企業(yè)文書檔案的整理

1、 年 月 日企業(yè)文書檔案的整理 目錄概述文書檔案的收集文書檔案的整理一、概述（一）相關(guān)概念企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種門類和載體的記錄。1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動整體的記錄和反映2、企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動的一種信息材料、第一手資料和原始資料3、企業(yè)檔案由企業(yè)文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來（具有長遠查考利用價值；文件處理完畢或告一段落）企業(yè)檔案工作總則1、企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。2、企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。3、 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿

2、足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。4、 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。企業(yè)檔案門類（10大類）：經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計業(yè)務(wù)類、職工管理類。參見企業(yè)檔案工作規(guī)范（dat 422009）國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施企業(yè)檔案載體：包括文字、圖表、聲像、電子、實物等其中，企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料檔案，即

3、構(gòu)成 企業(yè)文書檔案。（二）文書檔案的整理整理方法：按卷整理和按件整理兩種方法。按件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進行鑒定，以件為單位進行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。（三）按件整理的標準依據(jù)：歸檔文件整理規(guī)則 (中華人民共和國行業(yè)標準 da/t 22-2000 國家檔案局2000年12月6日批準，2001年1月1日實施) 有關(guān)“件”和“卷”的相關(guān)規(guī)定國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見經(jīng)科字2003第2號 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求(gb/t118222000)和歸檔文件整理規(guī)則(da/t222000)自2

4、000年發(fā)布以來得到廣泛運用。這兩個標準都是檔案整理的依據(jù)，屬推薦性標準。企業(yè)應(yīng)結(jié)合各自檔案工作的實際執(zhí)行?？茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求是國家標準，側(cè)重科技檔案的整理。歸檔文件整理規(guī)則是行業(yè)標準，側(cè)重文書檔案的整理。由于這兩個標準在檔案整理要求上有所不同，在一個企業(yè)如何執(zhí)行，需要統(tǒng)認識。為保持檔案整理的規(guī)范統(tǒng)一和排列有序，根據(jù)企業(yè)檔案管理的實踐，對企業(yè)執(zhí)行上述兩個標準提出以下意見： 國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見 一、檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實現(xiàn)計算機檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則，否則暫緩執(zhí)行此標準。二、企業(yè)在執(zhí)行科學(xué)技術(shù)

5、檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則時，原則上不打破原有的分類框架。 國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見 三、根據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進行實體分類的企業(yè)，黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作和生產(chǎn)技術(shù)管理工作四類的文件材料可參照執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則的規(guī)定，按“件”進行整理；年歸檔量較少的企業(yè)，可將上述四類合并為一類整理，暫稱為管理類。產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求的規(guī)定，按“卷”整理。國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見沒有按工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進行實體分類的

6、企業(yè)，其管理性的文書檔案可參照執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則，科技檔案可執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求。四、同時執(zhí)行這兩個標準的企業(yè)，有些內(nèi)容可統(tǒng)一。1.卷盒規(guī)格統(tǒng)一為310mm220mm(長寬)，厚度可根據(jù)實際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見 2. 備考表統(tǒng)一采用科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。 3.歸檔文件整理規(guī)則的歸檔文件目錄與科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求卷內(nèi)目錄用途不同，應(yīng)分別按各標準的要求使用。目錄規(guī)格可選用a4型297mm210mm和1

7、6開型 (260mml85mm)兩種形式。 國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求和歸檔文件整理規(guī)則的意見 4.企業(yè)檔案全宗號的使用統(tǒng)一按科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求的要求執(zhí)行。五、事業(yè)單位可參照上述意見執(zhí)行。 國家檔案局經(jīng)科司 二00三年三月十三日 歸檔文件整理規(guī)則中關(guān)于“件”的規(guī)定件：歸檔文件的整理單位。 1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復(fù)印件為一件。如傳真和復(fù)印件。4、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報告與批示等。5、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領(lǐng)導(dǎo)簽批單等為一件。 7、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次

8、會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調(diào)動通知書、黨員關(guān)系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。（五）質(zhì)量要求： （1）文件材料應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。 （2）整理過程中所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。 （四）整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源本企業(yè)形成的文件；上級主管部門或企業(yè)集團下

9、發(fā)的文件材料；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；其他本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。注意事項：1、企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。2 、企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。3、 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。4、企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。5 、企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價值的文件材料。鑒定依據(jù)：國家檔案局令第10號企業(yè)文件材料歸檔范圍和

10、檔案保管期限規(guī)定，2013年2月1日起施行企業(yè)文書材料歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）本企業(yè)在各項活動中形成的對維護國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料；（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料； （四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項活動具有查考價值的文件材料。下列文件材料可不歸檔：（一）有關(guān)機關(guān)和上級主管

11、單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；（四）所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。（

12、三）文件材料歸檔要求1 、企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。2 、歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)標稱的質(zhì)量要求。3 、歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4、企業(yè)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。 5 、對于無相應(yīng)紙質(zhì)或確實無法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文

13、字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。6、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7、 多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設(shè)或研究的項目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。8、文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接登記表。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。企業(yè)文書檔案材料即經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度 歸檔。（四）文件材料歸檔時間科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒

14、定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 注意：電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中

15、形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。（國家檔案局令第10號企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定第六條）企業(yè)各門類檔案要集中統(tǒng)一管理將檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔的按照監(jiān)察部、人社部、國家檔案局30號令規(guī)定處理三、文書檔案的整理裝訂劃分保管期限分類排列裝訂編號編目裝盒上架（一）裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。 裝訂方法：1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左

16、、上側(cè)對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。 （二）劃分保管期限企業(yè)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年（參見國家檔案局令第10號企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定第八條、第九條及附件）。（三）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法 1、保管期限年度問題分類法 （適用于文件材料較多的大中型企業(yè)）永久

17、：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類30年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類10年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類2、保管期限年度(按問題排列) （適用于文件材料較少的企業(yè)）永久：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列30年：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排

18、列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列10年：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列（四）排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（五）編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號可采用“全宗號分類號(或項目代號或目錄號)案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”( 表示可選)結(jié)構(gòu)