精選文檔長信社保系統(tǒng)財務(wù)軟件用戶培訓(xùn)手冊

1、長信社保財務(wù)軟件用戶培訓(xùn)手冊目錄：前言(3)功能介紹.(3.80)用戶登錄.(3.5)系統(tǒng)管理子系統(tǒng).(5.23)帳套初始化.(6.14)帳套定義(6.7)基本參數(shù)設(shè)置(7)定義科目維護(7.13)錄入年初余額(13.14)業(yè)務(wù)憑證定義(14)用戶權(quán)限管理.(14.20)角色信息維護(14.16)用戶信息維護(16.18)角色權(quán)限分配(18.19)用戶參數(shù)信息維護(19)單據(jù)操作權(quán)限分配(19)參數(shù)設(shè)置.(20.22)支票類型維護(20.21)憑證類別維護(21.22)銀行名稱帳號維護(22)憑證摘要維護(22)版本發(fā)布.(22)日志管理.(22)出納管理子系統(tǒng).(23.38)出納錄入.(23

2、.31)銀行日記帳錄入(23.30)現(xiàn)金日記帳錄入(30)銀行日記帳錄入紅字沖帳(30.31)現(xiàn)金日記帳錄入紅字沖帳(31)帳目查詢(30.32)銀行帳目查詢(30.32)現(xiàn)金帳目查詢(32)帳目比對(32.37)銀行對帳初始化(32.34)出納銀行對帳(34.36)余額調(diào)節(jié)表.(36.37)總帳管理子系統(tǒng).(38.67)日常帳務(wù)(38.51)憑證錄入.(38.45)憑證修改刪除(45.47)憑證審核記帳(47.48)月末結(jié)轉(zhuǎn)(48.49)自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證描述(49.50)自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成(50.51)帳務(wù)查詢(51.60)總帳查詢打印(51.53)明細(xì)帳查詢打印(53.54)科目余額表查詢(54

3、.56)科目匯總查詢(56.57)記帳憑證查詢(57)科目表查詢.(57.58)輔助查詢(60.65)出納業(yè)務(wù)對帳(60.62)單位輔助帳.(62.63)各類證號查看(63)明細(xì)帳導(dǎo)出(63.65)客戶輔助帳查詢(65.66)客戶科目余額表(65)客戶明細(xì)帳.(66)報表管理子系統(tǒng).(67.83)報表處理(67.75)報表定義.(67.73)報表生成.(73.74)報表查詢打印(75)報表稽核(75.78)稽核定義(75.76)報表稽核(76.78)上報匯總(78.81)地區(qū)碼定義(78.79)報表報出.(79)報表報入(80)報表匯總(81)報入報表查詢打印(81)后記(82)附名詞解釋(8

4、2.84)第一部分前 言尊敬的客戶朋友你們好,歡迎您使用的本公司的的軟件產(chǎn)品,本套財務(wù)子系統(tǒng)最新版本為2.0,本帳務(wù)系統(tǒng)彌補了過去的一些不足之處，增加和繼承了許多新思想，與舊財務(wù)系統(tǒng)相比可以說有著脫胎換骨的變化。一定會給各位新老客戶們一種煥然一新的感覺。本公司本著誠信務(wù)實的態(tài)度，熱忱歡迎客戶朋友的批評與指正，使這套財務(wù)軟件更好為您服務(wù)。這套財務(wù)軟件的特點:(1).實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性（通過財務(wù)觸發(fā)業(yè)務(wù)的登帳實現(xiàn)）。(2).實現(xiàn)了財務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)控.(3).適應(yīng)新會計制度（適應(yīng)新的政策：五保合一，憑證自動生成）。(4).減輕用戶的工作量。進入下一部分第二部分 功能介紹第一節(jié)用戶登錄雙擊桌面圖

5、標(biāo)，進入財務(wù)子系統(tǒng)首先映入眼簾就是用戶登錄界面，登錄界面是進入本系統(tǒng)初始界面，主要完成功能選擇，帳套選擇，用戶以及密碼輸入。如下圖所示:(圖1)(1)功能選擇根據(jù)客戶需要使用的功能，選擇不同的功能選項,分別由菜單管理子系統(tǒng)，系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，出納管理子系統(tǒng)，總帳管理子系統(tǒng)，報表管理子系統(tǒng)組成。菜單管理子系統(tǒng)：定義不同的菜單項(管理人員使用)。系統(tǒng)管理子系統(tǒng)：定義帳套，錄入年初余額，維護科目，定義業(yè)務(wù)憑證，分配用戶權(quán)限等功能。(管理人員使用，實現(xiàn)初始功能)。出納管理子系統(tǒng)：錄入金額發(fā)生情況，實現(xiàn)帳目查詢，和帳目比對(出納工作人員使用)?？値す芾碜酉到y(tǒng)：錄入憑證，審核憑證，結(jié)轉(zhuǎn)，帳務(wù)查詢，客戶查詢等

6、功能(會計工作人員使用)。報表管理子系統(tǒng)：報表的定義,生成以及打印(會計工作人員使用)。(2)帳套選擇帳套信息是財務(wù)系統(tǒng)的基本信息，所有的財務(wù)操作都是針對于某個帳套而言的，它對應(yīng)財務(wù)人員手工的帳本。單擊“帳套設(shè)置”按鈕可以打開“帳套定義對話框”界面.如下圖如示：(圖2)可以從其中得到各個帳套是否與業(yè)務(wù)有關(guān)，帳套是否已經(jīng)初始化等信息.(3)用戶與密碼輸入根據(jù)在“系統(tǒng)管理子系統(tǒng)”中定義的操作員代碼和權(quán)限，選擇您需要進入的功能與帳套，然后輸入正確的代碼與密碼,即可進入系統(tǒng)(如果產(chǎn)生錯誤請向管理員征詢)。進入下一節(jié)第二節(jié) 系統(tǒng)管理子系統(tǒng)通過前面的簡單介紹，您應(yīng)該了解“系統(tǒng)管理子系統(tǒng)”這項功能是財務(wù)子系

7、統(tǒng)中最基礎(chǔ)的部分，主要完成帳套定義、基本參數(shù)設(shè)置、科目設(shè)置、年初余額錄入、業(yè)務(wù)憑證定義、角色信息維護、角色權(quán)限分配、用戶信息維護這一系列基礎(chǔ)性的工作，這幾部分我們稱之為財務(wù)系統(tǒng)的初始化。由于我們公司的財務(wù)軟件是專用財務(wù)軟件，在初始化部分還要做業(yè)務(wù)與財務(wù)相關(guān)聯(lián)的初始化，即帳套定義和業(yè)務(wù)憑證定義兩部分工作，這樣，與業(yè)務(wù)有關(guān)的帳套才可以正常運行。選擇功能“系統(tǒng)管理子系統(tǒng)”,選擇用初始化的帳套，進入這項功能界面。如下圖所示：(圖3)下面針對每項菜單分別進行介紹:(1.1)帳套初始化-帳套定義.如下圖所示：(圖4)為了配合業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致性，必須對業(yè)務(wù)與財務(wù)帳套進行對應(yīng)設(shè)置。也就是說業(yè)務(wù)系統(tǒng)所

8、實現(xiàn)的數(shù)據(jù)，要在財務(wù)做與業(yè)務(wù)有關(guān)錄入時能直接得到那里提供的數(shù)據(jù)。<操作說明>選擇對應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)名稱，單擊帳套名稱，在所提供的選項中選擇對對應(yīng)的財務(wù)帳套名。完成后單擊確定。(1.2)帳套初始化-基本參數(shù)設(shè)置。如下圖所示：(圖5)基本參數(shù)設(shè)置主要是用來完成一些系統(tǒng)基本信息的設(shè)置，如建帳年度、計帳方式、 結(jié)轉(zhuǎn)日、財務(wù)主管姓名，本系統(tǒng)支持的計帳方式為借貸記帳方式。<操作說明>建帳日期的輸入框中輸入年份，(本系統(tǒng)只支持的記帳方式為“借貸”記帳方式)，在財務(wù)主管以及出納姓名的輸入框中輸入姓名單擊確認(rèn)即可。<提示>如果你不小心結(jié)轉(zhuǎn)到下個月，而需要回滾到上個月，可以直接修改當(dāng)

9、前帳務(wù)月。(1.3)帳套初始化-科目信息維護。如下圖所示:(圖6)定義科目維護主要用來完成增加、修改、刪除科目，以及科目拷貝、科目改碼、科目查詢等功能，在本系統(tǒng)中我們規(guī)定一級科目用三位數(shù)字表示，其下級科目不定長，最多可達(dá)18位，最多可允許6級科目存在.。<操作說明>科目增加：在菜單中單擊科目設(shè)置增加按鈕，或相應(yīng)工具條圖標(biāo)進入科目增加的界面(圖7)在科目編碼處輸入科目編碼，如果輸入的科目編碼是新科目即在數(shù)據(jù)庫中該科目不存在，則自動根據(jù)其上級科目產(chǎn)生科目級別以及科目類型，用戶輸入科目名稱、輔助帳類以及明細(xì)格式即可，如果輸入的科目長度為三位則表示是一級科目，需要選擇科目類型，如果輸入的科

10、目編碼已經(jīng)存在，則將由用戶確認(rèn)后自動轉(zhuǎn)入科目修改狀態(tài) 科目修改：首先在(圖6)中的右邊顯示框中選定要修改的科目，然后單擊菜單中的科目設(shè)置->修改按鈕、或相應(yīng)工具條圖標(biāo)。科目修改與科目錄入界面相同，只不過在修改界面中不能修改科目編碼，修改某一個一級科目的科目類型，其下級科目的科目類型將與其保持一致。如圖所示：(圖8)<提示>如果在一級底層科目下再加明細(xì)科目，以前在那一級底層科目下所做的憑證將自動轉(zhuǎn)入第一個加明細(xì)的科目中。科目刪除：在(圖6)主界面的右邊的科目顯示框中單擊需要刪除的科目，該科目將變成藍(lán)色選擇狀態(tài)，單擊菜單科目設(shè)置->刪除按鈕、或相應(yīng)工具條圖標(biāo)即可。如圖所示：

11、(圖9)<提示>已有余額或已做憑證的科目不允許刪除，刪除一個科目將連帶其下級科目一起刪除。科目改碼：科目改碼即修改一個科目的編碼，在(圖6)中主界面的右邊的科目顯示框中選取科目，將該科目變成藍(lán)色選擇狀態(tài)，單擊菜單科目設(shè)置->改碼按鈕，或相應(yīng)工具條圖標(biāo)。在”科目編碼改為”的輸入框中輸入目標(biāo)科目編碼，點擊確定即可。如圖所示：(圖10)<提示>改為的目標(biāo)科目編碼不能是一級科目，且必須有其對應(yīng)的一級科目已存在，改為的目標(biāo)科目編碼不能是已存在的科目編碼或在兩級科目編碼之間，修改科目編碼后，原科目的所有下級科目將一同被改碼?？颇靠截悾嚎颇靠截愂菍⒁粋€科目所有下級科目完全復(fù)制到

12、另一個科目下，復(fù)制科目將按照原科目的下級科目結(jié)構(gòu)生成所輸入的科目的下級科目，所輸入的科目如果存在，則不能有下級科目，本年度內(nèi)不能有憑證，有余額的，余額自動存入所輸入科目的下級科目；如果所輸入的科目不存在，則先按輸入、繼承相結(jié)合的方式產(chǎn)生該科目。如圖所示：(圖11)科目查詢：用戶輸入項目和項目值、以及方向,單擊查找下一個即可。如圖所示：(圖12) 科目查詢提供按科目編碼快速查找定位科目的功能，在科目編碼的輸入框中輸入要查找的科目編碼，然后單擊查找下一個，系統(tǒng)將自動定位到當(dāng)前第一條查找的科目上，再次單擊查找下一個會定位到下一個記錄上。打?。涸诓藛沃袉螕糨o助功能->打印，或工具條相應(yīng)圖標(biāo),打開

13、打印數(shù)據(jù)選擇窗口窗口。如圖所示：(圖13)打印選擇：在左上方選擇單擊要打印的列。即可在下邊的顯示框中出現(xiàn)再次單擊將取消打印列。打?。簡螕粲疫叺拇蛴“粹o即可打印設(shè)置：單擊打印設(shè)置按鈕打開窗口如下：(圖14)篩選：在菜單中單擊輔助功能篩選按鈕，或相應(yīng)工具條圖標(biāo)進入篩選的界面將滿足用戶所輸入條件的值顯示出來。如圖所示：(圖15)雙擊下面框中所列出的條件，條件選項將出現(xiàn)在上面框中，選好條件值，就可匹配到想要匹配的數(shù)值，方便查找。<提示>選擇好算符，連接符將使你的查找事半功倍。(1.4)帳套初始化-錄入年初余額。如圖所示：(圖16)年初余額錄入是系統(tǒng)初始化的一個重要步驟，主要是用來對科目進行

14、初始化，<操作說明>余額設(shè)置包括余額的錄入、平衡校驗、以及最后確認(rèn)完成余額設(shè)置，同時該模塊還提供了余額清零以及科目查找等功能。首先在屏幕的左邊選擇科目類別，如選擇所有科目，則屏幕右半部的科目框中將列出所有類型的科目，然后在可以輸入年初余額的科目（即最底層科目）中輸入年初余額，系統(tǒng)將自動累加到其上級科目中。您可以隨時選擇菜單中的平衡校驗選項進行平衡校驗，最后在錄完所有科目的年初余額后，點擊完成余額設(shè)置圖標(biāo)，如果您輸入的年初余額平衡的話，系統(tǒng)將該帳套標(biāo)記為初始化已完成。<提示>年初余額的錄入工作必須正確（因為修改較麻煩），且只能錄入到底層科目，借貨必須平衡。非底層科目不允許

15、生成憑證。有結(jié)轉(zhuǎn)額或年初余額的科目是不允許刪除。初始化完成之后不能修改或刪除年初余額。(1.5)帳套初始化-業(yè)務(wù)憑證定義。如圖所示：(圖17)業(yè)務(wù)憑證定義是指把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)單據(jù)按照一定的規(guī)則自動生成財務(wù)所需的憑證。業(yè)務(wù)憑證定義就是提供了這樣一個模版。 <操作說明>點選（圖17）左邊框的業(yè)務(wù)類型名，就可以在右上角，清楚的看到這個所選類型的各個分項，你可以根據(jù)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中各種不同的業(yè)務(wù)單據(jù)，定義你的科目編碼，生成你所需的憑證格式。<提示>用戶最多可定義憑證分項科目到六級,根據(jù)具體情況自由確定。某種業(yè)務(wù)單據(jù)所生成憑證的所有分項已經(jīng)確定，用戶不能再增加。當(dāng)選中一個與業(yè)務(wù)

16、無關(guān)的帳套后進入“系統(tǒng)管理”模塊，所看的菜單中“業(yè)務(wù)憑證定義”菜單項將會被屏蔽掉。進入下一菜單(2.1)用戶權(quán)限管理-角色信息維護。如圖所示：(圖18)不同的角色代表著不同的權(quán)限把某一菜單權(quán)限給予某一角色，再把這一角色給予某一用戶，則這一用戶擁有這一菜單權(quán)限。<操作說明>增加：單擊增加按鈕在顯示框中出現(xiàn)一條空白記錄，輸入角色代碼、角色名稱，角色責(zé)任。刪除：在顯示框中選取要刪除的記錄、此時該記錄為高亮條顯示，然后單擊刪除按鈕，該記錄將在顯示框中消失。確定：單擊確按鈕將保存所做的操作，并關(guān)閉當(dāng)前窗口。取消：單擊取消按鈕將不保存所作的操作，并關(guān)閉當(dāng)前窗口。<提示>角色代碼不能

17、重復(fù)。(2.2)用戶權(quán)限管理-用戶信息維護。如圖所示：(圖19)用戶是具體針對個人即操作員而言。主要錄入用戶的相關(guān)信息以及相應(yīng)的角色。用戶一旦擁有了某個角色就擁有了這個角色的所有權(quán)限。<操作說明>增加：單擊菜單”用戶設(shè)置->增加按鈕”，或工具條的相應(yīng)圖標(biāo),將打開用戶錄入窗口，如圖所示：(圖20)在用戶錄入窗口中輸入操作員代碼、姓名、密碼、對應(yīng)角色。然后單擊確定將保存該用戶，或單擊關(guān)閉不保存該用戶。其中給操作員某個角色那么就擁有這個角色的所在權(quán)限。(2).修改：單擊菜單”用戶設(shè)置->修改按鈕”，或工具條的相應(yīng)圖標(biāo),將打開用戶修改窗口,窗口界面與用戶錄入窗口界面相同見圖2-

18、8-2，操作方式也基本相同。(3).刪除：在圖2-8-1中的顯示框中選定要刪除的用戶，然后單擊菜單”用戶設(shè)置->刪除按鈕”，或工具條的相應(yīng)圖標(biāo).(2.3)用戶權(quán)限管理-角色權(quán)限分配。如圖所示：(圖21)角色是對工作任務(wù)的描述。那么要完成一定的工作任務(wù)角色必須具備完成任務(wù)所要求的工作權(quán)限。<操作說明>在左邊顯示框中選定財務(wù)系統(tǒng)子系統(tǒng)，在右上邊的顯示框中選定要付權(quán)的角色，在右下邊顯示框中的付權(quán)標(biāo)志中，打上對勾表示付與權(quán)限，不打上對勾表示不付允權(quán)限。然后單擊菜單”設(shè)置->保存按鈕”，或工具條的相應(yīng)圖標(biāo)，即保存當(dāng)前的權(quán)限設(shè)置。<提示>權(quán)限的賦于直接影響到角色和用戶的

19、所獲得的不同的功能，請慎重！(2.4)用戶權(quán)限管理-數(shù)據(jù)庫連接配置（新財務(wù)略）(2.5)用戶權(quán)限管理-用戶參數(shù)信息維護。如圖所示：(圖22)為了方便管理人員管理操作員信息而增加的一項功能，可以將操作財務(wù)軟件的人員的詳細(xì)信息維護到這里去。<操作說明>增加：手工將部門信息、安全級別、員工狀態(tài)、員工職務(wù)等信息維護進入系統(tǒng)。單擊確定按鈕進行保存。刪除：點選已錄入的信息后，單擊刪除，單擊確認(rèn)按鈕。(2.6)用戶權(quán)限管理-單據(jù)操作權(quán)限分配。如圖所示：(圖23)單據(jù)操作權(quán)限分配是角色系統(tǒng)管理員、出納、會計、審核對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的哪些單據(jù)可以進行處理。<操作說明>在左邊選擇業(yè)務(wù)系統(tǒng)如：養(yǎng)老保

20、險系統(tǒng)在上面選擇出納角色在右下方就會出現(xiàn)該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)單據(jù)類型，付權(quán)標(biāo)志上打上“對鉤“表示角色出納就可以對該單據(jù)進行處理。無對鉤就表示不能進行處理。然后，單擊菜單中設(shè)置保存。保存后，就可以退出。<提示>如果對其中一個角色沒有賦給他相應(yīng)的對這項將單據(jù)權(quán)限，將直接影響到財務(wù)與業(yè)務(wù)的搭配。進入下一菜單(3.1)參數(shù)設(shè)置-支票類型維護。如圖所示：(圖24)支票類型維護是針對與業(yè)務(wù)有關(guān)中為了使社保部門支票類型與銀行的支票相對應(yīng)。達(dá)到對應(yīng)后，系統(tǒng)將對社保系統(tǒng)支票類型進行自動轉(zhuǎn)換為銀行的支票類型。<操作說明>增加：手工將社保使用的支票名稱與對應(yīng)的銀行支票名稱以一一對應(yīng)的方式維護

21、入系統(tǒng)中。單擊確定按鈕進行保存。刪除：點選已錄入的信息后，單擊刪除，單擊確認(rèn)按鈕。(3.2)參數(shù)設(shè)置-憑證類別維護。如圖所示：(圖25)憑證類別維護是對財務(wù)憑證進行分類。主要針對比較大的單位來講，必須對憑證進行分類，比如長沙市社保局分為收繳、拔付等。一般情況下，只有一類我們就使用編號為0，名稱可以自由選擇,如: 養(yǎng)老保險字 或者 默認(rèn)字 等<操作說明>增加：手工將編號與名稱單擊確定按鈕進行保存。刪除：點選已錄入的信息后，單擊刪除，單擊確認(rèn)按鈕。<提示>作為管理人員，這項手工錄入環(huán)節(jié)必不可少。(3.3)參數(shù)設(shè)置-銀行名稱帳號維護(略,操作同上)(3.4) 參數(shù)設(shè)置-憑證摘

22、要維護。如圖所示：(圖26)憑證摘要維護是錄入必要的摘要信息，以便以后在做出納錄入和憑證錄入填寫摘要時使用。<操作說明>單擊增加就會出現(xiàn)一空行，填寫簡寫編碼和摘要。如此，依次增加。 全部增加以后，然后單擊右邊的確定按鈕即可。<提示>針對常用的搞要可以適量的維護一些，盡是不要過多。(4)版本發(fā)布。發(fā)布長信公司最新版本。不是客戶維護范圍。(略)(5)日志管理。根據(jù)各個用戶在本套財務(wù)軟件所作的任何動作進行記錄，方便管理人員管理。(略圖)進入下一節(jié)第三節(jié) 出納管理子系統(tǒng)出納管理子系統(tǒng)是出納人員對財務(wù)管理的自動化軟件。由于銀行日記帳和現(xiàn)金日記賬的處理方法基本相同,因此將

23、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬兩部分放在一起來說明。選擇功能“出納管理子系統(tǒng)”,選擇用初始化的帳套，進入這項功能界面。如圖所示：(圖27)下面針對每項菜單分別進行介紹:(1.1) 出納錄入-銀行日記帳錄入。如圖所示：(圖28)銀行日記賬錄入主要完成的是所有與銀行科目發(fā)生關(guān)系的銀行單據(jù)的錄入.<操作說明>用出納人員的身份登陸到出納管理子系統(tǒng)中。然后單擊菜單出納錄入銀行日記賬錄入或現(xiàn)金日記賬錄入;則會打開如圖所示，如(圖28)。在下拉科目編碼中選取相應(yīng)的科目類型，確定銀行賬戶或現(xiàn)金科目，然后單擊菜單業(yè)務(wù)操作->出納錄入，打開錄入窗口，如圖(圖29)所示:(圖29)首先出納人員必須確定這筆

24、出納記錄是與業(yè)務(wù)無關(guān)還是與業(yè)務(wù)有關(guān)，只有清楚什么是與業(yè)務(wù)有關(guān)還是與業(yè)務(wù)無關(guān)才能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)達(dá)到并行不悖的效果。為了清楚這兩個概念，必須就概念進行說明：與業(yè)務(wù)無關(guān)：指賬務(wù)工作所處理的內(nèi)容與業(yè)務(wù)打印出來的單據(jù)沒有直接關(guān)聯(lián)，例如：銀行賬戶之間的劃撥，管理經(jīng)費的處理，暫收款項，銀行利收入等。與業(yè)務(wù)有關(guān)指帳務(wù)工作所處理的內(nèi)容與業(yè)務(wù)打印出來的單據(jù)有關(guān)聯(lián)，財務(wù)處理必會觸發(fā)業(yè)務(wù)登賬。例如：處理社會保險基金的收繳與撥付，個人補繳交納的基金等業(yè)務(wù)事項。在(圖29)主界面與業(yè)務(wù)無關(guān)出納發(fā)生額的錄入：首先在科目選擇中銀行賬號。在業(yè)務(wù)類別中選取“與業(yè)務(wù)無關(guān)”。如果出納發(fā)生額與單位有關(guān)，則在“單位編碼”選項中直接輸入單位編

25、碼,或按f1進入單位編碼選擇。(圖30)(圖30)在選擇單位窗口中輸入單位編碼或單位名稱，顯示框中就會動態(tài)的顯示相應(yīng)的單位信息。然后單擊確定按鈕，完成的單位的選取，并關(guān)閉選擇單位窗口；單擊取消按鈕則沒有選取單位，并關(guān)閉選擇單位窗口。錄入回單日期錄入摘要。在摘要輸入框中直接輸入必要的摘要，或者雙擊輸入框，則會彈出摘要選要選擇框。(如果在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置-憑證摘要維護中維護了摘要信息才有用)錄入支票類型和支票號碼錄入銀行發(fā)生額。即借方金額或貸方金額。按保存按鈕，則一條出納錄入完成。在(圖29)主界面與業(yè)務(wù)有關(guān)出納發(fā)生額的錄入：業(yè)務(wù)類別：主要是指所要做的單據(jù)來自于哪個業(yè)務(wù)系統(tǒng)。如養(yǎng)老保險系統(tǒng)什

26、么是單據(jù)類型(或稱業(yè)務(wù)單據(jù))？單據(jù)類型：是指所選擇的單據(jù)為何種單據(jù)，主要是指與業(yè)務(wù)有關(guān)的單據(jù)，選擇“與業(yè)務(wù)無關(guān)”的業(yè)務(wù)類別，則該項不顯示(如圖31所示) (圖31).什么是單據(jù)類型（即 業(yè)務(wù)單據(jù)）中的受控單、非受控單？受控單：金額由“業(yè)務(wù)部門”打單提供，財務(wù)方不能手工錄入（一般是指個人單據(jù)如個人異動補繳、和針對單位的全額收繳單，），操作時須輸入“單據(jù)號碼”，系統(tǒng)會根據(jù)用戶錄入的單據(jù)號碼自動將單據(jù)的金額顯示出來。非受控單：金額可由“財務(wù)方(即出納方)”手工錄入，該種單的借貸金額是由財務(wù)方根據(jù)銀行或單位所繳的現(xiàn)金來決定的，而不須由業(yè)務(wù)方面來控制。（即：實際來多少金額就錄入多少金額，也就是

27、說，業(yè)務(wù)方給予的金額只是反應(yīng)對某一單位的應(yīng)收、應(yīng)撥金額；而財務(wù)方實際手工錄入的金額則是實收、實撥金額。）非受控單一般是針對單位的單據(jù)，即，在基本老系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)收拔單。操作時須輸入”單位編碼”。<操作說明>受控單的錄入：首先在科目選擇中選擇銀行賬號。在業(yè)務(wù)類別中選取與業(yè)務(wù)有關(guān)的系統(tǒng)。即養(yǎng)老保險系統(tǒng)選取單據(jù)類型。即業(yè)務(wù)方的業(yè)務(wù)系統(tǒng)(即養(yǎng)老保險系統(tǒng))打印出來的單據(jù)的單據(jù)類型。受控單輸入單據(jù)號碼， 錄入相應(yīng)的其他數(shù)據(jù)（略）。然后單擊保存即可。非受控單的錄入：首先在科目選擇中選擇銀行賬號。在業(yè)務(wù)類別中選取與業(yè)務(wù)有關(guān)的系統(tǒng)。即養(yǎng)老保險系統(tǒng)選取單據(jù)類型。即業(yè)務(wù)方的業(yè)務(wù)系統(tǒng)(即養(yǎng)老保險系統(tǒng))打印出

28、來的單據(jù)的單據(jù)類型。非受控單輸入單位編碼錄入銀行發(fā)生額，即借方金額或貸方金額。錄入相應(yīng)的其他數(shù)據(jù)（略）。然后單擊保存即可。增加分錄: 這是一種特殊情況特殊處理的方式。由于本系統(tǒng)采用的是憑證自動生成方式，對于實際工作中的業(yè)務(wù)方面有多張或多種的單據(jù)，這些單據(jù)必須分開處理，而財務(wù)方面卻對應(yīng)一張銀行單據(jù)；也就是一借多貨、一貸多借或多借多貸的形式，一張銀行單據(jù)中包含了多個單位的信息。為了解決這種矛盾，在財務(wù)上面設(shè)定此功能，將業(yè)務(wù)上的多張業(yè)務(wù)單據(jù)對應(yīng)到一張銀行單據(jù)。方法是，我們采用“增加分錄”的形式對每個單位的信息一一錄入，這樣，這張單據(jù)就錄入在一張出納序號（系統(tǒng)設(shè)置的序號）內(nèi)。在總帳系統(tǒng)中，生成借貸憑證

29、的時候，會在同一張憑證內(nèi)一一生成相應(yīng)的憑證分錄。 一張銀行單據(jù)中包含了多個單位的信息  多個單位的金額單據(jù)（生成一條多個單位的借貸憑證）  <提示>在錄入與業(yè)務(wù)有關(guān)的單據(jù)時，如果錄入的該單位有預(yù)測算的記錄，那么系統(tǒng)將出現(xiàn)提示窗口，告知財務(wù)人員需要由業(yè)務(wù)方確定清除預(yù)測算的記錄，或變成正式測算，只有這樣財務(wù)人員才可以操作該單位。出納可以一次錄入一個單位多筆的收繳撥付單據(jù)，但是如果該單位已經(jīng)有 一張單據(jù)已經(jīng)生成憑證，且該張憑證未審核，那么就不允許錄入該單位的與業(yè)務(wù)有關(guān)的其他單據(jù)。修改的步驟如下:<操作說明>用出納人員的身份登陸到出納管理子系統(tǒng)中。然后單擊菜

30、單業(yè)納錄入銀行日記賬錄入或現(xiàn)金日記賬錄入;則會打開如圖所示。在下拉科目編碼中選取相應(yīng)的科目類型，確定銀行賬戶或現(xiàn)金科目，然后單擊選中要修改的記錄，使該記錄為高亮顯示，再單擊菜單業(yè)務(wù)操作->修改，打開修改窗口，如圖所示:(圖32)用出納人員的身份登陸到出納管理子系統(tǒng)中。然后單擊菜單業(yè)納錄入銀行日記賬錄入或現(xiàn)金日記賬錄入;則會打開如圖所示，如圖3-1-1。在下拉科目編碼中選取相應(yīng)的科目類型，確定銀行賬戶或現(xiàn)金科目，然后單擊選中要修改的記錄，使該記錄為高亮顯示，再單擊菜單業(yè)務(wù)操作->刪除。就會出現(xiàn)如圖所示的提示：單擊按鈕是，則刪除了該記錄。 <提示>憑證已錄的出納記

31、錄不能修改.(1.2) 出納錄入-現(xiàn)金日記帳錄入(操作流程同銀行日記帳錄入略)。(1.3) 出納錄入-銀行日記帳紅字沖帳,如圖所示： (圖33)由于出納在錄入現(xiàn)金和銀行日記帳時，出納錄入的記錄出錯。為此，為了修正錄入中的錯誤采用與錄入金額相反而其他相同的一張單據(jù)沖抵錯誤的單據(jù)，對于這種做法我們稱之謂紅字沖帳。<操作說明>未做憑證的單據(jù)，出納只需做一張紅字沖帳單即可。已做憑證且已審核的單據(jù)，出納不但要做一張紅字沖帳單，而且財務(wù)還需根據(jù)紅字沖帳單做一張相應(yīng)的憑證；已做憑證未審該的單據(jù)不能做紅字沖帳。但可以相應(yīng)的處理辦法，可以把憑證審核或者把憑證刪除再紅字沖帳。選定要紅字沖帳記錄，然后單

32、擊菜單”業(yè)務(wù)操作->紅字沖帳”。(圖34)單擊確定后，沖帳完成。<提示>有些業(yè)務(wù)單據(jù)是不允許被紅沖的。(1.4) 出納錄入-現(xiàn)金日記帳紅字沖帳(操作流程同銀行日記帳紅字沖帳略)進入下一菜單(2.1)帳目查詢-銀行帳目查詢。如圖所示：(圖35)銀行日記帳查詢可以實現(xiàn)查詢某個銀行帳戶的銀行帳、某單位的銀行帳、某段時間的銀行帳、某種業(yè)務(wù)類型的銀行帳等等<操作說明>輸入會計期間，即所要查詢出納記錄的帳務(wù)月起始月和結(jié)束月。輸入科目級別和查看方式。然后按確定按鈕,如圖所示：(圖36)選擇銀行帳戶，在屏幕左上方的選擇銀行帳戶的下拉選擇框中進行選擇，選完以后系統(tǒng)就會檢索出該帳戶的

33、銀行帳，顯示在屏幕中。 篩選、排序等功能請參看第三章第一節(jié)的相應(yīng)功能介紹。列表打印，單擊帳本操作->列表打印可以打開列表打印功能，具體說明請參看第三章第一節(jié)的打印功能介紹。帳本格式打印，單擊帳本操作->帳本格式打印可以打開帳本打印功能(2.2)帳目查詢-現(xiàn)金帳目查詢。(操作流程同上，略)進入下一菜單(3.1)帳目比對-銀行對帳初始化，如圖所示：(圖37)出納銀行，產(chǎn)生余額調(diào)節(jié)表這個工作在手工做帳的時代是一個比較煩瑣耗時的工作，現(xiàn)在我們的財務(wù)系統(tǒng)提供了出納銀行自動/手動相結(jié)合的對帳方式，從開始對帳到得出余額調(diào)節(jié)表在長沙市社保這樣的數(shù)據(jù)量較大的地區(qū)也只需要短短幾分鐘。任何一個銀行帳戶在

34、第一次進行機器對帳之前都需要做初始化工作，初始化主要錄入該銀行對帳前一個月的銀行余額以及各種未達(dá)帳，<操作說明>選擇要對帳的銀行科目; 輸入對帳開始月份，例如：2003年8月開始對帳就輸入 200308; 輸入銀行調(diào)整前余額，例如從200308開始對帳就輸入該銀行200307月對帳單最后的余額；   將7月產(chǎn)生的余額調(diào)節(jié)表對號入座輸入到未達(dá)列表信息   如果錄入完畢后，屏幕上的 “單位調(diào)整后余額”與“銀行調(diào)整后余額”金額一致則表示初始化成功，點擊保存。(3.2)帳目比對-出納銀行對帳，如圖所示：(圖38)在前面一步我們已經(jīng)

35、完成了初始化的銀行就可以開始對帳了，對帳分為手工錄入對帳銀行報盤對帳兩種，如果需要開通銀行報盤對帳，報盤格式請聯(lián)系長信公司所取。<操作說明> 輸入對帳月份；  選擇對帳銀行（系統(tǒng)將自動列出該銀行輸入月份的出納數(shù)據(jù)和上個月銀行的未達(dá)信息）； 點擊菜單： 操作->讀取銀行報盤文件，如圖所示：(圖39)請再次選擇要對帳的銀行，然后點取“導(dǎo)入”按鈕來讀取銀行的對帳單報盤，點擊保存  關(guān)閉讀取報盤文件的窗口，點擊菜單：操作>自動對帳，系統(tǒng)將彈出對帳選項窗口： 如圖所示：(圖40)系統(tǒng)默認(rèn)使用金額對帳，您也可以加選結(jié)算方式，結(jié)算號碼，日期來作

36、為帳目比對的條件.確認(rèn)完條件后，點擊確定開始對帳，如果能夠鉤對上的記錄，系統(tǒng)將顯示為綠色，點擊菜單： 操作 -> 隱藏/顯示已核對項目 可以選擇看全部的記錄或者是還未對帳的記錄。如圖所示：(圖41)  對于在本財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)生的一正一負(fù)的沖帳記錄，是沒有銀行對應(yīng)記錄來對帳的，需要進行出納內(nèi)部核銷，在對帳窗口左邊的出納列表窗口中按住ctrl鍵，點擊鼠標(biāo)選擇兩條需要核銷的記錄，然后按 f4 按鈕，系統(tǒng)將會對這兩條記錄進行內(nèi)部勾銷；    如果在對完帳以后發(fā)現(xiàn)需要重新對帳，可以選擇菜單： 操作-> 清除核對標(biāo)志。 &#

37、160;  如果需要刪除本月已導(dǎo)入系統(tǒng)的銀行對帳記錄，點擊刪除本月對帳單按鈕就可以了。 (3.3)帳目比對-余額調(diào)節(jié)表，如圖所示：(圖42)進入打印余額調(diào)節(jié)表功能，系統(tǒng)將要求輸入打印月份請輸入符合yyyymm格式的月份，點擊確定：然后下拉選擇需要打印的銀行，系統(tǒng)將產(chǎn)生選擇銀行輸入月份的余額調(diào)節(jié)表，如圖所示：(圖43)點擊工具條中的打印按鈕，您就可以的到該銀行的余額調(diào)節(jié)表了。<提示>    對帳一旦啟用，則需要每月都在本系統(tǒng)對帳，否則不能得到正確的余額調(diào)節(jié)表；  在對帳導(dǎo)盤時，容易發(fā)生導(dǎo)錯銀行以及重復(fù)導(dǎo)盤的問題，需要注意，如

38、果發(fā)生錯誤，您可以刪除該月的導(dǎo)盤記錄。(3.4)帳目比對-出納會計對帳，如圖所示：(圖44)前面講到了出納與銀行的對帳方法，現(xiàn)在這項功能就是出納與會計進行內(nèi)部對帳的方法。<操作說明>選擇出納會計對帳菜單。然后選擇銀行科目。系統(tǒng)將會自動將左邊出納數(shù)據(jù)與右邊的會計數(shù)據(jù)檢索出來。你將會看到在(圖44)出納數(shù)據(jù)記錄中有兩種顏色，黃色代表對帳成功，紫紅色代表會計尚未對這條記錄進行憑證錄入。進入下一節(jié)第四節(jié) 總帳管理子系統(tǒng)總帳管理子系統(tǒng)主要用于帳務(wù)證的核算，包括憑證的錄入、審核、記帳，以及相關(guān)的查詢打印功能。選擇功能“總帳管理子系統(tǒng)”,選擇用初始化的帳套，進入這項功能界面。如圖所示：(圖45)

39、下面針對每項菜單分別進行介紹:(1.1) 日常帳務(wù)-憑證錄入。如圖所示：(圖46)憑證錄入用來完成現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳與業(yè)務(wù)無關(guān)的出納記錄的憑證錄入和與業(yè)務(wù)有關(guān)的出納紀(jì)錄自動生成憑證的工作。主要完成帳務(wù)的核算。（1）。基本概念： 出納方無發(fā)生額 與業(yè)務(wù)無關(guān)的憑證生成 憑證生成 出納方有發(fā)生額從出納取數(shù)：出納方有實際發(fā)生額 與業(yè)務(wù)有關(guān)的憑證生成 從業(yè)務(wù)取數(shù)：出納方無發(fā)生額，又要觸發(fā)業(yè)務(wù)登帳。<提示>與業(yè)務(wù)有關(guān)憑證生成部分是連接財務(wù)與業(yè)務(wù)的橋梁，該部分的主要工作是將所有與業(yè)務(wù)有關(guān)和無關(guān)的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則生成相應(yīng)的財務(wù)憑證，財務(wù)會計在審核該憑證時，完成對業(yè)務(wù)方各單位的收繳與撥付以及每

40、個人個人帳戶數(shù)據(jù)的處理。<操作說明>做與業(yè)務(wù)無關(guān)憑證分錄錄入：科目選擇：在(圖46)中所示雙擊在當(dāng)前行中（有一個小黑三角形指示）科目一欄.出現(xiàn)可選擇科目編碼，如圖所示：(圖47)  如果從出納取數(shù)，選擇某一銀行賬號科目，則會彈出相應(yīng)科目的所有出納錄入的未做憑證的出納記錄，如圖所示：(圖48)選定要做憑證的出納記錄，然后再按確定。則該記錄出現(xiàn)在記帳憑證中，如圖所示：(圖49)會計填入另一個方向的科目與金額，借貸平衡即可。如果出納在錄入時輸入了單位編碼，憑證保存后會自動生成單位編碼，否則會計將要手動輸入。單位輸入: 在圖中雙擊在當(dāng)前行中（有一個小黑三角形指示）單位編碼一欄.出

41、現(xiàn)可選擇單位編碼。如圖所示：(圖50)如果出納在錄入時輸入了摘要，選擇出納記錄時會自動生成，否則會計將要手動輸入。做與業(yè)務(wù)有關(guān)憑證分錄錄入：a.從出納取數(shù)：與業(yè)務(wù)有關(guān)憑證生成部分是連接財務(wù)與業(yè)務(wù)的橋梁，該部分的主要工作是將所有與業(yè)務(wù)有關(guān)和無關(guān)的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則生成相應(yīng)的財務(wù)憑證，財務(wù)會計在審核該憑證時，完成對業(yè)務(wù)方各單位的收繳與撥付以及每個人個人帳戶數(shù)據(jù)的處理。該部分主要有從出納取數(shù)和從業(yè)務(wù)取數(shù)兩大部分組成.<操作說明>單擊(圖49)所示的上方的業(yè)務(wù)圖標(biāo)，打開業(yè)務(wù)憑證生成窗口，如圖所示：(圖51)在(圖51)中,按順序選擇業(yè)務(wù)類型、取數(shù)方式（出納取數(shù)、業(yè)務(wù)取數(shù)）、單據(jù)類型，就會在

42、下面的顯示框中出現(xiàn)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，選定要作憑證的數(shù)據(jù)，如圖所示：(圖52)然后單擊上方的生成圖標(biāo)，出現(xiàn)相應(yīng)的憑證。如圖所示：(圖53)財務(wù)系統(tǒng)將根據(jù)單據(jù)類型自動生成借貸平衡的分錄。b.從業(yè)務(wù)取數(shù)：由于實際工作中有些工作并不遵循從出納到財務(wù)的規(guī)范，為此特設(shè)置“從業(yè)務(wù)取數(shù)”的功能，可以使財務(wù)方比較靈活地處理一些特殊單據(jù)。<操作說明>進入財務(wù)子系統(tǒng)，選擇總帳系統(tǒng)，進入之后點按“日常帳務(wù)憑證錄入”將彈出“業(yè)務(wù)錄窗口，在菜單中選“菜單操作業(yè)務(wù)憑證生成”，進入“業(yè)務(wù)憑證錄入”界面。在業(yè)務(wù)類別中選擇”醫(yī)療保險系統(tǒng)”，在單據(jù)類別中選擇“基金收繳單”，屏幕上會顯示出本月未參與結(jié)算的所有差額單位的信息

43、，用鼠標(biāo)選擇一條單位，可以按住ctrl 或 shift 鍵一次選擇多條單位，也可以利用“全部選擇”按鈕將顯示出來的單位全部選中，選中單位之后用鼠標(biāo)點擊“生成”按鈕，此時電腦將自動生成所對應(yīng)的憑證.如(圖54)，(圖55)所示：(圖54)(圖55) c刪除分錄。1在(圖55)中單擊您要刪除的分錄(小黑三角形指示)，然后單擊上方的刪除按鈕，您就可以刪除該條分錄。d.插入分錄：1在(圖55)中單擊您要插入的分錄的行號(小黑三角形指示)，然后單擊上方的插入按鈕，您就可以插入該條分錄。e憑證打印：單擊在圖4-1-1中的上方打印圖標(biāo)出現(xiàn)如下圖示，輸入打印條件，然后單擊打印按鈕。如圖所示：(圖56)(1.2

44、)日常帳務(wù)-憑證修改刪除。如圖所示：(圖57)憑證修該刪除主要是用來修改和刪除與業(yè)務(wù)無關(guān)的未計帳（即審核）的憑證或憑證分錄、以及本人做的未審核的憑證或憑證，自動生成的（與業(yè)務(wù)有關(guān)）憑證分錄不能修改。<操作說明> 憑證修改：選中您要修改的憑證（用鼠標(biāo)單擊該條憑證使之變成藍(lán)色選擇狀態(tài)），然后單擊菜單中的業(yè)務(wù)操作->修改選項或單擊工具條中的相應(yīng)圖標(biāo)即進入如下界面：(圖58)操作員可以象錄入憑證時一樣增加、修改、刪除憑證分錄，系統(tǒng)規(guī)定操作員只能修改自己錄入的憑證，與業(yè)務(wù)有關(guān)的憑證不允許修改，銀行、現(xiàn)金科目的分錄不允許修改金額。用戶可以在與業(yè)務(wù)無關(guān)的憑證中插入或刪除分錄，完成后按確認(rèn)修

45、改按紐完成憑證的修改；憑證選擇，選中您可以單擊上方具有三角形的圖標(biāo)來選取和查看要修改的憑證不必回到主界面重新選擇；如果想還原到修改前數(shù)據(jù)，則可單擊上方還原圖標(biāo)，前提是在此之前沒有單擊保存，如果單擊了保存則會還原到保存時的數(shù)據(jù)。刪除憑證：在(圖58)中選定要冊除的憑證，然后單擊菜單業(yè)務(wù)操作->刪除，則會刪除選定的憑證。<提示>與業(yè)務(wù)有關(guān)的憑證或非由本操作員錄入的憑證系統(tǒng)規(guī)定不允許刪除。刪除該憑證就刪除了所有該憑證分錄。(1.3)日常帳務(wù)-憑證審核記帳。如圖所示：(圖59)憑證審核記帳是財務(wù)主管人員對本月內(nèi)所做的憑證進行審核，同時對這些憑證記帳，與業(yè)務(wù)有關(guān)的憑證還將進行業(yè)務(wù)登帳。

46、操作說明憑證審核：選中您要審核的憑證（用單擊該條憑證使之變成藍(lán)色選擇狀態(tài)），然后選擇菜單中的”業(yè)務(wù)操作->審核”選項或單擊工具條中的相應(yīng)圖標(biāo)即可；另一個方法是單擊菜單”業(yè)務(wù)操作->修改”打開如圖4-3-2,再按上方的工具”審核”圖標(biāo)即可審核當(dāng)前憑證：(圖60)憑證消審：單擊(圖59)中上方工具條”取審”圖標(biāo)即可取消當(dāng)前憑證。憑證記帳：單擊(圖59)中上方工具條”記帳”圖標(biāo)即可憑證記帳。如圖所示：(圖61)<提示>圖61中右下角有兩個已審和已記帳的標(biāo)志。(1.4)日常帳務(wù)-月末結(jié)轉(zhuǎn)。如圖所示：(圖62)月末結(jié)轉(zhuǎn)是財務(wù)上帳務(wù)月的一個過渡的操作，結(jié)轉(zhuǎn)要求所有出納日記帳都已生成憑證、所有憑證都已審核。如果當(dāng)前帳務(wù)月是十二月那么將進行年末結(jié)轉(zhuǎn)。確定按鈕即可進行月末結(jié)轉(zhuǎn)。(1.5) 日常帳務(wù)-自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證描述。如圖所示：(圖63)自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證描述是對年度結(jié)轉(zhuǎn)進行描述，然后根據(jù)描述自動生成相應(yīng)的憑證。也就是把收入類、支出類科目的金額轉(zhuǎn)入到基金類中采用描述的形式表達(dá)出來。然后系統(tǒng)根據(jù)描述將自動生成憑證憑證，用戶就可以免去手工做結(jié)轉(zhuǎn)憑證麻煩了。操作說明在轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入欄雙擊，選擇好相應(yīng)的科目，注意填寫好摘要和左上角的名稱；保存。如圖所示：(圖64)(1.6)日常帳務(wù)-自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成。如圖所示：(圖65)操作