北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集模式構(gòu)想

1、北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集模式構(gòu)想 檔案資料目錄數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開(kāi)發(fā)和有效利用的基礎(chǔ)。檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集是實(shí)現(xiàn)檔案資料目錄信息集中和共享的基礎(chǔ)工作,沒(méi)有目錄數(shù)據(jù)的采集,檔案資料目錄中心建設(shè)就成了無(wú)米之炊;沒(méi)有準(zhǔn)確及時(shí)、先進(jìn)可靠的數(shù)據(jù)采集工作,目錄中心建設(shè)的質(zhì)量也得不到必要的保證。由此可見(jiàn),目錄數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)的工作好壞,對(duì)整個(gè)檔案資料目錄中心建設(shè)的成敗將產(chǎn)生決定性的影響。因此,只有規(guī)范北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)的采集,擴(kuò)大目錄中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料目錄的收集、報(bào)送工作規(guī)范化、制度化、有序化,才能合理整合北京轄區(qū)的檔案資料數(shù)據(jù)資源,有效提高檔案管理和利用的水平。

2、北京市檔案資料目錄中心建設(shè)主要依據(jù)為北京市實(shí)施<中華人民共和國(guó)檔案法>辦法第三十一條規(guī)定,市綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立全市性的檔案資料目錄中心,為利用者提供檢索服務(wù)。專(zhuān)門(mén)檔案館和區(qū)、縣綜合檔案館以及單位檔案機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定向市綜合檔案館報(bào)送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專(zhuān)門(mén)檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)相互溝通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。 依據(jù)上述目標(biāo),北京市檔案資料目錄中心應(yīng)從以下幾個(gè)方面設(shè)定目錄中心數(shù)據(jù)采集的范圍和數(shù)據(jù)采集的渠道。 一、檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集的范圍 北京市檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集范圍為:反映北京地區(qū)各歷史時(shí)期政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)的

3、各種文字、圖表、聲像等不同載體類(lèi)型的檔案資料目錄。 二、檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集的渠道 檔案目錄信息全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)是檔案資料目錄中心建設(shè)的基礎(chǔ),而暢通的數(shù)據(jù)采集渠道則是檔案資料目錄中心建設(shè)的必要條件。北京市檔案資料目錄中心必須本著“積極穩(wěn)妥、先易后難、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分階段建設(shè)”的原則,主動(dòng)向社會(huì)各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富目錄中心的信息含量。在目錄中心數(shù)據(jù)采集實(shí)施方面,可以采取分階段建設(shè)、分批采集目錄、采集目錄數(shù)量逐年增加的具體措施,不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)采集渠道,使數(shù)據(jù)采集流程標(biāo)準(zhǔn)化,采集工作持續(xù)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。 北京市檔案資料目錄中心應(yīng)以北京市檔案館為依托,各區(qū)縣檔案館、專(zhuān)門(mén)檔案館

4、和部門(mén)檔案館為主體,逐步發(fā)展覆蓋到整個(gè)北京區(qū)域范圍內(nèi)的單位機(jī)構(gòu),最終發(fā)展壯大為以北京地區(qū)檔案信息為主、以其他各省市及國(guó)外相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案信息為輔的檔案目錄信息存儲(chǔ)基地,如下圖所示。 北京市檔案資料目錄中心目錄數(shù)據(jù)采集渠道樹(shù)型圖 在具體實(shí)施方法上,可以分為依法采集和協(xié)商合作兩種。對(duì)于納入中華人民共和國(guó)檔案法規(guī)定范圍內(nèi)、由北京市檔案資料目錄中心統(tǒng)籌管理的單位,應(yīng)當(dāng)按照中華人民共和國(guó)檔案法依法采集并報(bào)送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。對(duì)于沒(méi)有納入中華人民共和國(guó)檔案法規(guī)定范圍內(nèi)、不屬于北京市檔案資料目錄中心統(tǒng)籌管理的單位,應(yīng)該通過(guò)雙方協(xié)商,簽訂合作協(xié)議,加強(qiáng)彼此間目錄信息交流,實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)與共享。各單位具體采集步驟

5、如下: (一)北京市檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.北京市檔案館負(fù)責(zé)本館館藏全部永久和定期檔案全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市檔案資料目錄中心報(bào)送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 2.北京市檔案館負(fù)責(zé)收集市屬各單位檔案室填報(bào)的室藏檔案資料目錄數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)匯總后報(bào)送北京市檔案資料目錄中心。 3.北京市檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報(bào)送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 (二)北京市市屬各單位檔案室檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.按照中華人民共和國(guó)檔案法規(guī)定的、應(yīng)當(dāng)向北京市檔案館移交檔案的市屬各單位檔案室,必須及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向北京市檔案館報(bào)送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數(shù)據(jù)。

6、 2.市屬各單位檔案室負(fù)責(zé)其所屬單位有關(guān)檔案資料目錄數(shù)據(jù)的收集,匯總后報(bào)送北京市檔案館,最后由北京市檔案館統(tǒng)一匯總后上報(bào)北京市檔案資料目錄中心。 3.市屬各單位每三年向北京市檔案館報(bào)送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。 (三)北京市各區(qū)縣檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.各區(qū)縣檔案館負(fù)責(zé)本館館藏全部永久和定期檔案全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市檔案資料目錄中心報(bào)送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 2.各區(qū)縣檔案館負(fù)責(zé)收集區(qū)縣屬各單位檔案室填報(bào)的室藏檔案資料目錄數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)匯總后報(bào)送北京市檔案資料目錄中心。 3.各區(qū)縣檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報(bào)送檔案資料目

7、錄數(shù)據(jù)。 (四)北京市各區(qū)縣屬單位檔案室檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.按照中華人民共和國(guó)檔案法規(guī)定的、應(yīng)當(dāng)向各區(qū)縣檔案館移交的各區(qū)縣屬單位檔案室,必須及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向各區(qū)縣檔案館報(bào)送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 2.各區(qū)縣屬單位檔案室負(fù)責(zé)其所屬單位有關(guān)檔案資料目錄數(shù)據(jù)的收集,匯總后報(bào)送各區(qū)縣檔案館,最后由各區(qū)縣檔案館統(tǒng)一匯總后上報(bào)北京市檔案資料目錄中心。 3.各區(qū)縣屬單位每三年向各區(qū)縣檔案館報(bào)送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。 (五)北京市專(zhuān)門(mén)檔案館檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.專(zhuān)門(mén)檔案館負(fù)責(zé)本館館藏全部永久和定期檔案全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市

8、檔案資料目錄中心報(bào)送本館檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 2.專(zhuān)門(mén)檔案館負(fù)責(zé)收集本地方有意義的與本館專(zhuān)業(yè)對(duì)口的同類(lèi)內(nèi)容檔案資料目錄,并將數(shù)據(jù)匯總后上報(bào)北京市檔案資料目錄中心。如北京市城建檔案館,在北京市內(nèi)收集具有地方意義的城市規(guī)劃、城市建設(shè)工程、城市建設(shè)管理及城市建設(shè)設(shè)計(jì)、施工、科研技術(shù)等方面的檔案資料目錄,并將采集數(shù)據(jù)匯總后上報(bào)市檔案資料目錄中心。 3.專(zhuān)門(mén)檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報(bào)送檔案資料目錄數(shù)據(jù)。 (六)中央及各省市相關(guān)機(jī)構(gòu)保存的與北京歷史發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 1.北京市檔案資料目錄中心應(yīng)與中央及各省市相關(guān)單位相互協(xié)商,加強(qiáng)聯(lián)系與合作,簽訂合作協(xié)議,加強(qiáng)彼此間目錄信息交流

9、,“聯(lián)合規(guī)劃、共享資源、統(tǒng)一規(guī)范”,通過(guò)聯(lián)合行動(dòng)發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)區(qū)域間文獻(xiàn)信息互補(bǔ)與共享。特別是中央直屬在京單位,與北京歷史發(fā)展面貌密切相關(guān),必須切實(shí)做好這些單位檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集。 2.采取多種合作方式,本著互利互惠的原則,通過(guò)鏈接、建立跨庫(kù)檢索的虛擬信息倉(cāng)庫(kù)等途徑,有選擇地將中央及各省市相關(guān)機(jī)構(gòu)中與北京歷史發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的檔案資料目錄收集到目錄中心。 3.對(duì)采集來(lái)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,提高北京市檔案資料目錄中心的覆蓋范圍,實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源利用的一體化。 (七)國(guó)外各相關(guān)機(jī)構(gòu)及社會(huì)各界人士保存的與北京歷史發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集 對(duì)于國(guó)外各相關(guān)機(jī)構(gòu)及社會(huì)各界人士保存的與北京歷史發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)的檔案資料目錄數(shù)據(jù),在先期的采集工作上,北京市檔案資料目錄中心必須主動(dòng)出擊,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、國(guó)際友人、國(guó)外留學(xué)生、民間團(tuán)體等多種途徑,全面搜索散存于國(guó)外和社會(huì)之中有價(jià)值的北京檔案資料,積極主動(dòng)地與國(guó)外各相關(guān)機(jī)構(gòu)和社會(huì)各界人士聯(lián)系、協(xié)商,采取