MicrosoftOfficeAccess怎么使用PPT演示課件

1、1microsoft_office_access怎么使用2本章學(xué)習(xí)要點(diǎn)l數(shù)據(jù)庫(kù)概念介紹laccess 2007介紹laccess 2007的新界面laccess 2007的新功能3本章學(xué)習(xí)要點(diǎn)l數(shù)據(jù)庫(kù)概念介紹laccess 2007介紹laccess 2007的新界面laccess 2007的新功能41.1 認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù) l數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介 l數(shù)據(jù)庫(kù)的基本功能 51.1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介 l 數(shù)據(jù)庫(kù)就是存放各種數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)。它利用數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種對(duì)象，記錄和分析各種數(shù)據(jù)。 例如，使用三個(gè)表的客戶管理系統(tǒng)并不是三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而是一個(gè)包含有三個(gè)表的數(shù)據(jù)庫(kù)。access 數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)將自身的表與其他對(duì)象(如窗體、報(bào)表、

2、宏和模塊)一起存儲(chǔ)在單個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。 61.1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本功能 l 支持向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加新數(shù)據(jù)記錄，例如增加業(yè)務(wù)訂單記錄。l 支持編輯數(shù)據(jù)庫(kù)中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，例如更改某條訂單記錄的信息。l 支持刪除信息記錄，如果某產(chǎn)品已售出或被丟棄，用戶可以刪除關(guān)于此產(chǎn)品的信息。l 支持以不同的方式組織和查看數(shù)據(jù)。l 支持通過(guò)報(bào)表、電子郵件、intranet或internet與他人共享數(shù)據(jù)。 71.2 認(rèn)識(shí)access 2007 laccess 2007的啟動(dòng) laccess 2007的界面 laccdb和mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的區(qū)別 81.2.1 access 2007的啟動(dòng) l 操作步驟第一步：選擇【開(kāi)始】|【所

3、有程序】| microsoft office | microsoft office access 2007命令，即可啟動(dòng)access 2007，如下圖所示。 第二步：?jiǎn)?dòng)access 2007以后，就可以看到access 2007的啟動(dòng)界面，如下圖所示。 91.2.2 access 2007的界面 l 一個(gè)全新的access 2007界面如下圖所示。 l 新界面使用稱(chēng)為“功能區(qū)”的標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域來(lái)替代access 早期版本中的多層菜單和工具欄，如下圖所示。 101.2.2 access 2007的界面 l access 2007 中主要的新界面元素 【開(kāi)始使用 microsoft office ac

4、cess】頁(yè) l 啟動(dòng)界面 l 本地模板（選擇【本地模板】選項(xiàng)打開(kāi)）111.2.2 access 2007的界面 l access 2007 中主要的新界面元素 【開(kāi)始使用 microsoft office access】頁(yè)l 商務(wù)模板（選擇【商務(wù)】選項(xiàng)打開(kāi)）l 空白數(shù)據(jù)庫(kù)（點(diǎn)擊主界面上的【空白數(shù)據(jù)庫(kù)】按鈕，創(chuàng)建一個(gè)空白數(shù)據(jù)庫(kù) ）121.2.2 access 2007的界面 l access 2007 中主要的新界面元素 新增的“功能區(qū)” （下一節(jié)介紹） 更加方便的導(dǎo)航窗格 l 導(dǎo)航窗格 單擊導(dǎo)航窗格右上方的小箭頭，即可彈出【瀏覽類(lèi)別】菜單，可以在該菜單中選擇查看對(duì)象的方式，如下圖所示。 “導(dǎo)

5、航窗格”區(qū)域位于窗口左側(cè)，用以顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。導(dǎo)航窗格取代了access早期版本中的數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，如下圖所示。 例如當(dāng)我們選擇按【表和相關(guān)視圖】進(jìn)行查看時(shí)，各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象就會(huì)根據(jù)各自的數(shù)據(jù)源表進(jìn)行分類(lèi)，如下圖所示。 131.2.2 access 2007的界面 l access 2007 中主要的新界面元素 更加方便的選項(xiàng)卡式文檔 操作：將數(shù)據(jù)庫(kù)中默認(rèn)的選項(xiàng)卡式文檔，設(shè)置為窗口式文檔。 第一步：?jiǎn)?dòng)access 2007，打開(kāi)需要進(jìn)行設(shè)置的數(shù)據(jù)庫(kù)。 第二步：?jiǎn)螕羝聊蛔笊辖堑膐ffice徽標(biāo)按鈕，在彈出的對(duì)話框中單擊【access 選項(xiàng)】按鈕，如下圖所示。 第三步：系統(tǒng)彈出【ac

6、cess 選項(xiàng)】對(duì)話框后，在對(duì)話框中選擇【當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)，在右邊的【應(yīng)用程序選項(xiàng)】區(qū)域中選中【重疊窗口】單選按鈕，如下圖所示。 141.2.2 access 2007的界面l access 2007 中主要的新界面元素增強(qiáng)的狀態(tài)欄 新增的微型工具欄新增的樣式庫(kù) 一個(gè)表的【設(shè)計(jì)視圖】中的狀態(tài)欄，左下方的視圖如下： 右下方的視圖如下： 例如，左圖是一個(gè)報(bào)表對(duì)象的打印預(yù)覽視圖，在該視圖中，樣式庫(kù)提供了多種頁(yè)邊距的設(shè)置方式。 151.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的區(qū)別 l 新的數(shù)據(jù)庫(kù)格式 accdb：用于access 2007文件格式的文件擴(kuò)展名，取代 .mdb文件擴(kuò)展名。 accde：用于處于

7、“僅執(zhí)行”模式的 access 2007 文件的文件擴(kuò)展名。accde 文件刪除了所有 visual basic for applications (vba)源代碼，僅包含了經(jīng)過(guò)編譯以后的代碼。因此用戶不能查看、修改和創(chuàng)建任何vba代碼，.accde取代 .mde文件擴(kuò)展名。下圖就是打開(kāi)一個(gè)accde格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件以后的截圖?？梢钥吹?，用戶在這種格式下是不能創(chuàng)建vba模塊的。 161.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的區(qū)別l 新的數(shù)據(jù)庫(kù)格式 accdt：用于access數(shù)據(jù)庫(kù)模板的文件擴(kuò)展名。例如下圖就是access 2007自帶的各種模板文件。 accdr：accdr是一個(gè)新的文件擴(kuò)展名，

8、它使數(shù)據(jù)庫(kù)文件處于鎖定狀態(tài)。比如，如果將數(shù)據(jù)庫(kù)文件的擴(kuò)展名由 .accdb更改為 .accdr，便可以創(chuàng)建一個(gè)鎖定版本的數(shù)據(jù)庫(kù)，這種數(shù)據(jù)庫(kù)可以打開(kāi)，但是看不到其中的任何內(nèi)容，如下圖所示。 171.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的區(qū)別l accdb格式簡(jiǎn)介多值字段 附件數(shù)據(jù)類(lèi)型 在 access 2007 中，您可以創(chuàng)建一個(gè)多值字段的組合框。單擊組合框時(shí)，復(fù)選框顯示為選中狀態(tài)標(biāo)識(shí)了您的選擇。您可以選中或取消選中列表中的項(xiàng)目，然后單擊【確定】按鈕，提交所做出的選擇。 181.2.3 accdb和mdb數(shù)據(jù)庫(kù)的區(qū)別l accdb格式簡(jiǎn)介 增強(qiáng)與windows sharepoint services

9、 和 microsoft office outlook 2007 的集成功能 增強(qiáng)的加密功能 備注字段歷史記錄跟蹤 191.3 access的功能區(qū) l命令選項(xiàng)卡l上下文命令選項(xiàng)卡l快速訪問(wèn)工具欄 201.3.1 命令選項(xiàng)卡 l 【開(kāi)始】選項(xiàng)卡 功能l 選擇不同的視圖。 l 從剪貼板復(fù)制和粘貼。 l 設(shè)置當(dāng)前的字體格式。 l 設(shè)置當(dāng)前的字體對(duì)齊方式。 l 對(duì)備注字段應(yīng)用 rtf 格式。 l 操作數(shù)據(jù)記錄(刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫(xiě)檢查等)。 l 對(duì)記錄進(jìn)行排序和篩選。 l 查找記錄。 211.3.1 命令選項(xiàng)卡l 【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡 功能l 插入新的空白表。 l 使用表模板創(chuàng)建新表。 l

10、在 sharepoint 網(wǎng)站上創(chuàng)建列表，在鏈接至新創(chuàng)建的列表的當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建表。 l 在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建新的空白表。l 基于活動(dòng)表或查詢(xún)創(chuàng)建新窗體。l 創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表或圖表。l 基于活動(dòng)表或查詢(xún)創(chuàng)建新報(bào)表。l 創(chuàng)建新的查詢(xún)、宏、模塊或類(lèi)模塊。 221.3.1 命令選項(xiàng)卡l 【外部數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡 功能l導(dǎo)入或鏈接到外部數(shù)據(jù)。 l導(dǎo)出數(shù)據(jù)。l通過(guò)電子郵件收集和更新數(shù)據(jù)。l使用聯(lián)機(jī) sharepoint 列表。l創(chuàng)建保存的導(dǎo)入和保存的導(dǎo)出。l將部分或全部數(shù)據(jù)庫(kù)移至新的或現(xiàn)有的sharepoint網(wǎng)站。 231.3.1 命令選項(xiàng)卡l 【數(shù)據(jù)庫(kù)工具】選項(xiàng)卡 功能l 啟動(dòng) visual basic 編

11、輯器或運(yùn)行宏。 l 創(chuàng)建和查看表關(guān)系。 l 顯示/隱藏對(duì)象相關(guān)性或?qū)傩怨ぷ鞅怼 運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)文檔或分析性能。 l 將數(shù)據(jù)移至 microsoft sql server 或 access(僅限于表)數(shù)據(jù)庫(kù)。 l 運(yùn)行鏈接表管理器。 l 管理access加載項(xiàng)。 l 創(chuàng)建或編輯visual basic for applications (vba) 模塊。241.3.2 上下文命令選項(xiàng)卡 l 上下文命令選項(xiàng)卡就是根據(jù)用戶正在使用的對(duì)象或正在執(zhí)行的任務(wù)而顯示的命令選項(xiàng)卡。 例如，當(dāng)用戶在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)表時(shí)，會(huì)出現(xiàn)【表工具】下的【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，如下圖所示。 而在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表時(shí)，則

12、會(huì)出現(xiàn)【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】下的三個(gè)選項(xiàng)卡，如下圖所示。 251.3.3 快速訪問(wèn)工具欄 l “快速訪問(wèn)工具欄”就是在office徽標(biāo)右邊顯示的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)工具欄。l 單擊快速訪問(wèn)工具欄右邊的小箭頭，可以彈出【自定義快速訪問(wèn)工具欄】菜單，用戶可以在該菜單中設(shè)置要在該工具欄中顯示的圖標(biāo)，如下圖所示。 261.4 access的新增功能 laccess的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具 laccess增強(qiáng)的數(shù)據(jù)共享 271.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 增強(qiáng)的排序和篩選功能 例如，在一個(gè)數(shù)據(jù)表中右擊，在彈出的快捷菜單中可以選擇各種篩選和排序功能，如下圖所示。 同時(shí)，在表的【數(shù)據(jù)表視圖】中單擊字段旁的小箭頭，將彈出【

13、排序和篩選】菜單，如下圖所示。 281.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 布局視圖 新增的【布局視圖】允許用戶在瀏覽時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改。利用此功能，可以在查看實(shí)時(shí)窗體或報(bào)表結(jié)果的同時(shí)，進(jìn)行許多最常見(jiàn)的設(shè)計(jì)更改。 l 用于選取日期的自動(dòng)日歷 采用“日期/時(shí)間”數(shù)據(jù)類(lèi)型的字段和控件自動(dòng)獲得了一項(xiàng)新增功能，即支持用于選擇日期的內(nèi)置交互式日歷。 291.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 增強(qiáng)了快速創(chuàng)建功能 可以快速創(chuàng)建新的窗體、報(bào)表、表、sharepoint 列表、查詢(xún)、宏、模塊以及更多對(duì)象。 下圖是一個(gè)自動(dòng)創(chuàng)建的窗體的例子。 301.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)表（只

14、需選擇【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡上的【表】按鈕，即可創(chuàng)建一個(gè)新的數(shù)據(jù)表。）l 數(shù)據(jù)表中的匯總行 可以在其中添加合計(jì)、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、標(biāo)準(zhǔn)偏差或方差。 單擊【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下【記錄】組中的【合計(jì)】按鈕，即可在【數(shù)據(jù)表視圖】中顯示“匯總”行，如下圖所示。 “匯總”行中，各個(gè)字段列的左邊有一個(gè)下拉箭頭，單擊該箭頭，即可在彈出的下拉列表框中選擇相應(yīng)的功能，如下圖所示。 311.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 用于創(chuàng)建新字段的【字段模板】l 【字段列表】任務(wù)窗格 第一步：在【數(shù)據(jù)表】選項(xiàng)卡下，單擊【字段和列】組中的【新建字段】按鈕，如下圖所示。 第二步：系統(tǒng)彈出【字段模板】窗格，如下圖所示。 第

15、三步：雙擊該窗格中的字段，或者將字段直接拖動(dòng)到當(dāng)前的數(shù)據(jù)表中，就可以創(chuàng)建字段了。 321.4.1 access的新增數(shù)據(jù)庫(kù)工具l 分割窗體 可以創(chuàng)建合并了【數(shù)據(jù)表視圖】和【窗體視圖】的窗體。 l 嵌入的宏 331.4.2 access增強(qiáng)的數(shù)據(jù)共享 l使用outlook 2007 l使用 sharepoint 網(wǎng)站 l導(dǎo)出為 pdf 和 xps 341.5 access的六大對(duì)象 l表 l查詢(xún) l窗體 l報(bào)表l宏l模塊 351.5.1 表 l 表是數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的組成單位。建立和規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要做的就是建立各種數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的唯一單位，它將各種信息分門(mén)別類(lèi)地存放在各種數(shù)據(jù)表

16、中。 學(xué)生信息表： 客戶資料表： 361.5.2 查詢(xún) l查詢(xún)是數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)用最多的對(duì)象之一，可執(zhí)行很多不同的功能。最常用的功能是從表中檢索特定數(shù)據(jù)。l查詢(xún)有兩種基本類(lèi)型：選擇查詢(xún)和操作查詢(xún)。 查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)器 ：選擇查詢(xún)的運(yùn)行結(jié)果：371.5.2 查詢(xún)l 操作查詢(xún)可以對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)。例如該查詢(xún)可用來(lái)創(chuàng)建新表、向現(xiàn)有表中添加、更新或刪除數(shù)據(jù)。l 可以看到，在下圖的“導(dǎo)航窗體”中，有多種不同的查詢(xún)，既有“更新查詢(xún)”，也有“刪除查詢(xún)”等，各種查詢(xún)都是在查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)器中的【查詢(xún)類(lèi)型】組中選擇和創(chuàng)建的。 381.5.3 窗體 l 窗體有時(shí)被稱(chēng)為“數(shù)據(jù)輸入屏幕”。窗體是用來(lái)處理數(shù)據(jù)的界面，而且通常包含一些可執(zhí)行

17、各種命令的按鈕。 例如，可以在下圖中的客戶資料窗體中輸入客戶的新的資料。 用戶還可以創(chuàng)建各種透視窗體，例如可以創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)透視圖窗體，用圖形的方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。下圖就是一個(gè)典型的數(shù)據(jù)透視圖窗體。 利用窗體，還可以創(chuàng)建用于程序?qū)Ш降摹局髑袚Q面板】。該面板中有各種不同的功能模塊，單擊某一按鈕，即可啟動(dòng)相應(yīng)的功能模塊，如左圖所示的例子。 391.5.4 報(bào)表 l 報(bào)表主要用來(lái)打印或者顯示。運(yùn)用報(bào)表，還可以創(chuàng)建標(biāo)簽。將標(biāo)簽報(bào)表打印出來(lái)以后，就可以將報(bào)表裁成一個(gè)個(gè)小的標(biāo)簽，貼在貨物或者物品上，用于對(duì)該物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)。下圖是一個(gè)典型的標(biāo)簽報(bào)表的例子。401.5.5 宏 l 利用宏，用戶不必編寫(xiě)任何代碼，就可以實(shí)現(xiàn)一定的交互功能。比如彈出對(duì)話框，單擊按鈕打開(kāi)窗體等。 l 可實(shí)現(xiàn)的功能 打開(kāi)/關(guān)閉數(shù)據(jù)表、窗體，打印報(bào)表和執(zhí)行查詢(xún)。 彈出提示信息框，顯示警告。 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入和輸出。