第二節(jié)編輯和管理工作表

1、第二節(jié) 編輯和管理工作表一、編輯單元格 1. 選定單元格 選定一整行或一整列 單擊需要選定的行或列的行號和列號; 選定多行和多列 將鼠標(biāo)指針指向起始行號或列號,按住鼠標(biāo)左鍵,拖動至末 尾行號或列號; 選定整個工作表的所有單元格 按Ctrl+A組合鍵,或單擊“全表選擇”即0行0列。 選定連續(xù)的單元格區(qū)域選定連續(xù)的單元格區(qū)域 a 使用鼠標(biāo)選定區(qū)域的左上角單元格使用鼠標(biāo)選定區(qū)域的左上角單元格,按住左鍵按住左鍵,拖動至該區(qū)域右下角拖動至該區(qū)域右下角,釋放按鍵釋放按鍵; b 可先用鼠標(biāo)定義區(qū)域左上角單元格可先用鼠標(biāo)定義區(qū)域左上角單元格,按按shift鍵鍵,再單擊區(qū)域右下角單元格再單擊區(qū)域右下角單元格,即

2、被選中即被選中; 選定不連續(xù)的單元格區(qū)域選定不連續(xù)的單元格區(qū)域 先選定第一個單元格區(qū)域先選定第一個單元格區(qū)域,按住按住ctrl鍵鍵,再選第再選第2個單元格區(qū)域個單元格區(qū)域.2. 編輯和清除單元格內(nèi)容編輯和清除單元格內(nèi)容3. 復(fù)制和移動單元格復(fù)制和移動單元格4. 插入和刪除單元格插入和刪除單元格 a 選擇【插入】選擇【插入】-【單元格】或【行】或【列】命令【單元格】或【行】或【列】命令; b 右擊選定區(qū)域右擊選定區(qū)域,選擇快捷菜單的【插入】命令選擇快捷菜單的【插入】命令; c 選定多行或多列選定多行或多列,單擊右鍵單擊右鍵,選擇【插入】選擇【插入】,即可插入即可插入相應(yīng)數(shù)量的行或列相應(yīng)數(shù)量的行或

3、列。 刪除單元格同插入單元格步驟類似刪除單元格同插入單元格步驟類似。5.查找與替換查找與替換 選擇【編輯】選擇【編輯】-【查找】命令【查找】命令,或按或按ctrl+F組合組合鍵鍵,打開【查找與替換】對話框的查找選項卡打開【查找與替換】對話框的查找選項卡; 在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入查找內(nèi)容在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入查找內(nèi)容,單擊【查找下一個】按鈕單擊【查找下一個】按鈕,光標(biāo)則移動到與待光標(biāo)則移動到與待查內(nèi)容相符的單元格上查內(nèi)容相符的單元格上.可多次單擊【查找下可多次單擊【查找下一個】按鈕一個】按鈕,直到找到所需的單元格位置直到找到所需的單元格位置。 提示提示: 單擊【查找全部】按鈕單擊

4、【查找全部】按鈕,可在對話框下方可在對話框下方列出所有符合條件的單元格信息列出所有符合條件的單元格信息. 單擊【替換】標(biāo)簽單擊【替換】標(biāo)簽,打開【替換】選項卡打開【替換】選項卡,在【查找內(nèi)容】在【查找內(nèi)容】和【替換為】下拉列表框中輸入所需內(nèi)容和【替換為】下拉列表框中輸入所需內(nèi)容,單擊【查找單擊【查找下一個】按鈕下一個】按鈕,定位到要替換掉的單元格定位到要替換掉的單元格,單擊【替換按單擊【替換按鈕】鈕】,即可快速工作表中特定單元格的內(nèi)容。即可快速工作表中特定單元格的內(nèi)容。 也可直接單擊【全部替換】按鈕也可直接單擊【全部替換】按鈕.6. 給單元格加批注給單元格加批注 批注是附加在單元格中批注是附加

5、在單元格中,與其他單元格內(nèi)容分開的與其他單元格內(nèi)容分開的注釋。注釋。 含有批注的單元格的右上角會有一個紅色三角形含有批注的單元格的右上角會有一個紅色三角形的批注標(biāo)識符。鼠標(biāo)指向單元格的批注標(biāo)識符。鼠標(biāo)指向單元格,即會顯示其批注。即會顯示其批注。操作步驟如下操作步驟如下:a 選定單元格選定單元格,選擇【插入】選擇【插入】-【批注】命令【批注】命令;或單擊或單擊右鍵右鍵,選擇【插入批注】選擇【插入批注】;b 在彈出的批注框中輸入內(nèi)容在彈出的批注框中輸入內(nèi)容;c 輸入完畢后輸入完畢后,單擊外部工作表區(qū)域即可單擊外部工作表區(qū)域即可.二、格式化工作表 1. 設(shè)置單元格字體 選擇【格式】-【單元格】,單擊

6、【字體】標(biāo)簽 技巧: 利用【字體】標(biāo)簽中的【特殊效果】選項組中的【上標(biāo)】復(fù)選框,可將數(shù)字或字母設(shè)置為指數(shù)。 2. 設(shè)置單元格對齊方式 選擇【格式】-【單元格】,單擊【對齊】標(biāo)簽 3. 設(shè)置單元格邊框 選擇【格式】-【單元格】,單擊【邊框】標(biāo)簽 4. 設(shè)置單元格數(shù)字格式 選擇【格式】-【單元格】,單擊【數(shù)字】標(biāo)簽5. 應(yīng)用樣式應(yīng)用樣式 選擇【格式】選擇【格式】-【樣式】命令【樣式】命令,在【樣式名】下拉列在【樣式名】下拉列表框中選擇基本樣式表框中選擇基本樣式,然后在【樣式包括】選項組中然后在【樣式包括】選項組中具體做出選擇具體做出選擇。最后單擊【確定】最后單擊【確定】。6. 自動套用格式自動套用

7、格式 a 選定需要自動套用格式的單元格區(qū)域選定需要自動套用格式的單元格區(qū)域; b 選擇【格式】選擇【格式】-【自動套用格式】【自動套用格式】,單擊想要套用單擊想要套用的數(shù)據(jù)表樣式的數(shù)據(jù)表樣式,并可根據(jù)需要并可根據(jù)需要,在【要應(yīng)用的格式】選在【要應(yīng)用的格式】選項組中選擇具體要套用的格式項組中選擇具體要套用的格式; c 單擊【確定】按鈕即可單擊【確定】按鈕即可.7.條件格式條件格式 一個工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別一個工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的?？梢岳脴?biāo)記的。可以利用Excel的條件格式功能。點(diǎn)擊【格式】的條件格式功能。點(diǎn)擊【格式】 【條件格式】命令，然后進(jìn)行

8、選擇。【條件格式】命令，然后進(jìn)行選擇。 如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。8.設(shè)置背景設(shè)置背景u 選定整個工作表；選定整個工作表；u 選擇【格式】選擇【格式】【工作表】命令項【工作表】命令項【背景】；【背景】；u 在在“工作表背景工作表背景”對話框中選擇一個圖片；對話框中選擇一個圖片；u 單擊【插入】即可。單擊【插入】即可。9. 添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術(shù)字添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術(shù)字 選擇【插入】選擇【插入】【圖片】，再做選擇?！緢D片】，再做選擇。10. 給工作表標(biāo)簽加顏色給工作表標(biāo)簽加顏色 為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表為了醒

9、目、美觀，并便于查找，可以給工作表標(biāo)簽加顏色。標(biāo)簽加顏色。 選擇【格式】選擇【格式】【工作表】命令項【工作表】命令項【工【工作表標(biāo)簽顏色】，在出現(xiàn)的作表標(biāo)簽顏色】，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色色”對話框中選擇喜愛的顏色。對話框中選擇喜愛的顏色。 三、管理工作表 1. 切換工作表 2. 新建、重命名和刪除工作表 3.復(fù)制和移動工作表 4.隱藏和取消隱藏工作表l 選擇選擇 【窗口】【窗口】-【隱藏】命令【隱藏】命令, ,即可隱藏工作簿即可隱藏工作簿; ;l 選擇選擇 【窗口】【窗口】-【取消隱藏】命令【取消隱藏】命令, ,即可恢復(fù)即可恢復(fù)。l 選擇選擇 【格式】【格式】-【工作表】

10、【工作表】-【隱藏隱藏】命令命令, ,即即可隱藏工作表可隱藏工作表; ;l 選擇選擇 【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【取消隱藏取消隱藏】命令命令, ,即可恢復(fù)工作表即可恢復(fù)工作表; ;技巧技巧:1. Excel大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧 打開需要輸入數(shù)據(jù)的打開需要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格，同時選中需要填充數(shù)表格，同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住Ctrl鍵并鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格。接著松開點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格。接著松開Ctrl鍵，輸入單鍵，輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下元格中需

11、要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下“CtrlEnter”組合組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了。鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了。2. 快速輸入大寫中文數(shù)字快速輸入大寫中文數(shù)字 將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格設(shè)置單元格格式格式”，從彈出的，從彈出的“單元格格式單元格格式”對話框中選擇對話框中選擇“數(shù)字?jǐn)?shù)字”選項；然后從選項；然后從“特殊特殊”列表框中選擇列表框中選擇“中文大寫數(shù)字中文大寫數(shù)字”選選項。最后單擊項。最后單擊“

12、確定確定”按鈕即可按鈕即可.3. Excel單元格文字隨時換行單元格文字隨時換行 在在Excel中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的中的“單元格單元格”下下“對齊對齊”的的“自動換行自動換行”復(fù)選項，單擊復(fù)選項，單擊“確定確定”即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時候，只要按住入內(nèi)容的時候，只要

13、按住Alt鍵的同時按下鍵的同時按下回車鍵回車鍵就可以了。就可以了。4. Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。 Excel中消除中消除0值值 當(dāng)單元格計算結(jié)果為當(dāng)單元格計算結(jié)果為0時，默認(rèn)會顯示時，默認(rèn)會顯示0，

14、這看，這看起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果在出現(xiàn)起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果在出現(xiàn)0時，單元格顯示為時，單元格顯示為空白，可如此操作。打開空白，可如此操作。打開“工具工具選項選項視圖視圖”，取消取消“0值值”復(fù)選項前的復(fù)選項前的，確定后，當(dāng)前工作表中，確定后，當(dāng)前工作表中的值為的值為0的單元格將全部顯示成空白。的單元格將全部顯示成空白。 6. 快速隱藏快速隱藏 在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調(diào)整行號列隱藏起來，可是用菜單命令或調(diào)整行號(列標(biāo)列標(biāo))分界分界線的方法比較麻煩線的方法比較麻煩,有一個簡單方法：在有一個簡單方法：在英文英文狀

15、態(tài)下，狀態(tài)下，按按“Ctrl+9”或或“Ctrl+0”組合鍵，就可以快速隱藏光組合鍵，就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。標(biāo)所在的行或列。 7. 快速選定快速選定“空白空白”和和“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”單元格單元格 在在Excel中，經(jīng)常要選定空白單元格，逐個選定比較中，經(jīng)常要選定空白單元格，逐個選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開“編輯編輯定位定位”，在，在“定位定位”窗口中，按下窗口中，按下“定位條件定位條件”按鈕；按鈕；選擇選擇“定位條件定位條件”中的中的“空值空值”，再按，再按“確定確定”，空白，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格，單

16、元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格，在上面方法的在上面方法的“定位條件定位條件”窗口中，選擇窗口中，選擇“常量常量”，再，再點(diǎn)點(diǎn)“確定確定”，含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。，含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。 8. 快速得到合適列寬和行高快速得到合適列寬和行高 如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框，待鼠標(biāo)變成雙向箭頭然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框，待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時時拖動拖動至合適的寬度，這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列至合適的寬度，這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了。如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話，我們經(jīng)常要逐列了。如果

17、各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話，我們經(jīng)常要逐列進(jìn)行調(diào)整，非常麻煩。此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列，進(jìn)行調(diào)整，非常麻煩。此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列，同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時變成雙向箭頭時雙擊雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以立刻將各列的列寬鼠標(biāo)左鍵，可以立刻將各列的列寬設(shè)置為設(shè)置為“最適合的列寬最適合的列寬”，即各列寬度為恰好可以完整，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù)據(jù)顯示單元格數(shù)據(jù)。 用這個方法也可以得到用這個方法也可以得到“最適合的行高最適合的行高”。只是要雙。只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框擊行標(biāo)題的下邊框 。9. 快速移動活動單元格

18、快速移動活動單元格 經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處、最左端經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處、最左端和最右端處來回移動和最右端處來回移動。其實(shí)，用不著多次單擊滾動條，其實(shí)，用不著多次單擊滾動條，也不用多次滾動鼠標(biāo)的滾輪的。只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)也不用多次滾動鼠標(biāo)的滾輪的。只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的前單元格的下邊框下邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€箭頭的十，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€箭頭的十字形時雙擊，就可以使活動單元格迅速定位于當(dāng)前字形時雙擊，就可以使活動單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行最后一行。雙擊單元格的。雙擊單元格的上邊上邊框框可以到達(dá)可以到達(dá)最上一行最上一行，而雙擊左邊框

19、和右邊框則可，而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端。以分別迅速到達(dá)最左端和最右端。 10.數(shù)據(jù)分列技巧數(shù)據(jù)分列技巧 用用Excel輸入數(shù)據(jù)時，如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長，輸入數(shù)據(jù)時，如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長，可以采取快速分列方法。具體操作如下可以采取快速分列方法。具體操作如下:u 在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字,然后選定所要分割然后選定所要分割的數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)區(qū)域;u 單擊菜單欄單擊菜單欄【數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)】 -【分列分列】 ;u 在彈出的對話框中選擇在彈出的對話框中選擇【固定寬度固定寬度】,點(diǎn)擊點(diǎn)擊“下一步下一步” ;u 在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】中在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】中,按住

20、分列線按住分列線,移動至指定位置移動至指定位置,點(diǎn)擊點(diǎn)擊“下一步下一步” ;u 選擇【列數(shù)據(jù)格式】選擇【列數(shù)據(jù)格式】,點(diǎn)擊點(diǎn)擊“完成完成”.11.批量轉(zhuǎn)換日期格式批量轉(zhuǎn)換日期格式 以前在以前在Excel中輸入職工出生時間時，為了簡單中輸入職工出生時間時，為了簡單都輸入成都輸入成“yymmdd”形式，但上級部門一律要求輸形式，但上級部門一律要求輸入成入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名職工出生時格式，那么一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉(zhuǎn)化。間肯定不能每個手工轉(zhuǎn)化。 最快速的方法是：先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊最快速的方法是：先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)】【分列分列】，出現(xiàn)，出現(xiàn)

21、【文本分列向?qū)谋痉至邢驅(qū)А繉υ捒?。對話框。勾選勾選“固定寬度固定寬度”，連續(xù)兩次點(diǎn)擊，連續(xù)兩次點(diǎn)擊【下一步下一步】按鈕，按鈕，在步驟三對話框的在步驟三對話框的【列數(shù)據(jù)格式列數(shù)據(jù)格式】中，選擇中，選擇“日期日期”，并選定并選定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按鈕，以前的文本按鈕，以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。12. 不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格 在在Excel中，如果要選定已選定單元格周圍的中，如果要選定已選定單元格周圍的單元格，可以按上下方向鍵進(jìn)行移動，可為了節(jié)省單元格，可以按上下方向鍵進(jìn)行移動，可為了

22、節(jié)省時間，讓操作的速度更高，時間，讓操作的速度更高， 按下按下Tab鍵，可以快速選定已選定單元格右側(cè)的鍵，可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格單元格; 同時按下同時按下“Shift+Tab”組合鍵，可以選定左側(cè)組合鍵，可以選定左側(cè)單元格單元格; 按下按下“Enter”鍵，可以選定下方單元格鍵，可以選定下方單元格; 同時按下組合鍵同時按下組合鍵“Shift+Enter”，可以選定上方，可以選定上方單元格單元格.13. 簡單方法移動復(fù)制工具欄按鈕簡單方法移動復(fù)制工具欄按鈕 有時需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中有時需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移動工具欄按鈕的地方，也就是移動

23、工具欄按鈕.可以在按下可以在按下“ALT”鍵的同時拖動工具欄按鈕，把它移動到其它位置。鍵的同時拖動工具欄按鈕，把它移動到其它位置。 而如果想復(fù)制工具欄上的某一個按鈕到工具欄而如果想復(fù)制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”組合鍵的同組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。時拖動按鈕到其它地方。 如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，只如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，只需按下需按下“ALT+SHIFT ”組合鍵的同時，把不想要的組合鍵的同時，把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區(qū)域即可。按鈕拖動到工具欄以外的區(qū)域即可。 14. 讓讓Excel中人名

24、顯示更美觀的技巧中人名顯示更美觀的技巧 a 刪除姓名中的空格刪除姓名中的空格 選中姓名所在的列，執(zhí)行選中姓名所在的列，執(zhí)行“編輯編輯替換替換”命令，命令，在在“查找內(nèi)容查找內(nèi)容”欄中輸入一個空格，在欄中輸入一個空格，在“替換為替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換全部替換”命令，確定命令，確定退出后即可退出后即可. b 讓姓名左右對齊讓姓名左右對齊 姓名用字是兩個字與三個字的姓名用字是兩個字與三個字的,左右對齊也有技左右對齊也有技巧巧.選中已刪除空格的姓名單元格，單擊選中已刪除空格的姓名單元格，單擊“格式格式單單元格元格”,在打開的在打開的“單元格格式單元格格式”對話框中的水平對對話框中的水平對齊方式中選擇齊方式中選擇“分散對齊分散對齊”選項，確定退出后即可選項，確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對齊。使學(xué)生姓名用字左右對齊。15. Excel數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法之巧用公式審核數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法之巧用公式審核 打開一張學(xué)生成績表打開一張學(xué)生成績表,選中數(shù)據(jù)區(qū)域選中數(shù)據(jù)區(qū)域(注意注意:這里的這里的