某化學(xué)工業(yè)集團有限公司加急采購管理規(guī)定

1、×××××化學(xué)工業(yè)集團有限公司加急采購管理規(guī)定（試行）第一章 總 則第一條 為加強各項緊急采購工作的管理和控制，及時滿足現(xiàn)場需求，提高工作效率的同時兼顧采購成本，依據(jù)*集團采購管理辦法（北華政字2014319號），經(jīng)公司研究制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于*集團本埠各子（分）公司和其他部門，北瀝公司等外埠企業(yè)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際制定適合本單位的加急采購管理規(guī)定。第三條 定義（一） 加急采購：是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，突發(fā)故障、事故或出現(xiàn)隱患，嚴重影響和威脅生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，必須加緊處理的，需要通過緊急采購、外委加工、制作、維修等方式從供

2、應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的采購行為（不包括工程項目建設(shè)加急采購）。加急采購分為緊急采購和一般加急采購。（二） 緊急采購：是指必須刻不容緩的盡一切努力盡快落實采購物資（服務(wù)）到貨（到現(xiàn)場）的加急采購。（三） 一般加急采購：是指不需緊急采購，但按照正常采購周期難以滿足問題處理，需要加快采購行為，縮短采購周期的加急采購。第四條 加急采購原則（一） 加快采購行為，縮短采購周期。簡化正常采購工作流程，簡化正常采購手續(xù)和管控內(nèi)容，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的急需；（二） 加強風(fēng)險防范，堵塞管理漏洞。保留必要的管控環(huán)節(jié)，加強技術(shù)和管理防范措施，防控或規(guī)避因加急產(chǎn)生的各類風(fēng)險；（三） 加強溝通協(xié)

3、調(diào)，明確各項職責(zé)。使用單位、采購單位、管理單位要加強溝通協(xié)調(diào)，分清輕重緩急、抓住重點，確保各環(huán)節(jié)的密切銜接，確保各項工作即快又準的落到實處。第二章 職 責(zé)第五條 加急采購物資或服務(wù)使用單位（以下簡稱使用單位）為確定是否需要加急采購的責(zé)任部門，并負責(zé)保證相關(guān)信息及時準確的傳遞到采購部門和各管理部門。第六條 采購單位為加急采購活動的具體落實部門。第七條 招標管理部為加急采購全程管理控制的牽頭部門。設(shè)備管理部、生產(chǎn)與質(zhì)量管理部等專項管理部門為加急采購的審核把關(guān)部門。第八條 加急采購過程中各部門各級責(zé)任人的職責(zé)按照相關(guān)崗位職責(zé)和*集團采購管理辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其中補辦手續(xù)環(huán)節(jié)的管理責(zé)任部門仍然有事

4、后管控的責(zé)任。第三章 加急采購工作業(yè)務(wù)流程第九條 緊急采購業(yè)務(wù)流程（一） 使用單位發(fā)生需要緊急采購事項，首先與物資采購公司倉儲部門核對庫存，在無庫存或庫存不足的情況下，由使用單位負責(zé)人確定啟動緊急采購；（二） 使用單位總經(jīng)理（負責(zé)人）口頭向集團主管副總經(jīng)理匯報，集團主管副總經(jīng)理聽取匯報，口頭批準，并通知采購部門；（凡是一個工作日即可完成加急事項處理的，可不需向集團主管副總匯報請示）。（三） 緊急采購獲得批準后，使用單位應(yīng)及時將相關(guān)信息傳遞給有關(guān)管理部門和采購部門，將緊急采購的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等重要信息準確詳細傳遞給采購部門（要求較多的要填寫加急采購需求計劃表）；（四） 采購部門按照

5、領(lǐng)導(dǎo)的指示和使用單位的要求，立即組織貨源，落實交貨期等采購事項，實時掌握發(fā)貨動態(tài)，協(xié)調(diào)好到貨檢驗等準備工作；（五） 貨到后，使用單位牽頭組織現(xiàn)場檢驗，檢驗合格后即刻投入使用或維修、安裝等工作；（六） 緊急采購經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭批準后，使用單位即可開始辦理后補手續(xù)。填寫加急采購項目審批單，審批單要經(jīng)過使用單位基層和主管部門簽字，單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字后，經(jīng)集團管理部門專業(yè)審核、外委復(fù)審、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，最后報集團主管副總經(jīng)理審批；（七） 加急采購項目審批單通過審核審批后，憑此依據(jù)辦理后補手續(xù)；（八） 候補手續(xù)辦理齊全后，進行結(jié)算付款。第十條 一般加急采購業(yè)務(wù)流程（一） 使用單位發(fā)生需要緊急采購事項，首先

6、與物資采購公司倉儲部門核對庫存，在無庫存或庫存不足的情況下，由使用單位負責(zé)人確定啟動加急采購；（二） 使用單位填寫加急采購項目審批單和加急采購需求計劃表，審批單要經(jīng)過使用單位基層和主管部門簽字，單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字后，經(jīng)集團管理部門專業(yè)審核、外委復(fù)審、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，最后報集團主管副總經(jīng)理審批；（三） 物資類加急采購需求計劃報送物資采購公司，非物資類加急采購需求計劃報招標部；（四） 物資采購公司根據(jù)加急采購需求計劃優(yōu)先做好相關(guān)貨源聯(lián)系工作，同時，將計劃報送招標部；（五） 招標部優(yōu)先辦理加急事項，在充分溝通協(xié)調(diào)的前提下，確定加急采購事項是否正常招標或進行獨家、議價談判；其中，如果屬于框架協(xié)議采

7、購的，由采購部門通知供應(yīng)商先行供貨，按框架協(xié)議的批次進行結(jié)算；如果正常招標或洽談不延誤加急采購供貨期限，應(yīng)當(dāng)進行招標或洽談，并以招標或洽談的會議紀要為依據(jù)通知供應(yīng)商發(fā)貨，并補辦后續(xù)手續(xù)進行結(jié)算；如果正常招標或洽談延誤加急采購供貨期限，應(yīng)由使用單位和采購單位以背書的形式再次確認后，可先行通知供應(yīng)商發(fā)貨，事后進行價格審核，并補辦手續(xù)；（六） 采購部門按照領(lǐng)導(dǎo)的批示、招標洽談會議紀要，立即組織貨源，落實交貨期等采購事項，實時掌握發(fā)貨動態(tài)，協(xié)調(diào)好到貨檢驗等準備工作；（七） 貨到后，使用單位牽頭組織現(xiàn)場檢驗，檢驗合格后即刻投入使用或維修、安裝等工作；（八） 候補手續(xù)辦理齊全后，進行結(jié)算付款。第四章 加急

8、采購管理第十一條 加急采購應(yīng)按照應(yīng)急管理和風(fēng)險管理的“非常規(guī)”原理，依據(jù)“分級負責(zé)、快速反應(yīng)”機制，實行逐級確認制度。第十二條 采購部門和專業(yè)管理部門要在做好加急采購的統(tǒng)計分析基礎(chǔ)上，進行加急采購消耗規(guī)律的研究，合理設(shè)定安全儲備庫存，減少加急采購。第十三條 加急采購選擇了*集團供應(yīng)商名錄以外的供應(yīng)商，應(yīng)在結(jié)算前辦理臨時準入，不經(jīng)供應(yīng)商審核與考察合格不能視為合格供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。第十四條 凡加急采購事項均作為審計部門和紀檢監(jiān)察部門后評價的重要內(nèi)容。第十五條 整個采購鏈條中涉及的單位和部門要以加急采購工作為中心，充分溝通、密切協(xié)作，建立協(xié)同聯(lián)動機制，將各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理時間和銜接時間降到最低。第

9、十六條 使用單位要及時將加急采購事項相關(guān)信息傳遞相關(guān)部門和各級領(lǐng)導(dǎo)，采購部門和管理部門應(yīng)優(yōu)先安排加急采購事項。第十七條 供應(yīng)商管理部門應(yīng)根據(jù)加急采購品類，選擇有緊急供貨能力的供應(yīng)商，在供應(yīng)商準入標準或采購協(xié)議（合同）中明確其緊急供貨承諾條款。第十八條 緊急采購可以口頭請示和口頭確認批準，一般加急采購應(yīng)根據(jù)采購周期合理精簡采購環(huán)節(jié)。第十九條 加急采購到貨后必須進行質(zhì)量檢驗。使用單位應(yīng)視情況派人赴供應(yīng)商處對采購物資進行提前現(xiàn)場檢驗確定。第二十條 采購手續(xù)和后補手續(xù)不全不得辦理結(jié)算，采購價格不合理不得辦理結(jié)算。第二十一條 沒有經(jīng)過招標或洽談的加急采購，按價格調(diào)整管理程序進行事后審核，審核通過后辦理結(jié)算。第二十二條 加急采購需要先付款（訂金）的，則需履行正常請款審批程序。第五章 附則第二十三條 本規(guī)定由招標管理部附則解釋。第二十四條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1. 加急采購工作業(yè)務(wù)流程（一）：緊急采購 2. 加急采購工作業(yè)務(wù)流程（二）：一般加急采購 3. 加急采購（外包服務(wù)）項目審批表 4. 加急采購需求計劃表附件1:附件2:附件3:加急采購（外包服務(wù)）項目審批表加急級別：申報單位聯(lián)系人聯(lián)系電話項目名稱計劃號加急采購（外包服務(wù)）原因：（獨家采購的要說明獨家采購的原因）到貨時間（精確到小時）序號擬推薦供應(yīng)商