼、亂畫、亂掛、亂釘。1次/日218窗玻璃干凈透明，無(wú)水跡、雨跡、污跡；窗框潔凈無(wú)污跡；窗臺(tái)無(wú)雜物、無(wú)灰塵；門玻璃干凈透亮，不掛貼報(bào)紙和門簾。1次/日219窗簾整齊潔凈、無(wú)灰塵，懸掛整齊。1次/日221燈具、電扇、空調(diào)、微機(jī)、打印機(jī)等電器，表面潔凈，無(wú)灰塵；各種電器開(kāi)關(guān)、線路無(wú)灰塵、無(wú)安全隱患。1次/日422文件柜頂、表面要保持潔凈、無(wú)灰塵、無(wú)污跡，柜內(nèi)各種資料、票據(jù)分類整