芻議企業(yè)人事檔案的管理與利用

1、芻議企業(yè)人事檔案的管理與利用 【摘 要】人事檔案不僅為企業(yè)人力資源管理提供了人事數(shù)據(jù)和信息，還為人力資源管理和利用創(chuàng)造了條件，促進(jìn)了資源的優(yōu)化配置和人才的合理流動。這篇文章主要對目前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，指出了其中存在的一些問題，并針對這些問題提出了一系列措施。 【關(guān)鍵字】人事檔案；管理；對策 企業(yè)人事檔案是人力資源管理工作的一個(gè)重要方面，企業(yè)人力資源部門和組織部對人才在進(jìn)行考察、調(diào)整、調(diào)動、任免時(shí)就需要利用和查閱人事檔案，因社會人員的快速流動，就必須提高人事檔案的利用程度和重視程度，也就是提高管理人事檔案的工作效率，讓人才的價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。 1 企業(yè)人事檔案管理中所出現(xiàn)的

2、問題 近些年來，企業(yè)人事檔案管理根據(jù)人力資源和社會保障部的文件，在管理職責(zé)、檔案數(shù)量及結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、檔案范圍等地方都取得了飛躍式的發(fā)展，質(zhì)量和效益相比以往有了明顯的提高。但是，在快速發(fā)展的同時(shí)，人事檔案在收集、管理和利用等環(huán)節(jié)受到了一些因素的制約，無法有效適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，產(chǎn)生了以下幾個(gè)方面的問題。 1.1 在思想上，認(rèn)識不全面，不到位 人事檔案管理是幕后的工作，不會有立竿見影的效果，但是沒有人事檔案管理又是不行的，若離開了人事檔案管理，就會導(dǎo)致社會的不理解和領(lǐng)導(dǎo)忽視。對于企業(yè)員工而言，則會影響到以后工作的轉(zhuǎn)正、工齡的計(jì)算和退休金核算。對于企業(yè)而言，若企業(yè)補(bǔ)辦原來檔案就會給企

3、業(yè)造成一定的損失，并在一定程度上阻礙企業(yè)發(fā)展。 1.2 管理理念和管理模式陳舊、落后 據(jù)調(diào)查，很多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)陳舊的管理模式，表現(xiàn)為： （1）管理方法陳舊、落后。有些企業(yè)的人事檔案凌亂的堆積著，根本就沒有進(jìn)行管理，有些甚至使用的還是陳舊的手工操作模式，這種方法既復(fù)雜又難操作，極易出現(xiàn)失誤，有的單位進(jìn)行了電腦管理，但只是目錄管理，對于工作的質(zhì)量和工作的效率沒有起到應(yīng)有的推動作用。 （2）管理方式片面、局限。現(xiàn)在的企業(yè)人事檔案對于能力技能、健康狀況、人才類型、特長優(yōu)勢和工作績效記錄的都很少，在信用指數(shù)和道德水平方面根本就沒有體現(xiàn)。 （3）管理內(nèi)容重復(fù)、雷同。考核表中反應(yīng)的情況都過于的相似，無論

4、優(yōu)點(diǎn)還是缺點(diǎn)，評價(jià)內(nèi)容都比較雷同、單一，忽視了每名員工的特殊性，對于真實(shí)的素質(zhì)和品行完全反映不出來，很容易導(dǎo)致人才的埋沒。 1.3 企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容不夠齊全、真實(shí)性欠佳 維護(hù)企業(yè)人事檔案材料的完整性與有效性是企業(yè)人事檔案管理工作人員必須做好的基本工作之一，然而實(shí)際情況卻并不盡然。首先，企業(yè)人事檔案材料的收集不夠完整，對于企業(yè)員工檔案中部分重要的材料及資料未嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行收集，使得企業(yè)人事檔案材料流失問題嚴(yán)重；其次，企業(yè)人事檔案材料鑒別不夠科學(xué)與合理。簡單來說，部分不應(yīng)當(dāng)做歸檔處理、基本手續(xù)信息不夠完善的材料歸納入企業(yè)員工基本檔案當(dāng)中，不但增加了企業(yè)人事檔案管理的工作量，同時(shí)也對檔案信

5、息的真實(shí)性造成了嚴(yán)重?fù)p害；最后，企業(yè)人事檔案的整理工作不夠及時(shí)，日常工作中所收集的企業(yè)人事檔案未能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，在既定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理歸檔，從而致使檔案管理呈現(xiàn)出無序性特征。 1.4 人事檔案在管理上的不規(guī)范 （1）人事檔案管理在執(zhí)行方面有待改進(jìn)。目前，管理人員沒有嚴(yán)格的按照中央文件來執(zhí)行人事檔案管理，出現(xiàn)了很多的各自為政、條塊分割或亂管理現(xiàn)象，管理部門錯位、越位、缺位，管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，管理工作無法有效銜接，長期運(yùn)行下去就很容易導(dǎo)致“死檔案”的出現(xiàn)。 （2）檔案的查找和利用不夠順暢。因檔案的基數(shù)龐大、種類繁雜，流動性強(qiáng)，若檔案沒有得到規(guī)范管理，檔案就會雜亂無序，甚至無法查找和利用。

6、2 針對人事檔案出現(xiàn)的問題所采取的措施 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國有企業(yè)和事業(yè)單位的競爭市場中漸漸出現(xiàn)了個(gè)體經(jīng)營者和私營企業(yè)的影子，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人才流動的速度加快，出現(xiàn)了工人沒有檔案的現(xiàn)象，這樣讓人事檔案管理工作逐漸遠(yuǎn)離了人們的生活。在這樣的情況下，怎么樣才能讓人事檔案管理工作更有效地進(jìn)行下去，我們可以采取以下的措施： 2.1 通過思想教育讓人事檔案管理得到廣泛重視 一方面，要讓廣大企業(yè)檔案管理人員認(rèn)識到，人事檔案管理不僅僅是看管資料，是要把他們的資料進(jìn)行分析，為以后人才的選拔奠定基礎(chǔ)，另一方面，也要讓廣大企業(yè)檔案管理人員認(rèn)識到，當(dāng)事人的檔案還能對當(dāng)事人的子女的發(fā)展起影響性的作用，它能證明親屬關(guān)系、政

7、審和入黨調(diào)查等等。從思想上出發(fā)讓他們重視人事檔案管理，讓人事檔案管理發(fā)揮它的作用。 2.2 按照規(guī)章制度來管理企業(yè)人事檔案，加強(qiáng)宣傳力度 通過各種途徑來宣傳企業(yè)人事檔案管理工作，使大家都能了解到人事檔案管理的好處。在填寫檔案時(shí)，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)對當(dāng)事人說明人事檔案管理的作用，讓他們填寫的資料更真實(shí)、更具體。還可以把當(dāng)事人的檔案基本目錄通過網(wǎng)絡(luò)的方式發(fā)給當(dāng)事人，讓當(dāng)事人明白人事檔案能客觀的反映出他過去的種種經(jīng)歷，拉近檔案人與檔案的距離，讓人們正確的認(rèn)識和看待人事檔案。 2.3 努力實(shí)現(xiàn)陳舊傳統(tǒng)的管理模式的轉(zhuǎn)變 （1）進(jìn)一步推動企業(yè)人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)在人才的流動速度越來越快，“單位人

8、”也逐漸的轉(zhuǎn)變成了“社會人”。在這樣的情況下就必須建立新的、完整的、中立的、具有社會性質(zhì)的管理體系，實(shí)現(xiàn)真正意義上的社會化管理。當(dāng)然這個(gè)體系也必須遵從勞動人事管理的政策、制度與法律，接受檔案管理部門、勞動部門和當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T的監(jiān)督，并與流動人才的管理部門建立聯(lián)系，建立統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理模式。 （2）進(jìn)一步健全和完善企業(yè)人事檔案的管理體系。從科學(xué)人才標(biāo)準(zhǔn)和材料形成角度來收集材料，一方面要遵從人力資源開發(fā)的規(guī)律、人力資源利用的規(guī)律和人才自身成長的規(guī)律，另一方面在人事檔案反映出的內(nèi)容要更加的真實(shí)全面，對于個(gè)人的業(yè)績、知識、能力、品德上的實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該盡可能多的反映出來，不能像傳統(tǒng)的人事檔案只記錄

9、身份、職稱、學(xué)歷、資歷等，要讓人事檔案的內(nèi)容更加的豐富具體，為人才的選拔提供科學(xué)可靠的依據(jù)。 （3）進(jìn)一步改善企業(yè)人事檔案管理與利用的技術(shù)性手段。企業(yè)人事檔案管理與利用工作的開展應(yīng)當(dāng)做到與時(shí)俱進(jìn)。首先，企業(yè)需要構(gòu)建以企業(yè)人事檔案管理工作為中心的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過對計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用，將傳統(tǒng)意義上紙質(zhì)形式的企業(yè)人事檔案資料整理并輸入計(jì)算機(jī)終端，通過一系列的技術(shù)處理，將這部分紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成為以多種方式所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息資料。此種方式一方面能夠確保企業(yè)人事檔案管理工作的動態(tài)性，另一方面還能夠從固定信息以及動態(tài)信息等多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)對員工的檔案管理，提高企業(yè)所掌握員工信息的真實(shí)性與時(shí)效性。其次，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理。在構(gòu)建企業(yè)員工人事檔案局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)之上，合理應(yīng)用安全保密技術(shù)措施，連接局域網(wǎng)，確保企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)及管理人員能夠按照所對應(yīng)權(quán)限以及所需內(nèi)容，查閱相應(yīng)的員工檔案，達(dá)到提高信息綜合利用率的重要目的。 參考文獻(xiàn)： 1朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策j.圖書情報(bào)知識，2007（3）. 2劉蕾，房坤，胡衛(wèi)新.高校人事檔案信息化建設(shè)的困境及對策j