Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用第6章Access 2010報(bào)表

1、講授人CONTENTS第二章第二章 Access 2010數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫第三章第三章 Access 2010表表 第一章第一章 數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)第四章第四章 Access 2010查詢查詢第五章 Access 2010窗體第六章第六章 Access 2010報(bào)表報(bào)表第七章第七章 Access 2010宏與宏與VBA模塊模塊第五章第五章 Access 2010窗口窗口第六章第六章Access 2010Access 2010報(bào)表報(bào)表 在Access中，數(shù)據(jù)庫的打印工作通過報(bào)表對(duì)象來實(shí)現(xiàn)，使用報(bào)表對(duì)象，用戶可以簡單、輕松地完成復(fù)雜的打印工作。精美且設(shè)計(jì)合理的報(bào)表能使數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在紙質(zhì)介質(zhì)上，把用

2、戶所要傳達(dá)的匯總數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)與摘要信息讓人看來一目了然。報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)對(duì)象，它根據(jù)指定的規(guī)則打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。Access 2010中報(bào)表的制作方式有多種，使用這些方式能夠快速完成基本設(shè)計(jì)并打印報(bào)表。第六章Access 2010報(bào)表 Access的報(bào)表操作提供了四種視圖：報(bào)表 視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖和設(shè)計(jì)視圖。 （1）報(bào)表視圖：報(bào)表設(shè)計(jì)完成后，最終被打印的視圖。 （2）打印預(yù)覽視圖：用于查看報(bào)表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)。 （3）布局視圖：用于查看報(bào)表的版面設(shè)置。 （4）設(shè)計(jì)視圖：用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)。 Access的報(bào)表類型有四種： （1）縱欄式報(bào)表：以垂直方式在每

3、頁上顯示一條或多條記錄。 （2）表格式報(bào)表：分組/匯總報(bào)表，類似于用行和列顯示數(shù)據(jù)的表格。 （3）數(shù)據(jù)圖視圖、數(shù)據(jù)透視表報(bào)表：一種用圖表的形式或透視表的形式顯示的報(bào)表。 （4）標(biāo)簽報(bào)表：在每頁上以兩或三列的形式顯示多條記錄。CONTENTS6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工習(xí)題習(xí)題6.1 6.1 報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的創(chuàng)建6.1 6.1 報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的創(chuàng)建 使用“報(bào)表”工具、“報(bào)表向?qū)А迸c“報(bào)表設(shè)計(jì)”均可創(chuàng)建基本報(bào)表。6.1.1 6.1.1 創(chuàng)建基本報(bào)表創(chuàng)建基本報(bào)表 我們以“dx”表為例，說明基本報(bào)表的創(chuàng)建過程。 例6.1 為“dx”表創(chuàng)建基本報(bào)表。 步驟1打開“設(shè)備.accdb”數(shù)據(jù)庫，在導(dǎo)航

4、窗格中，選擇“dx”表作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源。 步驟2單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，在“報(bào)表”組中單擊“報(bào)表”，Access 將創(chuàng)建一個(gè)包含數(shù)據(jù)源中所有字段的報(bào)表。報(bào)表將自動(dòng)使用表格式布局。如果數(shù)據(jù)源包含足夠多的字段，Access 將以橫向格式創(chuàng)建報(bào)表。 報(bào)表在布局視圖中打開，可以對(duì)報(bào)表作進(jìn)一步的修改。例如，可以通過單擊并拖動(dòng)一個(gè)控件調(diào)整字段，也可以切換到設(shè)計(jì)布局。如圖6.1所示。 瀏覽創(chuàng)建的自動(dòng)報(bào)表，窗口下方的頁碼顯示的是當(dāng)前報(bào)表的頁數(shù)。在報(bào)表當(dāng)前頁中，顯示了報(bào)表的創(chuàng)建時(shí)間、總頁數(shù)、當(dāng)前頁數(shù)等信息。 步驟3保存報(bào)表。這里保存為“基本報(bào)表”。6.1 6.1 報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的創(chuàng)建6.1.2 6.1.2 報(bào)表向?qū)?/p>

5、報(bào)表向?qū)?Access提供了“報(bào)表向?qū)А眮韼椭覀儎?chuàng)建報(bào)表，它在使用過程中比自動(dòng)報(bào)表提供了更多的選擇。 例6.2 利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建部門首字符分別為“1”和“2”的兩種分組的設(shè)備清單，并統(tǒng)計(jì)各分組的設(shè)備價(jià)格平均值。（步驟）6.1 6.1 報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的創(chuàng)建6.1.3 6.1.3 報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì) 和查詢、窗體一樣，如果不想使用向?qū)У墓潭ǔ绦?，或者想自行設(shè)計(jì)，這時(shí)可以使用報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖來自定義報(bào)表。報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖如圖6.13所示。6.1 6.1 報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的創(chuàng)建6.1.3 6.1.3 報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì) 例6.3 自定義報(bào)表，打印“sb”表的內(nèi)容。 步驟1打開“設(shè)備.accdb”數(shù)據(jù)庫，單

6、擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，在“報(bào)表”組中單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”，將出現(xiàn)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖。按F4打開屬性表，在報(bào)表的“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽下的數(shù)據(jù)源下拉列表中選擇“sb”，如圖6.14所示。 步驟2在“設(shè)計(jì)視圖”中，節(jié)表現(xiàn)為區(qū)段形式，并且報(bào)表包含的每個(gè)節(jié)都出現(xiàn)一次。報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖默認(rèn)加載三個(gè)節(jié)：頁面頁眉、主體、頁面頁腳。 點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“添加現(xiàn)有字段”，將出現(xiàn)“字段列表”窗口，里面顯示“sb”表的所有字段。這里，我們在主體節(jié)中添加要顯示的字段：編號(hào)、名稱、啟用日期、價(jià)格、主要設(shè)備、部門，報(bào)表中每條記錄都會(huì)顯示這些字段。具體操作方法是在“字段列表”窗口中選中這些字段，用鼠標(biāo)拖到報(bào)表窗口主體節(jié)中，如圖6.15所示。 步

7、驟3選中報(bào)表中所有自動(dòng)添加的內(nèi)容，點(diǎn)擊“排列”選項(xiàng)卡中“表”組中的“表格”，可以將報(bào)表自動(dòng)調(diào)整為表格式布局。 Access 為報(bào)表提供了兩種基本布局：表格式和堆疊式，但是也可以按照所需的任何方式排列數(shù)據(jù)。 報(bào)表的一頁可以顯示多條記錄，至于顯示的記錄多少，要由主體節(jié)的高度（即一條記錄的高度）和頁面的大小決定，這里對(duì)主體節(jié)的高度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)。如圖6.16所示。 步驟4點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中“頁眉/頁腳”組中的“頁碼”，在彈出的“頁碼”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，其中“位置” 設(shè)置決定頁碼顯示在頁眉還是頁腳，如圖6.17所示。 三個(gè)節(jié)的具體設(shè)計(jì)情況如圖6.18所示。 步驟5如果想要在報(bào)表中顯示總的報(bào)表標(biāo)題，

8、可以右鍵單擊主體節(jié)的空白處，在彈出的快捷菜單中選中“報(bào)表頁眉/頁腳”選項(xiàng)，則會(huì)立即添加“報(bào)表頁眉”和“報(bào)表頁腳”兩個(gè)節(jié)。我們在“報(bào)表頁眉”中插入“標(biāo)簽”控件，輸入報(bào)表標(biāo)題：“設(shè)備一覽表”。在“報(bào)表頁腳”中插入“文本框”控件，在標(biāo)簽處輸入“設(shè)備價(jià)格總和：”，在內(nèi)容中輸入“=sum(價(jià)格)”計(jì)算所有設(shè)備的價(jià)格總和。設(shè)置如圖6.19所示。 步驟6點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中“視圖”，可以進(jìn)行視圖切換，選擇“打印預(yù)覽”，可以瀏覽報(bào)表的結(jié)果，如圖6.20所示。如果覺得滿意，再切換回“設(shè)計(jì)視圖”，進(jìn)行保存，我們把報(bào)表命名為“自定義報(bào)表”。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工 在我們創(chuàng)建了基本的報(bào)表之后，如果想要對(duì)

9、報(bào)表作進(jìn)一步的加工和修飾，那么一定會(huì)用到報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”。6.2.1 6.2.1 報(bào)表的結(jié)構(gòu)報(bào)表的結(jié)構(gòu) 報(bào)表中的內(nèi)容是以節(jié)為單位劃分的，每一個(gè)節(jié)都有其特定的作用。報(bào)表共由七個(gè)節(jié)組成，分別是：報(bào)表頁眉、頁面頁眉、組頁眉、主體、組頁腳、頁面頁腳及報(bào)表頁腳。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.2 6.2.2 為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間1. 1. 加入頁碼加入頁碼 在報(bào)表的每一頁顯示出頁碼可說是報(bào)表最基本的需求。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.2 6.2.2 為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間2. 2. 加入日期和時(shí)間加入日期和時(shí)間 報(bào)表

10、在打印時(shí)通常會(huì)在報(bào)表的開頭或結(jié)尾注明打印的日期和時(shí)間，而且這個(gè)日期時(shí)間不是固定不變的，應(yīng)該是打印那一時(shí)刻的日期和時(shí)間。 例6.4 為“自定義報(bào)表”的“報(bào)表頁眉”添加日期和時(shí)間。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.2 6.2.2 為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間為報(bào)表添加頁碼、日期和時(shí)間2. 2. 加入日期和時(shí)間加入日期和時(shí)間 步驟1打開“自定義報(bào)表”，進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖，然后選擇“報(bào)表頁眉”節(jié)。在Access中，選擇某個(gè)報(bào)表節(jié)的方法有三種： （1）單擊節(jié)選定器。 （2）單擊節(jié)欄的任意位置。 （3）單擊節(jié)的背景中的任意位置。 如圖6.21所示。 步驟2點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中“頁眉/頁腳”組中的“日期和

11、時(shí)間”，在彈出的“日期和時(shí)間”對(duì)話框中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。如圖6.22所示。 步驟3設(shè)置好的日期和時(shí)間文本框顯示在“報(bào)表頁眉”中，如果覺得位置和顯示文字格式不滿意，可以使用格式工具欄作進(jìn)一步的修改。我們把日期和時(shí)間文本框移到同一行，并在前邊添加一個(gè)標(biāo)簽，顯示文字“報(bào)表制作時(shí)間：”，設(shè)定對(duì)應(yīng)格式，如圖6.23所示。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.3 6.2.3 節(jié)的操作節(jié)的操作1.1.添加或刪除節(jié)添加或刪除節(jié) 在剛打開的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，默認(rèn)添加的節(jié)只有三個(gè)：頁面頁眉、主體、頁面頁腳，但是如果我們想要使用其他的節(jié)，這時(shí)可以進(jìn)行添加或刪除。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.3 6.2

12、.3 節(jié)的操作節(jié)的操作2.2.顯示和隱藏節(jié)顯示和隱藏節(jié) 當(dāng)不希望顯示節(jié)中所包含的信息時(shí)，可遵循下列步驟： （1）在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。 （2）選擇所要顯示或隱藏的節(jié)，按F4打開其屬性表。 （3）將“格式”標(biāo)簽中的“可見”屬性設(shè)置為“是”或“否”。 6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.3 6.2.3 節(jié)的操作節(jié)的操作3.3.調(diào)整節(jié)的大小調(diào)整節(jié)的大小 節(jié)的高度和寬度將決定報(bào)表的布局，我們可以分別增加或減小報(bào)表節(jié)的高度。更改某一節(jié)的寬度將更改整個(gè)報(bào)表的寬度。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.4 6.2.4 強(qiáng)制分頁強(qiáng)制分頁 默認(rèn)的報(bào)表會(huì)根據(jù)報(bào)表的紙張大小和主體節(jié)的高度決定一頁中記錄

13、的顯示條數(shù)，但是如果我們想要在獨(dú)立頁上顯示每條記錄、每個(gè)組或者每個(gè)節(jié)，就要使用各節(jié)的“強(qiáng)制分頁”屬性。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.5 6.2.5 讓數(shù)據(jù)自動(dòng)伸縮讓數(shù)據(jù)自動(dòng)伸縮 當(dāng)我們將多個(gè)字段的數(shù)據(jù)以并排的方式打印時(shí)，我們必須賦予各個(gè)綁定控件足夠的寬度，否則數(shù)據(jù)將會(huì)被截?cái)喽鵁o法打印。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.6 6.2.6 對(duì)數(shù)據(jù)排序?qū)?shù)據(jù)排序 在報(bào)表中同樣允許對(duì)輸出數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下的“分組和排序”，在出現(xiàn)的“分組、排序和匯總”窗口通過“添加排序”，依次對(duì)排序的基準(zhǔn)字段進(jìn)行選擇，并設(shè)定升序還是降序。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.

14、2.7 6.2.7 對(duì)數(shù)據(jù)分組對(duì)數(shù)據(jù)分組 排序能夠使報(bào)表中相同的數(shù)據(jù)排列在一起打印，但是如果想讓數(shù)據(jù)更加層次分明，并且能夠針對(duì)相同特征的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算，則必須分組報(bào)表中的數(shù)據(jù)。 我們繼續(xù)修改“自定義報(bào)表”，要求數(shù)據(jù)記錄按照“部門”進(jìn)行分組。 例6.5對(duì)“自定義報(bào)表”按照“部門”分組，并且要求分組按照降序排序。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.7 6.2.7 對(duì)數(shù)據(jù)分組對(duì)數(shù)據(jù)分組 在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”。Access 顯示“分組、排序和匯總”窗格，單擊“添加組”，選擇字段“部門”，按照降序排序，如圖6.31所示。 點(diǎn)擊“更多”，可以對(duì)分組進(jìn)

15、行更多的屬性設(shè)置。 因?yàn)椤安块T”是文字值，所以它的分組形式選擇“按第一個(gè)字符”，這樣就會(huì)按照“部門”字段的第一個(gè)字符加以區(qū)分并確定分組。 “部門”字段按照第一個(gè)字符可以分出兩組，即首字符為“1”和首字符為“2”的兩組，在打印的時(shí)候基于降序的順序，先打印部門首字符為“2”的組別，再打印首字符為“1”的組別。那么，相同組別的記錄又怎么輸出呢？ 分組設(shè)定后，會(huì)在報(bào)表上按照順序打印各組別的數(shù)據(jù)，但是如果一組的數(shù)據(jù)在一頁不能顯示完整，則會(huì)把數(shù)據(jù)順延到下一頁，就會(huì)出現(xiàn)同一組的數(shù)據(jù)分跨在兩頁上，也可能一頁上出現(xiàn)了兩組的數(shù)據(jù)。為了使不同組的數(shù)據(jù)能夠分別在不同的獨(dú)立頁上輸出，我們設(shè)置“不將組放在同一頁上”。這樣

16、，不同組別的記錄就會(huì)顯示在不同的頁上。另外，為了說明每一組的信息特征，我們設(shè)置為“有標(biāo)題”，并將標(biāo)題設(shè)置為“部門首字符為：”。以上設(shè)置完如圖6.32所示。最后，在組頁眉中增加一個(gè)文本框，用于計(jì)算部門的首字符：“=Left(部門,1)”。 預(yù)覽報(bào)表，共有三頁：第一頁為報(bào)表頁眉；第二頁和第三頁分別為兩個(gè)部門的記錄信息，如圖6.33和6.34所示。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.8 6.2.8 保持同頁保持同頁 數(shù)據(jù)在打印時(shí)，因?yàn)閿?shù)據(jù)量比較大，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)要分跨在不同頁的情況，我們可以采用“強(qiáng)制分頁”的方法使不同節(jié)在打印時(shí)會(huì)另起一頁。1.1.使一組記錄保持在同一頁上使一組記錄保持在

17、同一頁上方法如下： 對(duì)要保持同頁的分組級(jí)別的字段或表達(dá)式，在“分組和排序”窗格的“分組形式”中點(diǎn)擊“更多”部分，將“組放在同一頁上”屬性設(shè)置為下列設(shè)置之一： 6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.8 6.2.8 保持同頁保持同頁1.1.使一組記錄保持在同一頁上使一組記錄保持在同一頁上（1）“將整個(gè)組放在同一頁上”。（2）“將頁眉和第一條記錄放在同一頁上”。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.8 6.2.8 保持同頁保持同頁2.2. 將同一節(jié)的內(nèi)容保持同頁將同一節(jié)的內(nèi)容保持同頁 除了同一組記錄外，我們有時(shí)候還要求同一節(jié)的數(shù)據(jù)也要保持同頁，這可以通過設(shè)置各個(gè)節(jié)的“保持同頁”屬性完成。

18、其具體設(shè)置方式如下： （1）在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。 （2）將節(jié)屬性表中的“保持同頁”屬性設(shè)置為“是”。 6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.9 6.2.9 在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值 在報(bào)表打印的時(shí)候，我們經(jīng)常需要看到一些數(shù)據(jù)的匯總或統(tǒng)計(jì)信息，它可以針對(duì)報(bào)表中的所有記錄，也可以針對(duì)報(bào)表中每一組的記錄。下面說明如何手動(dòng)添加計(jì)算運(yùn)行總和。 （1）若要根據(jù)逐條記錄相加來計(jì)算運(yùn)行總和，可加入一個(gè)計(jì)算文本框至主體中；若要計(jì)算每一組記錄增量的運(yùn)行總和，可加入一個(gè)計(jì)算文本框至組頁眉或組頁腳中。 （2）選定文本框，將其屬性表中“控件來源”屬性設(shè)置為計(jì)算所需總和的表達(dá)式。 （3）接著根據(jù)所需的運(yùn)行總和類型將文本框的“運(yùn)行總和”屬性設(shè)置成下列值之一：6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.9 6.2.9 在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值 全部之上 。 工作組之上 。 例6.6 修改“自定義報(bào)表”，統(tǒng)計(jì)每個(gè)部門的設(shè)備價(jià)格總和及設(shè)備數(shù)量。6.2 6.2 報(bào)表的加工報(bào)表的加工6.2.9 6.2.9 在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值在報(bào)表中計(jì)算運(yùn)行總和與總計(jì)值 步驟1打開“自定義報(bào)表”，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”。Access 顯示“分組、排序和匯總”窗格，單擊“添加組”，選擇