如何組織有效會(huì)議和開展會(huì)議

1、1如何組織有效會(huì)議如何組織有效會(huì)議樂佳印刷有限公司樂佳印刷有限公司2015年年3月月12日日2會(huì)議的重要性會(huì)議的重要性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于前列前列n 大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向n 90%90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的以上的重大決策是通過會(huì)議制定的n 企業(yè)企業(yè)規(guī)模越大，規(guī)模越大，開會(huì)的時(shí)間越多開會(huì)的時(shí)間越多3 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議的意義會(huì)議的意義4開會(huì)的目的開會(huì)的目的567高效會(huì)議的特征高效會(huì)議的特征 8會(huì)議的籌劃與管理會(huì)議的籌劃與管理 v會(huì)前的準(zhǔn)

2、備會(huì)前的準(zhǔn)備v會(huì)中的組織會(huì)中的組織v會(huì)后的處理會(huì)后的處理 議而決議而決決而行決而行9會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)備前的準(zhǔn)備v提前告知與會(huì)人會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間，避免沖突提前告知與會(huì)人會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間，避免沖突v會(huì)議材料、設(shè)備提前準(zhǔn)備會(huì)議材料、設(shè)備提前準(zhǔn)備v會(huì)議會(huì)議目的目的必須列明必須列明v會(huì)議會(huì)議目的目的必須具體且可以衡量必須具體且可以衡量10 參會(huì)人員的選擇參會(huì)人員的選擇參與決策的人能否到場(chǎng)？參與決策的人能否到場(chǎng)？ 會(huì)議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場(chǎng)？會(huì)議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場(chǎng)？ 開會(huì)時(shí)能提供特定咨詢的人能否到場(chǎng)？開會(huì)時(shí)能提供特定咨詢的人能否到場(chǎng)？ 會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)1）11 預(yù)約參會(huì)人員預(yù)約參會(huì)人

3、員 確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一個(gè)工作日個(gè)工作日告知參加會(huì)議的人告知參加會(huì)議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程。員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程。 在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們，如在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)2）12會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)3） 會(huì)議議題的設(shè)計(jì)會(huì)議議題的設(shè)計(jì) 按照議案的輕重緩急編排處理按照議案的輕重緩急編排處理，如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最

4、重要的排列在最前面。重要程度排列，最重要的排列在最前面。 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示。13會(huì)議的籌劃與管理會(huì)議的籌劃與管理 v會(huì)前的準(zhǔn)備會(huì)前的準(zhǔn)備v會(huì)中的組織會(huì)中的組織v會(huì)后的處理會(huì)后的處理 議而決議而決決而行決而行14 遵守時(shí)間遵守時(shí)間不要遲到不要遲到浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；管理召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí) 每個(gè)議題在規(guī)定結(jié)束時(shí)間前10分鐘

5、提醒。會(huì)會(huì)中的組織中的組織15 按部就班按部就班會(huì)會(huì)中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)1）16 主持會(huì)議主持會(huì)議會(huì)會(huì)中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)2）17如何控制如何控制，才能才能創(chuàng)造均衡發(fā)創(chuàng)造均衡發(fā)言言？如何應(yīng)付干擾如何應(yīng)付干擾引導(dǎo)會(huì)議按議程進(jìn)行？引導(dǎo)會(huì)議按議程進(jìn)行？面對(duì)爭(zhēng)辯時(shí)，主動(dòng)面對(duì)爭(zhēng)辯時(shí)，主動(dòng)做出哪些回應(yīng)以化做出哪些回應(yīng)以化解僵局？解僵局？當(dāng)會(huì)議產(chǎn)生無序討論時(shí)，當(dāng)會(huì)議產(chǎn)生無序討論時(shí)，如何處理？如何處理？會(huì)會(huì)中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)3）18羅伯特議事規(guī)則羅伯特議事規(guī)則轉(zhuǎn)移至其他參與者轉(zhuǎn)移至其他參與者主動(dòng)探詢，使他人完整表達(dá)主動(dòng)探詢，使他人完整表達(dá)控制均衡發(fā)言控制均衡發(fā)言以強(qiáng)勢(shì)制止大家發(fā)言以強(qiáng)勢(shì)制止大家發(fā)

6、言重定議事規(guī)則重定議事規(guī)則整合意見整合意見處理無序討論處理無序討論先主動(dòng)停止發(fā)言，請(qǐng)對(duì)方總結(jié)先主動(dòng)停止發(fā)言，請(qǐng)對(duì)方總結(jié)以條列式提出論點(diǎn)以條列式提出論點(diǎn)針對(duì)差異點(diǎn)逐條討論針對(duì)差異點(diǎn)逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延會(huì)尾先尊重，再轉(zhuǎn)延會(huì)尾拉回主題，指定其他人發(fā)言拉回主題，指定其他人發(fā)言引導(dǎo)回歸議程引導(dǎo)回歸議程面對(duì)爭(zhēng)辯的回應(yīng)面對(duì)爭(zhēng)辯的回應(yīng)1234會(huì)會(huì)中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)4）19如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何圓滿結(jié)束會(huì)議會(huì)會(huì)中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)5）20會(huì)議的籌劃與管理會(huì)議的籌劃與管理 v會(huì)前的準(zhǔn)備會(huì)前的準(zhǔn)備v會(huì)中的組織會(huì)中的組織v會(huì)后的處理會(huì)后的處理 議而決議而決決而行決而行21會(huì)會(huì)后的處理后的處理 決定事項(xiàng)的落實(shí)決定事項(xiàng)的落實(shí) 行動(dòng)計(jì)劃誰？什么任務(wù)？何時(shí)完成？怎么完成? 催辦催辦 一般綜合性工作內(nèi)容由秘書負(fù)責(zé)催辦； 業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦； 幾個(gè)部門聯(lián)合召開的會(huì)議的決定，由牽頭部門催辦。 反饋反饋 反饋的原則迅速及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、渠道暢通 反饋的重點(diǎn)會(huì)議決策落實(shí)活動(dòng)的信息22v 會(huì)議記錄會(huì)議記錄會(huì)會(huì)后的處理（續(xù)后的處理（續(xù)2）232425開會(huì)讓您開會(huì)讓您v