行政制度匯編

1、 目 錄一、辦公用品管理制度 2 辦公用品采購報銷流程 7 辦公用品申請流程 8 物品申購流程 8 名片申購流程 9 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程10 固定資產(chǎn)報廢流程10 行政庫入庫流程11 行政庫出庫流程11 行政庫物料調(diào)撥流程12 維修申請流程12 繳納辦公電話費用流程13 OA權限申請流程14 門禁卡權限申請流程14 違紀處罰流程15二、會議室管理制度16 會議室使用流程18三、私車公用油耗補貼管理制度19 私車公用油耗費用申請流程21四、物品借用管理制度22 物品借用流程22辦公用品管理制度一、宗旨為規(guī)范公司辦公用品的采購與使用，既可以滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本規(guī)定。二、適用范圍公

2、司內(nèi)部所有部門及沈陽分公司辦公用品的采購。三、辦公用品的日常管理(一) 辦公用品分為消耗性辦公用品和非消耗性辦公用品。非消耗性辦公用品包括桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機、復印機等。(二) 辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負責管理。辦公用品由兩部門共同使用的，由部門負責人指定專人管理，如打印機、復印機等。(三) 公共財產(chǎn)發(fā)生人為損壞時，使用人或責任人須負相應的責任。(四) 員工要愛護所有公司的公共設備，離開辦公室，要檢查關閉設備電源及容易發(fā)生危險的物品，保證安全。(五) 任何人未經(jīng)領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地點。四、辦公用品的采購管理(一) 辦公室所有辦公用品的采購工作，統(tǒng)一

3、由行政人事部進行。(二) 各部門每月12日之前提交物品申購單交于行政人事部，行政人事部根據(jù)提報的辦公用品需求計劃進行匯總，于每月15日統(tǒng)一進行采購。(三) 辦公用品采購的一般程序為：1. 各部門填寫物品申購單；2. 行政人事部確認庫存無可用或無可替代的物品后，由各部門負責按規(guī)定進行申購批準及權限審批，行政人事部負責采購入庫，報銷及發(fā)放。五、辦公用品的入庫(一) 辦公用品入庫前須進行驗收，符合規(guī)定要求方可登記入行政辦公樓二樓行政庫。(二) 辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。(三) 行政人事部要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，建立辦公用品管理臺帳，做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。六、辦

4、公用品的領用(一) 領用的具體時間：每月8日和20日，下午13：00-16：00（如遇特殊情況，日期及時間另行通知）。(二) 領用的具體程序：申領人填寫辦公用品申請單所在部門負責人簽字批準辦公用品申請單交至行政人事部隨行政人事部到倉庫領取辦公用品。 (三) 領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確，用多少領多少，專領專用。(四) 辦公用品管理部門及人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則設定領取基準。明顯超出常規(guī)的申領，領取人應做出解釋，否則行政人事部有權拒付。七、辦公用品的保管(一) 辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管

5、。(二) 庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。(三) 批量購入的辦公用品應即時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管員要做好驗收交接，如實填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量，并簽字。(四) 加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公設備交由行政人事部統(tǒng)一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。(五) 定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。八、辦公用品的使

6、用(一) 在日常工作中使用辦公用品，應處處精打細算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。(二) 辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用，或?qū)⑥k公用品隨意丟棄廢置。(三) 精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程，相關負責人及時關閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。(四) 辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。(五) 印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基

7、本相符，略有余富，避免不必要的浪費。(六) 對于高檔耐用辦公用品，各部門應盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公設備出現(xiàn)故障，由原采購人員負責協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。九、辦公用品的轉(zhuǎn)移(一) 員工離職時應依離職申請單，將在職期間所領物品一并退回（消耗品除外），由相關部門負責人審批簽字同意后行政人事部負責人簽字確認；在職員工的辦公用品轉(zhuǎn)移需填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表，所屬部門領導簽字同意，員工簽字確認。(二) 辦公事務用品如桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需經(jīng)財務部辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十、辦公物品的維修(一)

8、 電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護（加碳粉）時由使用部門向行政人事部提出維修申請，經(jīng)IT部相關負責人驗收。 (二) 若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應追究使用人或責任人的責任。(三) 如無法維修，使用人應先提交固定資產(chǎn)報廢表所在部門負責人簽字同意，IT部相關負責人鑒定簽字。最后行政人事部接收并將固定資產(chǎn)報廢表提交至財務部做報廢處理。為加強辦公用品的管理和使用，杜絕不必要的浪費。公司員工應本著節(jié)約的原則使用辦公用品。以上管理制度請自覺遵守。 辦公用品采購報銷流程每月12日各部門提交物品申購單至行政人事部行政人事部擬采購明細表；填寫物品申購單；借款單結算中心沖借款單物品申購單和借款單經(jīng)

9、市場運營中心總經(jīng)理、財務中心經(jīng)理簽批物品申購單借款單交至結算中心請款采購明細表每月12日15日行政人事部經(jīng)理、行政庫負責人采購所需要物品行政人事部經(jīng)理采購辦公用品行政庫負責人網(wǎng)上采購勞保用品采購辦公用品需賣方提供采購物品的發(fā)票、收據(jù)采購勞保用品需提供物品的電子版訂單詳情發(fā)票，收據(jù)、訂單詳情、所有物品入庫單。所有單據(jù)匯總粘貼附填寫好的費用報銷單費用報銷單經(jīng)市場運營中心總經(jīng)理簽批，報至財務審核簽批入賬備注：采購加急物品，報至市場運營中心總經(jīng)理簽批，將在一周內(nèi)采購完畢。所采購物品無法開據(jù)發(fā)票時，需填寫無發(fā)票/收據(jù)情況說明經(jīng)所屬部門主管簽字后報至市場運營中心總經(jīng)理簽批。無發(fā)票/收據(jù)情況說明附在費用報銷

10、單后，報至財務中心報銷。 辦公用品申請流程申請人填寫辦公用品申請單所屬部門主管簽批每月8號、20號提交辦公用品申請單至行政人事部領取所需辦公用品行政人事部相關負責人按出庫實數(shù)簽字確認錄入金蝶軟件打印出庫單據(jù)辦公用品申請單和出庫單據(jù)交財務中心審核入賬 物品申購流程填寫物品申購單所屬部門主管簽批市場運營中心總經(jīng)理簽批財務中心經(jīng)理簽批交至行政人事部相關負責人待采購做報銷憑證 名片申購流程每月10日前各部門提交物品申購單至行政人事部，每月1015日行政人事部統(tǒng)一借款、制作和外出領取名片。各部門每月16日至行政人事部領取所制作名片。如加急情況，行政人事部僅負責名片的制作，名片制作費用需申購人先行墊付和自

11、行領取名片。申請人填寫物品申購單所屬部門主管簽批行政人事部負責人簽字財務中心負責人簽批市場運營中心總經(jīng)理簽批送至行政人事部行政人事部填寫市場管理部、設計部制作申請單至市場管理部總監(jiān)簽批制作電子文件行政人事部將電子文件傳送至名片制作公司行政人事部借款、外出領取名片行政人事部填寫費用報銷單至財務中心審核簽批結算中心沖借款備注：名片制作方無法開據(jù)發(fā)票需填寫無發(fā)票/收據(jù)情況說明。 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程申請轉(zhuǎn)出人填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表所屬部門領導簽批轉(zhuǎn)入部門負責人對轉(zhuǎn)移物品進行檢查，無破損、可使用后，進行簽字確認固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表交至財務中心入賬 固定資產(chǎn)報廢流程申請人填寫固定資產(chǎn)報廢表所屬部門領導簽批相關負責人對

12、報廢物品鑒定簽字確認轉(zhuǎn)入部門負責人對報廢物品進行簽字確認報廢物品收回指定地點存放或丟棄固定資產(chǎn)報廢表交至財務中心入賬備注：電子產(chǎn)品的報廢都交由信息部崔可雋確認簽字。 行政庫入庫流程采購所需物品根據(jù)實際采購明細清點入行政庫根據(jù)實際采購明細填寫入庫單并錄入行政電子庫和金蝶軟件手寫入庫單和電子入庫單同費用報銷單交至財務中心入賬 行政庫出庫流程每月8號20號各部門提交所屬部門主管簽批的辦公用品申請表至行政庫領取辦公用品行政庫負責人根據(jù)出庫實數(shù)在各部門辦公用品申請表上進行簽字確認根據(jù)辦公用品申請表實數(shù)錄入行政電子庫和金蝶軟件將各部門辦公用品申請表和電子出庫單交至財務中心入賬備注：所申請的物品未在辦公用品

13、申請清單中，物品采購回直接填寫入庫單出庫單，辦理即入即出手續(xù)。 行政庫物料調(diào)撥流程調(diào)撥申請人填寫行政庫物料調(diào)撥單所屬部門主管簽批市場部總監(jiān)簽批市場運營中心總經(jīng)理簽批物流庫調(diào)撥所申請物品并開據(jù)出庫單行政人事部相關負責人辦理入庫手續(xù)并錄入行政電子庫及金蝶軟件報至財務中心入賬 維修申請流程所屬部門申請人填寫維修申請單部門主管簽批相關維修部門進行維修簽字確認相關維修部門報至財務中心入賬 繳納辦公電話費用流程每月20日行政人事部負責外出辦理辦公電話費用的繳納，需提前1日借款。辦公電話費用按其所在部門的費用報銷。所有報銷單據(jù)需經(jīng)市場運營中心總經(jīng)理簽批后送至財務中心經(jīng)理處審核簽批，最后送至結算中心沖借款。其

14、中“回訪部、財務中心、結算中心”、“總機、訂單文員、行政人事部”和“集團兩部光纖電話”的費用由結算中心相關負責人網(wǎng)上充值。交易詳單明細送至行政人事部做報銷。結算中心沖借款財務中心審核簽批行政人事部相關負責人每月19號填寫借款單結算中心放款財務中心經(jīng)理簽批市場運營中心總經(jīng)理簽批每月20日外出繳納辦公電話費用填寫費用報銷單市場運營中心總經(jīng)理簽批 OA權限申請流程行政人事部負責為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構設置， OA辦公系統(tǒng)中用戶的信息。負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核開戶；負責用戶變更、刪除及密碼清空。員工轉(zhuǎn)正填寫OA權限申請單所屬部門主管簽批行政人事部開設OA帳戶 門禁卡權限申請流程新員工入職

15、3日后行政人事部相關負責人根據(jù)申請人所在部門辦理門禁卡的權限新員工至行政人事部進行登記領取備注：門禁卡丟失需要及時至行政人事部進行登記補辦。 違紀處罰流程行政人事部對市場運營中心各部門所有員工的行為進行監(jiān)督，對違紀情節(jié)嚴重的給予OA通報批評或違紀處罰。行政人事部填寫違紀處罰單被處罰人所屬部門主管簽批市場運營中心總經(jīng)理簽批違紀處罰單發(fā)至被處罰人OA通報批評違紀處罰金交至結算中心會議室管理制度一、宗旨為了充分利用會議室的功能，給員工創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開?，F(xiàn)結合公司的實際情況，制定本制度。會議室的使用和管理歸公司行政人事部負責，

16、并實施監(jiān)督。二、會議室使用管理制度：(一) 會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方，未經(jīng)允許不得挪為他用。(二) 會議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負責，會議涉及使用的設備及設施由指定專人管理與調(diào)試。(三) 為了避免會議室使用發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室請?zhí)崆案嬷姓耸虏坎⑻顚憰h室使用申請表。大型會議或培訓請?zhí)崆爸辽?天告知行政人事部，以便合理安排。(四) 各部門申請使用會議室時，要明確使用時間、參會人員等，如有需要行政人事部協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚鳎姓耸虏繒鶕?jù)實際情況做好相關配合工作。(五) 如遇到會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從總體的原則，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間

17、本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。(六) 各部門如需在會議過程中使用電子設備，應提前向行政人事部說明，以便提前準備，確保會議的順利進行。(七) 開會期間，請愛護會議室的設備及物品，如桌椅、投影、筆記本等，貴重物品由專人負責操作，其他人不得擅自使用和操作。(八) 會議結束后，相關人員要及時整理會議場地，關閉各種電器設備，如發(fā)現(xiàn)設備故障和公物損壞，應及時上報行政人事部，以便及時維修，保證其他會議的準時進行。(九) 會議室的使用部門，在會議期間要維持室內(nèi)的清潔，會議完畢后要將移動的桌椅放回原位，會議室內(nèi)垃圾清理干凈，以便其他部門使用。三、 會議室類型序號會議室名稱使用范圍1大會議室用于召開人員較

18、多的大型會議及大型培訓等2小會議室面試、部門會議、緊急會議、臨時會議等3洽談室來訪客戶的接待、面試、部門內(nèi)部使用等四、注意事項(一) 嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。(二) 會議室內(nèi)的物品未經(jīng)行政人事部批準，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪為他用。若要借用會議室內(nèi)的物品，需到行政人事部填寫物品借用申請表，并要及時歸還原處。 會議室使用流程填寫申請部門會議室使用申請表行政人事部會議室可用會議室不可用根據(jù)各部門會議室使用情況安排會議室行政人事部協(xié)商解決會議室使用會議前準備會議室使用會議結束收拾會場私車公用油耗補貼管理制度一、宗旨隨著公司的不斷發(fā)展，公司現(xiàn)配置車輛不能及時滿足公事出行需要，為不影響業(yè)務及其有

19、關工作的正常開展，針對使用私家車“私車公用”辦事情況，為了合理利用“私車公用”，控制經(jīng)營管理成本，結合公司目前具體情況，特制定本規(guī)定，具體要求如下：二、適用范圍公司內(nèi)部員工車輛，確因工作需要私車公用時，其補貼管理參照本管理辦法執(zhí)行。三、管理原則私車公用管理本著“快速、高效、合理、節(jié)儉”的原則實行動態(tài)管理。四、費用報銷范圍(一) 車輛報銷費用為實際發(fā)生的油耗費用，其余費用不予報銷，如：停車費、過路費等。(二) 私車公用時各種因違反交通法規(guī)而產(chǎn)生的罰款不予報銷。(三) 發(fā)生各種事故的相關費用不予報銷。五、費用定額標準根據(jù)國家石油價格，結合車輛實際油耗情況，公司給予公用的車輛每公里補助0.75元。六、費用申請流程(一) 凡因