商務(wù)談判實務(wù)及談判人員崗位職責(zé)

1、 北京中聯(lián)建復(fù)合材料有限公司BEIJING ZHONG LIAN JIAN COMPOSITE MATERIALS CO., LTD.商務(wù)談判實務(wù)及談判人員崗位職責(zé)目錄-1一 商務(wù)談判流程-2二 商務(wù)談判禮儀-5三 商務(wù)談判人員應(yīng)具備的知識和能力-7四 商務(wù)談判人員崗位職責(zé)1. 商務(wù)談判主談人崗位職責(zé)-82. 商務(wù)談判技術(shù)人員崗位職責(zé)-83. 商務(wù)談判翻譯人員崗位職責(zé)-94. 商務(wù)談判會議記錄人員崗位職責(zé)-95. 商務(wù)談判接待崗位職責(zé)-10五 附表1. 客戶信息調(diào)查表-112. 商務(wù)談判策劃書-123. 客戶來訪（談判）接待計劃-134. 客戶來訪洽談（談判）紀要-145. Meeting r

2、ecord -15商務(wù)談判流程商務(wù)談判是指在商務(wù)活動中，處于相同或不同國家和地區(qū)的當事人為了達成某筆交易，彼此通過信息交流，就交易的各項要件進行協(xié)商的行為過程。主要分為以下內(nèi)容：組織談判團隊準備談判資料和搜集信息確立談判目標擬定談判議程模擬談判正式談判談判后總結(jié)會 一組織談判團隊談判團隊的組成：主談人員、技術(shù)人員、翻譯人員、記錄人員、攝影人員。團隊組織要求：1. 合理確定談判團隊的人員構(gòu)成，人員不宜太多，級別、專業(yè)以與對方相當為宜；2. 明確成員工作分工及工作標準，成員之間團結(jié)協(xié)作；二準備談判資料和搜集信息談判所需搜集的信息主要包括：1. 國家信息：政治狀況、風(fēng)土人情、宗教信仰2. 市場信息：

3、市場容量、現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢3. 行業(yè)信息：行業(yè)動態(tài)走向、競品信息4. 產(chǎn)品信息：產(chǎn)品性能、價格、市場5. 法規(guī)信息：有關(guān)國家或地區(qū)的貿(mào)易政策和關(guān)稅信息6. 對手信息：企業(yè)文化、產(chǎn)品需求，談判人員、動機、目標、強處、弱處，以及道德感準備資料和搜集信息要求：1. 準確、全面、適用、及時；2. 資料分類存放，以便區(qū)分，存電子檔；3. 信息與談判團隊所有成員共享三. 確立談判目標談判目標的構(gòu)成內(nèi)容：1. 談判性質(zhì)及談判對象2. 對商品價格、質(zhì)量、品種、產(chǎn)品規(guī)格等要素的要求3. 交易額、付款方式和交貨日期4. 運輸方式5. 服務(wù)標準6. 與談判目標相關(guān)的事實和問題及為解決這些問題需要提出的要求或期望目標制

4、定要求：1. 簡明扼要、具體、靈活；2. 找出客戶核心點以及核心問題的解決辦法；3. 羅列談判中客戶可能提出的問題，提前準備出答案或解決方案；4. 制定出總體目標、最優(yōu)目標和最低目標；5. 將談判目標告知所有成員，并討論出實現(xiàn)目標的具體方案；四擬定談判議程 談判議程是指有關(guān)談判事項的程序安排，它是對有關(guān)談判的議題、談判程序和時間安排的預(yù)先編制。 在談判實踐中，一般由主方先先亮出制定好的談判議程，經(jīng)與客方協(xié)商后確定最終的議程。談判議程至少包括以下內(nèi)容：1. 時間安排2. 確定談判議題3. 談判議題的順序安排議程擬定要求：1 談判議程的安排要根據(jù)己方的具體情況，在程序安排上盡量揚長避短；2 談判時

5、間不宜太長，以談判內(nèi)容需要為原則；3 談判議程內(nèi)容能夠體現(xiàn)己方談判的總體方案，統(tǒng)籌兼顧，引導(dǎo)或控制談判的速度；4 撰寫談判方案策劃書，與談判團隊成員及領(lǐng)導(dǎo)討論、修改。（具體內(nèi)容詳見附表：談判方案策劃書）五模擬談判模擬談判的內(nèi)容、議題順序安排就是談判議程中的內(nèi)容，但為了更多地發(fā)現(xiàn)問題，模擬談判的內(nèi)容可以更具有針對性。模擬談判的目的在于總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，提出對策，完善談判方案，同時提高談判團隊應(yīng)對各種困難的能力。模擬談判要求：1. 總結(jié)己方的有利條件及運用狀況；2. 檢驗談判方案是否切實可行，檢查談判方案存在的問題和不足，及時修正調(diào)整；3. 檢查談判所需情報資料是否完善； 六主持談判談判開場1

6、介紹：做好介紹，應(yīng)掌握介紹時機、次序與介紹口氣2 入座：主持時安排談判雙方入座的原則有：次序原則（主談居中）、距離原則（不宜太窄太近）3 開場白：切入主題、時間適度4 氣氛：創(chuàng)造良好的氣氛正式談判1. 充分發(fā)揮紐帶、指揮、接口和尋找妥協(xié)點的作用，追求利益最大化2. 闡述己方的觀點和立場，探討談判雙方共同關(guān)心的問題3. 根據(jù)談判議程和談判目標，引導(dǎo)己方談判的人員了解“該做什么”和“怎么做4. 掌握談判的節(jié)奏，引導(dǎo)性的控制談判沿著己方關(guān)心的問題進行，在恰當?shù)臅r間轉(zhuǎn)變談判話題5. 引導(dǎo)對方達成技術(shù)、觀念、利益共識6. 落實談判的記錄工作，對合同審核、簽約7. 將有關(guān)交易的信息諸如報價及依據(jù)資料等整理

7、成文，呈交對方確認主持要求：1. 談判態(tài)度：誠懇、友善、坦率2. 主持原則：在談判的主持中應(yīng)遵循嚴謹和可靠的原則，通用條件應(yīng)符合國際慣例，特殊條件應(yīng)突出安全可靠。3. 確保信息交流通暢、準確。七召開談判后總結(jié)會總結(jié)內(nèi)容：1. 評估談判人員的表現(xiàn)，可以采用自我評價或互相評價的方式2. 落實需要開展的具體工作，并落實到個人3. 分析談判實際效果與理想效果的差距4. 總結(jié)整個談判過程存在的優(yōu)缺點，印象最深刻的部分及缺點的改正辦法5. 總結(jié)可以形成的制度及各部門需要長期堅持的工作總結(jié)會要求：1. 總結(jié)會召開時間需及時，充足，形式可以靈活、多樣；2. 談判團隊成員應(yīng)給與重視和支持，認真總結(jié)談判的經(jīng)驗和教

8、訓(xùn)；3. 主談判應(yīng)認真聽取他人的信息反饋，撰寫談判總結(jié)，總結(jié)內(nèi)容需包括以上5點，并呈交公司領(lǐng)導(dǎo)；商務(wù)談判禮儀商務(wù)談判需要在平等友好、互利的基礎(chǔ)上達成一致的意見，消除分歧。在圓滿的商務(wù)談判活動中遵守談判禮儀未必是談判取得成功的決定條件，但是如果違背了談判禮儀卻會造成許多不必要的麻煩,甚至?xí)_成協(xié)議造成威脅.因此,在談判中必須嚴格遵守談判中的禮儀。1. 談判時間的選擇談判時間要經(jīng)雙方商定而不能一方單獨做主,否則是失禮的。在談判實踐中，一般由主方先先亮出制定好的談判議程，經(jīng)與客方協(xié)商后確定最終的議程。2. 著裝談判前應(yīng)整理好自己的儀容儀表,穿著要整潔、正式、莊重3. 交換名片收下對方的名片之后應(yīng)看

9、一遍對方的姓名職稱以示尊重；確定談判人員雙方談判代表的身份、職務(wù)等等,作為談判代表要有良好的綜合素質(zhì).4. 調(diào)整氣氛作自我介紹時要自然大方,不可露傲慢之意.被介紹到的人應(yīng)起立或點頭微笑示意并禮貌回應(yīng).姿態(tài)動作也對把握談判氣氛起著很大作用,應(yīng)兩眼注視對方目光停留于對方雙眼,這樣使對方感到被關(guān)注,覺得你誠懇嚴肅.詢問對方要客氣多用“請”,接物時要雙手接遞.介紹完畢,不急于切入正題,可選擇雙方共同感興趣的話題進行交談,稍作寒暄以溝通感情創(chuàng)造溫和氣氛。5. 贈送禮物談判人員在相互交往中饋贈禮品,除了表示友好、進一步增進友誼和今后不斷聯(lián)絡(luò)感情的愿望外,更主要的是表示對這次合作成功的祝賀,和對再次合作能夠

10、順利進行所做的促進.因此,要針對不同對象選擇不同禮品饋贈,其寓意性是很強的.禮物的價值應(yīng)視洽談內(nèi)容及洽談的具體情況而定。6. 會場布置一般來說，商務(wù)談判時，雙方應(yīng)面對面而坐，各自的組員應(yīng)坐在主談?wù)邇蓚?cè)，以便互相交換意見，加強其團結(jié)的力量。商務(wù)談判通常用長方形條桌或橢圓形桌，其座位安排基本如下頁圖所示： 7. 正式談判談判雙方在將本次談判中的目標、要求、意圖等簡要明確陳述.事先要準備好有關(guān)問題,選擇氣氛和諧時提出,態(tài)度要開誠布公.對方回答時應(yīng)認真傾聽,不能隨便打斷對方的話,提問得到回答后應(yīng)向?qū)Ψ奖硎靖兄x,使整個現(xiàn)場始終彬彬有禮.談判的語言能充分反映和體現(xiàn)一個人的能力、修養(yǎng)和素質(zhì).因此談判用語既要

11、準確明白,又要文雅中聽,也要避免出現(xiàn)引起誤解的語匯和體態(tài)語.舉行正式談判時,談判者尤其是主談?wù)叩呐R場表現(xiàn),往往直接影響到談判的現(xiàn)場氣氛.在談判桌上,每一位成功的談判者均應(yīng)做到心平氣和,處變不驚,不急不躁，發(fā)言措詞應(yīng)文明禮貌、論證要有力、條理要清晰、表達要嚴密.因此有必要在談判前對可能出現(xiàn)的問題有所預(yù)見和準備.在各自預(yù)期的設(shè)想得到滿意的結(jié)果,達成協(xié)議談判也就成功結(jié)束了.這時應(yīng)該換一些輕松的話題或者說明接下來所安排的活動,甚至還可以對自己在談判中的一些失誤表達下歉意.特別提出四個談判技巧：(1) 善于提問：通過提問不僅能獲得平時無法得到的信息,還能證實我們以往的判斷.我們應(yīng)用開放式的問題來了解對方

12、的需求,因為這類問題可以使對方自由地談他們的需求.(2 善于傾聽：善于傾聽可以獲得寶貴信息,增加談判的籌碼.在談判中,我們要盡量鼓勵對方多說,以達到盡量了解時方的目的.(3) 善于說服對方：說服是談判的要害所在.(4) 適當讓步：在所有的問題上做出讓步和承諾,達成協(xié)議.何時讓步以及讓步的幅度很多時候都是具有高度技巧的問題.具體到每個案例可能都會有不同的解決方案,需要企業(yè)家和談判者的長期摸索.商務(wù)談判人員應(yīng)具備的知識和能力商務(wù)談判多為集體談判,每一方都是由幾個人組成的小組或團隊,其中一人為總代表或主談人,主持或領(lǐng)導(dǎo)整個團隊完成實際的談判工作。參加談判的人員,無論是作為團隊總代表的主談人還是其他的

13、團隊成員,都必須具有集體主義精神和團隊精神,除了各自負責(zé)好份內(nèi)工作以外,還要注意協(xié)調(diào)配合,以爭取己方在談判交易中獲得更多的利益。在談判過程中,雖然每位談判人員根據(jù)自己的專業(yè)、特長對談判的某些事項有深入的認識，因此，談判人員應(yīng)具備以下基本知識和能力：一談判人員應(yīng)具備的基本知識（T型結(jié)構(gòu)） （1）橫向基本知識 1. 我國的涉外經(jīng)濟方針政策、法律和法規(guī) 2. 商品的國際國內(nèi)生產(chǎn)狀況和市場供求關(guān)系 3. 價格水平及其變化趨勢信息 4. 產(chǎn)品的技術(shù)要求和質(zhì)量標準 5. 有關(guān)國際貿(mào)易和國際慣例知識 6. 國外有關(guān)法律知識 7. 各國各民族的風(fēng)土人情和風(fēng)俗習(xí)慣 8. 可能涉及的各種業(yè)務(wù)知識（2）縱向基本知識

14、 1. 豐富的商品知識：商品的性能、特點和用途 2. 了解自身商品的生產(chǎn)潛力或發(fā)展的可能性 3. 熟練的外語4. 對國外企業(yè)、公司類型的了解 5. 熟悉不同國家的談判對手的風(fēng)格和特點二談判人員應(yīng)具備的能力 1. 敏捷清晰的思維推理能力2. 信息表達與傳遞的能力 3. 較強的自控能力4. 高度的預(yù)見和應(yīng)變能力 5. 協(xié)調(diào)能力6. 創(chuàng)新能力商務(wù)談判主談人工作內(nèi)容1. 合理配備談判團隊的其他成員，明確各自分工，在團隊中起主導(dǎo)作用；2. 準備談判資料和搜集信息，歸類存檔，與談判團隊其他成員分享；3. 確立談判目標，告知所有成員，討論出實現(xiàn)目標的具體方案；4. 擬定談判議程，撰寫談判策劃書，與談判團隊成

15、員及領(lǐng)導(dǎo)討論、修改；5. 組織模擬談判，檢驗談判方案是否切實可行，找出問題和不足，及時修正調(diào)整；6. 把握談判進度和談判程序；7. 聽取專業(yè)人員的說明、建議，協(xié)調(diào)談判團隊的意見；8. 與談判對手進行具體交易講解、磋商；9. 落實交易磋商的記錄工作，對合同審核、簽約；10. 召開談判總結(jié)會，做好談判的總結(jié)匯報工作，撰寫談判總結(jié)；11. 商務(wù)談判流程和商務(wù)禮儀可參考附件1和附件2。商務(wù)談判技術(shù)人員工作內(nèi)容1. 明確己方的意圖、計劃和策略，向?qū)Ψ疥U明自己參加談判的目的；2. 準備并講解談判所需要的技術(shù)性文件、資料、資訊，歸檔保存；3. 準備產(chǎn)品樣品，講解樣品的性能、規(guī)格、生產(chǎn)工藝及技術(shù)指標；4. 負

16、責(zé)工廠車間的技術(shù)講解和設(shè)備運作演示；5. 就對方所談內(nèi)容和樣品做出判斷，弄清對方對產(chǎn)品技術(shù)方面的需求和條件；6. 了解客戶所在國家或地區(qū)的技術(shù)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢；7. 同對方進行專業(yè)細節(jié)方面的蹉商，找出雙方在技術(shù)方面存在的分歧和差距；8. 對談判團隊其他人員進行基礎(chǔ)培訓(xùn)（尤其是翻譯）,以確保信息交流準確流暢；9. 向主談人提供解決技術(shù)問題的信息、建議及解決方案。10. 為最后決策提供技術(shù)方面的論證。商務(wù)談判翻譯人員工作內(nèi)容1. 聯(lián)系客戶，確定來訪日期、人數(shù)、航班等內(nèi)容；2. 客戶資料，日常信函、談判所需資料以及其他資料的中英文互譯工作，確保準確無誤并歸檔保存；3. 負責(zé)接機、坐車、休息、進餐等接待

17、工作的口譯工作；4. 明確己方的談判意圖、計劃和策略，做相關(guān)的語言交流準備；5. 同談判團隊其他成員交流，請教，做好專業(yè)術(shù)語翻譯的知識儲備；6. 負責(zé)談判中口譯工作，如實地傳達雙方的意見和談話，盡量較少信息遺漏情況；7. 對主談人的談話內(nèi)容如覺不妥，可提示請考慮，但必須以主談人的意見為最后意見，不能向外商表達翻譯的個人意見；8. 外商如有不正確言論，要如實全部翻譯告知主談人考慮；9. 翻譯談判紀要中的核心內(nèi)容、雙方達成的共識以及需進一步開展的工作，交對方確認，詳見附表2；10. 若需其他語種翻譯，提前聯(lián)系，提供我方談判相關(guān)內(nèi)容，并適時適度的向其提供幫助。商務(wù)談判會議記錄人員工作內(nèi)容1. 記錄人

18、員態(tài)度需認真、負責(zé)；2. 保管談判所需材料，適時地分發(fā)給雙方談判人員；3. 準確寫明，談判時間、地點，談判雙方公司人員名稱； 4. 記錄真實、準確，忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪內(nèi)容，尤其是未決定或未達成共識的事項；5. 詳細記錄中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)的內(nèi)容，談判雙方?jīng)Q議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點及發(fā)言人的姓名；6. 記錄談判中已議決的或議而未決的事項以及需進一步開展的工作；7. 記錄要有條理，突出重點，不漏要點，記錄的詳略根據(jù)實際情況決定；8. 可以借助錄音筆、攝像機等記錄工具，記錄人員可以將會議情境最大限度地再現(xiàn)；9. 記錄格式清晰明了，易于理解，內(nèi)

19、容要求詳見附表3；10. 盡可能在談判結(jié)束前將會議記錄轉(zhuǎn)交談判負責(zé)人，以便及時查漏補缺。商務(wù)談判接待人員工作內(nèi)容1. 根據(jù)客戶抵離日期、人數(shù)，航班情況提前預(yù)約酒店，餐廳，旅游路線等；2. 了解客戶所在國家或地區(qū)商務(wù)談判的禮儀和習(xí)慣，并分發(fā)給所有談判成員，以供參考學(xué)習(xí)；3. 了解客戶所在國家或地區(qū)風(fēng)土人情，根據(jù)客戶習(xí)慣和愛好，準備禮品；4. 了解客戶所在國家或地區(qū)飲食習(xí)慣，確定進餐的時間、地點、人數(shù)及餐飲風(fēng)格，擬定菜單；5. 布置會場，打掃衛(wèi)生，調(diào)好室內(nèi)溫度，排除安全隱患，確保談判所需設(shè)備完好運轉(zhuǎn)；6. 準備飲品、水果、茶點、鮮花，投影設(shè)備、筆、本等物品；7. 負責(zé)租車、聯(lián)系司機，安排車上、會議室的座位次序；8. 聯(lián)系工廠負責(zé)人，告知參觀工廠的時間、人員、樣品準備、會議室布置等內(nèi)容，確保參觀順利進行；9. 填寫談判接待計劃表，分發(fā)給談判團隊其他成員參考學(xué)習(xí)，詳見附表4。客戶信息調(diào)查表（談判主談人填寫）公司信息公司性質(zhì)成立時間人數(shù)企業(yè)文化產(chǎn)品信息主要產(chǎn)品主要市場所需原料原料來源原料用途原料需求量產(chǎn)量生產(chǎn)能力ISO認定情況談判人姓名職務(wù)談判目的貿(mào)易信息貿(mào)易條款 FOB CIF結(jié)算方式 信用證 T/T是否國內(nèi)銷售 是 否內(nèi)貿(mào)比例交貨期交貨港備注填表： 日